第五章?商務(wù)活動禮儀第一節(jié)?工作會議禮儀第二節(jié)?專題會議禮儀第三節(jié)?簽約儀式和慶典活動禮儀第一節(jié)?工作會議禮儀一、辦會禮儀辦會是指從事會務(wù)工作，即負(fù)責(zé)會議的籌備直至其結(jié)束、善后的一系列具體事項。1.會前禮儀（1）確認(rèn)會議議題（2）確認(rèn)會議開始時間、持續(xù)時間主辦方應(yīng)及時將會議開始的時間、結(jié)束的時間以及會議議程告訴所有的與會人員。（3）確認(rèn)會議地點要注意會議室的大小、布局等是否適合此次會議的舉行。（4）確認(rèn)會議出席人員（5）通知與會者以會議通知書的形式通知與會者參加會議。（6）確認(rèn)接送服務(wù)、會議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等2.會中禮儀（1）會議主持人禮儀主持人一般由具有一定職位的人來擔(dān)任。1）主持人應(yīng)衣著整潔、端莊大方、精神飽滿、口齒清楚、思維敏捷。2）主持人應(yīng)步伐穩(wěn)健地走上主席臺。3）主持會議時，主持人要注意介紹參會人員、控制會議進程和控制會議時間。（2）會議座位安排禮儀1）大型會議座次安排①發(fā)言席一般設(shè)于主席臺的右前方，示意圖如下。②主席臺的座次排列原則有以下四點：一是中央高于兩側(cè)；二是前排高于后排；三是左側(cè)高于右側(cè)（國內(nèi)慣例）；四是主持人之位可在前排正中，也可居于前排最右側(cè)。③群眾席座次排列的具體方式主要有兩種：一種是自由式，另一種是按與會單位名稱的漢字筆畫順序或漢語拼音字母順序排位。2）小型會議座次安排。小型會議座次排列有兩種主要方式：一種是以桌子為準(zhǔn)，一般以距門較遠(yuǎn)的會議桌的一端為主席之位；另一種是自由擇座。（3）會議時間禮儀會議應(yīng)盡量準(zhǔn)時開始，否則會引起與會者的不滿。3.會后禮儀（1）形成會議文字記錄或階段性決議，并由專人負(fù)責(zé)相關(guān)事情的跟進。（2）贈送紀(jì)念品。（3）組織參觀活動。（4）合影留念。二、參會禮儀1.一般與會人員禮儀（1）衣著整潔、儀表大方，服從會議組織人員的安排，準(zhǔn)時入場，切忌遲到。（2）出席會議前要做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，比如記錄用的筆記本、筆等。（3）會議中不要向他人借東西，以免打擾別人。（4）進入會場后要把手機關(guān)閉或者調(diào)成靜音模式。（5）會議期間要尊重會議主持人和發(fā)言人。（6）盡量不要在會議中途離開會場。2.會議發(fā)言人禮儀會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一般是討論發(fā)言。會議發(fā)言者的禮儀細(xì)則第二節(jié)?專題會議禮儀一、茶話會禮儀茶話會是以聯(lián)絡(luò)老朋友、結(jié)交新朋友為目的，用茶點待客，具有對外聯(lián)絡(luò)和招待性質(zhì)的社交性聚會。1.會前禮儀（1）明確主題茶話會的主題，是指茶話會的中心議題。為保證茶話會的成功舉辦，應(yīng)根據(jù)召開茶話會的不同目的確定其主題。通常情況下，茶話會的主題可分為聯(lián)誼、娛樂、專題三大類。（2）確定來賓除主辦單位的會務(wù)人員外，茶話會的與會者都是來賓。主辦單位應(yīng)根據(jù)茶話會的主題，擬訂好邀請的來賓名單。（3）選擇時間1）茶話會舉行的時機。適宜舉辦茶話會的時機有辭舊迎新之時、周年慶典之際、重大決策前后、遭遇危難挫折之時等。