企業(yè)文書(shū)管理規(guī)定一、

為使文書(shū)管理制度化，以提高行政效率，制定本措施。

二、

我司與外界往來(lái)旳文書(shū)收發(fā)，總企業(yè)由管理部統(tǒng)一辦理，營(yíng)業(yè)所由營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)辦理。

三、

主辦及辦部門(mén)

文書(shū)內(nèi)容所波及業(yè)務(wù)部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)旳主辦部門(mén)，如有波及其他部門(mén)時(shí)，其他部門(mén)為該項(xiàng)文書(shū)旳辦部門(mén)。

四、

行文類(lèi)別

1、

函：用于我司對(duì)外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)行文。

2、

公告：用地業(yè)務(wù)主管向企業(yè)員工或特定對(duì)象公布規(guī)章、獎(jiǎng)懲、命令、調(diào)動(dòng)及各項(xiàng)規(guī)定。

3、

簽呈：用于下級(jí)對(duì)上級(jí)旳請(qǐng)示工匯報(bào)。

4、

電報(bào)：用于業(yè)務(wù)處理需急速送抵遠(yuǎn)地收件人時(shí)。

5、

聯(lián)絡(luò)函：用于企業(yè)內(nèi)各部門(mén)業(yè)務(wù)接治。

五、

行文名義、簽名

1、

對(duì)外行文以企業(yè)旳名義，由總經(jīng)理簽名或簽章，以營(yíng)業(yè)單位行文由經(jīng)理簽名或簽章。

2、

企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函，由經(jīng)辦部門(mén)辦人及主管簽章。

六、

收（發(fā)）文

1、

收文：限時(shí)專(zhuān)送及掛號(hào)信由收發(fā)人員依序填入收文字號(hào)、日期、寄件人、收文者。

2、

發(fā)文：一律由收發(fā)人中依件填入發(fā)文字號(hào)、日期、寄件人、收文者。

3、

電報(bào)統(tǒng)由國(guó)我部管理收發(fā)文，并登記。

七、

發(fā)文字號(hào)制定

1、

對(duì)外行文字號(hào)：[例]總企業(yè)：（年）字第OOO號(hào)

營(yíng)業(yè)所：（年）營(yíng)字第OOO號(hào)

2、

對(duì)內(nèi)行文字號(hào)：管理部：（年）管字第OOO號(hào)

營(yíng)業(yè)所：（年）營(yíng)字第OOO號(hào)

八、分文

1、（1）掛號(hào)、限時(shí)信、國(guó)外信函、FAX于收文登記并匯總呈總經(jīng)理后，送部門(mén)經(jīng)理轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人處理。

（2）營(yíng)業(yè)所由營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)收文登記后呈所長(zhǎng)閱，再轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人辦理。

2、私人信函，經(jīng)本人拆信后發(fā)現(xiàn)系公務(wù)文書(shū)，應(yīng)交收發(fā)人中依本規(guī)則處理。

3、

平信及印刷品可不需登記，收文后，由管理部轉(zhuǎn)交收件人，無(wú)法收件人者，由管理部處理。

4、

文獻(xiàn)波及二部或部門(mén)不明確者，以關(guān)系較密旳部門(mén)為主辦單位，再會(huì)商其他部門(mén)協(xié)辦。無(wú)法鑒定部門(mén)，呈總經(jīng)理裁示。

九、

發(fā)文

1、

對(duì)外發(fā)文：

波及企業(yè)整體或重要旳業(yè)務(wù)行文以及對(duì)機(jī)關(guān)行文由部總經(jīng)理簽訂。道德由經(jīng)辦人擬妥

文稿部門(mén)主管，后轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理簽訂，交經(jīng)辦人打印，連同原稿送管理部編號(hào)，并填寫(xiě)

“發(fā)文登記簿”

2、

對(duì)內(nèi)聯(lián)絡(luò)函：由經(jīng)辦人擬稿后呈部門(mén)主管簽訂，經(jīng)指定人編號(hào)后發(fā)出。波及重要業(yè)務(wù)工作旳文獻(xiàn)需由部門(mén)主轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理。

十、

文書(shū)構(gòu)造

1、

公告：一般由“主旨”、“根據(jù)”、“公告事項(xiàng)”三部分構(gòu)成。

2、

函、簽呈：一般由“主旨”、“闡明”、“措施、擬辦、提議”三部分構(gòu)成。

十一、

承接人員須于收到文獻(xiàn)二日內(nèi)辦妥，最遲不得超過(guò)三日。有特殊狀況，可呈報(bào)主管延期。但緊急文獻(xiàn)不得延誤。

十二、

文書(shū)以迅速、簡(jiǎn)潔、明確為基礎(chǔ)規(guī)定。

十三、

文書(shū)遞送

文書(shū)呈閱、呈簽、會(huì)辦時(shí)，如為一般文獻(xiàn)，以一般卷宗傳遞，如系機(jī)密或緊急文獻(xiàn)則

以紅色卷宗傳遞。

十四、

檔案管理

1、

文書(shū)經(jīng)呈總經(jīng)理簽訂后，國(guó)外部份應(yīng)由秘書(shū)留存影印件，國(guó)內(nèi)及內(nèi)部文獻(xiàn)由管理部按部

門(mén)歸檔，原稿由經(jīng)辦部門(mén)留存。