電子檔案管理基礎(chǔ)王萍宋雪雁編著第一頁，共一百零八頁。前言政府行政管理、社會公共服務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營都在積極應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，加快自身信息化建設(shè)的步伐，這一趨勢給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時也帶來了新的機(jī)遇。有效的電子檔案管理是實(shí)現(xiàn)人類社會原始?xì)v史記錄在信息時代得以真實(shí)、完整、可靠保管的有力保證。因此，我們應(yīng)當(dāng)立足于檔案學(xué)、信息科學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，探索電子檔案管理中所面臨的諸種問題。第二頁，共一百零八頁。第一章計算機(jī)支持的協(xié)同工作概論第一節(jié)計算機(jī)技術(shù)推動社會信息化第二節(jié)電子政務(wù)第三節(jié)電子商務(wù)第三頁，共一百零八頁。第一節(jié)計算機(jī)技術(shù)推動社會信息化一、21世紀(jì)計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展二、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)三、計算機(jī)支持的協(xié)同工作的概念四、計算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)研究的意義五、計算機(jī)協(xié)同工作技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域第四頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)一、電子政務(wù)的含義所謂電子政務(wù)，就是政府機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位、規(guī)范而透明的、符合國際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)。第五頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)二、電子政務(wù)建設(shè)的意義1.政府主動適應(yīng)社會變革的需求2.提高政府辦公和決策效率3.推進(jìn)政務(wù)公開實(shí)行4.整合政府職能，規(guī)范行政行為第六頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)三、電子政務(wù)的內(nèi)容及構(gòu)成電子政務(wù)的內(nèi)容1.政府的信息服務(wù)2.政府的電子貿(mào)易3.電子化政府4.政府部門重構(gòu)5.群眾參與政府第七頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)電子政務(wù)的構(gòu)成電子政務(wù)的構(gòu)成按照國家電子政務(wù)“三網(wǎng)一庫”的基礎(chǔ)構(gòu)架，電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用體系可分成3層。第1層（外網(wǎng)）互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通；。第2層（專網(wǎng)）政府部門內(nèi)部以及部門之間的各類非公開應(yīng)用系統(tǒng)；第3層（內(nèi)網(wǎng)）政府部門內(nèi)部的各類關(guān)鍵業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)及核心數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。第八頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)四、各國電子政務(wù)發(fā)展概況美國在眾多實(shí)施電子政務(wù)的發(fā)達(dá)國家之中，美國是起步較早，發(fā)展最為迅速的國家，目前已進(jìn)入擴(kuò)建和推廣時期。一張包羅縣、市、州、聯(lián)邦以及各行各業(yè)在內(nèi)的電子政務(wù)超級無形大網(wǎng)正在這個網(wǎng)絡(luò)業(yè)最為發(fā)達(dá)的國家中逐步展開。

第九頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)英國英國開展電子政務(wù)較早，在20世紀(jì)90年代末英國政府先后發(fā)布了《政府現(xiàn)代化白皮書》、《21世紀(jì)政府電子服務(wù)》、《電子政務(wù)協(xié)同框架》等政策規(guī)劃，提出到2008年要全面實(shí)現(xiàn)政府電子服務(wù)。2000年3月30日，英國首相在“信息時代特別內(nèi)閣會議”上提出：全面實(shí)施電子政務(wù)的時間從2008年提前到2005年。第十頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)德國與美、英兩個國家相比，德國在信息技術(shù)方面顯得相對落后。為了改變這種情況，德國政府提出了“全體上網(wǎng)”的10點(diǎn)趕超計劃，強(qiáng)調(diào)利用互聯(lián)網(wǎng)如同學(xué)會讀書寫字一樣重要。第十一頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)新加坡隨著電子政務(wù)這一新概念的提出和推廣，新加坡這個只有400萬人口的迷你國家早已走到了隊伍的前列，1999年，美國大眾服務(wù)管理部將新加坡的電子政府網(wǎng)站評為世界上最先進(jìn)的綜合服務(wù)網(wǎng)站。新加坡的電子政務(wù)系統(tǒng)完全受國家控制，沒有私人參與，政府每年要在這項(xiàng)工程上花費(fèi)大量的資金，但電子政務(wù)的實(shí)施也為政府節(jié)約了許多費(fèi)用。

第十二頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)日本為加速政府信息化、電子化的過程，日本政府于2000年3月開始啟動“電子政務(wù)工程”計劃，按照該項(xiàng)工程的計劃，日本政府將在2005年以前讓政府各部門的主要業(yè)務(wù)全部通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，這標(biāo)志著日本將全面進(jìn)入辦公電子化、無紙化的時代。

