完工文獻編制內(nèi)容與辦法

1/58主要內(nèi)容：一、完工文獻編制根據(jù)二、項目文獻和完工文獻三、建設項目完工文獻作用四、建設項目完工文獻編制管理五、向集團公司及公司移送內(nèi)容六、建設項目編制各專業(yè)完工圖紙時應注意問題七、建設項目完工文獻組成保管單位（卷）辦法八、建設項目完工文獻整頓辦法和案卷質(zhì)量要求九、建設項目完工文獻編制移送指導工作2/58一、完工文獻編制根據(jù)《都市建設檔案管理要求》（建設部90號令）《市政基礎設施工程資料管理規(guī)程》《建筑工程資料管理規(guī)程》《軌道交通工程資料管理規(guī)程》（土建篇）工程驗收規(guī)范，如：《混凝土構(gòu)造工程施工與質(zhì)量驗收規(guī)范》（GB50204-2002）、《建筑地基基礎工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》（GB50202-2002）、《地下鐵道工程施工及驗收規(guī)范》（GB50299-1999）（2003版）、《地下鐵道工程施工及驗收規(guī)范》（GB50299-1999）（2023年版）工程驗收標準，如：《鐵路隧道工程施工質(zhì)量驗收標準》（TB10417—2003/J287—2004）3/58二、項目文獻和完工文獻1、項目文獻：是指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及施工驗收全過程中形成文字、圖表、聲像等形式所有文獻，包括項目前期文獻和項目完工驗收文獻等。

2、項目完工文獻：完工文獻系指在建設項目建設過程中形成，如實反應施工過程和建設項目實體情況，具有保存利用價值多種文獻材料、圖紙、錄音、錄像等。4/583、建筑工程質(zhì)量驗收劃分建筑工程質(zhì)量驗收應劃分為單位（子單位）工程、分部（子分部）工程、分項工程和檢查批。（1）單位工程劃分應按下列標準確定：

1、具有獨立施工條件并能形成獨立使用功能建筑物及構(gòu)筑物為一種單位工程。

2、建筑規(guī)模較大單位工程，可將其能形成獨立使用功能部分為一種子單位工程。說明：4.0.2具有獨立施工條件和能形成獨立使用功能是單位（子單位）工程劃分基本要求。在施工前由建設、監(jiān)理、施工單位自行商議確定，并據(jù)此搜集整頓施工技術(shù)資料和驗收。5/58（2）分部工程劃分應按下列標準確定：

1、分部工程劃分應按專業(yè)性質(zhì)、建筑部位確定。

2、當分部工程較大或較復雜時，可按材料種類、施工特點、施工程序、專業(yè)系統(tǒng)及類別等劃分為若干分部工程。說明：在建筑工程分部工程中，將原建筑電氣安裝分部工中強電和弱電部分獨立出來各為一種分部工程，稱其為建筑電氣分部和智能建筑（弱電）分部。（3）分項工程應按主要工種、材料、施工工藝、設備類別等進行劃分。分項工程可由一種或若干檢查批組成。6/58（4）檢查批：分項工程可由一種或若干檢查批組成，檢查批可根據(jù)施工及質(zhì)量控制和專業(yè)驗收需要按樓層、施工段、變形縫等進行劃分。

按同一生產(chǎn)條件或按要求方式匯總起來供檢查用有一定數(shù)量樣本組成檢查體。（見《鐵路橋涵工程施工質(zhì)量驗收標準》（TB10415-2023））說明：分項工程劃提成檢查批進行驗收有助于及時糾正施工中出現(xiàn)質(zhì)量問題，確保工程質(zhì)量，也符合施工實際需要。多層及高層建筑工程中主體分部分項工程可按樓層或施工段來劃分檢查批，單層建筑工程分項工程可按變形縫等劃分檢查批；地基基礎分部工程一般劃分為一種檢查批；地基基礎分部工程中分項工程一般劃分為按施工段劃分檢查批，有地下層基礎工程可按不一樣地下層、施工段劃分檢查批；屋面分部工程中分項工程不一樣樓層屋面可劃分為不一樣檢查批；其他分部工程中分項工程，一般按樓面劃分檢查批；對于工程量較少分項工程可統(tǒng)一劃分為一種檢查批。安裝工程一般按一種設計系統(tǒng)或設備組別劃分為一種檢查批。室外工程統(tǒng)一劃分為一種檢查批。散水、臺階、明溝等含在地面檢查批中。7/584、地鐵項目單位、分部、分項、檢驗批劃分。一個施工標段劃分為一個單位工程。一個標段內(nèi)分為若干個子單位工程，如車站、盾構(gòu)區(qū)間、暗挖隧道、路基、橋梁等。子單位工程內(nèi)劃分分部工程、分項工程、檢驗批。具體劃分舉例：分部分項工程劃分.doc、分部分項劃分.xls。8/58三、建設項目完工文獻作用1、建設項目完工文獻編制移送是建設項目交付使用必備條件。

