行政服務(wù)管理部文件行管字【2005】02號(hào) 簽發(fā)人：外來人員接待管理流程目的：為減少天成員工全程接待陪同外來人員所需的在途時(shí)間，提高接待效率，加強(qiáng)供應(yīng)商/合作商進(jìn)入受控區(qū)域的管理及審批，建立公司外來人員來訪數(shù)據(jù)庫，特制定本流程。參考制度：天成司發(fā)【1998】368號(hào)《供應(yīng)商/合作商接待管理辦法》流程概述： 一、外來人員定義分類：外來人員定義：因業(yè)務(wù)或其他需要，臨時(shí)到天成公司來訪的非天成員工，長期合作的持“臨時(shí)通行證”的供應(yīng)商/合作商員工以及持“培訓(xùn)學(xué)員證”的學(xué)員除外?？蛻艄こ滩?、外事部及采購部接待的高級(jí)別來訪仍執(zhí)行原接待流程，不受此流程之限。根據(jù)來訪性質(zhì)，可將來訪人員分為兩類，預(yù)約來訪人員：計(jì)劃內(nèi)來訪，指公司相關(guān)接待部門事先已明確來訪人員的相關(guān)信息（單位、姓名及人數(shù)等）、來訪時(shí)間及來訪事由的情況。臨時(shí)來訪人員：計(jì)劃外來訪，指即公司接待部門事先不清楚來訪人員的相關(guān)信息、來訪時(shí)間及來訪事由的情況。二、接待流程： 1）預(yù)約來訪人員：（通過接待申請(qǐng)電子流實(shí)現(xiàn)）：子流程A：來訪人員不需進(jìn)入辦公或生產(chǎn)區(qū)①天成接待人員填寫接待申請(qǐng)電子流——②來訪人員到各中心外圍安全崗，保安員核實(shí)身份后發(fā)“臨時(shí)出入卡”，來訪人員留下有效證件——③員工與來訪人員在大堂接待區(qū)或其他外部接待區(qū)（食堂等）會(huì)談——④來訪人員到外圍安全崗交還卡并領(lǐng)回證件，流程結(jié)束。子流程B：來訪人員需要進(jìn)入辦公或生產(chǎn)區(qū) ①天成接待人員填寫接待申請(qǐng)電子流——（是否需要進(jìn)入辦公或生產(chǎn)區(qū)域？）②（是）權(quán)簽人審批——③來訪人員到各中心外圍安全崗，保安員核實(shí)身份后發(fā)“臨時(shí)出入卡”并在電子流中記錄，來訪人員留下有效證件——④員工到大堂安全崗接待并換來賓卡，安全崗確認(rèn)進(jìn)入時(shí)間——⑤會(huì)談結(jié)束，員工將來訪人員送至大堂安全崗，還卡核銷，安全崗確認(rèn)離開時(shí)間、陪同情況及還卡情況——⑥來訪人員到外圍安全崗交還卡并領(lǐng)回證件，安全崗確認(rèn)電子流流程——結(jié)束。流程說明：1、本流程亦適用科研中心和生產(chǎn)中心現(xiàn)行的接待審批流程。2、若來訪人員為第一次到訪，建議接待人員到外圍門崗引領(lǐng)，但不作強(qiáng)制要求。3、接待人員申請(qǐng)進(jìn)入辦公/生產(chǎn)區(qū)域接待，但權(quán)簽人審批未通過的，仍然可以在外圍接待。若權(quán)簽人未在電子流中審批，而接待人員仍想在外圍接待的，需重新填寫電子流，并選擇“不進(jìn)入辦公/生產(chǎn)區(qū)域”。流程圖：2）臨時(shí)來訪人員：一般情況下，臨時(shí)來訪的會(huì)談地點(diǎn)應(yīng)安排在辦公區(qū)域之外，如確因工作需要需進(jìn)入辦公或生產(chǎn)區(qū)域），需按預(yù)約來訪流程，由接待人填寫電子流并經(jīng)權(quán)簽人審批。具體流程：①外來人員到訪——②外圍安全崗電話通知天成接待人員——（是否安排接待？）