第十三頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)法國在西方發(fā)達(dá)國家中，法國是電子政務(wù)發(fā)展相對較晚的國家。其主要原因是，擔(dān)心因特網(wǎng)的發(fā)展，會對法國傳統(tǒng)文化造成沖擊。但從1998年起，法國政府開始重視政府信息化的發(fā)展，并制定了一系列相應(yīng)的計劃。第十四頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子政務(wù)中國中國由于歷史和技術(shù)原因，政府辦公自動化進(jìn)程起步較晚，但著眼點(diǎn)較高，發(fā)展速度很快。1999年初，由中國電信、國家經(jīng)貿(mào)委信息中心聯(lián)合48個部委（辦、局）信息主管部門倡議發(fā)起的“政府上網(wǎng)工程”得到各級政府部門、企事業(yè)單位和新聞媒體廣泛響應(yīng)，迄今為止，“政府上網(wǎng)工程”的發(fā)起單位增至60家。第十五頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子商務(wù)一、電子商務(wù)的含義電子商務(wù)是指對整個貿(mào)易活動實(shí)現(xiàn)電子化,交易各方使用電子交易方式而不是通過當(dāng)面交換或直接面談方式進(jìn)行的任何形式的商業(yè)交易；電子商務(wù)是一種多技術(shù)的集合體，包括交換數(shù)據(jù)（如電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件）、獲得數(shù)據(jù)（共享數(shù)據(jù)庫、電子公告牌）以及自動捕獲數(shù)據(jù)（條形碼）等。第十六頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子商務(wù)二、電子商務(wù)的分類1.根據(jù)貿(mào)易商務(wù)活動的伙伴或貿(mào)易對象分類2.按電子商務(wù)場所規(guī)模與業(yè)務(wù)功能分類3.按執(zhí)行的電子商務(wù)的業(yè)務(wù)性質(zhì)分類4.按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分類第十七頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子商務(wù)三、電子商務(wù)的流程(1)買方通過站點(diǎn)網(wǎng)上搜索或在線廣告獲取欲求信息。(2)賣方響應(yīng)并通過站點(diǎn)或在線廣告公布和提供信息，虛擬展示其產(chǎn)品。(3)買賣雙方經(jīng)認(rèn)證（）中心確認(rèn)其參與電子商務(wù)的資格。(4)買賣雙方通過、視頻會議系統(tǒng)等工具進(jìn)行貿(mào)易洽談。(5)買賣雙方的主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，為加快審批過程，應(yīng)建立具有法律效力的網(wǎng)上審批及簽字規(guī)程和工具。(6)進(jìn)行具有法律效力的網(wǎng)上定購。(7)賣方企業(yè)進(jìn)行商品貨物準(zhǔn)備和配送。(8)貿(mào)易執(zhí)行(9)售后服務(wù)和支持第十八頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子商務(wù)四、電子商務(wù)的組成原理電子商務(wù)是貿(mào)易鏈上的各個參與方在計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（、、、專用網(wǎng)絡(luò)等）下，通過中心認(rèn)證和信息安全保證的基礎(chǔ)上，對貿(mào)易流程（商品信息交換、市場、商務(wù)洽談、銷售、支付、貿(mào)易執(zhí)行、客戶服務(wù)和支持）全方位處理的過程。第十九頁，共一百零八頁。第二章信息時代的檔案工作第一節(jié)高新的信息記錄技術(shù)第二節(jié)檔案管理的變革第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)第二十頁，共一百零八頁。第一節(jié)高新的信息記錄技術(shù)高新的信息記錄技術(shù)—多媒體技術(shù)多媒體()是融合兩種以上媒體的人-機(jī)交互式信息交流和傳播媒體。多媒體技術(shù)始于20世紀(jì)80年代。對計算機(jī)用戶來說，多媒體就意味著不同類型的媒體(文、圖、聲、像、程序等)統(tǒng)一在一個計算機(jī)環(huán)境里。第二十一頁，共一百零八頁。第一節(jié)高新的信息記錄技術(shù)高新的信息記錄技術(shù)—超文本超文本思想最早是由美國科學(xué)家V.布什(1890-1974)提出來的，他在20世紀(jì)30年代即提出了一種叫做(，存儲擴(kuò)充器)的設(shè)想，預(yù)言了文本的一種非線性結(jié)構(gòu)。1965年，泰德·尼爾森創(chuàng)造了“超文本”()這個詞，命名這種非線性網(wǎng)絡(luò)文本為“超文本”，而且開始在計算機(jī)上實(shí)現(xiàn)這個想法，試圖使用超文本方法把世界上的文獻(xiàn)資料聯(lián)機(jī)。第二十二頁，共一百零八頁。第一節(jié)高新的信息記錄技術(shù)高新的信息記錄技術(shù)—超媒體超媒體采用非線性網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的方式將若干個有關(guān)的信息塊進(jìn)行邏輯組織。其知識庫的組織方式類似語義網(wǎng)絡(luò)理論中關(guān)于“人類記憶是一種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)”的理論。第二十三頁，共一百零八頁。第二節(jié)檔案管理的變革檔案管理工作總體上的變革