2、建設項目完工文獻是對設備進行改建、擴建和自然災害搶修主要根據(jù)和憑證。

3、建設項目完工文獻是設備養(yǎng)護、維修根據(jù)。

4、建設項目完工文獻是施工單位不?？偨Y(jié)經(jīng)驗，提升施工管理水平主要參照資料。（主要是新工藝、新技術(shù)、新材料為后來施工提供參要根據(jù)）

5、完工文獻滿足了工程部門多種創(chuàng)新需要、工程創(chuàng)優(yōu)需要，也滿足了承攬工程任務需要。9/58四、建設項目完工文獻編制管理

1、明確分工，各負其責，齊抓共管，共同搞好完工文獻編制工作。2、將完工文獻編制移送工作應納入施工技術(shù)管理有關(guān)措施，納入有關(guān)部門職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制。3、施工單位要做好平時立卷工作，確保完工文獻齊全、完整、精確。4、施工單位完工文獻編制工作要建立以項目部為基礎項目部、子公司、集團公司三級負責制。5、監(jiān)理部門要做好完工文獻編制移送監(jiān)督工作。6、做好國家重點建設項目檔案情況登記工作。10/58

五、向集團公司及公司移送內(nèi)容

（一）、科技檔案移送綜合部分內(nèi)容

1、 移送份數(shù)1）各完工項目應交公司檔案室一套完整完工文獻2）交集團公司一套綜合部分完工文獻2、綜合部分內(nèi)容1）工程項目投標、招標文獻、中標通知2）工程概（預）算、承包價分割及調(diào)整材料3）發(fā)包協(xié)議、補充協(xié)議、協(xié)議4）施工設計總說明5）工程施工組織計劃6）開工報告及批復11/587)重大設計變更及修改統(tǒng)計8)重大事故報告、處理成果、補救措施及評價有關(guān)材料9）建交表10）整個工程項目標完工驗收報告、報表、驗收證書及驗收會議紀要（要有接管單位、監(jiān)理單位、施工單位蓋章原件）11）完工決算及審定書，驗工計價表12）設計與完工主要工程數(shù)量對照表（或完工數(shù)量匯總表）13）整個工程施工總結(jié)，施工技術(shù)復雜和施工辦法先進專項總結(jié)，采取新技術(shù)、新工藝、新辦法專項技術(shù)總結(jié)12/5814）工程質(zhì)量檢查報告、質(zhì)量評定（監(jiān)理部門提供）、優(yōu)質(zhì)工程證書15）上級領(lǐng)導視察工地、開工、完工典禮及管段內(nèi)單項工程照片（附工程概況及照片說明）、底片、錄像、影片、移動盤、光盤等16）各單項工程驗收報告先按車站、暗挖區(qū)間、盾構(gòu)區(qū)間等辨別專業(yè)，然后按單位工程組成若干保管單位（卷），詳細內(nèi)容：（1）開工報告及批復（2）完工驗收報告（原件）（3）施工小結(jié)（4）單位工程質(zhì)評表（5）變更通知單（6）完工圖13/58（二）項目文書檔案移送內(nèi)容：1、會議文獻：內(nèi)部辦公會議、年度工作會等。2、本項目形成文獻：⑴項目部編號形成正式文獻(紅頭文獻)；⑵總結(jié)、報告、調(diào)研材料；⑶統(tǒng)計報表；⑷事故形成文獻材料；⑸在工作中產(chǎn)生有價值傳真電報、呈批件、呈閱件、主要電話統(tǒng)計單等。3、上級文獻：上級領(lǐng)導機關(guān)針對本項目標批示、批復、通報、通知、決策等，上級機關(guān)需要本項目落實執(zhí)行指導性文獻。4、下級文獻：下級單位綜合性統(tǒng)計、情況報告等。5、同級單位主要來往文書、函件。6、甲方、監(jiān)理、設計等單位主要往來文獻。14/58（三）施工單位搜集內(nèi)容和范圍A、反應一種工程項目施工全過程施工技術(shù)總結(jié)。

