學(xué)院檔案工作管理規(guī)范根據(jù)教育部、國家檔案局發(fā)布的《高校檔案管理辦法》文件精神，結(jié)合我校檔案工作具體情況，特制定本規(guī)范。第一章檔案立卷歸檔一、按國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位、部門檔案工作實際，認(rèn)真鑒定各類檔案材料歸檔與不歸檔的范圍。二、堅持文書處理部門和各業(yè)務(wù)部門立卷歸檔制度。凡屬文書、科技、會計等各門類檔案歸檔范圍內(nèi)的文字材料、圖表、聲像、照片等均由承辦部門負(fù)責(zé)收集，并按有關(guān)要求立卷歸檔。三、各類文件材料立卷歸檔時間除有特殊規(guī)定外，一般都要在翌年六月以前立卷歸檔完畢。四、確保檔案齊全完整，保持立卷歸檔文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。五、保證立卷歸檔質(zhì)量，要求組卷合理、整理規(guī)范、編號準(zhǔn)確、字跡整潔美觀。各類檔案整理均應(yīng)符合國家檔案行政部門或有關(guān)專業(yè)主管部門的業(yè)務(wù)規(guī)范要求。第二章檔案管理一、凡屬于本單位、部門歸檔范圍內(nèi)的各類文件材料，必須按規(guī)定向?qū)W校檔案館移交，實行統(tǒng)一管理。二、針對文書、科技、財務(wù)檔案及其他專門檔案的特點(diǎn)及載體的差異，采用不同的保管形式和方法。三、學(xué)校檔案館接受檔案時，應(yīng)進(jìn)行審查，根據(jù)案卷目錄查點(diǎn)清楚，及時入庫。四、檔案庫房管理要按照國家有關(guān)規(guī)定做好防火、防光、防毒、防盜、防鼠、防高溫高濕、防有害氣體等工作，確保檔案安全。五、保持庫房整潔，定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對工作。發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，對破損檔案應(yīng)及時搶救。六、非檔案館管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。七、檔案有關(guān)資料的收集、移交、銷毀，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)和審批制度。八、學(xué)校檔案館應(yīng)定期會同各相關(guān)單位、部門對超過保管期限的檔案進(jìn)行審查、鑒定，經(jīng)過鑒定，對確無保存價值的檔案提出銷毀建議，報分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。九、對已批準(zhǔn)需銷毀的檔案，必須在歸檔總目錄上予以注銷，并執(zhí)行兩人簽字和兩人監(jiān)銷制度。十、檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，配備必要的設(shè)備設(shè)施。十一、檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具。第三章檔案利用（借閱）一、檔案借閱（一）檔案利用必須嚴(yán)格遵守保密制度。查閱人不能隨意離開查閱室，外單位來我校查閱未開放的檔案，除須持有單位介紹信外，還須經(jīng)我校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱，不得抄錄或借出。學(xué)校各部門借閱檔案，必須辦理借閱手續(xù)。（二）非檔案館工作人員未經(jīng)許可，不能進(jìn)入檔案庫房查找檔案材料。（三）機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》要求辦理。（四）檔案管理工作人員應(yīng)做好檔案登記和效果記錄，做好信息反饋、總結(jié)經(jīng)驗，促進(jìn)檔案管理工作的開展。（五）查閱檔案應(yīng)在檔案室（或閱文室）進(jìn)行，不得改變檔案原始狀態(tài)，不得在檔案文件上劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀，確保檔案的原貌與整潔。特殊情況需借出的，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時間不得超過一周，需繼續(xù)使用者必須辦理續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。所借檔案不得轉(zhuǎn)借他人或無關(guān)人員閱讀。（六）借閱人員如出差或調(diào)動工作，應(yīng)將所借檔案材料全部歸還檔案管理部門。（七）借閱檔案歸檔時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核查無誤后，在《檔案借閱登記表》上注銷并簽字。如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有缺頁缺卷現(xiàn)象，應(yīng)立即要求借閱人彌補(bǔ)，如有遺失，應(yīng)由借閱人所在單位寫出書面報告，按有關(guān)規(guī)定處理。（八）珍貴的實物檔案，重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不得借出。（九）凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴(yán)格按照國家《檔案法》《保密法》追究法律責(zé)任。二、檔案的復(fù)制（一）普通檔案材料應(yīng)在檔案管理部門復(fù)印。（二）涉密檔案一般不得復(fù)制。特殊情況需要復(fù)制的機(jī)密（含）以下檔案，需經(jīng)擬復(fù)制單位、部門負(fù)責(zé)人和檔案館主要負(fù)責(zé)人、必要時經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。復(fù)制絕密級檔案需經(jīng)文件制定機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。（三）外單位復(fù)制檔案資料，需持單位介紹信，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。第四章檔案保密一、嚴(yán)格遵守《保密法》《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》。二、不因工作以外的原因打聽國家秘密或案件情況。三、不在公共場所，不和家屬、子女、親友談及國家機(jī)密。四、不在私人交往中泄露國家秘密和案件情況。五、不私自抄錄、復(fù)印秘密文件資料。六、不攜帶秘密文電和案卷到宿舍和公共場所。七、不用普通電話和無線電話傳遞國家秘密事項。八、不用傳真機(jī)傳輸秘密文件。九、不在個人著作和文章中引用國家秘密。十、發(fā)現(xiàn)泄密問題時要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采用補(bǔ)救措施，防止擴(kuò)散。第五章檔案人員崗位職責(zé)一、嚴(yán)格遵守并執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》，認(rèn)真貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的方針政策。二、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，堅持四項基本原則，努力提高政治思想水平。熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高自身的文化、業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、認(rèn)真收集、鑒定、歸檔、整理本部門的檔案材料。積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校的各項工作服務(wù)。四、嚴(yán)格遵守黨和