1.檔案工作手段的自動化、系統(tǒng)化在信息時代，幾乎所有的組織機(jī)構(gòu)都無一例外地利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢來滿足組織對信息的需求。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，能夠快速、及時地滿足組織行使各項(xiàng)職能時對文件、檔案信息的需求。

第二十四頁，共一百零八頁。第二節(jié)檔案管理的變革2.一體化的檔案管理思想所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理，其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。第二十五頁，共一百零八頁。第二節(jié)檔案管理的變革3.協(xié)同合作的檔案工作方式在電子環(huán)境下，電子文件的各項(xiàng)特征變得復(fù)雜難辨，現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的工作方式也向著團(tuán)隊化的方向邁進(jìn)，因此在電子環(huán)境下，必須以協(xié)同合作的方式開展檔案工作，以實(shí)現(xiàn)具有檔案價值的電子文件的永久保存。第二十六頁，共一百零八頁。第二節(jié)檔案管理的變革4.電子文件管理流程的變化與紙質(zhì)文件管理流程相比，電子文件管理流程在時間、內(nèi)容和順序等多方面都發(fā)生了變化。對于電子文件管理而言，應(yīng)在管理職責(zé)、制度、理念、流程上進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)行要求，成為其整體業(yè)務(wù)過程的有機(jī)組成部分。第二十七頁，共一百零八頁。第二節(jié)檔案管理的變革1.積累與收集工作。

2.整理工作。

3.鑒定工作。

4.保管工作。5.統(tǒng)計工作。

6.利用工作。7.編目和編研工作。

8.保密工作。電子檔案管理工作具體環(huán)節(jié)的變革第二十八頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)信息社會與檔案學(xué)在信息社會，人們不僅關(guān)注檔案、還關(guān)注文件的產(chǎn)生、本質(zhì)、整理和保管。檔案學(xué)是關(guān)于檔案的性質(zhì)、特征和從檔案工作中總結(jié)的理論和方法論等方面的知識的載體，研究的是檔案系統(tǒng)和檔案全宗，是關(guān)于人類歷史和法律的歷史紀(jì)錄。第二十九頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)理論模式的轉(zhuǎn)變隨著檔案學(xué)的發(fā)展，功能性的檔案學(xué)已經(jīng)代替了描述性的檔案學(xué)。即只需把文件產(chǎn)生的過程和背景加以功能性解釋，人們便可以理解檔案全宗的整體性以及檔案在其背景環(huán)境中所起的功能和作用。描述性的檔案學(xué)是實(shí)際的、實(shí)體的、現(xiàn)代的，而功能性的檔案學(xué)是歷史的、虛擬的、后現(xiàn)代的。第三十頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述檔案的界定：檔案從有形的實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)橛稍獢?shù)據(jù)所控制的一組概念上的數(shù)據(jù)信息，其中的內(nèi)容和背景聯(lián)系以及結(jié)構(gòu)同樣具有情報和憑證功能。第三十一頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述來源原則：不再直接研究檔案產(chǎn)生于哪個行政部門，而變成一個虛擬的更為靈活的概念。因此，來源原則更適合于較為穩(wěn)定、網(wǎng)絡(luò)化的、小規(guī)模的組織。來源與功能和行為有關(guān)，與結(jié)構(gòu)和地點(diǎn)無關(guān)，它是虛擬的，不是實(shí)體的。第三十二頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述原始順序：不再指按某種登記原則或分類標(biāo)準(zhǔn)而賦予檔案的實(shí)體排列順序。它是指借助于軟件新系統(tǒng)把檔案在概念上進(jìn)行邏輯排序，并按照不同的方法、不同的目的、在不同的時間地點(diǎn)，按照不同的順序加以優(yōu)化組合。第三十三頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述全宗：傳統(tǒng)認(rèn)為，全宗是在傳遞、整理和收集一組檔案的過程中，按照某些規(guī)則和方法而形成的檔案靜態(tài)物理順序。但現(xiàn)在，它已經(jīng)發(fā)展成為以文件的功能和事實(shí)特征為核心，按不同的形成者和利用者進(jìn)行動態(tài)的整合。第三十四頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述整理和著錄：人們不再局限于對實(shí)體檔案及全宗的整理和著錄，而是加深了對檔案之間多重對應(yīng)關(guān)系的系統(tǒng)理解，更注重檔案產(chǎn)生的背景環(huán)境。同時，把相關(guān)的檔案體系和功能性的元數(shù)據(jù)相結(jié)合，作為描述檔案的工具。第三十五頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述鑒定：檔案鑒定再也不是評價檔案所具有的研究價值，而必須對檔案形成者產(chǎn)生的社會功能、其行為活動及其與公眾的相互作用進(jìn)行宏觀分析，然后選擇最能反映這些內(nèi)容的、簡潔而具體的檔案加以保存，同時，繼續(xù)按照這種功能邏輯標(biāo)準(zhǔn)，尋找私人或口頭的檔案材料，來豐富、補(bǔ)充機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)容。第三十六頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述保管：檔案保管不再局限于實(shí)體檔案的修復(fù)、保存和保護(hù)，相反，當(dāng)新的軟件被應(yīng)用于虛擬的檔案和檔案全宗時，保管所關(guān)注的是那些起決定作用的不斷演化和發(fā)展的概念及其相互關(guān)系。第三十七頁，共一百零八頁。第三節(jié)信息時代的檔案學(xué)檔案學(xué)的新表述檔案館：檔案館不再是保管古老的檔案的倉庫，檔案研究者、利用者也不再需要親自進(jìn)館查閱檔案，相反，它變成一種網(wǎng)絡(luò)化的虛擬的“無墻”檔案館（數(shù)字檔案館），通過公開的檔案網(wǎng)絡(luò)存儲體系，便可查閱檔案。第三十八頁，共一百零八頁。第三章電子檔案的形成機(jī)制第一節(jié)相關(guān)術(shù)語第二節(jié)電子文件特性第三節(jié)電子郵件的檔案功能第四節(jié)電子文件保管系統(tǒng)與電子檔案管理第三十九頁，共一百零八頁。第一節(jié)相關(guān)術(shù)語一、電子文件的定義國內(nèi)外學(xué)者普遍認(rèn)為電子文件的定義不應(yīng)偏離文件的范疇，文件是作為電子文件的屬概念。電子文件是文件概念的衍生，二者在基本屬性上沒有本質(zhì)差別。但與此同時，又突出強(qiáng)調(diào)了信息時代電子環(huán)境下電子文件區(qū)別于其他類型文件的顯著特征。綜合以上定義，可以看出電子文件的定義大約有三條要點(diǎn)：一是用計算機(jī)生成和讀取，二是用數(shù)字代碼記錄信息，三是要符合“文件”的要求。第四十頁，共一百零八頁。第一節(jié)相關(guān)術(shù)語二、電子文件的其他相關(guān)術(shù)語及其相互區(qū)別

