國(guó)際工程項(xiàng)目合同管理組織模式的探討合同管理是國(guó)際工程項(xiàng)目管理的核心,對(duì)于大型工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)尤其如此。在國(guó)際工程中,合同各方,包括業(yè)主、監(jiān)理工程師和承包商,都十分重視合同的管理工作。尤其對(duì)承包商來(lái)講,可以說(shuō)其合同管理直接關(guān)系到項(xiàng)目實(shí)施是否順利,自身的利益是否能得到保護(hù),而高效率的合同管理又在很大程度上依賴(lài)于合理、恰當(dāng)?shù)暮贤芾斫M織方式。本文主要從承包商一方合同管理的組織方式入手,探討國(guó)際工程項(xiàng)目中合同管理組織的有關(guān)問(wèn)題,提出了關(guān)于設(shè)置合同管理組織的方法,旨在為建立能高效運(yùn)作的合同管理部門(mén)提供組織上的保證。1、關(guān)于組織和組織結(jié)構(gòu)組織的含義可以從不同角度去理解,古今中外的管理學(xué)家也對(duì)此作出了各種不同的解釋。被稱(chēng)之為現(xiàn)代管理理論“鼻祖”的巴納德(C.I.Barnard)將組織定義為“有意識(shí)地加以協(xié)調(diào)的兩個(gè)或兩個(gè)以上的人的活動(dòng)或力量的協(xié)作系統(tǒng)”。著名管理學(xué)家布朗(A.Brown)認(rèn)為,組織就是為了推進(jìn)組織內(nèi)部各組成成員的活動(dòng),確定最好、最有效的經(jīng)營(yíng)目的,最后規(guī)定各種成員所承擔(dān)的任務(wù)及各成員間的相互關(guān)系。他認(rèn)為組織是達(dá)成有效管理的手段,是管理的一部分,管理是為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)的目的,而組織是為了實(shí)現(xiàn)管理的目的。也就是說(shuō),組織是為了實(shí)現(xiàn)更有效的管理而規(guī)定各個(gè)成員的職責(zé)及職責(zé)之間的相互關(guān)系。組織結(jié)構(gòu)(OrganizationStructure)是為了便于管理,實(shí)現(xiàn)組織的宗旨和目標(biāo)。每個(gè)組織都要分設(shè)若干管理層次和管理結(jié)構(gòu),表明組織內(nèi)各部分的排列順序、空間位置、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式以及各要素之間的相互關(guān)系。常見(jiàn)的組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型有:直線式、職能式、直線職能式、矩陣式、事業(yè)部式等。要使管理工作有效,一個(gè)健全的組織結(jié)構(gòu)是極為重要的。因?yàn)?組織結(jié)構(gòu)形成一種決定所有各級(jí)管理人員職責(zé)關(guān)系的模式。組織職能的目的是設(shè)計(jì)和維持一種職務(wù)結(jié)構(gòu),以便人們能為實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)而有效地工作。組織設(shè)計(jì)是對(duì)組織體系的結(jié)構(gòu)安排進(jìn)行的創(chuàng)新性安排,對(duì)今后管理效率高低有極大的影響。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要職責(zé)分明,使每一個(gè)單位和個(gè)人都知道應(yīng)該做什么,誰(shuí)對(duì)什么結(jié)果負(fù)責(zé);應(yīng)能排除由于工作分配的混亂和多變所造成的故障;并能提供反映和支持其目標(biāo)的決策溝通網(wǎng)絡(luò)。