采購訂單分配研究卷,期】2023000009【總頁數(shù)】3頁89-91【關(guān)鍵詞】選購訂單;集中選購;庫存【作者】李峰【單位】中石化河南油田分公司,河南南陽473132【正文語種】中文【中圖分類】一、選購訂單匯總概述選購訂單匯總,目前還沒有明確的定義。

大致可以概括為,在一些實(shí)行集中選購制度的企業(yè)中,利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對企業(yè)內(nèi)肯定時(shí)期里各個(gè)部門見自己生產(chǎn)管理所必要的選購需求進(jìn)行合理的匯合整理,結(jié)合企業(yè)的狀況,制定出一個(gè)最節(jié)省成本和時(shí)間的選購總訂單的過程。

通常,我們所說的匯總是指將各種材料或狀況匯合到一起,沒有要求對匯合出來的結(jié)果在進(jìn)行深一步的處理。

假如在集中選購這種選購制度里,僅是將各個(gè)選購需求方案進(jìn)行簡潔的匯合相加的話,并不能達(dá)到它所要求的效果。

集中選購所要解決的是因選購品種多,數(shù)量大,選購時(shí)間地點(diǎn)不統(tǒng)一而造成的選購成本過高的問題。

所以,我們在進(jìn)行選購訂單匯總時(shí),有必要在匯總方法上做一些改進(jìn)和創(chuàng)新。

在此過程中,對子公司選購清單的匯總處理無疑是很關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié),只有將各個(gè)子公司的選購需求按肯定標(biāo)準(zhǔn)整理排列好,使既能協(xié)作企業(yè)的生產(chǎn)的進(jìn)度,又可以盡量節(jié)省企業(yè)的庫存成本,同時(shí)還能使每一批選購的材料盡可能的按時(shí)按量的被送到各個(gè)子公司去,節(jié)約了成本的同時(shí)也防止了消失因材料短缺而造成的停產(chǎn)損失。

二、選購訂單匯總所用到的數(shù)據(jù)參數(shù)選購訂單匯總過程中,主要用到的參數(shù)包括,選購物資的品種、規(guī)格、等級;此外還有材料被需要的時(shí)間,以及數(shù)量。

每一類物資都有不同的品種,不同品種的物資又有不同的型號,每一個(gè)型號的物資規(guī)格也都不一樣,除此以外還有其等級。

這些參數(shù)都是選購方案人員在進(jìn)行匯總之前考慮到的。

在對選購物資進(jìn)行按品種歸類后,需要參考的就是各類物資需要被選購的時(shí)間。

一般狀況下,同一種物資在一個(gè)生產(chǎn)季度內(nèi),每一批物資被需要的時(shí)間不同,因此選購員除了要知道被選購的各類物資的品種型號規(guī)非常,還要知道被需要的時(shí)間。

時(shí)間參數(shù)里,還要考慮選購的提前量,物資在途運(yùn)輸時(shí)間等。

最終需要考慮的參數(shù)就是選購物資的數(shù)量。

不同種類的物資,除了選購時(shí)間有區(qū)分外,選購的數(shù)量也不同。

選購員除了要考慮選購的時(shí)間段外,還要整理選購物資所需的數(shù)量數(shù)據(jù)。

三、選購訂單匯總的方法選購訂單匯總的方法主要分成三步。

第一步就是根據(jù)物資的品種分類。

將各個(gè)子公司上報(bào)上來的請購單中的各類材料根據(jù)其型號、規(guī)格、等級等進(jìn)行分類,把那些名稱不同,規(guī)格型號等級相同的材料進(jìn)行統(tǒng)一編排,盡量把各類物資匯合起來。

比如,上報(bào)的請購單中,甲類材料需要選購的品種有4種,規(guī)格有10種,等級分為四級。

其次步是根據(jù)時(shí)間,把每一類物資進(jìn)行簡潔的排期。

這是對選購訂單進(jìn)行匯總時(shí)很重要的一步。

由于選購訂單的匯總其實(shí)就是選購規(guī)劃的一部分,主要是為了確定選購的時(shí)間和數(shù)量,要求做到精確以求降低選購成本。

在這個(gè)過程里,選購員要考慮選購的提前量,物資在途時(shí)間等,以保證其時(shí)間支配和生產(chǎn)進(jìn)度全都,同時(shí)對選購時(shí)間分散的物資進(jìn)行簡潔的修正,做到合理選購。