電子文件與電子檔案電子文件與機(jī)讀文件、虛擬檔案第四十一頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子文件特性一、信息形態(tài)的數(shù)字化、與非人工識讀性二、對設(shè)備的依賴性三、信息與載體的可分離性四、信息的可變性五、信息存儲的高密度性六、多種信息媒體的集成性七、載體材料和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性八、對元數(shù)據(jù)的依賴性九、電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性十、電子文件的信息共享性及不安全性第四十二頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子郵件的檔案功能電子郵件的概念所謂電子郵件()，就是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)交換的電子媒體信件。它是隨計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而出現(xiàn)的，依靠網(wǎng)絡(luò)的通信手段實(shí)現(xiàn)普通郵件信息的傳輸。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通過電子郵件系統(tǒng)來傳送與管理電子郵件。第四十三頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子郵件的檔案功能電子郵件的特點(diǎn)1.便捷性。2.經(jīng)濟(jì)性。3.可靠性。4.廣泛性。第四十四頁，共一百零八頁。第三節(jié)電子郵件的檔案功能電子郵件的檔案功能⑴傳播信息和知識⑵充當(dāng)法律憑證⑶承載組織文化⑷輔助行政業(yè)務(wù)第四十五頁，共一百零八頁。第四節(jié)電子文件保管系統(tǒng)與

電子檔案管理信息系統(tǒng)與電子文件保管系統(tǒng)信息系統(tǒng)(，)是能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行收集、傳輸、加工、存儲、維護(hù)和使用的，由人和計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)所組成的人機(jī)系統(tǒng)。電子文件保管系統(tǒng)是一種特殊的信息系統(tǒng)。電子文件保管系統(tǒng)旨在保管電子文件、支持電子文件檢索，而信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)保存信息、提供信息檢索。第四十六頁，共一百零八頁。第四節(jié)電子文件保管系統(tǒng)與

