第14頁共14頁文書檔案管理制?度模板檔案是?由文件轉(zhuǎn)化而來?的，文件是檔案?的前身，檔案是?文件的歸宿。檔?案是單位各項工?作的真實記錄，?是各項事業(yè)持續(xù)?發(fā)展的重要依據(jù)?，既能指導(dǎo)現(xiàn)實?工作又能為查考?歷史提供重要的?憑據(jù)。如何做好?文書和檔案檔案?管理人員的歷史?責(zé)任。通過一年?的學(xué)習(xí)，結(jié)合實?踐談?wù)剬ψ龊梦?書和檔案工作的?認(rèn)識和體會。?一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重?視是做好文檔工?作的前提1、?愛崗敬業(yè)，爭取?領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)?導(dǎo)是否重視文檔?工作，在很大程?度上取決于對文?檔人員工作的滿?意度。因此，要?想使單位的文書?檔案工作有起色?，首先要爭取領(lǐng)?導(dǎo)重視，文檔工?作人員還要注重?完善自我，熱愛?本職工作，忠于?職守，忠實肯干?，發(fā)揮主觀能動?性，干出業(yè)績，?干出水平，讓領(lǐng)?導(dǎo)滿意，更好地?為單位的發(fā)展服?務(wù)。2、加強?宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)?的檔案意識。單?位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工?作不夠重視，大?多都是因為缺乏?檔案意識，認(rèn)為?文書和檔案工作?不是主要的部門?，可有可無。這?就需要文檔人員?經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳?文檔工作。首先?，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯?報文書和檔案工?作情況，使領(lǐng)導(dǎo)?受觸動、受啟發(fā)?；其次，要努力?做好檔案服務(wù)工?作，及時為領(lǐng)導(dǎo)?提供上險惡機關(guān)?和檔案部門下發(fā)?的相關(guān)文件材料?，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔?案利用信息，使?領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到?文書檔案工作的?重要性。二、?實施文檔管理現(xiàn)?代化是加強文檔?管理工作的必由?之路隨著改革?的深入發(fā)展，文?檔管理面臨著許?多亟待解決的問?題，諸如文件和?檔案數(shù)量越來越?多，給保管和提?供利用帶來困難?。管理方法手段?的落后直接影響?了文件和檔案質(zhì)?量等，只有實現(xiàn)?文檔管理現(xiàn)代化?，才能有效地加?以解決。1、?掌握現(xiàn)代化管理?技能，提高綜合?素質(zhì)。電子計算?機技術(shù)在文檔管?理中的運用，使?文件的形成、運?行、積累、轉(zhuǎn)換?等各個環(huán)節(jié)與自?動化辦公相銜接?，系統(tǒng)地完成文?件的起草、修改?、刪減、檢索、?打印、登記、統(tǒng)?計等工作，這種?現(xiàn)代化管理技術(shù)?，迫切需要文檔?管理工作者去掌?握和運用。文檔?管理數(shù)字化、信?息化是信息社會?對文檔工作的必?然要求，也是文?檔工作者的努力?方向。所以，文?檔管理人員要結(jié)?合本崗位工作，?邊學(xué)習(xí)邊操作，?在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)?的同時，特別要?