2、國(guó)際工程合同管理的組織模式合同部作為一個(gè)國(guó)際工程合同管理職能部門(mén),其組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)可以根據(jù)工程項(xiàng)目的大小和復(fù)雜程度而采用不同的方式。在工程實(shí)施過(guò)程中作為承包商一方合同管理的主要任務(wù)有以下幾個(gè)方面:(1)主合同的管理;(2)分包合同的管理;(3)主合同和分包合同的索賠管理;(4)與合同管理有關(guān)的行政管理(其中很重要的一項(xiàng)工作是合同文件的管理);(5)與項(xiàng)目其它職能部門(mén)的協(xié)調(diào)。根據(jù)作者在國(guó)外參與國(guó)際工程項(xiàng)目合同管理工作的體會(huì)和研究,下文給出常見(jiàn)的兩種承包商合同組織管理模式,并對(duì)這兩種模式各自的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了比較和分析。2.1合同管理員制直線式組織結(jié)構(gòu)是最早使用也是最為簡(jiǎn)單的一種結(jié)構(gòu),是一種集權(quán)式的組織結(jié)構(gòu)形式,又稱(chēng)為軍隊(duì)式結(jié)構(gòu)。此種組織結(jié)構(gòu)設(shè)合同部經(jīng)理一名,全面負(fù)責(zé)合同部的工作以及和項(xiàng)目其他職能部門(mén)的協(xié)調(diào)工作;設(shè)副經(jīng)理兩名,一位負(fù)責(zé)主合同和索賠管理,并專(zhuān)門(mén)配備主合同管理員,索賠管理也有專(zhuān)人負(fù)責(zé);在簽訂承包合同尤其是總承包合同以后會(huì)有大量的工作需要分包出去,分包合同管理工作量也非常大,需有一位負(fù)責(zé)分包合同管理的副經(jīng)理,在有很多分包合同需要管理的時(shí)候一個(gè)分包合同管理員可以同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)分包合同的管理,但每一個(gè)分包合同都要對(duì)應(yīng)某一個(gè)分包合同管理員;合同部另配負(fù)責(zé)行政管理的秘書(shū),他要負(fù)責(zé)合同部的所有行政管理工作,尤其是合同文件的登記、分類(lèi)和存檔等管理作。圖1所示僅僅是直線式合同組織方式的一種,在實(shí)際中可以根據(jù)項(xiàng)目具體情況對(duì)其進(jìn)行改造,如合同部經(jīng)理可以直接主管主合同,可專(zhuān)門(mén)設(shè)立索賠管理中心,設(shè)一個(gè)分主索賠工作的副經(jīng)理。在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中組織結(jié)構(gòu)也不是一成不變的,可以根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展對(duì)其進(jìn)行調(diào)整,對(duì)于大型工程,如果當(dāng)工程施工高峰期分包合同數(shù)量很多時(shí),可以采取增加管理層次減小管理幅度的辦法,即可以按專(zhuān)業(yè)或其他標(biāo)準(zhǔn)將眾多分包合同劃分成若干個(gè)小組,每個(gè)小組設(shè)小組長(zhǎng)一名,可以仍設(shè)分管分包合同的副經(jīng)理,也可以由合同部經(jīng)理直接管各個(gè)分包合同小組長(zhǎng);對(duì)于索賠管理,在工程實(shí)施前期可以由某一合同副經(jīng)理兼管,到了工程中后期索賠工作量比較大時(shí),對(duì)于重大索賠事件,也可以將其分成若干索賠小組來(lái)進(jìn)行管理。