信息技術與人工智能基礎項目三Office高級應用—Excel軟件01項目背景02思維導圖03思政聚焦04項目相關知識05項目任務目錄CONTENTS06項目小結與展望01項目背景在日常的辦公中，在管理各種信息和處理數據時經常需要處理各種數據報表和圖表，例如在管理員工的基本信息時通過員工信息表來管理、在管理員工的工資信息時通過工資表來管理、在統(tǒng)計銷售數據時通過銷售表來管理等；在做工作總結匯報時經常需要對各種數據進行統(tǒng)計、分析和可視化展示等。作為微軟Office家族的重要組件之一，Excel軟件以表格形式組織、分析、處理數據，憑借其直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，Excel軟件成為了當今最流行的個人計算機數據處理軟件，它可以幫助人們進行各種數據的處理、統(tǒng)計分析和決策制定，廣泛地應用于管理、統(tǒng)計財經、金融等眾多領域。Excel面世30多年來，經過不斷發(fā)展提升，已經成為了辦公人員必不可少的數據處理軟件，在各個部門的核心工作中發(fā)揮著重要的作用。02思維導圖本項目思維導圖03思政聚焦無論是學習還是工作，處理大量數據的是一項普遍的事情，熟練地應用Excel軟件可以極大地提高學習和工作效率，達到事半功倍的效果，高超的Excel水平能夠極大地助力職場的成功。然而，盡管Excel具有強大的數據處理功能，但其數據安全保護功能不夠健全，只能通過設置密碼控制，無法對用戶進行角色的管理，也不能對數據進行層級的訪問限制。作為一名數據分析人員，應該客觀評價單位在發(fā)展過程中存在的問題，為決策層提供有效的參考依據，不應受其他因素影響而更改數據、隱瞞存在的問題，否則將會對單位的發(fā)展造成嚴重的后果，因此必須具備嚴謹負責的職業(yè)道德。04項目相關知識3.1工作表創(chuàng)建及格式化1.工作簿工作簿是多個工作表的集合，一個工作簿最多可包含255個工作表，工作簿文件的擴展名為.xlsx。2.工作表工作表是一個二維表格，它由行和列組成，行和列交叉的地方稱為單元格，單元格是存放數據的地方，默認的工作表名稱為Sheet1。一個工作表最多可以有1048576行和16384列，行號用數字1～1048576表示，列號用英文字母A～Z，AA～AZ，BA～BZ，…，XFA～XFD表示。3.數據類型Excel軟件中的數據類型包含數值型、日期型、時間型、貨幣型、文本型、百分比型等。如果想將數值當成普通的文本，則在輸入數值前先輸入半角狀態(tài)的上撇符號，之后再輸入數字。例如將數值編號“00001”當成文本時直接輸入“'00001”，然后按下回車鍵，需要注意的是，輸入的是雙引號內的字符。通常將編號、郵政編碼、身份證號碼、電話號碼等無須計算大小的數值當成文本處理。4.數據有效性為了避免在錄入過程中出現(xiàn)不規(guī)范的數據，可以在某些列設置數據有效性，采用下拉列表形式選擇數據進行數據錄入，避免用戶錄入下拉列表以外的數據。使用下拉列表錄入數據的方式通常適用于選擇個數少且規(guī)范的數據，例如性別、職稱、工種、學歷、學位、產品類型等。3.2數據計算1.公式公式是指在單元格中執(zhí)行計算功能的等式，所有公式都必須以等號開頭，公式形式：=表達式。2.運算符運算符是用于對公式中的元素進行運算而規(guī)定的特殊符號。常用的運算符有算術運算符、字符串連接運算符和關系運算符三類，按優(yōu)先級別由高到低列出各種運算符（圓括號優(yōu)先）及其含義，如表3-1所示。3.單元格地址引用單元格地址引用分為相對引用、絕對引用、混合引用三類。相對引用是指引用的單元格與復制位置的單元格保持一致，即公式隨著引用單元格位置變化而變化，通常直接使用由列號和行號表示的單元格地址，例如對A7的相對引用表示為A7。絕對引用是指固定地址的引用，公式不會隨著引用單元格位置變化而變化，通常在單元格名稱的列號和行號左側加上“$”符號，例如對A7的絕對引用表示為$A$7?；旌弦檬侵钢唤^對引用固定的單列或單行，而別的行或列使用相對引用，例如對A7的混合引用表示為$A7或A$7。4.函數函數即事先創(chuàng)建好的公式，函數同樣以等號開頭，函數的形式：=函數名([參數1],[參數2],…)。Excel軟件提供了大量、實用的函數，這些函數為分析計算提供了極大便利。例如SUM函數、AVERAGE函數等。Excel軟件中的常用函數具體如下。（1）SUM函數SUM函數為求和函數，其功能是對選擇的單元格或單元格區(qū)域進行求和計算，其語法結構為SUM（number1,number2,…），其中number1,number2,…表示若干個需要求和的參數。填寫參數時，可以使用單元格地址（如B4,C4,D4），也可以使用單元格區(qū)域（如B4:D4），甚至可混合輸入（如B4,C4:D4）。（2）AVERAGE函數AVERAGE函數為平均值函數，其功能是求平均值，計算方法是，將選擇的單元格或單元格區(qū)域中的數據先相加，再除以單元格個數，其語法結構為AVERAGE（number1,number2,…），其中number1,number2,…表示若干個需要求平均值的參數。填寫參數時，如果對多個連續(xù)的單元格求平均值則直接使用單元格區(qū)域（如B4:G4）即可。（3）RANK函數RANK函數是排名函數，其功能是求某一個數值在某一區(qū)域內的排位，其語法結構為RANK(number,ref,[order])，其中number為需要排位的數字；ref為一組數字或一個單元格區(qū)域，而ref中的非數值型參數將被忽略；order為一個數字，用于確定排位的方式。如果order為0或省略，將按降序排位；如果order不為零，將按升序排位。