B、施工組織設計。

C、招投標協(xié)議及有關(guān)資料。

D、承發(fā)包協(xié)議、施工執(zhí)照。

E、變更設計通知單、洽商統(tǒng)計。

F、單位工程驗收交接統(tǒng)計。

G、施工中采取新工藝，新材質(zhì)、新技術(shù)和新施工辦法總結(jié)。

H、施工公司、質(zhì)量監(jiān)控等資質(zhì)等級證書。

I、被國家、省市等有關(guān)部門評上優(yōu)質(zhì)工程項目標完工文獻及圖紙。15/58J、國家重點工程中關(guān)建項目及科技含量較高，對將來施工有參照價值建設項目完工文獻及圖紙。K、建設項目標決算資料及有關(guān)附表。

L、工程質(zhì)量事故及采取補救措施。

M、施工中來往文獻、電報、照片、錄音（像）帶，光盤等聲像檔案。

N、屬工程部門自己固定資產(chǎn)，如房屋建筑、地下管線，土地購買、房產(chǎn)證等文獻材料及圖紙。16/58（四）施工小結(jié)應包括內(nèi)容

施工小結(jié)是單位工程技術(shù)歷史簡要記載，要如實反應在完工圖上不能反應主要概況，能在項目運行期間起到養(yǎng)護維修參照作用。工程施工小結(jié)，由施工單位項目責任人編寫，內(nèi)容包括下列幾個方面：⑴工程項目開、完工日期，工程概況。⑵施工辦法，采取新技術(shù)、新工藝、新材料情況。⑶施工組織和使用施工機具情況。⑷施工過程中遇到重大問題（包括病害產(chǎn)生原因及分析，采取處理辦法、措施及其處理情況后觀測統(tǒng)計和平面示意圖）。⑸隱蔽工程檢查及處理情況。17/58⑹變更設計原因，情況及次數(shù)。⑺建筑材料試驗成果和圬工檢查試件抗壓情況。⑻隧道漏水情況，注漿后效果，凈空測量成果。⑼橋隧電氣化接觸網(wǎng)懸掛最低高度（由電化工程施工單位提供）。⑽工程質(zhì)量情況及此后維修使用中應注意事項。⑾其他需要說明情況。18/58（五）施工技術(shù)總結(jié)應包括內(nèi)容

工程施工技術(shù)總結(jié)不是反應一種單位工程情況，而是反應一種標段或一種局指揮部所有單位工程情況總結(jié)，最后由建設單位指揮部編制一種建設項目標施工技術(shù)總結(jié)，其內(nèi)容應包括：⑴協(xié)議段起止里程，沿線基本情況及工程概況。⑵工程主要性（含其在國民經(jīng)濟發(fā)展中地位，在路網(wǎng)規(guī)劃中位置）。⑶施工通過，含招投標接收任務通過，地方政府領(lǐng)導和支持，重大事故處理情況（含對工程質(zhì)量評定），減少造價及工程造成揮霍情況。⑷主要技術(shù)標準。19/58

⑸主要工程數(shù)量。⑹重點工程特性及施工概況。⑺履行新技術(shù)、新工藝、新施工辦法情況。⑻開、完工日期、通車日期、初驗、總驗收情況。⑼重大變更設計情況。⑽索引定數(shù)。⑾運輸通過能力和運輸能力。⑿特殊地質(zhì)和困難區(qū)段。⒀經(jīng)驗與教訓。20/58（六）施工日記編寫應包括內(nèi)容

工程日記按單位工程填寫，填寫內(nèi)容如下：⑴開、完工時間。⑵施工勘測、測量情況。⑶工程進度及上級有關(guān)批示。⑷施工組織、機具配備、使用情況。⑸每日完成主要工程數(shù)量及質(zhì)量情況。⑹氣候變化情況。⑺使用主要材料規(guī)格、數(shù)量及其材質(zhì)、成品試驗情況。⑻隱蔽工程檢查情況。⑼施工中發(fā)覺問題，如變更設計，施工與設計圖紙不符等情況。⑽在日常檢查中發(fā)覺和處理措施等。21/58

