公司人事檔案管理制度1.引言人事檔案是公司管理的重要組成部分，對于員工的招聘、培訓(xùn)、評價以及公司發(fā)展等均有重要影響。為了規(guī)范和保障公司人事檔案的安全和有效性，制定本公司人事檔案管理制度。2.目的該制度的目的在于確保公司人事檔案的完整性、保密性和易查性，以提高公司人力資源管理的效能和透明度。3.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括招聘、培訓(xùn)、績效評估、調(diào)動和離職等各個環(huán)節(jié)。4.主管部門和職責(zé)人力資源部負責(zé)整個人事檔案管理制度的落實和執(zhí)行。各部門經(jīng)理負責(zé)本部門員工的人事檔案管理，并協(xié)助人力資源部開展相關(guān)工作。5.人事檔案的建立和歸檔5.1招聘階段-招聘部門負責(zé)收集招聘相關(guān)材料，包括簡歷、面試評估表、聘用意向書等。-招聘部門需按照規(guī)定的格式整理并歸檔相關(guān)材料，建立新員工檔案。5.2入職階段-人力資源部負責(zé)新員工入職手續(xù)辦理，并將相關(guān)材料納入員工檔案中，包括身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、健康檢查報告等。5.3培訓(xùn)階段-培訓(xùn)部門負責(zé)培訓(xùn)記錄的收集和整理，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)反饋表、培訓(xùn)證書等。-培訓(xùn)部門將培訓(xùn)記錄歸檔于員工檔案中。5.4績效評估階段-相關(guān)部門負責(zé)員工績效評估，將評估結(jié)果記錄在績效評估表中。-績效評估結(jié)果和相關(guān)材料將歸檔于員工檔案中。5.5調(diào)動階段-調(diào)動發(fā)起部門負責(zé)員工調(diào)動手續(xù)辦理，并將調(diào)動申請、審批記錄等歸檔于檔案。5.6離職階段-人力資源部負責(zé)員工離職手續(xù)辦理，包括離職申請、結(jié)算單據(jù)等，將離職相關(guān)材料歸檔于檔案。6.檔案存儲和保密6.1實物檔案-公司設(shè)立專門的檔案室，由專人負責(zé)存儲紙質(zhì)檔案。-保管人員需做好定期巡查和防火、防潮等安全工作。-離職員工的檔案將在離職后的一段時間內(nèi)保留，并在符合法律法規(guī)規(guī)定的時限后銷毀。6.2電子檔案-公司建立電子檔案管理系統(tǒng)，對員工電子檔案進行存儲和管理。-電子檔案系統(tǒng)設(shè)置合理的權(quán)限管理，不同權(quán)限的員工只能訪問自己需要的檔案信息。-電子檔案需進行定期備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。6.3保密-人力資源部門對員工的個人信息和敏感信息負有保密責(zé)任，不得泄露或濫用。-人事檔案只能由授權(quán)人員訪問和查閱，未經(jīng)授權(quán)不得非法復(fù)制、傳播檔案信息。7.檔案查詢和使用7.1查詢-公司內(nèi)部部門或人員需要查詢員工檔案時，需填寫相應(yīng)的申請表，經(jīng)授權(quán)人員審批后方可查詢。-查詢結(jié)果需保密，并在查詢完成后及時歸還檔案。7.2使用-員工檔案中的信息僅用于公司內(nèi)部人事管理相關(guān)事宜，未經(jīng)授權(quán)不得濫用或泄露。8.檔案的保管期限和銷毀公司按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確定人事檔案的保管期限。檔案到期后，由人力資源部門負責(zé)銷毀或歸檔。9.外部機構(gòu)調(diào)閱檔案公司接受政府、法院等機構(gòu)的人事檔案調(diào)閱申請，需嚴格審核，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求提供相關(guān)檔案信息。10.風(fēng)險管理公司定期進行人事檔案的風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決可能存在的問題。檔案管理人員需定期接受培訓(xùn)，提高對檔案管理的意識和能力。11.監(jiān)督和督導(dǎo)公司設(shè)立監(jiān)督機構(gòu)，對人事檔案管理制度的落實情況進行監(jiān)督和督導(dǎo)，并針對問題及時提出糾正措施。12.遵守規(guī)定的違規(guī)處理對于不遵守公司人事檔案管理制度的人員，將依據(jù)公司規(guī)定進行相應(yīng)的違規(guī)處理，直至解除勞動合同。13.附則本制度根據(jù)公司實際情況制定，必要時可進行