直線式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是組織結(jié)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單、權(quán)責(zé)分明、信息溝通方便,便于統(tǒng)一指揮,集中管理。主要的缺點(diǎn)是缺乏橫向的協(xié)調(diào)關(guān)系,靈活性較差,一旦項(xiàng)目規(guī)模很大時(shí),會(huì)使管理工作復(fù)雜化,合同部經(jīng)理可能會(huì)因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)、精力不及而顧此失彼,難以進(jìn)行有效的管理,如當(dāng)分包合同數(shù)量、或索賠很多時(shí)由于管理跨度過(guò)大容易產(chǎn)生失控。另外,這種組織方式對(duì)每一位合同管理員本身素質(zhì)的要求很高。以分包合同管理員為例,一個(gè)分包合同的管理幾乎包括了合同管理的各個(gè)階段和多個(gè)專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容。一個(gè)分包合同管理員從投標(biāo)者的資格審查、招標(biāo)文件的編制、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同談判,到合同簽訂之后實(shí)施過(guò)程中的合同條款的解釋、工程量的核實(shí)、合同進(jìn)度款的支付、合同變更、法律和保險(xiǎn)等,還有與技術(shù)人員和現(xiàn)場(chǎng)施工管理人員的協(xié)調(diào)等等,所以要求他具備很寬的知識(shí)面和各方面的經(jīng)驗(yàn),并有很強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。2.2專(zhuān)業(yè)劃分制合同管理的另外一種組織結(jié)構(gòu)就是矩陣式,也可以稱(chēng)之為專(zhuān)業(yè)劃分制(如圖2所示)。矩陣式的組織結(jié)構(gòu)是一種混合組織結(jié)構(gòu),此種結(jié)構(gòu)從各有關(guān)功能性單位集合了各方面的專(zhuān)家,形成對(duì)具體項(xiàng)目負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)的目標(biāo)導(dǎo)向的專(zhuān)門(mén)部門(mén)或小組,以保證按質(zhì)、按量、按期經(jīng)濟(jì)地完成項(xiàng)目任務(wù)。任務(wù)一旦完成,該小組即行解散。鴉強(qiáng)忽在這種組丙織模式斬下趣,績(jī)合同管理匙工作分成酒若干專(zhuān)刷業(yè)樣,峰可包括合右同條件、巷索賠、計(jì)淡量、支付尤、技術(shù)、糊法律、保駕險(xiǎn)、協(xié)調(diào)請(qǐng)和文檔等由。專(zhuān)業(yè)劃尾分的粗細(xì)獵程度視項(xiàng)辨目的復(fù)雜表程度來(lái)確付定。采用沃這種管理巧方式時(shí)將壩一個(gè)主合挎同、重大晌索賠事件征或分包合蠅同劃分為革若干專(zhuān)業(yè)分管理區(qū)念域示,敬由對(duì)應(yīng)的當(dāng)專(zhuān)業(yè)人員鄭來(lái)管理。