第三節(jié)

秘書(shū)的社會(huì)活動(dòng)與人際關(guān)系

諾貝爾與貝爾塔例人，都是在社會(huì)中工作、勞動(dòng)、生活，都在社會(huì)大舞臺(tái)上扮演一定的角色，占有一定的地位，與其他人有著各種性質(zhì)的關(guān)系。人們從事的各種職業(yè)，又由于其性質(zhì)、作用、貢獻(xiàn)等不同而有著不同的社會(huì)評(píng)價(jià)，秘書(shū)也不例外。了解秘書(shū)社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位的特點(diǎn)，具有清醒的角色意識(shí)；了解秘書(shū)人際關(guān)系的內(nèi)容與形式；了解秘書(shū)職業(yè)的公共關(guān)系職能以及這種職能對(duì)秘書(shū)人員的要求；秘書(shū)就能不斷地走向成功之路?！煲幻貢?shū)的社會(huì)活動(dòng)和社會(huì)地位一、秘書(shū)的社會(huì)活動(dòng)1．現(xiàn)代秘書(shū)社會(huì)活動(dòng)的特點(diǎn)現(xiàn)代社會(huì)的秘書(shū)，其活動(dòng)范圍已不僅僅是他（她）的辦公室，其活動(dòng)方式也不僅僅是坐在辦公桌前接接電話、打打字、整理文件，或是在幾個(gè)辦公室之間遞送文件、傳達(dá)通知，而是有了極大的擴(kuò)大。秘書(shū)的活動(dòng)可以說(shuō)是以整個(gè)社會(huì)為背景，活動(dòng)的目的、活動(dòng)的方式也明顯地復(fù)雜化、多樣化。

現(xiàn)代秘書(shū)有機(jī)會(huì)隨同領(lǐng)導(dǎo)、上司或單獨(dú)外出聯(lián)系工作、訪問(wèn)、調(diào)查研究；或參加各種會(huì)議、集會(huì)。其足跡不僅可以遍及本地區(qū)、本省市，也可能到達(dá)外省市甚至國(guó)外。秘書(shū)活動(dòng)的目的可以是傳達(dá)某項(xiàng)指示，檢查督促某項(xiàng)工作；或是獲取信息；也可以是取得經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)；或是增進(jìn)友誼；或是完成領(lǐng)導(dǎo)、上司賦予的特殊使命等等。秘書(shū)將出入各種機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，出人各種公共和交際場(chǎng)合，將接觸各行各業(yè)的人。總之，秘書(shū)的活動(dòng)已經(jīng)充分社會(huì)化了。

2．現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)對(duì)秘書(shū)的要求秘書(shū)的社會(huì)活動(dòng)往往是被動(dòng)的，就像秘書(shū)工作帶有被動(dòng)性一樣，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和上司的指示進(jìn)行。但這僅僅是指秘書(shū)活動(dòng)的目的和范圍而言。秘書(shū)活動(dòng)的方式、過(guò)程、結(jié)果不可能由領(lǐng)導(dǎo)、上司一一規(guī)定，而只能取決于秘書(shū)的主觀能動(dòng)性，取決于秘書(shū)的經(jīng)驗(yàn)與能力，或者說(shuō)取決于秘書(shū)個(gè)人的才華與魅力。

這就要求秘書(shū)在社會(huì)活動(dòng)中不僅僅要遵守法令、法律，遵守機(jī)關(guān)、單位的規(guī)章制度，而且要遵守和尊重社會(huì)的公共道德和行為規(guī)范，遵守和尊重各種不同交往場(chǎng)合、不同民族或地區(qū)的禮儀習(xí)俗。秘書(shū)人員應(yīng)做到衣飾整潔，舉止大方，彬彬有禮，談吐文雅，待人誠(chéng)懇、和藹，且富有幽默感。

二、秘書(shū)的社會(huì)地位

按照社會(huì)學(xué)的觀點(diǎn)，個(gè)人在社會(huì)中的地位是個(gè)人與社會(huì)關(guān)系的體現(xiàn)，也就是個(gè)人所占有的空間大小和性質(zhì)、個(gè)人的權(quán)利和義務(wù)的總和。

