第第頁社會保險檔案管理辦法范文

【關鍵詞】社會保險檔案管理規(guī)范標準

社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度整改的深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為社保部門的一項重要任務。筆者結合自己的實踐，就如何做好社保檔案工作談一些粗淺的見解。

一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義

（1）加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險整改的需要。隨著社會保險整改的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險整改的進程。

（2）加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標準進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（3）加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務工作進行回顧整理、總結，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動?？梢詾闆Q策者提供準確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

二、目前社會保險檔案管理的現(xiàn)狀

（1）對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況，在全國普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業(yè)務人員也存在概念不清，認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠。

（2）社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構，不少社保經(jīng)辦機構不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務材料都存放在業(yè)務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。

（3）缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標準和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

（4）手段落后，管理水平低，跟不上社會社會保險制度整改的快節(jié)奏。近兩年隨著社會保險業(yè)務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現(xiàn)有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業(yè)人才，因而未能發(fā)揮出應有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計更為艱難，直接影響了工作的進展。

（5）社保檔案人員業(yè)務培訓少，業(yè)務水平亟待提高。社保經(jīng)辦機構對檔案人員的業(yè)務培訓較少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓的兼職檔案工往往業(yè)務水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強社會保險檔案管理的設想

（1）提高認識，加強領導。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（2）健全制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計賬簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。

（3）盡快制定社會保險檔案管理辦法，將社會保險檔案工作納入規(guī)范化管理。管理辦法應就社會保險檔案存儲的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責、檔案管理軟件的開發(fā)與應用等做出較為詳實的規(guī)定，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系。

（4）“軟”、“硬”一起上，實現(xiàn)社會保險檔案的微機一體化管理。各級社會保險部門應克服資金緊張的困難，購置先進的微機設備裝備檔案室。在機型上在一個省內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎。同時應著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險部門統(tǒng)一組織實施。

加強和規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，是推進社會保險經(jīng)辦機構“三化”建設的重要內(nèi)容，也是提升經(jīng)辦能力和管理水平的有效途徑。近年來，我們以社會保險經(jīng)辦服務標準化建設為契機，著眼長遠，把社會保險業(yè)務檔案管理列入標準化建設的重要內(nèi)容，提出以檔案管理為抓手，推進標準化建設的目標。通過工作，我們深切地體會到，檔案的規(guī)范、統(tǒng)一、完整、安全是經(jīng)辦服務標準化建設的一項重要內(nèi)容。檔案管理推動了標準化建設，提升了經(jīng)辦服務水平，提高了廣大參保對象對經(jīng)辦服務的滿意度，促進了經(jīng)辦工作全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

一、目前現(xiàn)狀

企業(yè)社會保險業(yè)務檔案管理是隨著國家社會保險檔案管理政策的出臺而不斷規(guī)范和完善的，自行業(yè)統(tǒng)籌移交地方管理以來，在地方政府沒有新政策規(guī)定的前提下，企業(yè)社會保險業(yè)務檔案基本是按險種及其業(yè)務的關聯(lián)性的分類保管，實質(zhì)上是一種自成體系而又較為傳統(tǒng)的管理模式。近兩年，地方政府對社會保險業(yè)務檔案管理有了新的分類要求和標準，主要包括社會保險管理類、社會保險費征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、醫(yī)療保險待遇類、失業(yè)保險待遇類、工傷保險待遇類、生育保險待遇類、社會保險業(yè)務統(tǒng)計報表類和社會保險稽核監(jiān)管類共九大類，并且有了具體的標準和項目明細。目前，企業(yè)已按照新的政策規(guī)定逐步規(guī)范和完善社會保險業(yè)務檔案管理。