2）茶話會舉行的具體時間。根據(jù)國際慣例，舉行茶話會最為合適的時間是16：00左右，其次是10：00左右。3）茶話會持續(xù)的時間。通常情況下，茶話會持續(xù)的時間控制在兩個小時之內(nèi)。（4）選擇地點按照慣例，適宜舉行茶話會的場地主要有主辦單位的會議廳、賓館的多功能廳、主辦單位負(fù)責(zé)人的私家庭院或私家客廳、露天花園、高檔的營業(yè)性茶樓或茶室等。（5）布置場地茶話會的會場布置要盡量雅致一些，布置時可以充分發(fā)揮鮮花的作用。（6）準(zhǔn)備茶點茶話會的內(nèi)容重“話”不重“吃”。關(guān)于吃，只向與會者提供茶點。1）茶葉和茶具①選擇茶葉時，在力所能及的情況下，應(yīng)盡量挑選中、上等品。②考慮到與會者的口味不同，應(yīng)多準(zhǔn)備幾種類型的茶葉。③在選擇茶具時，最好選用陶瓷器皿，并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。④茶具一定要清洗干凈，并且完整無損、沒有污垢。2）茶點。品種要適合，數(shù)量要充足，要便于取食。2.會中禮儀（1）座位安排禮儀必須使之與茶話會的主題相適應(yīng)。茶話會座位安排方法的特點及要求（2）主持人禮儀1）主持人要能掌控整個會議過程。2）主持人應(yīng)在與會者發(fā)言之前，對與會者略作介紹。3）主持人應(yīng)在與會者發(fā)言前后帶頭鼓掌致意。4）主持人應(yīng)能審時度勢，因勢利導(dǎo)地引導(dǎo)與會者發(fā)言，并且有力地控制會議的全局。（3）茶話會議程禮儀茶話會的會議議程3.與會者禮儀（1）要求發(fā)言時應(yīng)舉手示意，同時注意謙讓，不可與人爭搶。（2）不可打斷他人的發(fā)言。（3）發(fā)言時，語速適中，口齒清晰，神態(tài)自然，用語文明。（4）肯定別人的成績時應(yīng)實事求是，力戒阿諛奉承；對別人提出批評時，態(tài)度要友善，切勿夸大事實、故意挖苦。（5）與其他發(fā)言者意見不一致時，一定要保持風(fēng)度，切勿當(dāng)場對其表示不滿或在私下里對對方進行人身攻擊。二、展覽會禮儀展覽會是一種集聲音（如講解、交談和現(xiàn)場廣播等）、文字（如宣傳手冊、資料等）、圖像（如照片、錄像、幻燈片等）等多種傳播媒介于一體的復(fù)合傳播方式。1.組織展覽會禮儀（1）聯(lián)系展覽場所（2）確定參展商主辦單位在招展時應(yīng)遵循自愿的原則。對于報名的參展商，主辦單位應(yīng)對其進行資格審核。（3）分配展位常見的展位分配方法有以下幾種：1）競拍。2）投標(biāo)。3）抽簽。4）正式報名時的先后順序。（4）做好保衛(wèi)和其他輔助性服務(wù)2.參加展覽會禮儀（1）維護形象參展商的整體形象由工作人員的形象與展示物的形象兩部分構(gòu)成。（2）禮貌待客（3）講解到位1）講解流暢，不用生僻字。2）講解的內(nèi)容要實事求是，不弄虛作假，不愚弄聽眾。3）在實事求是的前提下，要注意對其揚長避短，強調(diào)“人無我有”之處。4）語調(diào)清晰流暢，聲音洪亮悅耳，語速適中。5）要善于因人而異，使解說具有針對性。三、新聞發(fā)布會禮儀新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，也稱記者招待會，是一種主動傳播各類有關(guān)的信息，謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進行客觀而公正報道的有效溝通方式。1.