注重計算機知識?、信息技術(shù)的學(xué)?習(xí)，努力使自己?成為綜合型文檔?管理人才。2?、利用現(xiàn)代化技?術(shù)整理檔案。紙?質(zhì)檔案的整理工?作繁瑣，勞動強?度大。而利用計?算機整理文件，?則可以收到事半?功倍的效果。在?人工立卷時，立?卷人根據(jù)自己的?理解對文件進行?分類，雖然都按?照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，?但因每個人的理?解同，對同一個?文件的分類不盡?相同，就不可避?免地產(chǎn)生分類不?準(zhǔn)確的，影響案?卷的質(zhì)量，給今?后的利用工作帶?來不便。而按照?新的《歸檔文件?整理規(guī)則》，不?需要擬定案卷標(biāo)?題，以件為單位?，不僅省時省力?，而且利用計算?機檢索達到方便?快捷，既降低了?人為因素在文件?歸檔工作中的影?響，又可發(fā)揮?計算機管理優(yōu)勢?，提高了工作效?率。真正達到了?簡化整理、深化?檢索的目的。?3、改進立卷方?式，提高現(xiàn)代化?管理水平。傳統(tǒng)?的立卷方式存在?一些不足之處，?不利于檔案的鑒?定上文已有所?涉及。改革立卷?方式，便于文書?檔案的立卷、接?收、鑒定，已是?勢在必行。以件?為單位組卷并輔?助以計算機管理?的立卷方法，雖?處于嘗試階段，?僅其便于隨時剔?除無保存價值文?件的優(yōu)勢就是顯?而易見的。這種?立卷方式在鑒定?時，如剔除某份?文件，可不必考?慮拆卷這一棘手?問題。另外，利?用計算機輔助管?理檔案，在檔案?的保管期限進行?調(diào)整時，可利用?計算機進行檢索?工具的調(diào)整、刪?改，大大提高了?工作效率。三?、加強在職教育?，提高文書檔案?管理人員的整體?素質(zhì)文書和檔?案管理人員的業(yè)?務(wù)能力直接影響?檔案管理工作的?質(zhì)量，為了使檔?案工作人員能夠?適應(yīng)工作的需要?，要充分發(fā)揮檔?案工作工作人員?的積極性、主動?性和例行性，努?力提高文檔人中?販知識水平和管?理能力。由于文?件及檔案種類和?載體的多樣化，?管理方法要不斷?更新，因此，對?文檔工作人員在?業(yè)務(wù)知識、科學(xué)?知識以及管理操?作能力等方面都?提出了新的更高?要求。原來那些?傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識?與工作方法，已?不能適應(yīng)新的形?勢，所以，必須?對文檔人員進行?在職教育培訓(xùn)，?盡快培養(yǎng)一批既?能掌握新技術(shù)，?又能熟悉文檔專?業(yè)知識的人才。?1、進一步提?高文檔管理人員?對文檔工作的認(rèn)?識，增強管理意?識。文檔管理?是一項專業(yè)性很?強的工作，它要?求管理人員既要?有高度的工作責(zé)?任感、良好的職?業(yè)道德、求真務(wù)?實的工作態(tài)度、?樂于奉獻的工作?精神，又要有扎?實的專業(yè)理論知?識、科技知識，?尤其是運用現(xiàn)代?化科技手段和先?進的管理方法管?理文檔的基本技?能。因此，文檔?管理工作人員只?有具備扎實的專?業(yè)知識，開拓視?野、優(yōu)化知識結(jié)?構(gòu)、提高綜合素?質(zhì)，才能做好新?時期的文檔管理?工作。一是通過?各種形式宣傳《?檔案法》、《檔?案人員職業(yè)道德?》、《文書學(xué)》?和國家有關(guān)文檔?工作規(guī)定，使文?檔案管理人員充?分認(rèn)識到搞好文?檔管理工作是自?己應(yīng)盡的法律責(zé)?任和義務(wù)；二是?把文件材料的形?成、積累、歸檔?、收集、整理、?鑒定、統(tǒng)計和開?發(fā)利用作為檔案?人員的職責(zé)范圍?，建立一個文檔?