⑸主要工程數(shù)量。⑹重點工程特性及施工概況。⑺履行新技術(shù)、新工藝、新施工辦法情況。⑻開、完工日期、通車日期、初驗、總驗收情況。⑼重大變更設計情況。⑽索引定數(shù)。⑾運輸通過能力和運輸能力。⑿特殊地質(zhì)和困難區(qū)段。⒀經(jīng)驗與教訓。22/58六、建設項目編制各專業(yè)完工圖紙時應注意問題

完工圖修改一般采取下列幾個措施：第一、在施工設計圖上進行修改，一般修改不大，可采取在新曬蘭圖修改。第二、用施工設計底圖復曬成二底圖，在二底圖上修改后再進行藍曬。第三、用手工重新繪制底圖再曬蘭圖，根據(jù)“編制措施”要求，主要工程項目完工圖一律重新繪完工底圖，有工程項目雖不屬進檔案館范圍，23/58但有構(gòu)造、工藝、平面位置變化，地下管線埋設位置變化等重大變化，或者一張圖紙上改動部份超出35％（國家檔案局要求）均應繪制新圖。有圖紙雖未超出35％，但修改后圖面混亂，辨別不清個別圖紙則需要重新繪制完工圖。第四、采取CAD繪圖技術(shù)進行修改，即用掃描技術(shù)將圖紙掃入微機中，在微機中進行修改，打印出臘底圖，復曬成蘭圖，一般不允許用黑白圖歸檔。24/58第五、繪制和修改施工設計圖為完工圖總要求1、新繪制完工圖要選用標準圖幅如下表。施工單位名稱建設項目名稱制圖人×××至×××段（或×××站）施工里程DIK×××+×××完工里程DIK×××+×××（單位工程中詳細圖紙名稱）完工圖圖號技術(shù)責任人百分比尺施工責任人開工日期監(jiān)理工程師第張共張25208025307025852、每個專業(yè)項目完工數(shù)量，應不少于設計要求數(shù)量，（設計變更去消工作量除外）必要時應加繪新25/58增工作量圖紙。

3、完工圖應按工程項目完工后實體測繪繪制。凡不能反應工程實體數(shù)據(jù)和圖形，可無須繪入完工圖內(nèi)。

4、完工圖應根據(jù)設計部門提供變更設計通知單或洽商統(tǒng)計進行繪制，未經(jīng)設計部門同意不得私自修改。

5、新繪制完工圖要加強審核，避免筆誤，其圖型、圖冊應符合鐵道部有關(guān)要求，圖幅要按GB4457-4460-84執(zhí)行。

6、各專業(yè)完工圖應將施工設計里程改為完工里程，隧道出入口里程等。完工圖圖標應標注施工和完工（統(tǒng)一）兩個里程。

7、完工圖應將設計圖上說明，除有必要保存外，26/58一律改成完工說明。

8、整個建筑物，構(gòu)筑物所有采取定型圖者，施工單位應向接收或維修單位提供一套完整定型圖。

9、完工圖應能如實反應完工工程隱蔽部位處理情況和工程地質(zhì)，水文情況；對各部建筑尺寸，建筑材料和建筑高程注寫明確，做到一目了然。

10、通過完工圖能夠詳細理解工程全貌及其詳細位置，能精確計算出所有工程數(shù)量，尤其是關(guān)建部位應放大樣圖，嚴禁編制與實物不符虛假完工檔案資料。

11、在施工設計蘭圖上修改或完工圖時，要將完工圖標貼在施工設計圖圖標位置上，以起到否認原施工設計圖作用，完工圖標要曬藍圖，不得使用白色紙復印，各項簽字要齊全。完工圖標尺寸和式樣見《編制措施》附件9，詳細要求是：27/581）完工圖標大小尺寸能夠調(diào)整，以完全履蓋原圖標為準，完工圖標各簽字欄，應根據(jù)施工單位機構(gòu)設置名稱而定，但必需有項目施工基層單位及上一級法人代表欄簽字。