1．先賦地位

人的社會(huì)地位一部分決定于他所屬的階級(jí)、階層、家庭出身及親屬關(guān)系、就讀和畢業(yè)的學(xué)校，即他周圍和經(jīng)常接觸的人群，決定于他經(jīng)?；顒?dòng)的地域、場(chǎng)所以及他擁有的財(cái)產(chǎn)、權(quán)力等。這些形成了人的“規(guī)定性地位”，也稱之為“先賦地位”。

2．后成地位

人依靠自己的聰明才智，依靠自己的能力、努力、工作或勞動(dòng)成果，對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)所獲得的地位。這是個(gè)人的“贏得性”、“自致性”地位，或稱之為“后成地位”，這種地位對(duì)人更為重要。

3．秘書(shū)社會(huì)地位的特點(diǎn)秘書(shū)作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級(jí)或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。秘書(shū)的“先賦地位”具有明顯的“依附性”。它依附于某個(gè)機(jī)關(guān)、單位，或依附于某個(gè)個(gè)人。人們介紹秘書(shū)，常常說(shuō)：這位是某某機(jī)關(guān)的秘書(shū)。或說(shuō)：這是某某人的秘書(shū)。或是介紹他的職務(wù)：某某機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)、某某單位的辦公室主任。這就意味著他所就職的機(jī)關(guān)、單位，他們擔(dān)任的職務(wù)、職位，他所服務(wù)或代表的那位個(gè)人賦予他某種社會(huì)地位。因此，不少人認(rèn)為，秘書(shū)是沒(méi)有獨(dú)立的社會(huì)地位的，它不同于作家、藝術(shù)家，甚至也比不上教師與醫(yī)生。

然而，如果秘書(shū)人員即使就職于小機(jī)關(guān)或基層單位，或是充當(dāng)?shù)匚?、?cái)產(chǎn)并不顯赫的人的秘書(shū)，而由于他具有較高的德、才、學(xué)、識(shí)，作出了出色的成績(jī)，他仍然會(huì)獲得周圍人的尊重，包括他的上司或雇主的尊重，也可說(shuō)是取得了較高的社會(huì)地位。而先賦地位較高的秘書(shū)，如果他的修養(yǎng)、道德、學(xué)識(shí)、能力與其地位相稱，那其社會(huì)地位即是真實(shí)的、穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能。反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時(shí)可能降低甚至失去。因此，秘書(shū)人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會(huì)地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。§二秘書(shū)的角色意識(shí)

1．社會(huì)角色社會(huì)角色和角色活動(dòng)角色，原是戲劇中的一個(gè)名詞，是指演員扮演的劇中人物形象。社會(huì)學(xué)家認(rèn)為，人生是個(gè)大舞臺(tái)；戲劇家認(rèn)為，舞臺(tái)就是小人生。于是，就借用角色這個(gè)名詞來(lái)說(shuō)明人的社會(huì)特征，名之曰：“社會(huì)角色”。

社會(huì)角色，是指人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人的權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有的與之相適應(yīng)的意識(shí)和行為。