——（否）③接待人員向來訪者說明情況，流程結(jié)束——（是）③——轉(zhuǎn)“預(yù)約來訪人員”接待流程，由接待人員填寫“接待申請(qǐng)電子流”。流程說明：本流程中的“是否安排接待”判斷環(huán)節(jié)由所涉及的天成接待人員負(fù)責(zé)，以下情況均可認(rèn)為“不安排接待”：接待人員工作安排已滿，無暇接待的；接待人員認(rèn)為無業(yè)務(wù)需要，不需接待的；接待人員認(rèn)為只需在電話中簡短交流，不需見面的；接待人員認(rèn)為無需進(jìn)入公司園區(qū)，在外圍崗?fù)?nèi)即可完成接待的。上述四類情況下，接待人員無需填寫“接待申請(qǐng)電子流”，安全崗不發(fā)“臨時(shí)出入卡”，外來人員也不得進(jìn)入公司園區(qū)，活動(dòng)范圍僅限于外圍崗?fù)?。流程圖：三、流程各方責(zé)任：1、業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門接待人員應(yīng)事先按格式要求填寫“接待申請(qǐng)電子流”，并確保填寫信息準(zhǔn)確；業(yè)務(wù)部門接待人應(yīng)按要求到大堂安全崗接待來賓，并覆行全程接待陪同義務(wù)。進(jìn)入地點(diǎn)需與出門地點(diǎn)一致。業(yè)務(wù)部門權(quán)簽人（由各部門自行維護(hù)），對(duì)外來人員進(jìn)入辦公或廠區(qū)申請(qǐng)審批的真實(shí)性及合理性負(fù)責(zé)。2、外圍大門崗?fù)鈬踩珝彂?yīng)根據(jù)電子流中的來訪人員信息及審批狀態(tài)，核實(shí)無誤后，方可發(fā)放“臨時(shí)出入卡”，提醒并指引行進(jìn)路線，以方便來訪人員順利到達(dá)目的地。臨時(shí)出入卡憑有效身份證件領(lǐng)取，出門時(shí)歸還。若業(yè)務(wù)部門接待人員親自到外圍安全崗接待，則在記錄接待人信息后，來訪人員可不押證件。3、廠房和辦公樓大堂安全崗大堂安全崗應(yīng)根據(jù)來訪人員信息及審批狀態(tài)，核實(shí)無誤后，方可發(fā)放“貴賓卡”，并在電子流中記錄。來訪人員離開時(shí)，如實(shí)在電子流中記錄還卡情況、接待人員陪同等信息。特別注意，接待電子流中若注明“不需進(jìn)入辦公或廠區(qū)”的，或雖已注明但權(quán)簽人未審批通過的，接待只能在大堂或其他公共區(qū)域進(jìn)行，外來人員不得進(jìn)入廠房或辦公樓。四、例外情況合作員工臨時(shí)通行證丟失、忘帶需進(jìn)入公司工作，不需填寫接待申請(qǐng)電子流，由正式員工或授權(quán)的合作員工證實(shí)后，安全崗可發(fā)放臨時(shí)出入卡憑其進(jìn)出，卡上蓋章注明“合作員工”字樣，當(dāng)天該中心有效，不需填寫接待申請(qǐng)電子流。正式員工工卡丟失、忘帶之類需進(jìn)入公司，不需填寫接待申請(qǐng)電子流，在天成正式員工或授權(quán)的合作員工證實(shí)，安全崗可發(fā)放員工臨時(shí)工卡憑其進(jìn)出，當(dāng)天有效。基建施工、到食堂就餐人員仍按現(xiàn)操作流程，不需填寫接待申請(qǐng)電子流，在電話確認(rèn)留身份證件或天成員工陪同之下領(lǐng)取臨時(shí)出入卡，在規(guī)定的時(shí)段內(nèi)出入。注意臨時(shí)出入卡上需要蓋章注明“施工”或“就餐”字樣。天成公司行政服務(wù)分包商及其子分包單位無通行證的人員，可按授權(quán)范圍在園區(qū)外圍及公共區(qū)域活動(dòng)，不需填寫接待申請(qǐng)電子流，授權(quán)接待人員需到外圍安全崗領(lǐng)取“臨時(shí)出入卡”