聲 像 檔 案 管 理 標(biāo) 準(zhǔn)范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了聲像檔案的職責(zé)、治理內(nèi)容與要求、檢查與考核、形成的報(bào)告和記錄;本標(biāo)準(zhǔn)適用于大唐能源寧夏公司聲像檔案的治理工作;標(biāo)準(zhǔn)性引用文件以下文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款;但凡注日期的引用文件,其隨后全部的修改些文件的最版本;但凡不注日期的引用文件,其最版本適用于本標(biāo)準(zhǔn);中華人民共和國檔案法照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn) GB/T11821—2023磁性載體檔案治理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)DA/T15—1995定義和術(shù)語聲像檔案是指我公司在政工、生產(chǎn)治理、經(jīng)營活動(dòng)形成的具有重要保存價(jià)值的照片包括正片和底片、錄音、錄像、影視片等特地載體材料;職責(zé)檔案室負(fù)責(zé)公司聲像檔案的收集、整理指導(dǎo)和保管、利用、鑒定等工作;負(fù)責(zé)在工程建設(shè)初期編制拍攝大綱規(guī)定工程建設(shè)過程中必需拍攝照片和錄像錄音的活動(dòng)和大事內(nèi)容,明確拍攝要求和整理歸檔的職責(zé);在基建過程中,再依據(jù)基建工程的實(shí)際狀況擴(kuò)大和豐富內(nèi)容;黨群部負(fù)責(zé)公司在行政治理、生產(chǎn)治理、經(jīng)營活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像載體材料的收集、整理、歸檔工作;治理內(nèi)容與方法歸檔范圍上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察工作或從事其它活動(dòng)形成的聲像材料;外國貴賓來公司訪問、洽談等活動(dòng)中形成的聲像材料;公司領(lǐng)導(dǎo)在重要的活動(dòng)中形成的聲像材料;公司召開的重要會(huì)議如黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、先進(jìn)表彰會(huì)等和進(jìn)展的重要活動(dòng)形成的聲像材料;典范先進(jìn)人物在重要活動(dòng)中形成的聲像材料;公司參與市級(jí)以上展覽會(huì)的展品照片、錄像帶,以及榮獲市級(jí)以上嘉獎(jiǎng)的文藝創(chuàng)作節(jié)劇日、體育運(yùn)開工程和外地參與表演,競賽等活動(dòng)中形成的聲像材料;本公司榮獲的市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書的照片;本公司人員參與國內(nèi)外重要學(xué)術(shù)活動(dòng)和被授予榮譽(yù)稱號(hào)以形成的聲像材料;重要科技制造、榮獲市級(jí)以上嘉獎(jiǎng)的科研課題所形成的聲像材料;反映公司基建工程原貌,從奠基、開工典禮、工程建設(shè)施工過程特別是隱蔽工程的施工過程、竣工落成典禮等全過程建設(shè)活動(dòng)中形成的照片、錄像帶、錄音磁帶等聲像材料重大人身、設(shè)備事故現(xiàn)場形成的聲像材料;本公司名稱牌匾的照片;本公司大型建筑、設(shè)備的照片;在不同時(shí)期錄制本單位狀況介紹或匯報(bào)的聲像材料;聲像檔案的歸檔要求：凡屬歸檔范圍的聲像檔案,由攝制部門指定專人于每年第一季度將上年形成的照片包括底片、錄音帶、錄像帶、光盤進(jìn)展整理,向檔案室歸檔;歸檔的聲像檔案材料必需清楚、完整,質(zhì)量良好,底片和照片一并歸檔;歸檔的聲像檔案要具體記錄時(shí)間、地點(diǎn)、人物、活動(dòng)內(nèi)容及攝錄人姓名;歸檔的磁性載體檔案材料必需是原版、原件;照片應(yīng)主題鮮亮、影像清楚、畫面完整、反映原貌、未加修飾剪裁;數(shù)碼照片承受JPEG格式存儲(chǔ),區(qū)分率不低于500萬像素,并刻錄光盤歸檔;歸檔的聲像檔案要填寫歸檔名目一式二份,交接雙方驗(yàn)收后各存一份備查聲像檔案的移交清單式樣A;聲像檔案的保管聲像檔案的保管,按類別和不同的載體,不同的裝具分別排列存放;為便于聲像檔案的保管,可按不同載體和規(guī)格分為照片、底片、錄音帶、錄像帶等編號(hào)存放,與文字檔案同一內(nèi)容的應(yīng)相互注明見某卷;聲像檔案置于特地的鐵制裝具中保管和存放;保存聲像檔案的溫度應(yīng)把握在規(guī)定范圍內(nèi)：溫度14－24℃,相對(duì)濕度40－60℃;歸檔的磁帶要裝在密封盒里,按編號(hào)挨次放在專用柜內(nèi);聲像檔案應(yīng)有防火、防盜、防光、防潮、防蟲、防霉、防磁措施;定期檢查聲像檔案保管狀況;對(duì)長期保管且不常用的錄音帶、錄像帶,至少隔半年得繞一次；對(duì)常常使用和污損的聲像,要準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制;歸檔的聲像檔案,未經(jīng)鑒定批準(zhǔn),任何人不得私自抽出,清洗、消磁、涂改、銷毀;聲像檔案鑒定與銷毀成立聲像、實(shí)物檔案鑒定小組,由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員及有關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成,定期對(duì)已超過保管期限的特種檔案進(jìn)展鑒定;并注明鑒定意見和簽名;銷毀檔案必需嚴(yán)格把握,銷毀前應(yīng)造具清冊,提出銷毀報(bào)告,