時(shí)間的編排是選購工作里比較簡單的一項(xiàng)。

在一些大企業(yè)里,選購匯總需要對許多訂單進(jìn)行時(shí)間編排,最多的時(shí)候會有幾百張請購單,工作量很大。

在這的狀況下,選購員就要借用辦公軟件的關(guān)心。

這一步完成后,基本上就可以把物資選購的時(shí)間精確到每一型號的物資確定下來。

如:甲類材料,類,型號,等級,選購時(shí)間分別為,一月,三月,五月,六月;選購提前量為7天,運(yùn)輸時(shí)間為3天。

第三步,就是確定選購數(shù)量。

確定了選購時(shí)間后,選購數(shù)量的安排相對來說就比較簡潔了。

選購員可以在軟件里把各個(gè)請購單根據(jù)不同的篩選名詞進(jìn)行篩選,將同一類物資同一型號同一等級的每個(gè)時(shí)間段的選購數(shù)量都篩選出來,然后匯合安排。

如:甲類材料,類,型號,等級,選購數(shù)量分別為,一月20噸,三月36噸,五月29噸,六月18噸。

四、選購訂單匯總的詳細(xì)操作過程。

在集中選購管理制度下,選購員需要嚴(yán)格執(zhí)行請購制度,在對請購單的核批手續(xù)以及傳遞程序等相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上綻開請購單匯總工作。

在實(shí)行集中選購的企業(yè)中,總公司會把企業(yè)新一輪的生產(chǎn)指標(biāo)提前下達(dá)到每個(gè)子公司里。

子公司的選購人員依據(jù)公司制定的生產(chǎn)規(guī)劃,進(jìn)行物資需求分析,然后生成選購需求信息,并把結(jié)果繪制成請購單,上報(bào)給企業(yè)選購中心。

選購中心接收到各個(gè)子公司的請購單后,首先要了解各個(gè)請購子公司的制造劃分,不同部門所需的材料一般都是不同的;然后,選購員要核實(shí)請購單的核批權(quán)限;最終,選購員要核實(shí)請購單的內(nèi)容,不同物品的請購單應(yīng)注明請購內(nèi)容不同。

大致步驟如圖1所示:圖1請購單審核過程整理完畢后,選購員要對請購單進(jìn)行簡潔的排序,依據(jù)需求量的大小還有企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系,將歸類后的請購單根據(jù)供應(yīng)商的代碼進(jìn)行初步排序。

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選購中心在接到子公司的請購單,進(jìn)行初步登記整理,把每個(gè)請購單上所列的請購材料按規(guī)格型號分類進(jìn)行整理匯合,計(jì)算出各類材料的總需求量。

在集中選購制度掌握下的企業(yè),各個(gè)下級公司在向上級遞交請購單之前就已經(jīng)對公司該生產(chǎn)期段的生產(chǎn)方案和物資需求進(jìn)行了分析,在上交到選購中心的請購單中,已經(jīng)具體的列出了所需材料被需要的時(shí)間以及數(shù)量。

選購中心選購員只需要核對一下各個(gè)子公司的生產(chǎn)方案和物質(zhì)需求方案,檢查其中是否有錯(cuò)誤的地方。

在現(xiàn)代信息技術(shù)的關(guān)心下,企業(yè)內(nèi)部通過網(wǎng)絡(luò)信息可以共享。

選購中心的工作人員只要登錄內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),就可以調(diào)出各個(gè)子公司的生產(chǎn)方案和物資需求方案,這在很大程度上便利了選購中心的工作人員進(jìn)行信息核對。

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在選購員對各個(gè)子公司的物資需求方案和生產(chǎn)方案進(jìn)行核對后,就要開頭對企業(yè)的庫存現(xiàn)狀以及資金流淌狀況進(jìn)行分析。

企業(yè)的庫存現(xiàn)狀就是庫存信息,指的是企業(yè)的全部產(chǎn)品、半成品,在制品和生產(chǎn)消耗的原材料、零部件、設(shè)備等庫存狀態(tài)的資料。

