Important&SelectedDocuments公司檔案管理規(guī)定為加強公司的檔案管理，保證檔案收集、整理、存放、保護和利用各環(huán)節(jié)規(guī)范、有序，根據(jù)國家檔案管理相關規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理、分級查詢的原則。公司行政人事部作為檔案工作主管部門，統(tǒng)一領導各部門檔案工作，制訂檔案管理規(guī)章制度和工作標準，并負責對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。各部檔案工作是管理的基礎性工作，各部門要高度重視，確保檔案工作所Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments2.做好各類檔案的接收、整理、建帳、建卡、保管、統(tǒng)計等工作。檢查、4.編制各類檔案的檢索工具和參考資料，積極開展咨詢服務和提供利用工6.嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保檔7.有權督促有關部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料；有權拒絕接收不符合要求的文件材料；有權拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔8.公司檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理2．認真履行所屬部門檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查職責，定期向行政人5．嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments本規(guī)定所指檔案是指公司在各項職能活動中形成的具有保存和利用價（三）物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖（一）凡是企業(yè)在各項職能活動中形成的具有保存價值的文件材料均應收Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（二）各種文件材料的收集和積累，根據(jù)工作性質(zhì)，由各相關部門和相關（三）檔案管理人員要保持實時收集具有保存價值文件材料的意識，如發(fā)（四）在收集內(nèi)部形成的文件材料及具保存價值的外來文件資料時，如有證、建筑許可證、預售許可證等各類項目批準證書、建筑圖、施工圖、施錄(地基處理記錄、結(jié)構安裝校正記錄，預應力構件施工記錄等)、建(構)Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments隱蔽工程的驗收記錄、工傷事故發(fā)生及處理記錄（如有）、項目圖紙會審記錄、設計變更通知、技術核定單、重要技術決定和文件、驗收總結(jié)報告3．委托管理階段信息：委托管理招標文件、物業(yè)管理投標文件(物業(yè)管理4.招商階段信息：招標物業(yè)的平面圖紙、招租許可證及委托書、租金及管理制度、各部門工作記錄、維修記錄（大、中、小修）、維修承包合同和本規(guī)定所指歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍。詳見《物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments1.檔案歸檔以前，文件材料形成后，應由文件材料形成部門或相關人員進（二）檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷（三）檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保（四）檔案的整理應遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)（五）檔案的整理應根據(jù)機構（問題）進行分類、劃分保管期限。劃分保Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments移交檔案應編制移交清冊，交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽（一）公司員工因工作需要，需從本部門查閱或借閱檔案時，查閱或借閱（二）公司員工查閱或借閱本人職能范圍外的一般性檔案，須經(jīng)查閱或借（三）公司員工查閱或借閱本部門重要或涉密檔案，除須查閱或借閱人所（四）公司員工查閱或借閱其他部門檔案資料，須經(jīng)本部門負責人及檔案（八）檔案借閱人對借出的檔案必須妥善保管，必須對檔案的安全、保密和完整負責，不得隨意亂放和毀損、涂改檔案的內(nèi)容，更不得隨意轉(zhuǎn)借他（九）檔案借閱人在辦理完有關事項后應及時歸還或在指定的期限內(nèi)歸還Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（十）各部門檔案管理員對所借檔案應定期跟蹤，并做好登記。借出后歸還的檔案，檔案管理員須逐件逐頁檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告有關領（十一）檔案在利用或公布時，不得損害國家、社會和其他組織的利益，（一）各部門應定期對所保管的檔案進行鑒定，對確無保存價值或保管期（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在檔案管理部門負責人的主持下，組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工（三）經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并經(jīng)行政人事部（一）為了準確了解檔案保存情況，各部門檔案管理員要認真做好檔案統(tǒng)（二）檔案統(tǒng)計包括：基本情況年報、各類檔案情況統(tǒng)計、檔案目錄統(tǒng)計十二.檔案庫房(檔案柜)的管理Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（一）存放檔案必須使用專用檔案柜，檔案柜標識應醒目、美觀，便于查（二）檔案排列應按照年度、類別和案卷（檔案盒）的次序，從近到遠、（三）檔案庫房（如有）應保持清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁存放與檔案無關（四）檔案庫房（如有）應配備安全保護措施，切實做好防火、防盜、防潮、防熱、防磁、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的“十防”科學保護工（五）平時加強安全檢查，檔案庫房（如有）內(nèi)嚴禁吸煙、點火，嚴禁堆放易燃物品，提高警惕，對危及檔案安全的因素應及時采取得力措施予以（六）檔案庫房（如有）與辦公室分開，安裝鐵門、鐵窗，門隨開隨鎖，（七）檔案庫房（如有）應配備空調(diào)、溫度計、干濕度計等設施，保持室（八）檔案庫房（如有）應安裝窗簾，窗戶盡可能密封，門下端與地面盡可能避免縫隙或安裝橡皮墊，以達到防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的目（九）檔案管理人員每年或每半年應對保存檔案進行一次全面檢查，對破損、褪變檔案，應及時進行搶救、修復，發(fā)現(xiàn)短缺檔案應認真追查，及時Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（一）全體員工要增強保密觀念，嚴格遵守國家有關保密法規(guī)和檔案管理（三）檔案管理人員在收到重要文件材料后應立即收存整理，不得隨意擺（四）涉密檔案，必須妥善保管。絕密文件應存放在密碼文件柜中，原則（五）涉密檔案，若需查閱或借閱，應嚴格履行審批手續(xù)。原則上不借出Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments查閱部門查閱用途查閱部門查閱用途份數(shù)查閱人提供人份數(shù)查閱人提供人批準人備注式借閱人聯(lián)系方式借閱用途借閱人聯(lián)系方式借閱用途期借閱部門文號份數(shù)借閱日期提供人批準人借閱部門文號份數(shù)借閱日期容卷(盒)內(nèi)文卷(盒)內(nèi)文原期限銷毀原因銷毀日期銷毀人監(jiān)銷人備注件頁(件)數(shù)序號案卷或文件題名年度目錄號卷(盒)號或文號Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（一）黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議（二）黨組織建設、黨員管理、紀檢監(jiān)察工作（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作文件材料（一）企業(yè)籌備期可行性研究、申請、批準文件材料，企（三）企業(yè)領導（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層）和內(nèi)部機構構成、變更文件材料（七）綜合性行政事務,文秘、機要、保密工作Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料料Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments（八）其它應歸檔的物業(yè)項目管理工作形成的五、基本建設工作形成的文件材料（企業(yè)有該項料5、固定資產(chǎn)卡片2、年度財務報告（決算包括文字分析）2、會計檔案保管清冊3、會計檔案銷毀清冊4、銀行余額調(diào)節(jié)表Important&SelectedDocumentsImportant&SelectedDocuments十、物業(yè)項目形成的文件材料1、大廈規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構、設備的竣工圖、綠化平面圖、附設施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料2、竣工驗收合格報告、準許交付使用證等文件材料4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務協(xié)議，消防設施合格證，電梯準用證、年6、各種機電設備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料10、前期物業(yè)管理服務合同、物業(yè)管理服務合同及其它協(xié)議等文件材料12、裝飾裝修管理規(guī)定及巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報告記錄14、物業(yè)管理企業(yè)告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修企業(yè)函等文件材料16、申報達標、市優(yōu)、國家示范項目的爭創(chuàng)規(guī)劃、實施方案等文件材料22、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料23、特約服務等文件材料26、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、各專業(yè)服務