公文處理辦法第一章總則第一條為使我院公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，進(jìn)一步提高公文處理工作質(zhì)量和效率，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好公文處理工作的意見》規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是進(jìn)行黨政管理的重要工具。公文處理指公文的擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第三條各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，切實(shí)加強(qiáng)對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，應(yīng)確定專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第四條公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。第五條學(xué)院辦公室是學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)學(xué)院的公文處理工作，并指導(dǎo)院內(nèi)各部門的公文處理工作。第二章公文種類第六條我院常用公文的種類有：（一）決定。用于對學(xué)院黨政重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲院內(nèi)有關(guān)部門及人員，變更或撤銷各部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）意見。用于對學(xué)院黨政重要問題提出見解和處理辦法。（三）通告。用于學(xué)院在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。（四）通知。用于學(xué)院轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求相關(guān)部門辦理、周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，發(fā)布規(guī)章，任免人員等。一般為下行文。（五）通報(bào)。用于學(xué)院表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神、溝通重要情況等的下行文。（六）請示。用于學(xué)院向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)的上行文。（七）報(bào)告。用于學(xué)院向上級機(jī)關(guān)或各部門向?qū)W院匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)詢問的上行文。（八）批復(fù)。用于學(xué)院答復(fù)各部門請示事項(xiàng)的下行文。（九）規(guī)定。用于學(xué)院對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定的具有約束力的行為規(guī)范。（十）函。用于學(xué)院之間、單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，以及學(xué)院向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等的平行文。（十一）會(huì)議紀(jì)要。用于記載學(xué)院黨政會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)。第三章公文格式第七條以學(xué)院黨政名義印發(fā)的公文，統(tǒng)一由學(xué)院辦公室按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704－2012）》的標(biāo)準(zhǔn)印制。第八條以學(xué)院名義在不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)等，一般應(yīng)使用“中共委員會(huì)”或“”信函格式紙。第九條院內(nèi)各部門（除中共紀(jì)律檢查委員會(huì)、工會(huì)委員會(huì)、共青團(tuán)委員會(huì)外）作為發(fā)文單位時(shí)，發(fā)文標(biāo)志只使用本單位全稱或規(guī)范化簡稱，不得加“文件”二字。第四章行文規(guī)則第十條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。有下列情形之一的，不再行文：（一）國家法律法規(guī)已經(jīng)作出明確規(guī)定的；（二）現(xiàn)行公文規(guī)定仍然適用的；（三）貫徹上級公文精神，照抄照搬，沒有新的具體政策措施的；（四）當(dāng)面協(xié)商或者利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段能夠解決的。第十一條應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位職權(quán)和與主送單位的關(guān)系正確選用公文種類。第十二條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。因特殊情況必須越級請示或報(bào)告時(shí)，應(yīng)由本單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)，并抄報(bào)被越過的上級單位。第十三條中共委員會(huì)、、中共紀(jì)律檢查委員會(huì)可以向院內(nèi)各部門或上級機(jī)關(guān)行文，工會(huì)委員會(huì)可以向院內(nèi)各分工會(huì)或上級工會(huì)委員會(huì)行文，共青團(tuán)委員會(huì)可以向院內(nèi)各團(tuán)總支或上級共青團(tuán)委員會(huì)行文。學(xué)院其他部門不得直接向上級機(jī)關(guān)行文。學(xué)院辦公室根據(jù)學(xué)院黨委、行政授權(quán)，可以向?qū)W院黨委各部門、各黨支部及各單位下行文。各職能部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)，可以就日常具體工作安排向其他部門發(fā)布通知，但不得發(fā)布指示性公文。第十四條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人?！皥?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。第五章發(fā)文辦理第十五條發(fā)文辦理，是指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。本辦法所指的發(fā)文辦理，適用于院級發(fā)文辦理，即以學(xué)院黨委、行政名義制發(fā)公文的過程。第十六條各部門申請以學(xué)院名義行文，應(yīng)按本辦法的相關(guān)規(guī)定草擬公文文稿，并由部門負(fù)責(zé)人核稿簽字（涉及其他部門，應(yīng)商請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽文稿），并填寫《發(fā)文審批單》。第十七條院級發(fā)文由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)審核，主要審核行文理由是否充分，格式是否規(guī)范，是否與現(xiàn)行政策銜接、與學(xué)院有關(guān)規(guī)定是否相抵觸，涉及有關(guān)職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)調(diào)并達(dá)成一致意見。第十八條涉及全局性、長久性的各類規(guī)章制度（包括章程、意見、辦法、條例、細(xì)則、規(guī)定等），上報(bào)到上級有關(guān)機(jī)關(guān)的重要報(bào)告等，需經(jīng)過學(xué)院相關(guān)會(huì)議研究討論通過后，再按發(fā)文程序辦理。涉及一般性日常業(yè)務(wù)（如報(bào)送材料，以下同）的院級發(fā)文，由相關(guān)部門提出申請按發(fā)文程序辦理。第十九條公文應(yīng)經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。