擾這種管理艙方式的優(yōu)嘗點(diǎn)是能充販分發(fā)揮每米一個(gè)專(zhuān)業(yè)抗人員的專(zhuān)司業(yè)特滿(mǎn)長(zhǎng)侍,煤能針對(duì)合損同中出現(xiàn)銀的問(wèn)題進(jìn)令行深入的裳分析和研的究休,肆尤其是對(duì)碧于主合同創(chuàng)、重大索貢賠事件和慚主要分包伍合同的處肺理和研多究衛(wèi),鈴?fù)瑫r(shí)信息銹反饋的速籠度較快。薯其缺點(diǎn)是番各個(gè)專(zhuān)業(yè)閱之間的協(xié)哭調(diào)工作量域較閣大格,樹(shù)可能會(huì)形柳成職責(zé)不真分明的狀微態(tài)。襪喬字我們的建住議是在做而組織結(jié)構(gòu)鍬的選擇的也時(shí)候要考漫慮的因素動(dòng)主要是項(xiàng)南目的規(guī)模章和復(fù)雜程鞋度題,板如果是中謠小型項(xiàng)目嘴一般可采瘦用第一種抹方懼式?jīng)_,薄使管理工誦作簡(jiǎn)單宮化創(chuàng),漿因?yàn)榧s在很大程塞度上簡(jiǎn)單井就意味著敵高妖效捷;百只有很大遼的綜合性笛的項(xiàng)目才籍考慮是否僚采用第二尼種方式。大右方在現(xiàn)實(shí)中豬還會(huì)出現(xiàn)圓上述兩種間方式交叉托使用的情駱況假,兩如買(mǎi)圖豪1盜所示直線浴式的組織作結(jié)構(gòu)中的怨索賠管殖理崗,擺對(duì)于重大拍的索賠事何件可由一鍵個(gè)索賠管肢理員牽糖頭供,術(shù)由其他合凝同管理員大和項(xiàng)目部陵的其他部汗門(mén)的相關(guān)花人員兼職劑共同處理仰。而在續(xù)圖宴2由所示矩陣灰式組織結(jié)測(cè)構(gòu)中也可總采用將相涼近的幾個(gè)韻專(zhuān)業(yè)歸到依一個(gè)小組郊中孝,洞小組內(nèi)部也的管理又孝可以采用排直線桐式威,早這樣可以末減少各專(zhuān)意業(yè)之間的搬協(xié)調(diào)工作銀量等。硬3囑合同部與憤項(xiàng)目其它保職能管理菊部門(mén)的關(guān)橡系巾救絹?zhàn)鳛橐粋€(gè)重合同部經(jīng)疏理他主要阻考慮的可研能是如何管搞好合同嚼部?jī)?nèi)部的吩工參作藏,取采用一種貸適宜的組說(shuō)織結(jié)挑構(gòu)弄,炕使合同部澇的工作高沃效進(jìn)行。逗而合同管櫻理是整個(gè)描項(xiàng)目管理鴿的核尊心學(xué),昌作為一個(gè)翁項(xiàng)目的項(xiàng)忍目經(jīng)理就蛾必須從更奉高的層次僚來(lái)看待這競(jìng)個(gè)問(wèn)耍題檢,錘要想真正尼搞好項(xiàng)目砌合同管理臂工作必須訪為合同部蘇創(chuàng)造一個(gè)藝良好的外巾部環(huán)境。釋因?yàn)楹贤⒉勘旧硪惭褪琼?xiàng)目部飲的一個(gè)職惑能部損門(mén)糾,餅所以又必湖須考慮合孩同部與其羞他職能管吃理部門(mén)的堂關(guān)系問(wèn)題蓮。處紗憂下面以作兼者曾在國(guó)微外參加過(guò)漏的一個(gè)大暴型國(guó)際工摩程總承包橋交鑰匙項(xiàng)袍目為西例館,比對(duì)此進(jìn)行培分析和討堂論。該項(xiàng)彎目部由如悄下職能部爛門(mén)組民成優(yōu):魂設(shè)計(jì)部、熱合同部、牢項(xiàng)目控制質(zhì)部、采購(gòu)蔥部、質(zhì)量線控制與質(zhì)禍量保證部枯、施工部亞、文檔控奮制中心、祝安全與保鋒衛(wèi)部、財(cái)嶺務(wù)部、生及產(chǎn)準(zhǔn)備部勵(lì)和行政管但理部。項(xiàng)維目部整體庭可以采用矩直線職能察式和矩陣訓(xùn)式相結(jié)合潔的結(jié)構(gòu)。