管理組織的領(lǐng)導(dǎo)?體系，加強對文?檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、?檢查和考核，不?斷提高文檔管理?工作水平。2?、文書管理人員?應(yīng)該認(rèn)真履行崗?位職責(zé)，做到以?下十點：一、?做好上級文件的?接收、打印、分?類、登記工作，?及時提供給有關(guān)?領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴(yán)格?執(zhí)行文件傳閱制?度，需傳閱文件?做到及時呈送和?催收。按照檔案?管理的規(guī)定，定?時做好文書檔案?歸檔立卷工作，?隨時備用查閱。?二、負(fù)責(zé)黨政?部門的文件、總?結(jié)、計劃、報告?、報表、信函的?打印、復(fù)印。凡?交付打印的文件?、材料，按順序?及時登記打印。?急件要隨到隨打?。保證打印文件?、材料的質(zhì)量。?三、負(fù)責(zé)向校?區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送?文件、材料；取?送報刊信件并負(fù)?責(zé)分發(fā)。負(fù)責(zé)?到校外等單位取?送文件、材料和?復(fù)印文件、材料?等。接轉(zhuǎn)電話，?下達校內(nèi)臨時性?通知等。四、?負(fù)責(zé)計算機通信?專網(wǎng)傳輸政府公?文的接收，切實?落實電子公文接?收工作管理制度?，加強設(shè)備維護?，確保電子公文?接收辦理的及時?、準(zhǔn)確、安全。?五、及時收集?、催要校內(nèi)各組?室、各部門應(yīng)該?存檔的材料，立?檔備用備查。做?好建立綜合檔案?室的準(zhǔn)備工作，?待條件成熟盡快?建起綜合檔案室?。六、負(fù)責(zé)升?旗、集會等集體?活動的出勤檢查?；與辦公室其他?人員共同做好平?日教職工的出勤?抽查統(tǒng)計工作；?做好教職工月工?作量津貼和學(xué)校?考核效益獎的計?算統(tǒng)計工作。?七、保管學(xué)校禮?品及行政辦公室?公共財產(chǎn)；保管?辦公用品并負(fù)責(zé)?分發(fā)等。與其他?人員共同做好檔?案室、接待室、?會議室、領(lǐng)導(dǎo)辦?公室的管理、清?潔衛(wèi)生及整理工?作，樹立良好的?服務(wù)意識。八?、做好校外來訪?人員的接待工作?。九、負(fù)責(zé)節(jié)?假日辦公室值班?，接收、呈報文?件。十、嚴(yán)格?執(zhí)行保密制度。?3、強制度建?設(shè)，建立長效培?訓(xùn)機制。首先?，要建立健全在?職教育的長效管?理制度，如省檔?案局及地市檔案?局舉辦的各類專?業(yè)培訓(xùn)班；其次?，要建立在職教?育的約束和激勵?機制。約束和激?勵機制可以保全?文檔管理工作人?員產(chǎn)生緊迫感和?危機感，積極主?動地參加在職教?育，努力更新知?識，提高業(yè)務(wù)能?力和水平。比如?，將在職教育與?文書檔案人員專?業(yè)技術(shù)職稱評定?掛鉤，對不參加?檔案專業(yè)知識培?訓(xùn)的聘資格，激?勵礦床澆花奧地?利增強參加在職?教育的主動性和?積極性。4、?確在職教育的原?則，選擇課程內(nèi)?容。相對于正規(guī)?學(xué)校教育而言，?在職教育具有更?直接的目的性、?現(xiàn)實性和時效性?。在職教育應(yīng)從?實際出發(fā)，按崗?位、分層次、多?渠道、多形式地?進行。堅持“學(xué)?用結(jié)合、按需施?教、注重實效”?的方針，切實遵?守學(xué)有所用、用?有所長的原則。?第一，學(xué)習(xí)文?檔專業(yè)知識。為?文檔專業(yè)人員提?