以中共委員會(huì)、名義制發(fā)的公文，由發(fā)文部門分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，由學(xué)院辦公室視情況報(bào)黨委書記或院長簽發(fā)；以紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等名義制發(fā)的公文，由擬文單位報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。院領(lǐng)導(dǎo)審簽文件時(shí)應(yīng)批注是否同意印發(fā)的意見（如“同意”、“發(fā)”、“同意發(fā)”等），并簽注完整的姓名和年、月、日。文稿一經(jīng)簽發(fā)，未經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)不得更改。黨政聯(lián)合發(fā)文由黨委書記和院長會(huì)簽。申請發(fā)文單位應(yīng)提前4-5個(gè)工作日將文稿送至學(xué)院辦公室；緊急公文，由學(xué)院辦公室明確辦理時(shí)限。第二十條院級公文簽發(fā)后，學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)公文的復(fù)核、印制、用印、登記等程序。公文發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)及時(shí)追回更正。按照黨務(wù)校務(wù)公開工作有關(guān)要求，本著節(jié)約資源的原則，可公開的文件由辦公室統(tǒng)一上網(wǎng)公開，只印制存檔紙質(zhì)文件，不再印制紙質(zhì)文件送交各部門，相關(guān)部門根據(jù)需要可向辦公室申請印制、留存、備份；不宜公開的文件，由申請發(fā)文單位負(fù)責(zé)公文的送達(dá)。第六章收文辦理第二十一條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、初審、擬辦、傳閱、承辦、督辦等程序。本辦法所指的收文辦理，適用于學(xué)院辦公室對學(xué)院收到的外來公文的辦理。各單位的收文辦理，可參照本辦法執(zhí)行。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對學(xué)院收到的公文進(jìn)行登記和運(yùn)轉(zhuǎn)，以及對所運(yùn)轉(zhuǎn)公文的查詢和催辦、督辦。第二十二條收文辦理的主要程序是：（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。上級機(jī)關(guān)發(fā)給學(xué)院但直接寄到部門的重要公文，或?qū)W院派出參加會(huì)議的人員帶回的重要文件材料，應(yīng)先送學(xué)院辦公室，納入收文辦理程序。校外寄來的信函除寫明領(lǐng)導(dǎo)姓名的親啟件外，信函應(yīng)由學(xué)院辦公室拆封。（二）登記。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對收到的公文進(jìn)行登記、編號(hào)。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、收文編號(hào)、收文日期等逐項(xiàng)詳細(xì)記錄，并填寫《文件批辦卡》。急辦的公文應(yīng)在傳閱卡上標(biāo)明“急件”、“特急”，并從速處理，對有時(shí)限要求的公文，要注明辦結(jié)時(shí)間。（三）初審。公文登記后由機(jī)要室送交辦公室主任進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由學(xué)院辦理。經(jīng)初審不由學(xué)院處理的公文，及時(shí)告知來文來函單位；由學(xué)院處理的公文，按程序處理。（四）擬辦。學(xué)院辦公室根據(jù)來文的內(nèi)容和要求，提出擬辦意見。閱知性公文應(yīng)由學(xué)院辦公室根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送，存閱性公文應(yīng)由學(xué)院辦公室存檔備查。批辦性公文應(yīng)由學(xué)院辦公室提出擬辦意見呈學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。如遇需急辦的公文，可先復(fù)印送承辦部門處理。（五）傳閱。學(xué)院辦公室根據(jù)擬辦意見和工作需要，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)人員辦理（閱知）或者批（閱）示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。送院領(lǐng)導(dǎo)閱示的文件，一般應(yīng)在當(dāng)天閱畢；送各職能部門辦理（傳閱）的文件，一般應(yīng)在三天內(nèi)辦（閱）畢；急件隨到隨閱，嚴(yán)防壓誤。堅(jiān)持按規(guī)定期限閱文，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及承辦部門閱后的公文應(yīng)退回學(xué)院辦公室處理。各部門不得隨意橫傳公文。文件一般不得帶回家中或攜帶出入公共場所。（六）承辦。承辦部門收到交辦的公文后必須按照學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批辦意見和文件要求，指定承辦人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理，并將辦理結(jié)果記入文件處理單，對于要求上報(bào)的材料要如期呈報(bào)，并將辦理結(jié)果及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。公文承辦完成后，承辦部門要將辦理過程中形成的文件資料送交學(xué)院辦公室。承辦事項(xiàng)涉及其他部門的，承辦部門要主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理。辦理完畢后，應(yīng)注明辦理情況，送學(xué)院辦公室歸檔備查。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回學(xué)院辦公室并說明理由。因情況特殊不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦完，須及時(shí)報(bào)告學(xué)院辦公室。（七）催辦。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于收文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。凡因不負(fù)責(zé)任、辦理拖拉、互相推諉而延誤辦理時(shí)限的，將追究承辦單位及承辦人責(zé)任。（八）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)單位。（九）學(xué)院辦公室對所保管的文件定期清理、清退，避免文件遺失。第二十三條在文件傳遞過程中，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)單位要妥管好文件，并按有關(guān)規(guī)定做好保密工作，防止文件丟失及泄密，并注意始終保持文件正文及附件的完整性。第二十四條草擬、修改、審批和簽發(fā)公文應(yīng)使用符合存檔要求的黑色或藍(lán)色印跡的鋼筆或簽字筆。第七章公文管理第二十五條公文處理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，定期向檔案室移交。任何個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文第二十六條部門撤銷、職工崗位調(diào)整及退休時(shí)，應(yīng)將需歸檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定及時(shí)移交檔案室。第二十七條院外來文、學(xué)院黨政公文由辦公室專人管理。機(jī)密文件由機(jī)要員專門管理，嚴(yán)格按機(jī)要文件管理規(guī)定處理。第二十八條復(fù)制機(jī)密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)主管機(jī)要保密的院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位或者其上級部門批準(zhǔn)。復(fù)制的公文視同原件管理。第二十九條公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位或者上級部門根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，