厲為使國(guó)際點(diǎn)工程合同扒管理工作哨有組織上戀的保起證稠,廳對(duì)于主合燦同的管理辟、重大的縮索賠事件壁的管理和乏主要分包析合同的管栽理在實(shí)際勾處理的過(guò)后程中往往徑采用矩陣錫式組織方玉式的原順理燙,奪由合同部防牽莖頭袖,私項(xiàng)目部有根關(guān)的職能憲部門(mén)共同熊協(xié)調(diào)解珍決計(jì)(師如漠圖境3蒙所參示撒)剩,準(zhǔn)這也是實(shí)瘋踐證明最艦有效的處工理方式之排一。四例躺如盈,歐一個(gè)重大丹索賠事件評(píng)的處終理賴(lài),食從索賠事代件的發(fā)生把和確認(rèn)、位索賠意向群通知書(shū)的感發(fā)出、索豎賠事件的澤跟蹤、同拳期記錄的邪保存、索告賠資料的桌準(zhǔn)備、索屆賠報(bào)告的本編寫(xiě)、索社賠談寒判抓,向直到索賠雹的最終決轟策跟,恨必須得到萌項(xiàng)目部各餅主要職能險(xiǎn)部門(mén)和現(xiàn)隱場(chǎng)各部門(mén)饅的支持。蘇合同部的介索賠管理奇員要負(fù)責(zé)秤對(duì)合同中懸有關(guān)條款科進(jìn)行分析愚研屑究昏;求需要設(shè)計(jì)斜部的技術(shù)剛?cè)藛T提供域技術(shù)支冶持臟;貞控制部的雄計(jì)劃人員攜對(duì)工期的泡影響進(jìn)行樓分飛析尋,暈由成本工蘿程師提出容索賠的費(fèi)于用估僚算望;齊由采購(gòu)部雖的人員提欄供供應(yīng)商瞧對(duì)索賠的認(rèn)影誤響寇;仍由施工部廚的現(xiàn)場(chǎng)管膜理人員保永持有關(guān)的小同期記錄沃和資禾料拜;赴同時(shí)需要縫其他各有痛關(guān)部門(mén)的督通力配合島。要由各筍部門(mén)的有償關(guān)人員兼?zhèn)懵毥M成索器賠小恨組筋,虹合同部的壁索賠管理失員就是這厭個(gè)小組的宣總協(xié)調(diào)員筋和負(fù)責(zé)信人任,績(jī)他要負(fù)責(zé)罪有關(guān)的所預(yù)有組織和狼協(xié)調(diào)工作凝。矩陣式眉的組織方賀式為象類(lèi)足似索賠這蓄樣綜合性稻、變化性普很強(qiáng)的工聰作的管理理效率的提段高冰,勒資源的充禽分利用提紅供了組織箏保姐障源,漏使索賠工咐作的管理灰水平得到倘了很大的內(nèi)提高。漿齡兩矩陣式組豐織方式是粗一種現(xiàn)代栽的組織結(jié)促構(gòu)風(fēng),蠶它否定了吼許多傳統(tǒng)開(kāi)的管理原買(mǎi)則。比賺如料,恐它否定了謝一個(gè)人只濟(jì)能有一個(gè)怪上司的原福則爆,糞因?yàn)樵摻M屠織中的每酸一個(gè)成員為實(shí)際上有染兩個(gè)或兩悅個(gè)以上的爪正式上長(zhǎng)司蔽,粒既有功能拔單位的上避司英(間各職能部鑒門(mén)經(jīng)發(fā)理逝)蔽,么又有目標(biāo)切導(dǎo)向單位晃的上憂司懷(搏各子項(xiàng)目擊經(jīng)理或管頸理小組組逢長(zhǎng)爽)哄。矩陣型帶組織在功慈能部門(mén)主巷管與目標(biāo)暈導(dǎo)向部門(mén)叢主管之間享容易產(chǎn)生劍沖霜突程,竭因宿此暈,鳥(niǎo)應(yīng)盡量讓畫(huà)兩個(gè)方面搞的權(quán)力保穴持平衡。托倉(cāng)焦矩陣式組餅織結(jié)釀構(gòu)星,宣是由縱橫樓兩套管理名系統(tǒng)組成巧的組織結(jié)稼構(gòu)機(jī),固一套是縱把向的職能津領(lǐng)導(dǎo)系餡統(tǒng)征,監(jiān)另一套是芝為完成某罷一任務(wù)而柿組成的橫洞向項(xiàng)目系瘦統(tǒng)。也就及是既有按聲職能劃分融的垂直領(lǐng)流導(dǎo)系駝統(tǒng)洲,偉又有按項(xiàng)在目劃分的傾橫向領(lǐng)導(dǎo)騎系統(tǒng)的結(jié)民構(gòu)。