2）完工圖標內(nèi)要求字大小也可根據(jù)字多少調(diào)整。

3）完工圖標內(nèi)可將原開、完工日期合并成一欄，右側(cè)最下一欄改為第×張共×張字樣，以顯示圖紙總張數(shù)以及所在張頁。

12、站后四電及房建專業(yè)裝訂成冊圖紙較多，為減少更換每張圖紙圖標工作量，可采取更換成冊圖紙封28/58面辦法，以達成更換完工圖標目標，詳細做法是將裝訂成冊施工設計圖封面更換成下列式樣完工圖封面。竣工圖施工單位改圖人技術(shù)責任人施工責任人監(jiān)理工程師竣工里程開工日期25202520

成冊圖紙更換封面后，為使每張圖紙上內(nèi)容與封面保持一致，應將每張施工設計圖圖標上圖名欄內(nèi)“設計”兩字用杠改辦法改為“完工”，用同樣辦法將原圖號“施”字改為“竣”字。29/5813、完工文獻完工圖要求圖面整潔，內(nèi)容精確、圖面清楚，反差良好，字體工整（用仿宋體書寫），一律按國家1986年頒布《簡化字總表》書寫，完工圖計量單位要符合有關(guān)規(guī)范。

14、完工圖一律用黑色碳素筆，不得用紅色筆跡，用原設計圖作為完工圖時應當是新曬，圖面整潔及反差良好，不得在藍圖上貼補或大圖上套小圖。

15、用外資引進項目或技術(shù)和外方承建建設項目，外方提供完工圖，應由外方簽字確認。30/58七、建設項目完工文獻組成保管單位（卷）辦法

組卷標準：要遵循科技文獻材料形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文獻材料有機聯(lián)系，便于檔案保管和利用。一種工程項目標科技文獻材料，要遵循先綜合、后按專業(yè)辨別標準。根據(jù)每個工程項目形成檔案多少，按照問題、時間、專業(yè)等規(guī)律，組成若干個保管單位(一卷為一種保管單位，一盒又為一卷)。

1、先辨別專業(yè)，然后按單位工程組成，單位工程再按分部分項工程組卷。

2、要考慮建設（運行）單位各專業(yè)維修管轄區(qū)段。

3、應將車站與區(qū)間分開，信號能夠一起組卷。通信按31/58照通信站分開組卷。

4、小橋和涵渠應提成區(qū)間，兩站中心里程間涵渠合組。（1）單個涵渠裝訂附上圖紙，按里程逐一歸檔（2）所有涵渠按里程分冊裝訂，圖紙散裝。

5、給基層站段內(nèi)容要單獨組成保管單位，要將給基層站段只做一份文獻材料如工程日記、多種試驗報告、出廠合格證、測試報告等與各單位工程文獻材料，圖紙組在一起，但由于保管期限不一樣，可分別裝訂成冊，裝盒時可裝在一起，也能夠分別裝盒。

6、若組卷時，單位工程項目文獻圖紙多少，如文獻材料，圖紙較多時，可將文獻材料，工程日記，圖紙分別組成保管單位，如文獻材料圖紙少，可將一種單32/58位工程項目組成若干個保管單位。

7、區(qū)間路基有特殊路基地段分段開工，《驗標》中劃提成若干單位工程。在組卷時，不按驗標劃分單位工程，還是按區(qū)間或標段，將相同文獻材料組在一起，如按開、完工報告，工程數(shù)量、變更設計等內(nèi)容分別集中組卷。

8、一種建設項目由兩個以上單位施工時，各自編制自己管轄范圍內(nèi)完工文獻；一種建設項目兩個標段但由一種單位施工時，可將兩個標段內(nèi)容集中組在一起。

9、路基從屬工程如工程量小形成文獻材料不多，無法單獨形成保管單位時，可與路基專業(yè)合并組卷。

10、站場專業(yè)內(nèi)站臺，風雨棚工程，由于移送單位不一樣（站臺、風雨棚工程完工后移送房建部門），應33/58與站場內(nèi)線路、路基、軌道等專業(yè)分開組卷。

11、只做一份交基層站段試驗報告、測試統(tǒng)計等可附在單位工程分部分項檢查批或隱蔽工程檢查證后組卷，原材料成品、半成品出廠合格證以及復試報告形成文獻材料按材料品種組卷。

12、每一種較大工程，先組一種綜合卷將一種單位工程分開，完工報告、工程小結(jié)、工程完工數(shù)量表、變更設計通知單、單位工程質(zhì)量評定，驗收交接統(tǒng)計及完工圖組在一起，然后再按分部分項工程組卷。

