房產(chǎn)公司工程文件管理制度前言為規(guī)范房產(chǎn)公司工程文件管理，提高工程質(zhì)量，保障工程資料管理的科學(xué)化，合理化，便于檢索，本制度制訂。一、文件管理的基本原則1.1、文件立卷房產(chǎn)公司所有工程文件都應(yīng)按照項目及時建立，具體操作方式為對每一個項目按照建筑的分類納入建筑項目檔案中。1.2、文件管理的虛擬化房產(chǎn)公司實行工程文件管理虛擬化。對于一些在工程中產(chǎn)生的會議記錄，通知通告等文件，可以在網(wǎng)絡(luò)上存儲，各工程檔案管理員都可以自行下載查看。1.3、文檔流程化管理房產(chǎn)公司對工程文件的所有流程都進行管理，每個工程檔案管理員都有一份管理手冊，內(nèi)容包括建檔要求、收集整理、歸檔流程、查詢流程等。1.4、公正嚴(yán)謹(jǐn)所有文件都在指定時間內(nèi)處理完畢，并進行逐級審查核準(zhǔn)，建造單位對工程文件進行審查，文書加蓋公章。1.5、安全性本工程文件管理制度不宜在門禁卡登記、手寫日志、密碼鎖等方式下進行，應(yīng)采用門鎖、指紋識別等更加安全可靠的措施。1.6、保密性所有工程文件均應(yīng)嚴(yán)格保密，遵循保密的原則處理。二、文件管理規(guī)定2.1、審核工程文件審核應(yīng)進行逐級多次審核，必須經(jīng)過兩位當(dāng)權(quán)人簽字才能進行下一步。2.2、提醒工程檔案管理員可以在管理平臺設(shè)置提醒，定時提醒相應(yīng)文件的用戶，并留存?zhèn)渫洝?.3、借閱工程文件只能在工程檔案管理員批準(zhǔn)的情況下借出，所有的借出及還回都必須有記錄。2.4、歸檔工程文件添加新的文件應(yīng)以日期作為文件夾的名字，做到數(shù)據(jù)儲存的完整性和可顯示性。2.5、查詢工程檔案管理員應(yīng)在指定時間內(nèi)開放查詢，根據(jù)查詢?nèi)藛T的需求提供相應(yīng)文件。三、文件管理流程工程檔案管理員在收到項目部提交的工程文件后，應(yīng)做好以下幾項準(zhǔn)備：整理文件：將所有工程文件依據(jù)時間和系統(tǒng)分類，并進行歸檔存放。審核核準(zhǔn)：對每一個文件的審核情況進行逐級審核，必須有兩位當(dāng)權(quán)人的簽名，同時建造單位需驗收后才可存檔。存儲查詢：將工程文件存儲于安全的系統(tǒng)中，使之便于查詢、修改和存儲.工程檔案管理員要經(jīng)過長時間的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對員工進行充分的知識傳授和管理，在工作過程中要保證正常的溝通，及時的反饋和建立業(yè)務(wù)手冊。四、文件安全管理在此提醒工程檔案管理員需要加強文件安全管理，按照公司的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定做好文件存儲，防止因為人為的失誤而導(dǎo)致信息泄露。同時每日定時更新軟件及殺毒軟件，確保工程文件數(shù)據(jù)不發(fā)生意外丟失、篡改等情況。五、文件保密管理在文件保存時對有特殊保密要求的材料，進行加密處理或者不標(biāo)明內(nèi)容，同時對工程檔案管理員進行保密鑒定，未經(jīng)書面授權(quán)不得泄露。六、以上為房產(chǎn)公司工程文件管理制度，增強工