會前籌備禮儀（1）確定主題新聞發(fā)布會的主題必須得當(dāng)而且必須具有一定的新聞價值。新聞發(fā)布會的主題選擇（2）選擇時間舉行新聞發(fā)布會的最佳時間是周一至周四的上午10：00至12：00，或下午的15：00至17：00。通常，一次新聞發(fā)布會的時間應(yīng)控制在兩個小時以內(nèi)。（3）確定地點與場所新聞發(fā)布會一般應(yīng)選擇在本企業(yè)所在地或者活動事件發(fā)生地舉行，場所一般選擇較有名氣的賓館、會議廳。（4）邀請記者舉辦單位應(yīng)根據(jù)問題涉及的范圍或事件發(fā)生的地點確定邀請的記者范圍。（5）安排人員新聞發(fā)布會的人員主要由主持人、發(fā)言人和禮儀接待人員構(gòu)成，主辦單位應(yīng)按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真挑選各類人員。（6）準(zhǔn)備材料主辦單位要事先準(zhǔn)備的材料有發(fā)言提綱、問答提綱、報道提綱和形象化視聽材料。2.發(fā)布會進行過程中的禮儀（1）做好會議簽到（2）遵守會議程序（3）相互配合主持人和發(fā)言人要相互配合。（4）真誠主動3.發(fā)布會的善后事宜（1）整理會議資料（2）收集各方反映一是與會者對會議的總體反映，二是新聞界的反映。四、商務(wù)洽談會禮儀商務(wù)洽談會又叫磋商會、談判會，是指在商務(wù)交往中，為了保持接觸、建立聯(lián)系、進行合作、達(dá)成交易、擬定協(xié)議、簽署合同、要求索賠，或為了處理爭端、消除分歧，而坐在一起進行面對面的討論與協(xié)商，以求達(dá)成合作或者某種程度上的妥協(xié)而舉辦的會議。1.組織禮儀（1）明確會議目的（2）配備人員（3）做好調(diào)研（4）準(zhǔn)備議程洽談議程是決定洽談效率高低的重要環(huán)節(jié)。（5）安排座位商務(wù)洽談會一般以橢圓桌或長桌為宜。2.儀容儀表、服飾禮儀（1）儀容儀表（2）服飾應(yīng)當(dāng)干凈、美觀、傳統(tǒng)、簡潔、高雅、大方。3.商務(wù)洽談?wù)Z言技巧（1）傾聽技巧一要時刻保持頭腦清醒和精力集中，努力觀察對方的說話方式，理解話語背后的隱喻；二要通過恰當(dāng)方式，如鼓勵、點頭、目光、贊賞等，促使對方闡明真意；三不要隨意打斷對方的話語。（2）提問技巧1）采取謙虛的態(tài)度、和藹的口氣提問。2）體諒對方，發(fā)問應(yīng)能使對方愉快地回答。3）簡明扼要地提問，圍繞中心主題提問。4）注意提問的連貫性等。（3）回答技巧在商務(wù)洽談中，有問必有答?；卮饘Ψ降奶釂枙r，應(yīng)弄清對方提問的真正含義，掌握回答問題的原則，對不同的提問應(yīng)采取不同的方式回答。（4）巧用無聲語言商務(wù)洽談中，談判者通過姿勢、手勢、眼神、表情等非發(fā)問器官來表達(dá)的無聲語言，通常稱之為非語言。4.商務(wù)洽談禁忌（1）忌欺詐隱騙（2）忌盛氣凌人（3）忌道聽途說在商務(wù)洽談中應(yīng)避免用“據(jù)說”之類的字眼。（4）忌攻勢過猛（5）忌含糊不清（6）忌以自我為主（7）忌枯燥呆板商務(wù)洽談是一種合作性的交往，應(yīng)該在積極、友好、輕松、融洽的氛圍中進行。商務(wù)洽談人員應(yīng)多了解洽談對手的興趣愛好、禁忌及其所在區(qū)域的風(fēng)俗習(xí)慣。第三節(jié)?簽約儀式和慶典活動禮儀一、簽約儀式禮儀1.簽約儀式的準(zhǔn)備禮儀（1）準(zhǔn)備待簽文本1）草擬合同。一般要求目的明確、內(nèi)容具體、用詞標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)精確、項目完整、書面整潔。