13、一種單位工程，可按施工文獻、工程日記、完工圖三個部分組卷，若一種單位工程形成文獻數(shù)量較少，可將以上三個部分組成一種卷。詳細每個專業(yè)按下列辦法組成保管單位（卷）：34/581、建設項目標施工組織設計；

2、建設項目標開、完工報告及批復文獻；

3、建設項目標管理性文獻（包括施工技術(shù)、人力、材料、安全、設備、機械、進度、資金管理等）；

4、建設項目驗工計價方面文獻材料；

5、建設項目往來文獻、電報、會議統(tǒng)計、紀要等文獻；

6、參與建設項目標施工承包，監(jiān)理，質(zhì)量監(jiān)督等單位資質(zhì)證書復印件；（一）綜合部分35/587、建設項目與有關(guān)單位簽訂協(xié)議、協(xié)議文獻；

8、監(jiān)理單位提供有關(guān)監(jiān)理方面文獻；

9、建設項目各階段完工驗收申請及驗收報告，證書等；

10、建設項目各專業(yè)工程項目驗收交接申請及統(tǒng)計；

11、建設項目工程承包、監(jiān)理、材料、物資、設備等采購招投標書、協(xié)議等文獻材料；

12、整個建設項目完工數(shù)量匯總表；

13、建設項目消防、環(huán)境保護、安全、檔案等單項驗收報告及有關(guān)文獻等材料；36/58

14、建設項目標預、決算及會計檔案（賬薄、憑證）及各階段審計方面文獻；

15、建設項目中科研成果方面文獻；

16、建設項目中引進及合資項目中簽訂協(xié)議和外方提供設計文獻、標準、設備等技術(shù)說明；

17、建設項目成果獲專利申請、批復文獻，被評為省、部級優(yōu)質(zhì)工程獲獎證書等文獻；

18、施工中質(zhì)量及人身傷亡事故報告和處理情況文獻；

19、建設項目標施工中施工技術(shù)總結(jié)；

20、施工中上級領(lǐng)導視察、開竣典禮、單位工程全貌、關(guān)鍵工程、技術(shù)含量較高工程所形成照片、錄音、錄像帶及完工文獻電子版。37/58八、建設項目完工文獻整頓辦法和案卷質(zhì)量要求

完工文獻平時形成積累后，由施工單位將形成施工資料、工程日記、圖紙通過加工整頓組成保管單位，整頓主要任務是：將搜集歸檔施工資料按其主要程度編排好先后次序，裝訂成冊，粘貼完工文獻軟封面；對施工圖紙按變更設計要求進行修改，更換圖標，按A4尺寸對圖紙進行折疊或裝訂，對工程日記進行整頓，去掉空白頁，對主要內(nèi)容進行摘抄，裝訂成冊，粘上軟封面。對施工資料、工程日記、圖紙進行編張?zhí)枺顚懢韮?nèi)目錄、備考表，裝入科技檔案盒內(nèi)。38/58（一）對科技文獻材料質(zhì)量要求

在施工資料未歸檔之前，統(tǒng)稱為科技文獻材料，對歸檔科技文獻材料要求是：

1、科技文獻材料必須做到法律手續(xù)完備，按要求簽字蓋章，圖幅按國標繪制。所謂法律手續(xù)完備即多種穩(wěn)蔽檢查證、試驗報告和圖標上各項要求簽字內(nèi)容都有有關(guān)人員簽字蓋章。