電子檔案管理電子文件保管系統(tǒng)對集體記憶和可操作性發(fā)起了全方位的挑戰(zhàn)。同時它也向檔案工作者提供了一種全新的工具。電子文件保管系統(tǒng)的設(shè)計與運(yùn)行有助于促使檔案工作者和審計人員、行政管理人員、處理信息自由權(quán)和隱私權(quán)的官員、律師以及高級管理人員等所有對保存和管理集體記憶負(fù)有責(zé)任者聯(lián)合起來，而這種聯(lián)合在電子時代不僅具有重要的戰(zhàn)略意義，而且具有現(xiàn)實(shí)可行性。第四十七頁，共一百零八頁。第四節(jié)電子文件保管系統(tǒng)與

電子檔案管理實(shí)施電子文件保管系統(tǒng)的意義1.能夠?qū)﹄娮游募?shù)量的增長進(jìn)行控制2.能夠更加有效地利用計算機(jī)資源3.能夠降低電子文件存儲費(fèi)用4.能夠降低組織可能遭受的法律風(fēng)險5.能夠確保電子文件保管法律、法規(guī)的有效執(zhí)行6.能夠確保具有檔案價值的電子文件的永久保存第四十八頁，共一百零八頁。第四章電子檔案管理模式第一節(jié)電子檔案管理的理論基礎(chǔ)第二節(jié)電子檔案形成機(jī)構(gòu)的管理模式第三節(jié)傳統(tǒng)檔案館的電子檔案管理模式第四十九頁，共一百零八頁。第一節(jié)電子檔案管理的理論基礎(chǔ)傳統(tǒng)文件生命周期理論從世界范圍看，文件生命周期理論的基本思想歸納起來，主要有以下三個主要方面：①文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命過程；②對這個完整的過程依據(jù)文件的不同價值及其作用形式可劃分為不同的階段；③不同階段的文件根據(jù)其內(nèi)在價值和功用，存放于與之相適應(yīng)的保管場所并采取相應(yīng)的管理形式。第五十頁，共一百零八頁。第一節(jié)電子檔案管理的理論基礎(chǔ)電子文件生命周期理論關(guān)于電子文件生命周期的劃分，學(xué)術(shù)界有兩種具有代表性的觀點(diǎn)，一是國際檔案理事會電子文件委員會提出的觀點(diǎn)；二是我國檔案學(xué)者何嘉蓀先生提出的觀點(diǎn)。

第五十一頁，共一百零八頁。第一節(jié)電子檔案管理的理論基礎(chǔ)電子文件生命周期理論國際檔案理事會電子文件委員會把電子文件的生命周期歸納為三個基本階段，即概念階段()、形成階段()和維護(hù)階段()，并認(rèn)為檔案工作者干預(yù)電子文件的時機(jī)應(yīng)確定在決定必須保存文件和設(shè)計文件保管系統(tǒng)的階段（即設(shè)計階段）。第五十二頁，共一百零八頁。第一節(jié)電子檔案管理的理論基礎(chǔ)電子文件生命周期理論我國檔案學(xué)者何嘉蓀先生的觀點(diǎn)——四階段的劃分方法：第一階段，文件的孕育形成階段第二階段為文件的現(xiàn)實(shí)使用階段第三階段是文件的暫時保存階段第四階段是文件的永久保存階段/歷史階段。第五十三頁，共一百零八頁。第一節(jié)電子檔案管理的理論基礎(chǔ)文件連續(xù)體理論“文件連續(xù)體”（）這一概念在1996年出版的澳大利亞國家檔案標(biāo)準(zhǔn)（4390:第4.22條）中被定義為“即從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。這一定義揭示了文件形成、保存與長久利用應(yīng)一體化管理的理念。第五十四頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案形成機(jī)構(gòu)的管理模式“雙套式”管理模式現(xiàn)行機(jī)關(guān)將電子文件以紙張和數(shù)字化載體（如磁盤、磁帶、光盤等）制作雙重備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。第五十五頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案形成機(jī)構(gòu)的管理模式文檔一體化管理模式電子文件、檔案一體化管理的最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件整個生命周期全部管理活動的電子文檔一體化管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)內(nèi)，有統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的工作程序和統(tǒng)一的控制中心。但需要指出的是：這種一體化系統(tǒng)決不是文件管理與檔案管理功能的簡單相加，而是全程管理和前端控制原則指導(dǎo)下對整個管理流程的重構(gòu)。第五十六頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案形成機(jī)構(gòu)的管理模式電子信息資源綜合管理模式電子信息資源綜合管理模式是文檔一體化管理模式的進(jìn)一步擴(kuò)展，也就是我們通常所說的圖、情、檔一體化管理模式。第五十七頁，共一百零八頁。第三節(jié)傳統(tǒng)檔案館的電子檔案

管理模式集中統(tǒng)一保管模式集中統(tǒng)一保管模式主張電子檔案應(yīng)該像傳統(tǒng)檔案一樣上交到檔案館保存，由檔案館對其實(shí)體進(jìn)行控制。在實(shí)際操作中，美國、瑞士、法國、瑞典以及北歐國家主張采取這種集中統(tǒng)一的管理模式。第五十八頁，共一百零八頁。第三節(jié)傳統(tǒng)檔案館的電子檔案