同時在起草合同時，還必須遵守一些基本原則。2）按照慣例，負(fù)責(zé)草擬合同的主方需要完成待簽文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋印等工作，在舉行簽約儀式時為簽約的雙方提供合同的最終正式文本。3）待簽文本的內(nèi)容與談判協(xié)議條件應(yīng)保持一致，各種批件、證明齊全，并且其內(nèi)容與待簽文本的內(nèi)容相符合。4）簽約儀式前，負(fù)責(zé)提供待簽文本的主方應(yīng)為在合同上簽字的有關(guān)各方都提供一份待簽的合同文本。5）簽署涉外合同時，按照國際慣例，待簽文本應(yīng)同時使用賓主雙方法定的官方語言或者國際上通行的語言。6）待簽文本通常應(yīng)該裝訂成冊，并以真皮、仿皮、金屬、軟木作為封面，以示鄭重，其規(guī)格一般是八開，所使用的紙張務(wù)必高檔，印刷要精美。（2）確定參加儀式的人員主客雙方應(yīng)根據(jù)簽約文件性質(zhì)和內(nèi)容確定主簽人員，除主簽人員外，通常情況下還要安排一名熟悉儀式程序的助簽人員。為了表示對所簽合同、協(xié)議的重視，雙方常對等邀請更高一級的領(lǐng)導(dǎo)出席簽字儀式。（3）選擇簽約場所主方人員應(yīng)根據(jù)參加簽約儀式的人員規(guī)格、人數(shù)及簽約內(nèi)容的重要程度等因素確定舉辦簽約儀式的場所。從禮節(jié)上講都應(yīng)征得客方的同意。（4）布置簽約現(xiàn)場簽約現(xiàn)場應(yīng)莊重、整潔、清靜，地上可鋪設(shè)地毯，室內(nèi)空氣應(yīng)保持新鮮，廳內(nèi)光線要保證明亮。2.簽約儀式的座次禮儀（1）簽署雙邊性合同（2）簽署多邊性合同3.簽約儀式的正式程序（1）雙方入場（2）簽約儀式開始（3）正式簽署文本簽署文本時應(yīng)遵守“輪換制”。所謂的“輪換制”是指主簽人員首先簽署己方保有的合同文本，而且簽在左邊首位處。（4）交換簽署文本（5）共飲香檳最后，全體人員合影留念，儀式完畢。（6）退場首先是雙方最高領(lǐng)導(dǎo)，其次是客方，最后是東道主。整個儀式以半小時為宜。（7）公證4.參加簽約儀式的禮儀要求（1）服飾要整潔、挺括（2）簽約者的身份和職位應(yīng)雙方相當(dāng)（3）舉止要文雅、有風(fēng)度二、慶典活動禮儀1.組織慶典活動的禮儀（1）成立籌備組慶典活動籌備小組下設(shè)公關(guān)、接待、財務(wù)、會務(wù)等若干專項小組。（2）確定慶典活動形式可以是正規(guī)的大會、宴會、招待會或舞會等。（3）安排慶典活動內(nèi)容盡量把每一項具體活動組織得熱烈、歡快而隆重，營造出喜慶的氣氛。（4）進行輿論宣傳宣傳的內(nèi)容主要包括慶典活動舉行的時間、地點，慶典活動的形式、內(nèi)容及本單位的其他相關(guān)信息。（5）確定出席者一般來說，慶典活動的出席者通常應(yīng)包括上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、新聞傳媒、合作伙伴、社區(qū)鄰里、員工代表等。故不到萬不得已，不允許將慶典活動取消、改期或延期。（6）選擇地點應(yīng)考慮慶典活動的規(guī)模、影響力以及本單位的實際情況等相關(guān)因素。（7）布置環(huán)境場地（8）準(zhǔn)備音響（9）接待來賓1）來賓的接送。2）來賓的引導(dǎo)。3）來賓的陪同。4）來賓的接待。2.慶典活動的程序禮儀（1）介紹嘉