2、科技文獻材料、圖紙都應做到線條、筆跡、圖象清楚、反差良好、書寫工整。文獻材料一律用A4紙尺寸。

3、科技文獻材料書寫筆跡應用碳素筆，單面黑色復寫紙書寫或微機打印。39/58（二）施工資料整頓辦法對已搜集施工資料要系統(tǒng)地進行整頓其任務是對已搜集施工資料排列先后次序，進行裝訂、編張?zhí)枴⑻顚懢韮?nèi)目錄、備考表、填寫卷（盒）軟封面和盒封面。1、對已搜集歸檔一種單位工程施工資料按其主要程度結(jié)合形成時間作下列排列。⑴單位工程項目開、完工報告及批復文獻。⑵單位工程施工小結(jié)。⑶完工工程數(shù)量表。40/58⑷變更設計通知單。⑸建交表。⑹檢查批。⑺多種原始統(tǒng)計。⑻多種原材料、成品、半成品出廠合格證。⑼多種動力機機械圖紙、出廠合格證、說明書，⑽單項工程質(zhì)量檢查評定表。⑾專業(yè)工程完工驗收交接統(tǒng)計表。⑿其他報表和文字材料。⒀工程日記。⒁完工圖（接專業(yè)、圖號排列）。41/582、對完工文獻材料進行裝訂對完工文獻文字材料，多種表格等應進行裝訂成冊，裝訂厚度一般控制在15～20毫米以內(nèi)。裝訂前先除去金屬物，檢查文獻材料有沒有顛倒、錯頁、重份、空白頁，如不大于A4紙小型文獻材料應張貼在A4紙上，如有文憑材料沒有裝訂邊應貼上裝訂紙邊，橫向印刷表格，表頭一律向左，不大于A4紙黏貼在A4紙上。文獻材料采取尼龍西線在左側(cè)裝訂，在文獻材料左側(cè)距邊線15毫米地方打四個孔。裝訂好后，黏上鐵道部統(tǒng)一制定完工資料軟封面，裝訂后要求結(jié)實牢靠、整潔美觀。42/583、對圖紙進行折疊或裝訂①對散裝圖紙進行折疊，尺寸為297ⅹ210毫米，相稱于4號圖紙尺寸，先折成210毫米寬，手風琴式，最后再折297毫米，這樣折疊便于圖紙利用，折疊圖紙時，從圖標方向往后折，最后剩下多少是多少，圖紙折疊后一定要注意圖標外露。②線路平、縱斷面圖，一般封面（第一畫面）在圖紙左側(cè)折疊圖時，可先從左側(cè)往右側(cè)方向折，也是先折210毫米，然后再折297毫米，也要注意圖標外露。③折圖時為精確、便捷，可用硬紙板做一塊折圖版（尺寸比297ⅹ210稍小1-2毫米），折圖時用折圖版比照折，又精確速度又快。④成套使用圖紙，為滿足利用者需要，能夠裝43/58訂成冊，如信號、電氣化按裝圖冊、機械動力設備圖等，尚有多種標準圖冊。裝訂尺寸為420ⅹ297毫米，（3號圖紙尺寸）裝訂厚度不超出20毫米。如裝訂圖紙較厚應拆散后分冊裝訂，為美觀起見裝訂圖紙時先不要將封面與圖紙一起裝訂，先裝訂圖紙（辦法與文獻裝訂相同）然后再將圖紙封面貼上。裝訂后圖冊對折裝在盒內(nèi)。⑤其他各圖號圖紙折疊成297ⅹ210毫米或裝訂成3號圖紙以及多種圖紙折疊辦法請參照GB10609.3-89《技術(shù)制圖復制圖折疊辦法》。

44/584、對文獻材料和圖紙編張?zhí)柈斘墨I材料內(nèi)容及編排次序不再變更時，應在每一張有書寫內(nèi)容頁面上編寫張?zhí)?，裝訂文獻材料張?zhí)柧幵谖墨I材料右上角（筒子頁、雙面字頁均編一種張?zhí)枺﹫D紙編在圖標上方歸檔戳右邊，一種保管單位（盒）內(nèi)文獻材料，圖紙編一種次序張?zhí)?，即文獻材料與圖紙統(tǒng)一編一種張?zhí)?。①若一種保管單位（盒）內(nèi)只有圖紙，且本身圖紙有張?zhí)?，可利用原圖紙張?zhí)?，無須重新編張?zhí)?。②如圖紙文獻材料裝在一種盒內(nèi)，則統(tǒng)一編一種張?zhí)?，此時圖紙既便有張?zhí)枺矐匦戮帍執(zhí)?。③一種保管單位內(nèi)若裝二冊以上文獻材料，在冊軟封面上可標志第一、二冊，各冊內(nèi)文獻材料統(tǒng)一45/58編一種張?zhí)?。即從第一冊編至最后一冊。④若盒?nèi)有正規(guī)裝訂文獻或書籍，且本身有雙面編頁號，在編張?zhí)枙r?？蓪⒃撐墨I視為一種張?zhí)?。在備注欄?nèi)應注明文獻總頁數(shù)。張?zhí)柨捎锰m色印油打號機打印，也可用鋼筆填寫，張?zhí)柌扇“⒗當?shù)字，10頁下列數(shù)字前不加零，100下數(shù)字前加一位零100頁以上數(shù)字前加二位零。