一般狀況下,庫存狀態(tài)主要包括:平安庫存量、現(xiàn)有庫存量、已安排庫存量和在途預(yù)收量。

以上這四個(gè)參數(shù)綜合概括了庫存的狀況,選購員對其進(jìn)行分析后,可以結(jié)合庫存,對選購的時(shí)間進(jìn)行合理支配。

分析了庫存之后,選購員還要對企業(yè)的資金流淌進(jìn)行分析。

資金的運(yùn)行狀況關(guān)系到選購的執(zhí)行。

假如資金允許,企業(yè)可以一次性選購大部分所需的材料,假如資金比較緊急,企業(yè)可以分期進(jìn)行選購。

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選購員進(jìn)行選購訂單匯總前,要先明確每一樣材料的選購提前量,運(yùn)輸時(shí)間,這時(shí)為了確保材料能夠在預(yù)定時(shí)間內(nèi)驗(yàn)收入庫,以防因缺貨造成停產(chǎn)損失,其次還要結(jié)合庫存的狀況合理支配選購時(shí)間和數(shù)量。

企業(yè)的資金流淌狀況打算了企業(yè)的付款方式,選購員在編制匯總訂單時(shí)要依據(jù)企業(yè)資金的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況來選擇選購的分款方式。

完成以上這些工作后,選購員開頭對請購單進(jìn)行匯總。

首先,按物資種類、名稱、規(guī)格不同,將請購物資進(jìn)行分類匯總,一般可分為:11,12,13,21,22,23其中,字母代表物資種類,字母后的第一個(gè)數(shù)字代表物資名稱,其次個(gè)數(shù)字代表規(guī)格。

其次,分別計(jì)算每一類材料所需的時(shí)間,根據(jù)每一類材料被需求的時(shí)間的不同,將其在分類為:11,12,1321,22,23最終,計(jì)算每一類物資各個(gè)期段內(nèi)需求的數(shù)量,將其整合在一起按時(shí)間安排。

借助辦公軟件,整理出初步的選購匯總清單,在這份清單上,可以很明顯的看到,每一樣材料所需的數(shù)量,被需要的時(shí)間,和相應(yīng)的供應(yīng)商。

接下來,我們要根據(jù)企業(yè)選購模式不同,對選購匯總單做最終的排序。

依據(jù)以上方法,生成的匯總訂單,可以按材料類型分開填制,也可以歸類填制到同一張選購單上。

圖例如下表1:表1選購匯總訂單選購數(shù)量一月二月三月四月五月材料1112345材料1212345材料1312345材料2112345匯總后生成的選購訂單非常簡潔,可以很快的了解到各類材料的需求時(shí)期和需求量,便利選購員選購。

表中的,,,代表需要選購的數(shù)量。

五、選購訂單匯總結(jié)果的整理下達(dá)選購匯總訂單做出來后,選購中心工作人員把訂單再做最終的整理和確認(rèn)后,下達(dá)到選購執(zhí)行部門,由選購執(zhí)行部門依據(jù)訂單的詳細(xì)狀況選擇不同的選購模式,選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行選購活動(dòng)。

選購員編制匯總訂單都是在電腦上,匯總訂單編制完成檢查無誤后,就可以通過網(wǎng)絡(luò)直接下達(dá)到選購中心的選購執(zhí)行部那里,這個(gè)過程很便利快捷。

匯總訂單上的物資規(guī)劃明確,選購時(shí)間和數(shù)量都已經(jīng)整理出來,選購人員不用在費(fèi)心思去考慮時(shí)間和數(shù)量問題,按著匯總訂單進(jìn)行選購即可。

在集中選購的企業(yè)里,選購訂單匯總后,下達(dá)到選購執(zhí)行部后,選購執(zhí)行人員會依據(jù)各個(gè)物資需求狀況選擇不同的選購模式,數(shù)量大的選購批次可以向供應(yīng)商要求更多折扣,數(shù)量少的可以和一些大批量選購物資一起選購,節(jié)約和供應(yīng)商的洽談時(shí)間。

六、選購訂單匯總方案的實(shí)施及跟蹤選購匯總單下達(dá)以后,選購規(guī)劃人員還要時(shí)刻對選購匯總方案的實(shí)施進(jìn)行跟蹤管理,如若消失特別狀況,需要對選購匯總訂單進(jìn)行更改,重新排期,選購規(guī)劃人員要馬上對匯總訂單進(jìn)行更改,以保證選購的精確?????高效。

選購訂單匯總訂方案的實(shí)施管理,是選購訂單匯總的后期管理,直接關(guān)系到企業(yè)選購目標(biāo)的