任何人都是一定的社會(huì)角色，一個(gè)嬰兒呱呱墜地，即是為人子女的角色，稍長(zhǎng)大又進(jìn)入學(xué)生的角色，以后從事職業(yè)、結(jié)婚、生育子女等等又扮演各種不同的角色。2．角色與地位一方面，社會(huì)總是期望每個(gè)個(gè)人的意識(shí)、言行符合他的地位；另一方面，個(gè)人也會(huì)不斷努力按照社會(huì)的期待去認(rèn)識(shí)、去行動(dòng)。因此，地位乃是角色的靜態(tài)表述，角色乃是地位的動(dòng)態(tài)表現(xiàn)。3．角色的轉(zhuǎn)移、沖突與適應(yīng)每個(gè)人在人生舞臺(tái)上都要扮演一定的角色，又往往在不同的場(chǎng)合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色轉(zhuǎn)換）或同時(shí)扮演多種角色。個(gè)人承擔(dān)多種角色，每一種角色的意識(shí)和行為規(guī)范不可能一樣，有可能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，也可能產(chǎn)生矛盾沖突，產(chǎn)生矛盾沖突的即稱之為“角色沖突”。另一方面，同一角色的意識(shí)、行為與其地位之間也往往產(chǎn)生差距，即個(gè)人的修養(yǎng)、認(rèn)識(shí)、能力達(dá)不到其地位對(duì)角色的期待與要求。這樣的力不從心就在角色與其意識(shí)、行為之間產(chǎn)生矛盾，則稱之為“角色內(nèi)沖突”。消除“角色沖突”和“角色內(nèi)沖突”，是社會(huì)對(duì)每個(gè)人的要求，這取決于個(gè)人的“價(jià)值取向”（即角色選擇），取決于個(gè)人的努力（即角色適應(yīng)）。從社會(huì)、組織、個(gè)人三者的關(guān)系來(lái)說(shuō)，組織是實(shí)體，組織內(nèi)有各式各樣的角色，需要每個(gè)個(gè)人去扮演，去參與活動(dòng)；社會(huì)則是包容眾多組織又獨(dú)立于個(gè)人而存在的更大的實(shí)體，需要所有的人都去參與更為復(fù)雜繁多的角色活動(dòng)。組織和它所規(guī)定的角色是相對(duì)穩(wěn)定的，扮演角色、參與角色活動(dòng)的個(gè)人則是流動(dòng)的、變化的。社會(huì)則更有其自身的無(wú)窮的活動(dòng)規(guī)律。但是，社會(huì)活動(dòng)規(guī)律歸根結(jié)底仍然是人們的活動(dòng)規(guī)律的總和。因此，每個(gè)個(gè)人不只是消極被動(dòng)地接受既已安排的社會(huì)角色規(guī)范，個(gè)人不僅參與角色活動(dòng)，還應(yīng)該也能夠去豐富或創(chuàng)造自己的角色。這樣，組織與社會(huì)才能不斷地進(jìn)步和發(fā)展。二、秘書(shū)的角色意識(shí)1．共性意識(shí)和個(gè)性意識(shí)2．角色組合3．配角意識(shí)與主角意識(shí)§三秘書(shū)人際關(guān)系的內(nèi)容、方式一、人際關(guān)系的內(nèi)容與方式1．人際關(guān)系的涵義與內(nèi)容

這里所討論的人際關(guān)系是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會(huì)活動(dòng)中所發(fā)生的交往關(guān)系。這是一種社會(huì)性、職業(yè)性的關(guān)系，被稱作“業(yè)緣關(guān)系”；而不是指親屬鄰里間的感情與道德關(guān)系

2．影響人際關(guān)系的因素人際關(guān)系是相當(dāng)豐富又相當(dāng)復(fù)雜的，影響人際關(guān)系的因素也很多，主要有：

(1)距離的遠(yuǎn)近。俗話說(shuō)：遠(yuǎn)親不如近鄰，就是這個(gè)道理。

(2）交往的頻率。一般是交往多者彼此容易了解，容易親近；交往少者不易了解，也不易親密

(3)態(tài)度相似性。彼此的性格、興趣、愛(ài)好相似，則容易親近。所謂：物以類聚，人以群分。又即所謂：酒逢知己千杯少，話不投機(jī)半句多。

(4）需要的互補(bǔ)性。相互的需要促使彼此之間的了解與合作，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，也容易形成親密的關(guān)系。

(5）情景因素。在某種特殊的環(huán)境或情景中，人們?nèi)菀捉咏陀H密。比如人在旅途中，或是客地遇同鄉(xiāng)，或是在困難中得到幫助，在情緒苦悶時(shí)得到同情與安慰等等。這種情況下容易導(dǎo)致親近和親密。

(6）中介因素。國(guó)外稱之為A,B,X'，模式。即某A喜歡某X，某B也喜歡某X，某A與某B雖素不相識(shí)，但通過(guò)X的中介因素也容易接近、親密起來(lái)。

