檔案管理制度檔案是全面反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)此后決策科學(xué)化的重要根據(jù)。為加強企業(yè)檔案管理工作，有效地保護和運用檔案，維護企業(yè)合法權(quán)益，特制定本措施。第一節(jié)檔案范圍企業(yè)多種具有保留價值的文獻、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中，文獻包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀要、項目方案、協(xié)議協(xié)議、內(nèi)外行文等。第二節(jié)檔案分類及編號一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：（一）行政類（二）財務(wù)類（三）人事類（四）資產(chǎn)類（五）開發(fā)項目類（六）拓展類二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。詳細劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其重要類別進行編號。四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié)機要檔案一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。二、劃分原則：（一）絕密檔案：包括企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大協(xié)議。（二）機密檔案包括：1、財務(wù)資料；2、企業(yè)重要會議紀要；3、企業(yè)經(jīng)營狀況；4、人事檔案、薪資性檔案、勞動協(xié)議；5、技術(shù)資料；6、金額在10萬-100萬元的協(xié)議。（三）秘密檔案包括：1、重要項目資料；2、項目協(xié)議協(xié)議。第四節(jié)檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。二、文獻如有皺折、破損、參差不齊等狀況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整潔，再裝訂。第五節(jié)保留期限檔案保留期限除政府有關(guān)法令或我司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保留：1、企業(yè)章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會會議紀要；4、企業(yè)證照；5、各級批文；6、印鑒；7、企業(yè)年度經(jīng)營計劃；8、企業(yè)年度經(jīng)營總結(jié)；9、年度財務(wù)報表；10、技術(shù)資料；11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保留的文書。二、長期保留（）：1、會計憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保留的文書。(其他財務(wù)檔案的保留期限按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、短期保留：1、期滿或解除的協(xié)議協(xié)議；2、完結(jié)后的項目方案；3、部門工作計劃及工作總結(jié)；4、完結(jié)后的部門祈求匯報；5、完結(jié)后無長期保留必要文書。四、企業(yè)規(guī)章制度由綜合部永久保留，使用部門視其有效期限予以保留。第六節(jié)保管部門一、財務(wù)專題機要檔案由財務(wù)部負責(zé)保管。二、人事專題機要檔案由綜合部負責(zé)保管。三、股東、董事會資料由董事會辦公室保管。四、其他檔案均由綜合部指派專人保管。第七節(jié)檔案移交一、企業(yè)各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交綜合部。二、董事會、總經(jīng)理辦公會會議紀要和決策，應(yīng)自簽發(fā)之日起3日內(nèi)移交綜合部。三、協(xié)議協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交綜合部。四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。五、其他檔案1年移交1次，時間為每年的3-4月。六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。七、《檔案移交清冊》一式3份，移交雙方各1份，綜合部留存1份。第八節(jié)檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)對應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、資產(chǎn)類檔案、項目類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須經(jīng)綜合部經(jīng)理核準，但僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤Ａ?、借閱檔案應(yīng)當日償還，借閱時間最長不超過8個工作時。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié)檔案銷毀一、超過保留期，且無保留價值的檔案應(yīng)銷毀。二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)對應(yīng)核準人核準后方可銷毀。三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其他檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。四、銷毀檔案須兩2人以上人員共同完畢，綜合部指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。五、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各1式2份，申請部門1份，綜合部1份。第十節(jié)其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應(yīng)有專柜寄存