Module2ThethingswedoUnit3TravelWritingRespondingtopointsinaletterI.LayoutandConventionsofLetterWritingConventionsofletterwriting,likefashion,maychangeovertheyears.Buttherearesomethatcanberegardedasrules——theyareunlikelytochange,ifever,foraverylongtime.Beforewego,pleaseconsiderthefollowingquestionsfirst:WhatarethecomponentsofanEnglishletter?Howaretheynormallylaidout?b)Howdoesbusinesscorrespondencedifferfrompersonalletters,inlayoutandinlanguage?c)HowmuchdoyouknowaboutthedifferencesbetweenChineseandEnglishletterwriting?

英文書信一般可以分為事務書信/公函(BusinessLetterorOfficialCorrespondence)和個人書信(PersonalLetter)兩大類。前者是單位與單位之間或者個人與單位之間來往的書信，后者是親朋好友之間的來往信件。在格式和語體方面，事務書信比較正規(guī)(Formal)，而個人失信卻比較隨便(Informal)，當然，不論哪種書信，都不追求辭藻的華麗，而以語言簡潔明了為佳。

一般來說，英文書信的寫作要遵循下列“五C原則”，即Correctness（正確），Clarity（清晰），Courtesy（禮貌），Conciseness（簡潔）和Consideration（體諒）。發(fā)信人地址(Heading)

發(fā)信日期(Date)

收信人姓名地址(InsideAddress)稱呼語(Salutation)…………………………………………………………………………………………………….結束語(ComplimentaryClose)署名(Signature)頭銜(Title)附件(Enclosure)附言(Postscript)1.1IndentedForm(縮行式)BODYOFTHELETTERHeadingDateInsideAddressSalutationComplimentaryCloseSignature1.2BlockedForm(齊頭/并列式)Paragraph1Paragraph2Paragraph31.內文地址(InsideAddress)

內文地址包括收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角。從信紙的左邊頂格寫起.其用詞和格式和信封上的完全一樣，也分并列式和斜列式兩種。書寫的次序為：先寫姓名和頭銜，再寫地址。行末是否用標點，應與信頭一致。如：ProfessorWilliamGreen,NewYorkUniversity,NewYork,U.S.AMissZhangLili303Domitory4TianjinUniversityTianjin,China現在，在非常熟悉的親朋好友之間，信內的這部分可免寫。32.稱呼(Salutation)

稱呼是對收信人的稱謂語：一般位于內文地址以下兩行，從左邊頂格寫，占一行，末尾用逗號（美國和加拿大人多用冒號）。事務性書信的稱呼后面一般要用冒號。常用的敬語如下：

對不熟悉的男人用：DearSir,DearSirs,或MydearSir.對不熟悉的女人用：DearMadam或MydearMadam.也可用DearLadies.

對熟悉男女用：DearMr.+姓,DearMrs.+姓,DearMiss+姓

對和熟悉的男女用：Mydear+名（如MydearTom）,DearDady,DearMama,DearUncle,DearBrother…

另外在英國，需要注意的是，特別是在特別正式交際的信件中，偶爾也有用Esq.的。Esq.是Esquire的縮寫，也是“先生”的意思，用在姓氏和名字的后面，其前面可有逗號，也可無。例如：JamesWest對的稱呼，應該是：JamesWest,Esq.(veryceremonious)

對外公事函件中，收信人的稱呼可用Gentlemen（注意不可用Gentleman），DearSir(s)等。Gentlemen之前不可加Dear，后面也不可帶姓名。用Sirs時，前面常有Dear一詞，但也單獨用Sir。3.正文(TheMainBody)

正文即寫信人要向對方說的話，是書信的主體部分。正文從稱呼下方隔一行開始，第一個字母應向右縮進四至六個字母，下一行與稱呼語的第一個字母取齊。4.結束語(ComplimentaryClose)

結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一、二行，從信紙中間稍右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號，不同的通訊關系用不同的結束語，例如：1）用于上級、長者

Your(very)respectfully,(Very)Respectfullyyours,Yours(very)obediently,(Very)obedientlyyours,Yoursgratefully…2）用于機關、團體或不相識的人

Yours(very)truly,(Very)trulyyours,Yours(very)faithfully,(Very)faithfullyyours,Yours(very)sincerely…

（3）用于一般熟人或朋友

Yours,Yoursever,Everyours,Yoursaffectionately,Asever,Yoursasever,Yourssincerely(cordially),Always(sincerely)yours,Cordially,YoursFaithfully,Yoursfraternally…（4）用于親屬或摯友

Yoursaffectionately,Lovingyours,(Much)Love,Withlove,Yourlovingson(child,sister,nephew,niece,grandmother),Yourmostaffectionate,Yourdevotedfriend….