3．人際關(guān)系的障礙要進(jìn)行正常的、有效的人際交往，必須克服某些主觀和客觀的障礙，譬如：（1）心理障礙。自卑感、羞怯感就是人際交往中的心理障礙。有些人性格內(nèi)向，不善言談，不喜歡交際而怕與他人交往。這就需要從心理上鼓起勇氣，并在實(shí)踐中培養(yǎng)交際能力。(2)語(yǔ)言障礙。語(yǔ)言障礙表現(xiàn)為語(yǔ)言和語(yǔ)義兩個(gè)方面。一方面?zhèn)€人口齒不清，或說(shuō)話啰嗦，或缺乏條理，會(huì)使別人難以理解甚至不愿理解。嚴(yán)重的方言土語(yǔ)會(huì)使對(duì)方厭倦，污言穢語(yǔ)則更令人厭惡。另一方面是書(shū)面語(yǔ)言障礙,由于掌握的詞匯不多，或是語(yǔ)義概念不清，難以準(zhǔn)確而生動(dòng)地表達(dá)自己的感情和思想。這就要求人們尤其是秘書(shū)都使用標(biāo)準(zhǔn)的普通話，并盡可能掌握一兩門外語(yǔ)，聽(tīng)懂幾種方言，豐富詞匯量，弄清詞義，才能既善于表達(dá)自己的思想感情，又善于理解別人的思想感情。語(yǔ)言障礙的另一層意思是指書(shū)面語(yǔ)言障礙。信函或文件來(lái)往也是交際的重要方式。文句不通、文義晦澀、詞不達(dá)意、書(shū)寫(xiě)潦草或拙劣、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，或是文化水平不高、識(shí)字不多，難以理解對(duì)方文義等都是嚴(yán)重的書(shū)面語(yǔ)言障礙。這就要求人們尤其是秘書(shū)具有較高的閱讀能力和寫(xiě)作能力，且能寫(xiě)得一手端正、勻稱、流利、美觀的好字。

(3)地位障礙。人們的社會(huì)地位高低不同，如果帶有盲目性，就會(huì)形成人際交往中的障礙。地位高的人表現(xiàn)為傲慢自大或不愿屈就，地位低的人則表現(xiàn)為故作謙卑或不愿高攀。這些都會(huì)影響人與人之間的正常交往。

(4）物理障礙。這是指其他客觀的物質(zhì)因素。如電話中的雜音，電報(bào)、郵件的故障、延擱，交通的不便，惡劣的氣候等等影響了人際交往的頻率或效果。這往往非個(gè)人力量所能左右，事實(shí)上，現(xiàn)代高科技的發(fā)展，使這些物理障礙所導(dǎo)致的影響交往的因素越來(lái)越少，無(wú)線通訊或網(wǎng)絡(luò)通訊為世界各地人們的聯(lián)絡(luò)和交往提供了極大的便利條件。4．人際關(guān)系中的自主性

自主性既是指在人際交往中要主動(dòng)去接近人，了解人，主動(dòng)去爭(zhēng)取合作與支持；又是指在人際關(guān)系中要獨(dú)立自主。這種自主性一方面是相對(duì)他人而言，人應(yīng)該有自己獨(dú)立的目的、態(tài)度和獨(dú)特的儀表和言行方式，不受權(quán)威者的偏執(zhí)或社會(huì)的陳舊意識(shí)與習(xí)慣勢(shì)力的消極影響。另一方面又是相對(duì)于外界環(huán)境而言。人的交往有時(shí)處于順境，有時(shí)處于逆境。當(dāng)處于順境時(shí)，要冷靜、理智，不要突然萌發(fā)超出或違背原先行為目的的意念，以致得意忘形，弄巧成拙；處于逆境時(shí)，要堅(jiān)定、自信，不要輕易放棄行為目的而退卻，而應(yīng)該及時(shí)調(diào)整自己的行為方式去繼續(xù)爭(zhēng)取。

5．人際關(guān)系中的適應(yīng)性為了達(dá)到自己的行為目的，要善于在行為方式上適應(yīng)社會(huì)習(xí)俗的要求，適應(yīng)各種不同的交往對(duì)象的要求，適應(yīng)特定環(huán)境與場(chǎng)合的要求，包括遵守禮貌、行為規(guī)范和各種禮節(jié)禮儀。二、秘書(shū)處理人際關(guān)系的重要準(zhǔn)則前文所述人際交往的一般方式同樣適用于秘書(shū)。除此之外，秘書(shū)在處理人際關(guān)系時(shí)還應(yīng)特別注意以下準(zhǔn)則。1.尊重秘書(shū)一定要尊重人際交往中的所有對(duì)象。尊重別人，才能得到別人的尊重。秘書(shū)要正確運(yùn)用尊重原則，在尊重別人的意見(jiàn)和要求時(shí)又不輕易放棄自己的原則和看法；不強(qiáng)人所難，不把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。2.禮貌禮貌準(zhǔn)則要求秘書(shū)在與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人交往時(shí)，服裝整潔，表情自然，舉止文雅，用語(yǔ)得體。在各種交際場(chǎng)合自覺(jué)注重和嚴(yán)格遵守各種禮儀禮節(jié)。3.誠(chéng)實(shí)守信誠(chéng)實(shí)，一要態(tài)度誠(chéng)懇，不虛偽，不做作；二要講真話。守信，也就是講信用。人際交往中，秘書(shū)一定要注意守信，言行一致。言而無(wú)信，往往被視為品質(zhì)不好的表現(xiàn)，是秘書(shū)處理人際關(guān)系的大忌?！翱鬃优ⅰ?/p>