管理模式分散保管模式分散保管模式將傳統(tǒng)理論對實(shí)體保管對象的關(guān)注，轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案、檔案形成者及其形成過程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互聯(lián)系、職能和可靠性的關(guān)注。這些都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了傳統(tǒng)的檔案保管模式，因此，這種模式還被稱為“后保管模式”。第五十九頁，共一百零八頁。第三節(jié)傳統(tǒng)檔案館的電子檔案

管理模式分散與集中相結(jié)合的管理模式這是一種折中的觀點(diǎn)。持此觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為，分散保管與集中保管兩種模式各有利弊，應(yīng)該吸取兩者的合理因素，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，采取分散與集中相結(jié)合的保管模式。第六十頁，共一百零八頁。第五章電子檔案管理規(guī)范第一節(jié)電子檔案的存儲和保管第二節(jié)電子檔案的利用和銷毀第三節(jié)管理電子檔案的設(shè)備與技術(shù)第六十一頁，共一百零八頁。第一節(jié)電子檔案的存儲和保管電子檔案存儲與保管原則1.要保證電子檔案載體物理上的安全。2.要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。3.要保證電子檔案的原始性。4.要保證電子檔案的可理解性。5.要對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。第六十二頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案的利用和銷毀電子檔案利用的特點(diǎn)1.不再受“孤本”限制。2.具有良好的復(fù)用性。3.可以采用交互式利用。4.電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。5.可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，消除了利用者的地域隔閡。第六十三頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案的利用和銷毀電子檔案提供利用的方法（1）提供拷貝（2）通信傳輸（3）直接利用第六十四頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案的利用和銷毀電子檔案的利用管理1.使用權(quán)限的審核2.拷貝的提供與回收3.利用中的安全措施第六十五頁，共一百零八頁。第二節(jié)電子檔案的利用和銷毀電子檔案的銷毀