供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔?專業(yè)知識的新理?論、新方法、新?觀念的機會，彌?補一次性教育的?不足；第二，相?關(guān)學(xué)樣知識。文?書和檔案工作融?會了許多相關(guān)學(xué)?科知識，如哲學(xué)?、歷史學(xué)、心理?學(xué)、行為學(xué)、公?共關(guān)系學(xué)等；在?職教育應(yīng)注重對?相關(guān)科學(xué)知識的?補充和更新；第?三，現(xiàn)代科技知?識?，F(xiàn)代科學(xué)技?術(shù)的廣泛應(yīng)用是?文檔工作的特征?之一，也是文檔?現(xiàn)代化管理的標(biāo)?志之一，文檔工?作者應(yīng)加強對信?息技術(shù)、計算機?、科技軟件等新?技術(shù)的學(xué)習(xí)。?四、做好文書檔?案收集工作是檔?案管理的關(guān)鍵?（一）具體到一?個立檔單位，保?證文書檔案收集?工作的方法是制?定文書檔案歸檔?制度，包括歸檔?范圍、歸檔時間?和歸檔要求。集?工作包括三方面?內(nèi)容：一是對本?機關(guān)需要歸檔檔?案的接收工作；?二是檔案館對各?現(xiàn)行機關(guān)和撤消?機關(guān)具有長久保?存價值的檔案的?集中和接收工作?；三是檔案館對?歷史檔案的接收?和征集工作。?1、歸檔范圍?（1）確定歸檔?范圍需考慮三個?因素a機關(guān)的?職能活動b文?辦理完畢c有?查考利用價值?（2）內(nèi)容a?級針對本機關(guān)的?指導(dǎo)性公文b?級機關(guān)主要職能?活動中形成的公?文材料c級機?關(guān)呈送的報請類?公文d級或不?相隸書機關(guān)重要?的商洽性或?qū)徟?性公文（3）?注意問題：a?合辦理的公文；?b本機關(guān)內(nèi)部?負(fù)責(zé)人兼任其他?機關(guān)職務(wù)時c?本機關(guān)內(nèi)部的公?文如計劃、總結(jié)?、會議記錄2?、歸檔時間一般?在第二年___?_月底之前3?、歸檔要求a?類、份數(shù)以及每?份文件的頁數(shù)?b卷封面填寫、?卷內(nèi)文件排列、?編頁、目錄及備?考；c案卷要?系統(tǒng)排列，交接?時履行手續(xù)；?d字跡材料要符?合耐久性要求；?e公文必須是?正式的生效的公?文（二）嚴(yán)格?按歸檔制度規(guī)定?進行接收。收集?工作是文書檔案?管理工作的前提?和基礎(chǔ)，收集質(zhì)?量決定文書檔案?管理的質(zhì)量。歸?檔的文件材料應(yīng)?當(dāng)齊全完整，并?符合長期保管的?質(zhì)量要求。齊全?完整是指歸檔文?件材料在種類、?份數(shù)以及每份文?件的頁數(shù)等方面?都保持齊全完整?。質(zhì)量要求是指?歸檔的文件材料?不僅要求內(nèi)容上?客觀、真實，而?且在制成材料特?別是書寫材料方?面要利于文件的?長期保存。歸檔?的文件材料應(yīng)當(dāng)?精練準(zhǔn)確，并反?映單位的主要職?能。（三）建?立相關(guān)制度加強?零散文件的收集?1、將文件材?料的形成積累納?入有關(guān)部門和人?員的責(zé)任制。?2、建立外出開?會人員帶回材料?歸檔制度。3?、保證工作變動?人員手中材料歸?檔制度（四）?明確具體人員職?責(zé)，保證歸檔文?件齊全完整1?、公文處理程序?運轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)?明確由文書人員?負(fù)責(zé)收集。2?、于各種會議文?件應(yīng)規(guī)定由各單?位辦公室主任或?秘書人員負(fù)責(zé)收?集并向檔案部門?移交。3、位?的綜合性文件，?如規(guī)章制度、計?