抄臟晌當(dāng)同時(shí)有顏幾個(gè)子項(xiàng)圈目需要完移成驢時(shí)鄙,聯(lián)每個(gè)項(xiàng)目日要求配備益不同專(zhuān)長(zhǎng)條的技術(shù)人至員或其他梁資源。為槽了加強(qiáng)對(duì)歲項(xiàng)目的管油理極,變每個(gè)項(xiàng)目刷在項(xiàng)目經(jīng)蠢理領(lǐng)導(dǎo)下現(xiàn)由專(zhuān)人負(fù)竄責(zé)。因委此粘,泥在直線職簽?zāi)芙Y(jié)構(gòu)的諷縱向領(lǐng)導(dǎo)唱系統(tǒng)的基為礎(chǔ)次上觸,屑又出現(xiàn)了燃一種橫向撲項(xiàng)目系浸統(tǒng)留,寇形成縱橫泳交錯(cuò)的矩茄陣結(jié)構(gòu)。須其中工作站小組或項(xiàng)塵目小組一撓般是由不痰同背景、唇不同技能少、不同知拔識(shí)、分別凡選自不同雕部門(mén)的人槽員組成的鞭。組成工光作小組勁后彼,棄大家為某汽個(gè)特定的楊項(xiàng)目而共償同工作。畝蟲(chóng)圍矩陣式組盲織適合在竄需要對(duì)環(huán)擔(dān)境變化作懸出迅速而響一致反應(yīng)奔時(shí)使用。冰在復(fù)雜而演動(dòng)蕩的環(huán)叮境競(jìng)中裝,鴨由于采取閥了人員組騙成靈活的躬項(xiàng)目小組駛形集式鄰,塑大大增強(qiáng)稀了對(duì)外部嗚環(huán)境變化漿的適應(yīng)能廢力。反和矩陣式組壟織方式的烈主要優(yōu)點(diǎn)為是導(dǎo):1揮)騰將組織的逮縱向聯(lián)系死和橫向聯(lián)險(xiǎn)系很好地爪結(jié)合起纖來(lái)汪,濤有利于加回強(qiáng)各職能伙部門(mén)之間店的協(xié)作和煩配賊合披,崇及時(shí)溝通考情默況抵,土解決問(wèn)埋題暈;2渣)禍它具晶有較強(qiáng)的究機(jī)動(dòng)化性彩,周能根據(jù)特密定需要和占環(huán)境活動(dòng)賺的變傭化漆,終保持高度俱民主的適襪應(yīng)萬(wàn)性豆;3勇)煎把不同部鍬門(mén)、具有式不同專(zhuān)長(zhǎng)射的專(zhuān)業(yè)人染員組織在期一杠起克,蕉有利于互紹相啟圾發(fā)屆,度集思廣現(xiàn)益百,錫有利于攻獨(dú)克各種復(fù)肅雜的技術(shù)劣和管理難雁題晌,饑更加圓滿(mǎn)撫地完成工博作任務(wù)。摟它在發(fā)揮戚人的才能創(chuàng)方面具有罩很大的靈滋活性。注興沙矩陣式組西織方式的膠問(wèn)題主要律是撕:1默)幟在資源管隙理方面存葵在復(fù)雜拖性奸;2軍)雀穩(wěn)定性寨差余,詢(xún)由于小組港成員是由湯各職能部嫌門(mén)臨時(shí)抽倦調(diào)曉的喉,釘任務(wù)完成窮以后還要鵝回到原職駁能部門(mén)工腐作百,呢容易使小受組人員產(chǎn)寶生臨時(shí)觀患點(diǎn)房,汁不安心工祥作慣,脂從而對(duì)工豬作產(chǎn)生一增定影依響朱;3蜜)蠢權(quán)悄責(zé)不著清嚼,音由于每個(gè)匯成員都要汁接受兩個(gè)算或兩個(gè)以緒上的上級(jí)碑領(lǐng)沈?qū)аb,宏潛伏著職霉權(quán)關(guān)系的矮混亂和沖作突李,痰造成管理虜秩序混亭亂殖,朝從而使組凝織工作過(guò)滴程容易喪宇失效率性塊。4結(jié)語(yǔ)鑼粥拒選擇適宜奸的合同管烏理組織結(jié)欺構(gòu)和準(zhǔn)確國(guó)、靈活的扔運(yùn)用所選并擇的組織廚方結(jié)式粉,肅揚(yáng)長(zhǎng)避錢(qián)短關(guān),逃才能真正道提高國(guó)際敘工程合同株管理的水模平。但寄