檔案管理流程及制度

4.3.1負責本部門檔案管理工作的組織、實施和監(jiān)督；4.3.2配合人事行政部門做好檔案移交工作；4.3.3確保本部門檔案的完整性、準確性和安全性；4.3.4制定本部門檔案管理制度和操作規(guī)程，并定期進行檢查和修訂。5、流程5.1檔案編制各部門根據(jù)工作需要，編制相關檔案，并填寫檔案編制表。5.2檔案審核人事行政部門對檔案進行審核，確認檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。5.3檔案批準經(jīng)過審核的檔案，由相關部門負責人進行批準，確保檔案符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。5.4檔案歸檔經(jīng)過批準的檔案，按照規(guī)定的分類標準和歸檔程序進行歸檔，并填寫檔案歸檔表。5.5檔案利用檔案利用需經(jīng)過審核和批準程序，確保檔案的安全和合法性。利用后的檔案需及時歸檔。6、修訂記錄日期 修訂 狀態(tài) 修改內容 修改人 審核人 批準人可編輯修改-7、參考文獻可編輯修改-檔案管理流程1.目的本流程旨在加強公司檔案管理，規(guī)范檔案的收集、歸檔程序和方法，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。2.適用范圍本流程適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。3.術語和定義3.1檔案指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3.2檔案管理指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。4.職責4.1人事行政部4.1.1負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理和項目檔案管理。4.1.2研究和貫徹執(zhí)行國家關于檔案管理的法令、政策、規(guī)定。4.1.3建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。4.1.4收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料。4.1.5負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全，指導公司的檔案管理工作。4.1.6編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。4.1.7負責組織研究和培訓檔案管理辦法、使用知識。4.2各職能部門4.2.1負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。4.2.2負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知人事行政部。4.2.3向人事行政部移交合同或文件資料原件或復印件。4.2.4財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料。4.2.5運營管理部負責管理質量管理體系相關記錄。4.3各部門經(jīng)理4.3.1負責本部門檔案管理工作的組織、實施和監(jiān)督。4.3.2配合人事行政部門做好檔案移交工作。4.3.3確保本部門檔案的完整性、準確性和安全性。4.3.4制定本部門檔案管理制度和操作規(guī)程，并定期進行檢查和修訂。5.流程5.1檔案編制各部門根據(jù)工作需要，編制相關檔案，并填寫檔案編制表。5.2檔案審核人事行政部門對檔案進行審核，確認檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。5.3檔案批準經(jīng)過審核的檔案，由相關部門負責人進行批準，確保檔案符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。5.4檔案歸檔經(jīng)過批準的檔案，按照規(guī)定的分類標準和歸檔程序進行歸檔，并填寫檔案歸檔表。5.5檔案利用檔案利用需經(jīng)過審核和批準程序，確保檔案的安全和合法性。利用后的檔案需及時歸檔。6.修訂記錄日期 修訂 狀態(tài) 修改內容 修改人 審核人 批準人7.參考文獻設備等信息，并按照規(guī)定進行編號、分類、標注和存儲。6.2.4檔案資料必須按照規(guī)定的分類、編號、歸檔期限和保密級別進行管理，確保檔案的安全和完整性。6.2.5檔案室必須對檔案資料進行定期檢查和整理，及時更新檔案目錄和檔案管理系統(tǒng)，保證檔案的及時性和準確性。6.2.6檔案資料的借閱必須按照規(guī)定的程序和權限進行，借閱人必須填寫借閱申請表并經(jīng)過審批，借閱期限一般不超過一個月，如有特殊情況需延長借閱期限，必須重新申請并經(jīng)過批準。6.2.7檔案資料的復制和傳遞必須經(jīng)過檔案室的批準，并按照規(guī)定的程序和方式進行，確保檔案的安全和保密。6.2.8檔案資料的銷毀必須按照規(guī)定的程序和方式進行，銷毀前必須進行鑒定，并填寫銷毀申請報告和銷毀目錄，經(jīng)過部門經(jīng)理、部門分管副總和總經(jīng)理的批準后方可進行銷毀，銷毀目錄和批準文件必須歸檔保存。