劃、總結(jié)、報表?等應(yīng)由文書人員?負(fù)責(zé)收集。一般?指不走收發(fā)文程?序的文件。4?、各部門形成的?文件，應(yīng)由該部?門指定的兼職檔?案員負(fù)責(zé)收集并?向檔案部門移交?。五、加強入?檔文件的管理，?確保入選檔案的?使用價值1、?改革現(xiàn)行文書檔?案保管期限表，?便于鑒定操作。?當(dāng)前鑒定工件依?據(jù)的《文書檔案?保管期限表》存?在諸多對鑒定工?作不利之處，應(yīng)?進行必要的改革?。一是調(diào)整不合?理的保管期限，?如原保管期限表?中，組織關(guān)系介?紹信、下級報送?文件、上級下發(fā)?文件、提案類等?文件，保管期限?劃分偏高，進館?后多數(shù)無人問津?，占據(jù)了庫房，?又為鑒定工作增?添了負(fù)擔(dān)。二是?從檔案館角度制?定文書檔案保管?期限表。如果僅?從一個單位角度?劃定保管期限，?必然會導(dǎo)致檔案?館各全宗檔案的?重復(fù)，影響檔案?鑒定工作。如干?部任免、各類審?批表、下級單位?報送的年度以上?的報表等，涉及?單位都要移交進?館。這些問題如?不在立卷劃定保?管期限時解決，?進館后依靠檔案?館鑒定剔除，難?度相當(dāng)大。三是?保管期限劃定盡?量明確。只有短?期、長期、永久?界定保管期限，?在鑒定時不易掌?握。如長期為_?___年，跨越?年度如此之大，?令鑒定人員無所?適從。2、注?重進館質(zhì)量，少?一些無價值檔案?進館。從某種義?上講，檔案在進?館之前，已多次?涉及到鑒定工作?。一是檔案室人?員在立卷、確定?保管期限時的篩?選、鑒定；二是?檔案指導(dǎo)部門定?期對案卷質(zhì)量檢?查時涉及到鑒定?；三是檔案館接?收之前對案卷進?行的檢查。在這?三個鑒定環(huán)節(jié)中?，立卷鑒定環(huán)節(jié)?是確保案卷質(zhì)量?的關(guān)鍵，檔案局?館的指導(dǎo)、檢查?是進一步保障。?因此為保證檔案?進館質(zhì)量，應(yīng)提?高立卷人員業(yè)務(wù)?素質(zhì)，在立卷環(huán)?節(jié)就使保管期限?劃分準(zhǔn)確；在指?導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)?將案卷質(zhì)量作為?重點之一，及時?監(jiān)督立卷人員改?正問題；在檔案?館接收前的檢查?環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注?重檔案內(nèi)在質(zhì)量?，特別是保管期?限劃分正確與否?，將無長期保存?價值的檔案解決?在進館之前。?3、在檔案館設(shè)?立鑒定機構(gòu)，由?專門機構(gòu)或?qū)Ｈ?負(fù)責(zé)鑒定工作。?主要是對館藏到?期檔案進行統(tǒng)計?，制定鑒定計劃?；對雖未到期但?實踐證明已無利?用價值的檔案進?行調(diào)查、分析，?提出鑒定意見，?保證檔案館鑒定?工作有條不紊地?進行。4、對?文書檔案堅定定?之后，還要進行?嚴(yán)格的復(fù)審。到?期檔案的復(fù)審工?作是對入選文書?做最后的確認(rèn)，?應(yīng)本著檔案鑒定?銷毀原則即貫徹?“審查從細(xì)，留?存從寬”的原則?，按照本單位制?訂的保管期限表?進行。還要運用?正確的方法，采?取直接鑒定法，?以案卷（件）為?單位，根據(jù)文件?內(nèi)容逐卷、逐件?、逐頁的進行審?查鑒定。5、?復(fù)審之后還要對?不合格文件進行?銷毀。檔案鑒定?銷毀工作，由鑒?定小組成員共同?進行，小組成員?由主管檔案工作?的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員?和相關(guān)職能部門?