@@4.平等待人平等待人是秘書(shū)建立和處理人際關(guān)系的前提條件。具體來(lái)說(shuō)，在公務(wù)接待活動(dòng)中注意地位對(duì)等、同級(jí)接待；在待人態(tài)度上要一視同仁、熱情周到；在處理物質(zhì)關(guān)系時(shí)注意等價(jià)交換。5．樂(lè)于助人秘書(shū)人員應(yīng)具有根深蒂固的“助人為樂(lè)”的意識(shí)，養(yǎng)成主動(dòng)、勤勞的習(xí)慣。無(wú)論對(duì)上司、或同事、或客戶、或有工作交往的普通群眾，只要知道或看出對(duì)方有需要，就應(yīng)主動(dòng)地伸手幫助。只有這樣，秘書(shū)才能獲得更多人的賞識(shí)和合作，才能獲得步步成功。中國(guó)有句古訓(xùn)：“君子成人之美”，那是一種更高的境界，應(yīng)從“樂(lè)于助人”開(kāi)始。6．多肯定他人7．寬容與體諒

§四秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系視頻@@

如何成為卓越秘書(shū)

一、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系

二、秘書(shū)處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法

三、秘書(shū)處理與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系的要求

一、秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系

（一）工作上的主輔關(guān)系秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，最重要的是為領(lǐng)導(dǎo)的管理工作提供全面服務(wù)。這種職責(zé)主要體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常事務(wù)性工作方面，如辦文、辦會(huì)、辦事、調(diào)查研究、督促檢查等，也體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供預(yù)案或建議方面。從根本上看，秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)有著共同的工作目標(biāo)，只是為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)分擔(dān)不同的任務(wù)，兩者工作上的主輔關(guān)系也必須與共同目標(biāo)一致。（二）角色上的從屬關(guān)系

從職業(yè)特點(diǎn)看，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)就沒(méi)有秘書(shū)，離開(kāi)了領(lǐng)導(dǎo)，秘書(shū)這一角色也就失去了存在的依據(jù)。從秘書(shū)所處的社會(huì)地位看，秘書(shū)角色從屬于領(lǐng)導(dǎo)角色。秘書(shū)一方面要尊重這種關(guān)系，自覺(jué)服從領(lǐng)導(dǎo)的命令，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)管理工作的需要去工作，另一方面又不能被這種關(guān)系束縛，失去自己的獨(dú)立人格和獨(dú)立思維，唯唯諾諾，像領(lǐng)導(dǎo)的私人奴仆。（三）組織上的上下級(jí)關(guān)系秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)具有一種組織上的上下級(jí)關(guān)系。這種關(guān)系決定了秘書(shū)在工作中必須接受領(lǐng)導(dǎo)的指揮，尊重組織上賦予領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力?！跋录?jí)服從上級(jí)”，不管在何種組織，都是一條必須遵守的最基本的管理規(guī)則。所以，秘書(shū)在工作上永遠(yuǎn)都不能我行我素或越權(quán)行事。（四）事業(yè)上的同志關(guān)系

秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)雖然職責(zé)分工不同、地位不同，但都是為了國(guó)家和人民的事業(yè)而工作的，是目標(biāo)一致的同志關(guān)系。秘書(shū)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)這一關(guān)系,既正確履行職責(zé)，又維護(hù)自己的利益。意識(shí)到這種事業(yè)上的同事關(guān)系，秘書(shū)才能避免成為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工具，才能夠以主人翁的身份更加積極、主動(dòng)地開(kāi)展工作。（五）人