5、卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)目錄是固定文獻次序、揭示卷內(nèi)文獻數(shù)量和情況窗口，每一種保管單位（盒）只需要填寫一種卷內(nèi)目錄，便于理解案卷內(nèi)容和方便利用。①卷內(nèi)目錄第一格應填單位工程項目名稱，方便回卷。46/58

從第二格開始填寫卷內(nèi)各項內(nèi)容。②次序號，按卷內(nèi)文獻份為單位排列先后次序，用阿拉伯數(shù)字從1開始依次標注。③圖號或文獻編號：填寫圖紙編號或正式發(fā)文文號。④名稱：填寫每份文獻材料或圖樣標題，（相同內(nèi)容文獻材料和圖紙，，無須逐張?zhí)顚?，只需填其首頁號）。⑤張次：填寫每份文獻材料、圖紙所在首頁號，最后一份文獻材料及圖紙要填起、止張?zhí)枺奖憷斫庖环N保管單位（盒）內(nèi)總張次。⑥備注欄：填組卷時發(fā)生問題。47/58

卷內(nèi)目錄散放在文獻材料及圖紙上面，（即放在盒首頁），卷內(nèi)目錄要編檔案號。卷內(nèi)目錄應用微機打印也可用碳素筆、鋼筆正楷填寫，文面要整潔，筆跡要清楚，不得涂改。

6、備考表編制每一種案卷確立應有一種備考表，寫明本案卷圖紙，文字材料總張數(shù)，并對文獻材料圖紙完整、精確程度、損壞、缺乏情況加以說明，后來案卷內(nèi)圖紙、文獻材料需要變更修改時，由檔案人員隨時在備考表上說明，備考表右下方要填寫立卷人，立卷單位責任人，并寫明立卷日期。

48/587、工程日記整頓工程日記是在施工過程中每天記載施工情況，在要加以整頓，主要工作是：①去掉空白頁及“流水帳”留下有參照價值內(nèi)容，必要時對內(nèi)容進行摘抄。②對組成同一保管單位單位工程可將工程日記集中一起，用尼龍繩進行裝訂，厚度不得超出20毫米，粘上統(tǒng)一要求工程日記軟封面。③工程日記假如是32開本，一般應單獨裝訂，假如工程日記紙張與完工文獻材料尺寸大小相同，且內(nèi)容不多，可裝訂在完工文獻材料背面。49/58（三）完工文獻裝盒及軟封面、盒封面填寫1、完工文獻按已組好保管單位裝入鐵道部統(tǒng)一要求科技檔案盒內(nèi)，裝盒次序是：卷內(nèi)目錄、施工資料、工程日記、圖紙、備考表。

2、完工文獻軟封面式樣是在科技檔案盒封面基礎上。增加了施工里程和統(tǒng)一里程，其他各項不變，詳細填法是：①軟封面左上角單位代號、種類代號、檔案號由接收單位填寫。②案卷標題，又為題名，它概括反應本卷主要內(nèi)容50/58和成份，是直接指導和幫助利用者查找利用檔案向?qū)?，標題一般要具有精確性、簡潔性、鮮明性，標題一般由項目名稱、單位工程內(nèi)容，是文獻材料還是圖紙三個部份組成。如項目名稱單位工程內(nèi)容文獻材料、圖紙石太鐵路客運專線小作河特大橋1-5號墩文獻材料石太鐵路客運專線××中橋文獻材料及圖石太鐵路客運專線××站站場平面完工圖

××線××站信號結(jié)配線完工圖

××線××站至××站區(qū)間涵洞完工圖③施工里程，為施工設計時采取里程，一般用DK。④完工里程，表達建設項目統(tǒng)一丈量里程，一般用K表達。51/58⑤形成單位：為卷內(nèi)文獻材料或圖紙形成責任者，一般為施工單位如中鐵××集團公司××公司。⑥形成日期：填寫文獻材料、圖紙形成時間，假如若干份文獻、圖紙形成時間不一，可填××××年×月至××××年×月。填止月份即可。⑦保管期限：保管期限