1.可重復(fù)使用載體上的電子檔案的銷毀應(yīng)確保電子檔案及相關(guān)電子信息的不可恢復(fù)性刪除。2.一次性使用載體上的電子檔案的銷毀應(yīng)將載體徹底銷毀。第六十六頁，共一百零八頁。第三節(jié)管理電子檔案的設(shè)備與技術(shù)再生性技術(shù)保護(hù)再生性技術(shù)保護(hù)指將技術(shù)過時的載體上的信息適時地轉(zhuǎn)移到紙或縮微膠片上，不再使用電子計算機(jī)軟硬件讀出。第六十七頁，共一百零八頁。第三節(jié)管理電子檔案的設(shè)備與技術(shù)建立電子計算機(jī)技術(shù)檔案館建立電子計算機(jī)技術(shù)檔案館，收集過時的電子計算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些過時技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容。這種方法要廣泛收集、保管過時技術(shù)的全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術(shù)的某些技能，還有老化和維護(hù)問題，代價十分昂貴。第六十八頁，共一百零八頁。第三節(jié)管理電子檔案的設(shè)備與技術(shù)仿真是制造一種運(yùn)行過時硬件及其軟件的軟件。在這個軟件中對某一硬件與軟件的模仿，使得認(rèn)為原來的軟硬件在形式上仍然可用。利用這種方法來挽救過時技術(shù)的當(dāng)時記錄，從技術(shù)上看雖然是可能的，但實(shí)際工作中還有很多問題，加兼容性不可靠、仿真器的耐用性維護(hù)等。第六十九頁，共一百零八頁。第三節(jié)管理電子檔案的設(shè)備與技術(shù)拷貝和遷移拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下定時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由干記錄載體理化性能變化而引起的信息丟失。將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境（包括硬件和軟件）上的復(fù)制稱為遷移。第七十頁，共一百零八頁。第六章電子檔案全文檢索工具第一節(jié)概述第二節(jié)屬性第三節(jié)元素第四節(jié)范例第七十一頁，共一百零八頁。第一節(jié)概述是的簡稱，中文含義是“編碼檔案描述”或“檔案置標(biāo)著錄”，其本質(zhì)是全方位描述電子檔案的通用標(biāo)準(zhǔn)格式。通過定義一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則來描述檔案特征信息，以使這些信息能以與平臺無關(guān)的方式被查詢、檢索、顯示和交換。可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的鑒定、管理及檢索等功能，并能夠促進(jìn)多種檢索工具之間的完全交換與互操作。第七十二頁，共一百零八頁。第一節(jié)概述的構(gòu)成正式文件由4部分組成：（1）文件類型定義（）：對內(nèi)容和結(jié)構(gòu)進(jìn)行定義，是的主要部分；（2）標(biāo)簽庫（）：一份按字母順序排列的標(biāo)簽名（），并對每一標(biāo)簽功能進(jìn)行簡短的描述；（3）使用指南：介紹最基本的標(biāo)簽的使用；（4）實(shí)施概要：由工作小組制定，針對不同館藏的圖書館檔案館提供相關(guān)的元素組合和合適的標(biāo)識層次。第七十三頁，共一百零八頁。第一節(jié)概述的特點(diǎn)首先，檔案管理員不依賴任何軟件供應(yīng)商或其它外部的組織為他們設(shè)置或維護(hù)這個標(biāo)準(zhǔn)。其次，有廣泛的需求者。再次，非常靈活。第七十四頁，共一百零八頁。第一節(jié)概述應(yīng)用實(shí)踐1.美國遺產(chǎn)實(shí)際檔案計劃2.美國博物館計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站3.加利福尼亞博物館和聯(lián)機(jī)檔案計劃4.加利福尼亞聯(lián)機(jī)檔案()計劃5.圖書館研究組()第七十五頁，共一百零八頁。第二節(jié)屬性大多數(shù)的元素都有其屬性。屬性可用元素所標(biāo)志的內(nèi)容命名，也可以根據(jù)被標(biāo)志的內(nèi)容賦與不同的屬性值。屬性可以有一個或多個，屬性名稱及屬性值必須放在元素標(biāo)志的后面，一起放在同一組尖括號內(nèi)第七十六頁，共一百零八頁。第二節(jié)屬性屬性格式<[元素][屬性]="[屬性值]">或<[元素][屬性一]="[屬性值一]"[屬性二]="[屬性值二]">第七十七頁，共一百零八頁。第三節(jié)元素共有146個元素，本節(jié)依據(jù)元素名稱的英文字母排列順序，簡要介紹這些元素的含義、用法及格式。這里僅以元素“<><縮寫>”為例進(jìn)行介紹。第七十八頁，共一百零八頁。第三節(jié)元素<><縮寫>定義：一般元素，字的縮短格式，頭字語（）亦屬之。可使用屬性[全稱（）]來標(biāo)志縮寫字的全稱。參見相關(guān)元素，<全稱>（<>）。可包含元素：。第七十九頁，共一百零八頁。第三節(jié)元素<><縮寫>可出現(xiàn)元素：摘要、檔案參照、書目參照、裝具、創(chuàng)造、描述規(guī)則、尺寸、強(qiáng)調(diào)、表格款目、事件、數(shù)量單位、延伸參考資料、延伸參考資料位置、項(xiàng)目、卷標(biāo)、語言資料、使用語言、資料規(guī)格、來源、段落、實(shí)體描述、實(shí)體面、實(shí)體位置、參考資料、參考資料位置、典藏單位、副題名、正題名、單元日期、單元識別、單元題名。第八十頁，共一百零八頁。第三節(jié)元素<><縮寫>屬性其它樣式（）,開放限制（）,,全稱（）,識別代碼（）,第八十一頁，共一百零八頁。第三節(jié)元素<><縮寫>范例：<附注>

<段落>

<縮寫>全稱="親筆簽名"></縮寫>

</段落>

</附注>第八十二頁，共一百零八頁。第七章數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能實(shí)現(xiàn)方式第二節(jié)數(shù)字檔案館概述第三節(jié)數(shù)字檔案館解決方案第四節(jié)檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略第八十三頁，共一百零八頁。第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能

實(shí)現(xiàn)方式網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字通信技術(shù)的飛速發(fā)展改變了傳統(tǒng)信息領(lǐng)域的很多方面，以至于檔案領(lǐng)域很多傳統(tǒng)內(nèi)容都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下被賦予新的時代精神。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，雖然檔案館的功能沒有發(fā)生本質(zhì)性的變化，但是在其功能的實(shí)現(xiàn)方式上卻有很多的新內(nèi)容。第八十四頁，共一百零八頁。第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能

實(shí)現(xiàn)方式檔案網(wǎng)站的興起從20世紀(jì)90年代中期開始，國外檔案界開始大規(guī)模的利用建立檔案網(wǎng)站；我國以1996年北京檔案館進(jìn)行建立檔案網(wǎng)站的嘗試為起點(diǎn)，檔案網(wǎng)站在我國如雨后春筍般的興起起來，并成為國內(nèi)檔案界利用網(wǎng)絡(luò)組織檔案信息資源的主要方式。第八十五頁，共一百零八頁。第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能

實(shí)現(xiàn)方式數(shù)字檔案館的出現(xiàn)數(shù)字檔案館是檔案館發(fā)展的未來。數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便的訪問它，以獲得這些信息，并且信息的存儲和用戶的訪問不受地域的限制。第八十六頁，共一百零八頁。第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能