（4）IF函數IF函數是條件函數，它能判斷真假值，并根據邏輯計算的真假值返回不同的結果，其語法結構為IF（logical_test,value_if_true,value_if_false），其中，logical_test表示計算結果為true或false的任意值或表達式；value_if_true表示logical_test為true時要返回的值，可以是任意數據；value_if_false表示logical_test為false時要返回的值，也可以是任意數據。（5）MAX/MIN函數MAX函數為最大值函數，其功能是返回所選單元格區(qū)域中所有數值的最大值；MIN函數為最小值函數，其功能是返回所選單元格區(qū)域中所有數值的最小值。其語法結構為MAX/MIN（number1,number2,…），其中number1,number2,…表示要篩選的若干個數值或一個單元格區(qū)域。（6）COUNTIF函數COUNTIF函數用于計算某個單元格區(qū)域中給定條件的單元格數目，其語法結構為COUNTIF（range,criteria），其中range為需要計算的單元格區(qū)域；criteria為確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。（7）INDEX函數INDEX函數用于返回工作表單元格區(qū)域的值或對值的引用。INDEX函數有兩種形式：數組形式和引用形式。數組形式通常返回數值或數值數組；引用形式通常返回對值的引用。其語法結構有兩種形式：INDEX(array,row_num,column_num)用于返回數組中指定的單元格或單元格數組的數值；INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)用于返回引用中指定單元格或單元格區(qū)域的引用。3.3數據可視化1.圖表圖表是進行數據分析的強有力工具，圖表以工作表的數據為依據，以多種類型的圖形反映工作表數據的相互關系和變化趨勢。Excel軟件提供了多種類型的圖表，包括柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、面積圖、散點圖、雷達圖等，用戶可根據不同的要求選用不同類型的圖表。2.圖表格式化圖表格式化即對圖表進行格式設置，包括設置圖表樣式、添加圖表元素、設置圖表區(qū)尺寸和背景、設置圖表區(qū)文字格式等。3.4數據統(tǒng)計分析1.圖表圖表是進行數據分析的強有力工具，圖表以工作表的數據為依據，以多種類型的圖形反映工作表數據的相互關系和變化趨勢。Excel軟件提供了多種類型的圖表，包括柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、面積圖、散點圖、雷達圖等，用戶可根據不同的要求選用不同類型的圖表。2.圖表格式化圖表格式化即對圖表進行格式設置，包括設置圖表樣式、添加圖表元素、設置圖表區(qū)尺寸和背景、設置圖表區(qū)文字格式等。1.數據排序數據排序是按照一定的規(guī)則對數據列表中的數據進行整理排列的過程。數據排序的方式通常有“升序排序”和“降序排序”兩種。2.數據篩選數據篩選是指將工作表中符合查詢條件的數據顯示出來，不滿足指定條件的數據暫時隱藏。Excel軟件的數據篩選通常有兩種方式：自動篩選、高級篩選。自動篩選就是按照設定的條件對工作表中的數據進行篩選，每次只能按照一個條件篩選，用于篩選簡單的數據，能夠幫助用戶從包含大量數據記錄的數據列表中快速查找出滿足條件的記錄。高級篩選功能較強，可進行多條件的復雜查詢。3.數據分類匯總數據分類匯總是一個功能強大、使用方便的數據處理工具，它能按照用戶指定的分類規(guī)則對指定的字段進行匯總計算并將結果在工作表中顯示出來。4.數據透視表數據透視表是一種交互式的數據報表，可以快速地按照多個條件匯總大量的數據并對匯總結果進行各種篩選，以查看源數據的不同統(tǒng)計結果。Excel軟件中的數據透視表集成了篩選、排序和分類匯總等功能，最終可生成包含多種匯總統(tǒng)計信息的匯總表格，是用戶進行數據分析的有力工具。在數據透視表中可以從不同角度查看數據，以便做出更好的業(yè)務決策。5.數據透視圖數據透視圖為關聯(lián)數據透視表中的數據提供圖形表示形式，它是一種交互式的圖表。為了直觀地查看數據情況，可以根據數據透視表制作相應的數據透視圖。對于可視演示文稿，可以使用交互式篩選控件創(chuàng)建數據透視圖，以便分析數據子集。06項目任務任務1工作表創(chuàng)建及格式化——制作員工信息表1、任務描述作為公司的行政管理人員，常常需要通過制作員工信息表來管理員工信息，行政秘書劉霞接到公司任務需要創(chuàng)建公司內部的員工信息表，員工信息表如圖3-1-1所示。制作員工信息表涉及以下相關基礎知識：創(chuàng)建及保存Excel表格，錄入表格數據，修改表格結構、美化表格，打印表格等。2.制作員工信息表過程創(chuàng)建與管理Excel工作簿單元格數據錄入數據有效性設置數據表格式設置打印區(qū)域設置任務2數據計算——汽車銷售統(tǒng)計1、任務描述小明作為某汽車銷售公司的銷售經理，在做半年總結匯報的時候需要統(tǒng)計1~6月的銷售情況，包括每位銷售員的總銷售量、月平均銷售額、銷售額排名、銷售等級、月最高營業(yè)額、月最低營業(yè)額、月營業(yè)額大于100的人數、查詢周婷六月營業(yè)額等，最終統(tǒng)計結果如圖3-2-1所示。2.汽車銷售統(tǒng)計過程計算營業(yè)總額：SUM函數計算月平均營業(yè)額：AVERAGE函數計算總額排名：RANK函數計算銷售等級：IF函數計算月最高/最低營業(yè)額：MAX/MIN函數統(tǒng)計月營業(yè)額大于100萬的人數：COUNTIF函數查詢某個單元格的內容：INDEX函數