6.3檔案管理的責任和監(jiān)督6.3.1公司領導必須高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理工作的指導和監(jiān)督，確保檔案管理工作的順利進行。6.3.2部門經(jīng)理必須對本部門的檔案管理工作負責，制定本部門的檔案管理制度和工作計劃，并組織實施，確保檔案資料的及時歸檔、整理、借閱和銷毀。6.3.3檔案室負責公司檔案管理工作的組織和實施，制定檔案管理制度和工作計劃，負責檔案資料的收集、分類、編號、歸檔、整理、借閱、復制、傳遞和銷毀等工作，確保檔案資料的安全、完整和準確性。6.3.4公司內部審計部門和外部審計機構有權對公司的檔案管理工作進行審計和檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題和不足提出整改意見和建議，并跟蹤督促整改。重要合同、協(xié)議書等文件；（8）公司重大決策、重要事件的相關文件；（9）公司歷史沿革、發(fā)展變化的資料等。b)長期保存：（1）公司各項管理制度、規(guī)章制度、操作規(guī)程等文件；（2）公司各類檔案資料，如人事檔案、財務檔案、項目檔案等；（3）公司重要活動的聲像資料等。c)短期保存：（1）日常工作中產(chǎn)生的各類文件、資料等；（2）員工外出公務活動的檔案資料等。6.5檔案資料的借閱和查閱6.5.1檔案資料的借閱a)借閱檔案資料必須填寫借閱申請表，并經(jīng)主管領導批準后方可借閱。b)借閱檔案資料必須在檔案室內查閱，不得帶出檔案室外。c)借閱期限一般不超過七個工作日，如需延長必須重新填寫借閱申請表，并經(jīng)主管領導批準后方可延長。d)借閱的檔案資料必須保持完整、不得涂抹、撕毀、刪改等損壞檔案。6.5.2檔案資料的查閱a)查閱檔案資料必須填寫查閱申請表，并經(jīng)主管領導批準后方可查閱。b)查閱檔案資料必須在檔案室內查閱，不得帶出檔案室外。c)查閱檔案資料必須按照檔案管理員的指示進行，不得私自翻看、拍照等。d)查閱檔案資料必須保持完整、不得涂抹、撕毀、刪改等損壞檔案。6.6檔案資料的銷毀a)檔案資料的銷毀必須經(jīng)過主管領導批準，并按照規(guī)定程序進行。b)應當根據(jù)文件保存期限，及時對文件進行審查，及時銷毀已經(jīng)失效的文件，避免占用寶貴的檔案空間。c)銷毀檔案資料必須做好記錄，并保留銷毀記錄至少五年。不動產(chǎn)所有權和其他債權憑證，工程設計和竣工資料等需要永久保存的文書，應當按照規(guī)定進行保存。預算和決算書，會計憑證，事業(yè)計劃資料等需要長期保存的文書，應當按照規(guī)定保存。期滿或解除的合約以及其他需要短期保存的文書，應當按照規(guī)定進行保存。各種規(guī)章應由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門根據(jù)其有效期間進行保存。部門內檔案交接時，員工工作變動或離職的，需要填寫檔案移交清單，由部門負責人指定的檔案接收人核實無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，也需要填寫檔案移交清單，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，公司檔案管理員見證。檔案移交公司的流程包括經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。檔案交接審核要求包括審查卷次號、目次號是否與清單相符，如沒有立卷，應檢查文件標題、編號是否與清單相符；正本及過程資料是否完整，如有短缺，應立即補齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門補辦；與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。建檔立卷應按照檔案分類的原則，將案件歸檔并編號，每一檔夾封面內首頁應設卷內目錄表，便于查考。移交人標題名稱頁數(shù)原/復日期日期備注移交單位收件單位注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)壹份。檔案借閱審批單記錄編號：日期：借閱部門：借閱內容序號：借閱人：使用目的：分管副總：人事行政部分管副總：其他部門經(jīng)理：借閱部門經(jīng)理：總經(jīng)理：復印借閱歸還日期：備注：附件三檔案移交清單表移交性質：檔案類別：合計數(shù)量：保管期限：永久/長期/短期：檔案所屬年度：移交說明：移交人：接收意見：接收人：移交人（部門）：接收人（部門）：經(jīng)辦人：移交日期：年月日經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日附件四受控文件清單文件編號：文件名稱：發(fā)行日期：最新版號：發(fā)放部門：舊版收回記錄：附件五歸檔案卷目錄卷宗號：目錄號：部門：起止日期：卷內張數(shù)：保管期限：備注：案卷順序號：立卷類目號：案卷標題：附件六閱檔催還單同志：您所調閱的下列檔案還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調閱規(guī)則于月日前送還。檔案室年月日檔號：文號：名稱：借期：送還期：數(shù)量：宗冊：備注：附件七檔案調用單檔案名稱：調閱部門