要注意Yours不可寫成Your。在歐洲一些國家里，多用Yourssincerely等形式，Yours放在sincerely前面。美國和加拿大等國則多用Sincerelyyours等形式，把yours放在sincerely后。5．簽名(Signature)

信末的簽名一般低于結束用語一二行，從信紙中間偏右的地方開始。如果使用打字機，一般空出一行，再打名字，空的那行供手簽名用。手簽名主要是使收信人相信信件是真實的。如寫信人是女性，又與收信人不相識，則往往在署名前用括號注上Miss,Mrs.或Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還在署名之后寫上自己的職稱或頭銜。例如：Yourstruly;(Signature)(Ms.)EllenButlerProfessorofEnglishYoursveryfaithfully,(Signature)CharlesSmithManagingDirectorTheNationalTradingCo.6．附件(Enclosure)

如果信的正文談到有附件要寄，則應在左下角注明Encl.或Enc.。如附件不止一個，則應寫上2（或3，4等）。例如：Encls.:3invoices附發(fā)票三張Enc:Doctor’sCertificate附醫(yī)生證明一張Encl.:Acopyofmyresume附簡歷一份7．附言(Postscript)

附言部分用于補充遺漏的話，一般應少用，鄭重的函件更應避免使用。

二.英文書信實例（說明：這封信是一個美國大學生學生寫給西南交通大學外事處的一封真實信件，信的格式及其內容沒做任何的改動。）TheGraduateSchoolHawaiiUniversityP.O.Box553Hawaii,U.S.AJuly25,1999ForeignAffairsOfficeSouthwestJiaotongUniversityChengdu,SichuanProvinceP.R.ChinaDearSirs,IamagraduatestudentattheGraduateSchoolofHawaiiUniversityconcentratingmystudiesonthePeople'sRepublicofChina.Upongraduation,IwouldliketocometoyourcountryasanEnglishinstructorortutoratyouruniversity.IhavebeenstudyingtheChineselanguageandcultureforthepasttenmonthsandwillcontinuetodosountilmygraduationinAugustof2000.IwouldthenliketocontinuemystudiesinChinaasanEnglishinstructor.Inadditiontomyextensiveeducationalbackground,Ihavecomputerandbasketballcoachingexperiencewhich,Iguess,mayalsobeofbenefittoyou.

Enclosedisaresumehighlightingmyeducationalbackground.Ilookforwardtoyourearliestpossiblereply.PleasefeelfreetorespondinChinesecharacters.WithBestRegardsSincerelyyours

JohnW.WhiteJohnW.White四、英文書信的種類

(TypesofEnglishLetters)4.1

私人書信(PersonalCorrespondence)4.1.1

家信4.1.2

友情信4.1.3

情書4.1.4

約會信4.1.5

求愛信4.1.6

婉拒信FamilyLettersFriendlyLettersLoveLettersDateLettersWooer’sLettersLettersofTactfullyRefusing4.2社交書信(SocialCorrespondence)4.2.1

邀請信4.2.2感謝信4.2.3

祝賀信4.2.4

吊唁信4.2.5

慰問信4.2.6

推薦信LettersofInvitationLettersofThanksLettersofCongratulationLettersofCondolenceLettersofConsolationLettersofRecommendation4.3

求學信4.4

求職信4.5

錄取信4.6

錄用信4.7

雇傭信4.8

辭職信4.9

咨詢信LettersofapplicationforStudyAbroadLettersofadmissionLettersofApplicationforaPostLettersforTrialEmploymentLettersofEmploymentLettersofResignationLettersofInquiry4.10

請求信4.11

求助信4.12

道歉信4.13

贈禮信4.14

購物信4.15

規(guī)勸信4.16

預定信4.17

通知信LettersofRequestLettersofAskingforHelpLettersofApologiesLettersofSendingGiftsLettersofPurchasingLettersofAdviceLettersofReservationLettersofInformation五、英文書信的起首語和結束語(一)、起首語

書信正文的第一句話或第一段，通常被稱為起首語(TheOpeningSentence(s))。一般說來，英文書信沒有固定的起首語。但人們習慣用一些客套寫法作為書信正文的起始，即先將對方來信的日期、主題加以簡單描述，以便使得對方一看便知道該信是回答哪一封信的。如果是第一次給別人寫信，也可用開頭語作必要的自我介紹，并表明自己寫信的主要目的。常見的起首語有：1.ThankyouforyourletterdatedOct.23,1999.2.ManythanksfortheletterofSept.4,1999.3.AthousandthanksforyoukindletterofJune6,1999.4.YourkindletterofNovember24tharrivedthismorning.5.Yourletterwhicharrivedtodaygavemegreatcomfort.6.Inreplytoyourletterdated6thJuly,Iwanttosay…7.ThankyouverymuchforyourlatterofAugust1andthegiftyousentmeonChristmasEve.8.WhatatreattoreceiveyoukindletterofMay5th!9.Itisalwaysthrilltoseeyournicehandwriting.10.FirstofallImustthankyouforyourkindassistanceandhighattentiontome.11.WithgreatdelightIhearfromyourletterofthisSundaythat…12.IwassogladtoreceiveyourletterofMarch3rd.13.IamwritingtoaskabouttheconferencetobeheldinBeijingnextyear.14.Iamverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcountryhasbeenapproved.(二)、結束語

正文結束前，通常采用結束語(TheClosingSentence)，以告知對方信的正文部分已經寫完。常見