SUM函數格式：

SUM（number1,number2,……）或

SUM（單元格地址1:單元格地址2）功能：SUM函數用于計算單個或多個參數之和。33AVERAGE函數格式：

AVERAGE（number1,number2,……）或

AVERAGE（單元格地址1:單元格地址2）功能：AVERAGE函數對所有參數計算算術平均值。34

RANK函數格式：

RANK（number，ref，order）

功能：RANK函數返回某數字在一列數字中相對于其他數字按大小進行的排位。其中number為需要找到排位的數字，ref為一組數字或引用，而ref中的非數值型參數將被忽略，order為一數字，確定排位的方式。如果order為0或省略，將按降序排位；如果order不為零，將按升序排位。35

if函數

格式：

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)其中l(wèi)ogical_test是計算結果為TRUE或FALSE的任何數值或表達式.value_if_true是當logical_test為TRUE時函數的返回值.value_if_false是當logical_test為FALSE時函數的返回值.

功能:邏輯判斷，對邏輯判斷的結果返回不同的值。36MAX/MIN函數格式：

MAX/MIN（number1,number2,……）或

MAX/MIN（單元格地址1:單元格地址2）

功能：MAX/MIN函數對所有參數計算最大/最小值。37COUNTIF函數格式：

COUNTIF（range,criteria）功能：COUNTIF函數計算某個區(qū)域中給定條件的單元格數目。38INDEX函數格式：INDEX(array,row_num,[column_num])功能：返回表格或數組中的元素值，此元素由行號和列號的索引值給定。當函數INDEX的第一個參數為數組常量時，使用數組形式。

Array必需。單元格區(qū)域或數組常量。如果數組只包含一行或一列，則相對應的參數row_num或column_num為可選參數。如果數組有多行和多列，但只使用row_num或column_num，函數INDEX返回數組中的整行或整列，且返回值也為數組。Row_num必需。選擇數組中的某行，函數從該行返回數值。如果省略row_num，則必須有column_num。Column_num可選。選擇數組中的某列，函數從該列返回數值。如果省