信息交流控制程序1目的通過建立順暢的內、外信息溝通與交流渠道，保證與質量/環(huán)境管理體系相關信息在公司內、外得到及時準確的溝通，闡明管理者對質量/環(huán)境管理體系的承諾，保證質量/環(huán)境管理體系的正常運行。2適用范圍本程序適用于公司內部各層次、職能部門、所有員工，以及外部相關方在環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方面的信息交流。3職責3.1各部門負責與本部門對應的相關方信息的收集、記錄、保存以及傳遞。3.2各部門負責其工作范圍內信息的傳遞與交流及相關外部信息的收集、處理以及傳遞，必要時保存記錄。4.1信息的分類4.1.1內部信息正常信息：如方針、目標指標、檢驗檢測記錄、內部審核、管理評審報告、環(huán)境管理方案、相關法律法規(guī)、公司環(huán)境行為的表現以及體系正常運行時的其他記錄；不符合信息（包括潛在的）：如體系內部審核的不合格報告，糾正和預防措施處理報告等；產品安全小組活動的信息溝通：如涉及產品的更新或變更的信息，法律法規(guī)要求，與產品安全危害和控制措施有關的信息；緊急信息：如出現火災、水災、爆炸等情況下的環(huán)境信息與記錄；其他內部信息：如員工的建議及其所關注的相關環(huán)境問題等；消費者反饋要求得到滿足的信息。4.1.2外部信息地方檢測站、環(huán)保局、質量技術監(jiān)督局、認證機構等檢測或檢查的結果及反饋信息；政策法規(guī)、標準類信息，如環(huán)境法律法規(guī)、條例、產品標準等；相關方關注的質量、安全生產、環(huán)境問題及其反饋的信息或投訴等；供方的信息；需要向外部通報的信息；顧客的投訴、抱怨、反饋的要求處理結果及顧客是否滿意的信息；其他外部信息，如各個部門直接從外部獲取的有關環(huán)境、質量技術等方面的信息。4.2溝通方式召集會議；文字形式：聯(lián)絡單、各種報表、報告、簡報、內部刊物、公告、黑板報、商業(yè)廣告等；各種電子通訊工具：如電話、傳真、電子郵件、互聯(lián)網、電視、廣播等；走訪。4.3信息的收集、評審與處理4.3.1內部信息的收集、評審與處理4.3.1.1相關部門收到內部信息要根據管理體系文件要求和有關規(guī)定，及時評審，負責與各相關部門實施溝通，并做好相應記錄，使之溝通有效。4.3.1.2正常信息的處理：各個部門依據相關文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常工作信息；體系部門按相應的文件規(guī)定傳遞公司方針、公司總目標指標、管理方案、內審結果、更新的法律法規(guī)等信息。4.3.1.3不符合（或潛在不符合）信息的處理，詳見《糾正和預防措施控制程序》。4.3.1.4緊急信息的處理，詳見《應急準備與響應控制程序》。4.3.1.5其他內部信息，提供者可以以書面形式反饋給相應部門進行處理。4.3.2外部信息的收集、評審與處理4.3.2.1相關部門收到外部信息，根據信息性質、要求和公司內部工作職責規(guī)定，及時評審，必要時請示公司領導，負責實施溝通，并做好相應的記錄，使之溝通有效。4.3.2.2環(huán)境管理部門負責地方檢測站、環(huán)保局等環(huán)境機構的監(jiān)測、檢查結果及反饋信息的收集，并就環(huán)境行為表現及應急計劃等與有關機構聯(lián)絡，必要時，由環(huán)境管理部門負責組織對外的環(huán)境學術與經濟交流，學習先進的管理方法及先進的污染治理、環(huán)境監(jiān)測、清潔生產工藝等技術。4.3.2.3品管部門負責質量技術監(jiān)督局、衛(wèi)生防疫站、認證機構等的監(jiān)測、檢查結果及反饋信息的收集，當出現不符合的情況時，按照《糾正和預防措施控制程序》的要求進行處理。4.3.2.4政策法規(guī)、標準類的資料信息由環(huán)境管理部門、檢驗部門和設備管理部門負責收集并確認、體系部門負責更新和整理，詳見《法律法規(guī)控制程序》及《文件控制程序》。4.3.2.4工程部門、采購部門、銷售部門、固廢管理部門等分別負責工程合同方、供應商、承運公司、廢物收購方等進行信息溝通，并對其環(huán)境施加影響，詳見《對相關方環(huán)境施加影響管理程序》；銷售部門和市場部門負責與顧客的信息聯(lián)絡，以滿足顧客要求；對于上述相關方提供的意見或投訴的處理見《顧客意見處理程序》LINKWord.Document.8\\\\Mainserver\\品質管理部\\品管\\1-體系\\1-手冊-程序-審核\\程序文件\\2006年5月\\5章\\5-3-VQEH-5.5.3（7.2.3）、4.4.3、4.4.5-1-B信息交流控制程序.docOLE_LINK1\a\r。若上述相關方欲了解本公司的質量、環(huán)境、產品安全方針，各對應部門應及時發(fā)送給對方，其它信息的發(fā)送，詳見《文件控制程序》。4.3.2.5各個部門直接從外部獲取的其他類信息，如質量、環(huán)境、產品安全及管理信息等，由其分析、整理，根據需要傳遞到相關部門。4.3.2.6產品質量、產品安全或環(huán)境表現(潛在)不符合信息、緊急信息或其他特殊情況由相應的管理者代表/產品安全小組組長負責有關信息的外界溝通。4.4信息的分析、改進4.4.1對體系運行過程中各類記錄的控制詳見《記錄控制程序》；4.4.2各部門對上述各類信息進行歸納、分析，以做管理評審的輸入并尋找體系持續(xù)改進的機會。4.5溝通有效性的檢查通過管理體系運行檢查、內審、管理評審、會議匯報等方式來評價溝通內容、信息的有效性。保障傳遞信息的