實(shí)現(xiàn)方式遠(yuǎn)程檔案信息參考咨詢服務(wù)數(shù)字參考咨詢服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶服務(wù)的一種新策略。盡管數(shù)字檔案館擁有極其豐富的館藏，并有強(qiáng)有力的檢索系統(tǒng)，但是仍然不能滿足用戶日益增長的信息需求。當(dāng)用戶遇到疑難問題，或者不知道如何檢索信息或者檢索不到自己想要的檔案信息的時候，都可以通過數(shù)字參考咨詢服務(wù)獲得檔案館員的幫助。第八十七頁，共一百零八頁。第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能

實(shí)現(xiàn)方式遠(yuǎn)程檔案信息參考咨詢服務(wù)特點(diǎn)（1）實(shí)時性。（2）專業(yè)性。（3）多樣性。（4）開放性。第八十八頁，共一百零八頁。第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館功能

實(shí)現(xiàn)方式檔案主題門戶檔案主題門戶又稱檔案信息門戶或檔案資源門戶，是對檔案主題領(lǐng)域提供最好的可獲取資源的網(wǎng)上服務(wù)或工具。檔案用戶只需要登陸主題門戶，就可以獲得所需要的全部檔案信息。檔案主題門戶強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：一是最優(yōu)的可獲取資源；二是強(qiáng)調(diào)檔案領(lǐng)域。第八十九頁，共一百零八頁。第二節(jié)數(shù)字檔案館概述數(shù)字化時代召喚數(shù)字檔案館1.時代發(fā)展的需要2.參與國際競爭與交流的需要。3.加強(qiáng)科學(xué)研究、普及教育知識、服務(wù)社會大眾的需要。4.改善檔案管理工作，提高檔案工作社會地位的需要。第九十頁，共一百零八頁。第二節(jié)數(shù)字檔案館概述數(shù)字檔案館的基本概念所謂數(shù)字化檔案館是一個建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。第九十一頁，共一百零八頁。第二節(jié)數(shù)字檔案館概述數(shù)字檔案館的主要特征

1.館藏信息數(shù)字化。2.館藏資源虛擬化。3.信息資源智能化。4.用戶使用方便化。第九十二頁，共一百零八頁。第二節(jié)數(shù)字檔案館概述數(shù)字檔案館的基本組成1.以現(xiàn)代通信、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)設(shè)施。2.以各個時期、各種類別的檔案信息庫及其他信息庫為基礎(chǔ)資源。3.以智能信息處理技術(shù)為主。4.建立全方位、立體化的應(yīng)用體系。第九十三頁，共一百零八頁。第二節(jié)數(shù)字檔案館概述數(shù)字檔案館研究概況

美國西北數(shù)字檔案館青島數(shù)字檔案館第九十四頁，共一百零八頁。第二節(jié)數(shù)字檔案館概述我國數(shù)字化檔案館的建設(shè)途徑1.根據(jù)國內(nèi)的現(xiàn)狀，應(yīng)該選定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)對象。2.要借鑒國內(nèi)外數(shù)字圖書館的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一規(guī)劃和組織。3.館藏數(shù)字化時要有所選擇，以利用者為中心提供信息資源服務(wù)。

4.做好人力資源的投入，立足培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能。第九十五頁，共一百零八頁。第三節(jié)數(shù)字檔案館解決方案數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)條件理論基礎(chǔ)技術(shù)基礎(chǔ)社會基礎(chǔ)資源基礎(chǔ)人才基礎(chǔ)第九十六頁，共一百零八頁。第三節(jié)數(shù)字檔案館解決方案數(shù)字檔案館建設(shè)中的關(guān)鍵問題電子檔案的法律憑證問題數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題館藏檔案資源的數(shù)字化問題數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化問題、知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題、系統(tǒng)安全問題等第九十七頁，共一百零八頁。第三節(jié)數(shù)字檔案館解決方案青島市數(shù)字檔案館解決方案青島數(shù)字檔案館的建設(shè)完成，標(biāo)志著我國檔案信息化建設(shè)達(dá)到了一定水平。數(shù)字檔案館的投入使用，推動了全國各級機(jī)關(guān)電子文件及時歸檔和有效管理，實(shí)現(xiàn)了檔案館與各單位辦公自動化和信息化的有效對接。第九十八頁，共一百零八頁。第三節(jié)數(shù)字檔案館解決方案青島市數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗(yàn)啟示領(lǐng)導(dǎo)重視、組織嚴(yán)密指導(dǎo)思想明確科學(xué)決策嚴(yán)格履行基本建設(shè)程序第九十九頁，共一百零八頁。第四節(jié)檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.各級各類檔案館的數(shù)字