二、存在問題

（一）信息化程度不高

我們目前的檔案管理工作還只是紙質(zhì)檔案組卷和歸檔，按照檔案管理辦法中對社保電子文檔建立工作的要求，運用掃描、數(shù)碼拍攝等技術對檔案進行數(shù)字化處理程度有待加強，在了解利用需求，開發(fā)利用檔案信息資源，沒有科學的可行方法，信息化管理程度不夠，達不到兩者的規(guī)范統(tǒng)一，利用效果不夠全面。

（二）早期檔案歸檔缺乏具體標準依據(jù)

為方便工作查閱需要，在政府社會保險業(yè)務檔案管理辦法出臺之前，我們按險種及其業(yè)務的關聯(lián)性，分別對各崗位形成的社會保險業(yè)務材料進行了自行裝訂與整理，因缺乏具體的標準依據(jù)，整理的材料與現(xiàn)行的材料歸檔要求有一些出入，主要表現(xiàn)在歸檔材料整理方面，如排列順序不一致、缺少案卷目錄、備考表及順序編號等，對確保檔案的證實性、完整性以及按要求存檔影響較大，在整理過程中是否僅編制備考表或復制相關資料進行必要的補充，使其較為符合規(guī)范和相關標準。

（三）整理與管理缺乏長期性

社會保險業(yè)務檔案整理是對其業(yè)務運行過程中，將某一類或某一時段形成的基礎資料進行整理和分類的具體化，而社會保險業(yè)務檔案管理則是需要不斷的規(guī)范和完善，是一項長期的基礎管理工作。二者既有聯(lián)系又有區(qū)別，但二者在實際工作中程度不同的影響了檔案管理工作。具體來說，一是重視不夠，工作中習慣將業(yè)務重點放在社會保險基金的收繳、上解、支付與發(fā)放，對形成的業(yè)務材料收集，材料內(nèi)容、手續(xù)完備方面不夠重視，顧及不多，導致材料收集不及時，手續(xù)不齊全，不符合歸檔要求，造成人力、物力上的重復工作，影響工作效率。二是檔案管理水平有待提高，由于是首次開展社會保險業(yè)務檔案的整理歸檔工作，我們雖然抽調(diào)人員參加地方政府組織的培訓，但在實際整理操作過程中還是出現(xiàn)了一些具體的問題，造成處理方法欠周全等，這就需要進一步提高管理水平。三是對于形成時間久遠的材料，缺乏統(tǒng)一的標準和制度。由于企業(yè)歸檔材料是從社會保險業(yè)務一開始就已經(jīng)形成，年代久遠，材料不規(guī)范、整理困難。我們按要求在整理好規(guī)定年限內(nèi)資料的基礎上，需要有針對性的制定措施，將這一部分資料盡量靠近新的標準和整理規(guī)則，使之達到標準，歸檔入庫。

三、解決方法

（一）加大宣傳力度，積極營造貫徹社會保險檔案管理辦法和業(yè)務材料歸檔整理規(guī)則的良好氛圍。要抓住有利的時機，加大對社會保險業(yè)務檔案工作的宣傳力度，組織有關人員認真學習社會保險業(yè)務檔案工作的標準化，規(guī)范化的有關要求，統(tǒng)一使用業(yè)務材料歸檔整理規(guī)則所規(guī)定的檔案卷盒、卷皮和目錄表格。

（二）因地制宜，促進社會保險業(yè)務檔案工作的有序發(fā)展。要對以前年度形成暫未按新標準整理的社保業(yè)務材料徹底清理，分別不同情況做出妥善處理。一是對達到國家規(guī)定保管期限的社會保險業(yè)務檔案，在確認無遺留問題后，統(tǒng)一登記造冊，按規(guī)定程序審批銷毀。二是對列為永久和保管期限較長的重要社會保險業(yè)務材料，逐年抽出，統(tǒng)一按照社會保險業(yè)務材料歸檔整理規(guī)則認真整理歸檔；但要達到管理有序、便于查閱的要求。三是原形成的材料與社會保險業(yè)務材料歸檔整理規(guī)則所規(guī)定的范圍、種類、名稱等不一致，清理