的兼職檔案員組?成，對經(jīng)過鑒定?確已失去保存價?值需要銷毀的檔?案，應(yīng)登記造冊?，編制銷毀清冊?，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審?查簽字批準(zhǔn)后再?銷毀。文書檔案?銷毀工作應(yīng)該遵?循以下程序：?a、組成鑒定小?組對檔案進行價?值鑒定。b、?對確無保存價值?的檔案編制銷毀?清冊，填寫檔案?銷毀清冊審批表?。c、鑒定小組?組長在檔案銷毀?審批表上簽署意?見。d、將銷?毀檔案運送到指?定的銷毀單位進?行銷毀，并指定?兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)?銷。e、監(jiān)銷?人員在銷毀檔案?前，應(yīng)當(dāng)按照檔?案銷毀清冊所列?內(nèi)容清點核對所?要銷毀的檔案；?銷毀后，應(yīng)當(dāng)在?檔案銷毀清冊審?批表上簽名蓋章?，并將監(jiān)銷情況?報告本單位主管?領(lǐng)導(dǎo)。f、將?銷毀清冊歸檔保?存。文書檔案?管理制度模板（?二）一、歸檔?時間機關(guān)各職?能股室、二級單?位按歸檔范圍，?在每年____?月底前，將上年?度的文書檔案分?類、立卷，交由?檔案中心統(tǒng)一編?號存檔。二、?歸檔范圍1、?上級主管機關(guān)及?其部門寄發(fā)給區(qū)?教育局的指導(dǎo)性?文件，包括通知?、指示決定、命?令、條例、規(guī)定?、計劃、總結(jié)、?領(lǐng)導(dǎo)講話、批示?、批復(fù)、意見等?。2、本局領(lǐng)?導(dǎo)或局內(nèi)人員到?上級機關(guān)匯報、?開會帶回來的文?件材料以及向上?級機關(guān)報送的報?告、請求和其他?材料。3、上?級非隸屬機關(guān)的?同級機關(guān)發(fā)來屬?于方針、政策性?的需要區(qū)教育局?貫徹執(zhí)行及發(fā)來?備案的重要文件?材料。4、本?局代上級機關(guān)或?區(qū)領(lǐng)導(dǎo)草擬征求?意見、建議的各?種規(guī)定、條例、?制度的最后文稿?材料。5、本?局召開全區(qū)教育?工作會議___?_、議程、__?__、記錄、決?議、決定、討論?通過的文件、領(lǐng)?導(dǎo)講話、局務(wù)會?議記錄等材料。?6、本局頒發(fā)?的或與其他機關(guān)?聯(lián)合頒發(fā)的命令?、決定、條例、?通報、通知、批?復(fù)、指示、總結(jié)?、報告、計劃、?請示等文件材料?。7、本局關(guān)?于干部（教師）?招聘、選拔、職?務(wù)任免、工作調(diào)?動____、批?復(fù)等文件。8?、本局進行調(diào)查?研究、檢查工作?或者其他機關(guān)協(xié)?商、協(xié)議工作形?成的文件材料。?9、本局處理?群眾來信來訪形?成的各種材料和?處理指示、意見?。10、領(lǐng)導(dǎo)?對本局簽發(fā)的重?要批示或簽發(fā)的?重要文件材料原?件。11、本?局的歷史沿革、?大事記及反映本?局重大活動的照?片、講話、剪報?、材料等。1?2、本局制訂的?工作計劃、總結(jié)?以及各類名冊、?報表、統(tǒng)計表等?材料。13、?本局關(guān)于機關(guān)及?二級單位干部職?工任免、調(diào)資、?獎懲（包括轉(zhuǎn)移?工資、行政、黨?、團組織關(guān)系介?紹信存根）等文?件材料。14?、下級機關(guān)送來?的各種計劃、報?告、信息、總結(jié)?、請示、重要會?議活動的報道及?送達備案的各類?統(tǒng)計表等。1?5、專業(yè)技術(shù)職?務(wù)確認(rèn)起點職務(wù)?審批表、聘任呈?報表、任職資格?評