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)檔案鑒定委員會(huì)批準(zhǔn),銷毀時(shí)應(yīng)指定兩人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必需在檔案清冊上簽字;聲像檔案的借閱和利用檔案治理人員要編制聲像檔案的案卷名目等檢索工具,為查找利用供給便利;聲像檔案原版一般不得借出檔案室外;如有特別需要,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可限期外借;利用高的聲像檔案可將復(fù)制件外借、外租;聲像檔案的統(tǒng)計(jì)建立聲像檔案的統(tǒng)計(jì)制度做好聲像檔案的收進(jìn)、移出、現(xiàn)存數(shù)量、供給利用及效果等項(xiàng)工作的統(tǒng)計(jì);聲像檔案的整理聲像檔案的整理原則聲像檔案的整理工作,應(yīng)依據(jù)各種載體檔案自然形成規(guī)律,有利于保持其相互的有機(jī)聯(lián)系,有利于保管、利用為原則,使檔案能正確地反映公司的各項(xiàng)工作活動(dòng)狀況并便于查找、利用;錄音像、影音光盤檔案的整理：性和一般性分開；原版本和復(fù)制品分開;按年度─問題─盤號(hào)編寫檔號(hào);同一內(nèi)容的按歸檔時(shí)間編一個(gè)流水號(hào),數(shù)量少的可以不分類,直接按歸檔時(shí)間挨次編流水號(hào);每盤、盒的外套貼上標(biāo)簽標(biāo)簽式樣見附錄B,注明形成日期、版本、主要內(nèi)容、主要人物、職務(wù)、帶長時(shí)間、編號(hào)、機(jī)器型號(hào)、種類、保管期限、密級(jí)等,并填寫卷內(nèi)名目卷內(nèi)名目樣式見附錄C;照片的整理照片分類：按電力企業(yè)檔案0-9大類進(jìn)展分類同紙質(zhì)檔案;一個(gè)年度一個(gè)大流水;無論單張照片還是一組假設(shè)干張照片,都自成為一個(gè)單元,為區(qū)分于紙質(zhì)檔案照片序號(hào)后加照片檔案代號(hào)“Z”,分類方案應(yīng)保持前后全都,不應(yīng)任憑變動(dòng);將同一類的照片按時(shí)間挨次依次嵌進(jìn)裝具;照片按年度結(jié)合問題整理,照片和底片、負(fù)片和反轉(zhuǎn)片要分開保管;照片文字說明的成份包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素;——事由：照片影像所反映大事、事物的情由;——時(shí)間：大事發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間;——地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn);——人物：照片影像上主要人物的姓名、身份;——背景：對(duì)提示照片影像主題具有確定作用的背景;——攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人;底片的文字說明：底片分負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種;負(fù)片與照片內(nèi)容對(duì)應(yīng),編上底片號(hào),翻拍的用字母“F”標(biāo)注,不需另寫文字說明;反轉(zhuǎn)片要同照片一樣編寫文字說明,書寫在插袋式的芯頁;照片文字說明的編寫要求a編寫照片的文字說明要包括六要素,即：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、形成的條件背景、作者;照片的文字說明編寫要求;b綜合運(yùn)用六要素,概括地提示照片檔案所反映的全部信息;c200字;d統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間,年、月、日用“.”隔開;照片檔案名目的填寫方法照片檔案名目工程有照片底片號(hào)、照片題名、拍攝日期、檔號(hào)、存放地點(diǎn);以照片自然張為單元填寫名目,D;聲像檔案的保管期限5.9.1聲像檔案保管期限表序號(hào)文件材料名稱保管期限1屬于產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建工程的照片、錄音帶、錄像帶永久2市以上的領(lǐng)導(dǎo)來公司視察的照片、錄音、錄像帶永久3公司領(lǐng)導(dǎo)主持召開的重要會(huì)議活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶永久4公司內(nèi)重大大事或事故的照片、錄音、錄像帶永久5市以上勞動(dòng)典范的照片永久6知名人士的照片、錄音、錄像帶永久7一般會(huì)議活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像帶長期8一般資料性的錄像帶及文藝活動(dòng)錄音、錄像帶長期檢查與考核中統(tǒng)一治理;對(duì)于未將聲像檔案按時(shí)歸檔的部門,按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制進(jìn)展考核;報(bào)告和記錄執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)形成的報(bào)告和記錄見表1;1存放地存放地代號(hào)報(bào)告和記錄編號(hào)報(bào)告和記錄名稱保存期點(diǎn)聲像檔案移交名目檔案室附錄B錄音、錄像檔案名目格式檔案室錄音、錄像檔案卷內(nèi)名目檔案室冊內(nèi)照片名目檔案室附錄A資料性附錄聲像檔案移交清單序號(hào)序號(hào)照片編號(hào)題名拍攝者拍攝時(shí)間備注注：錄音、錄像帶可使用此表,將照片編號(hào)改為錄音像帶編號(hào);注：錄音、錄像帶可使用