廣州中醫(yī)藥大學(xué)順德醫(yī)院

采購管理系統(tǒng)項(xiàng)目需求書1項(xiàng)目背景財政部《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》明確提出內(nèi)部控制建設(shè)的目標(biāo)：“到2020年，基本建成與國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化相適應(yīng)的，權(quán)責(zé)一致、制衡有效、運(yùn)行順暢、執(zhí)行有力、管理科學(xué)的內(nèi)部控制體系，更好發(fā)揮內(nèi)部控制在提升內(nèi)部治理水平、規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行、促進(jìn)依法行政、推進(jìn)廉政建設(shè)中的重要作用。”將科學(xué)規(guī)范有效的內(nèi)部控制流程嵌入信息化系統(tǒng).2建設(shè)目標(biāo)本期建設(shè)的主要模塊是采購管理、合同管理，核心目標(biāo)是合理保障醫(yī)院管理合法合規(guī)、過程留痕、業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，相關(guān)系統(tǒng)高效銜接，形成資金使用全過程的閉環(huán)管理。采購、合同相關(guān)信息真實(shí)完整，提升管理能力和工作效率，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。具體體現(xiàn)在如下幾個方面：將醫(yī)院的采購、合同管理相關(guān)的內(nèi)部控制管理制度嵌入信息系統(tǒng)中，固化經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)流程、控制規(guī)則，使業(yè)務(wù)流程和管理制度在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)和主動提醒預(yù)防。實(shí)現(xiàn)全面涵蓋采購管理、合同管理的基礎(chǔ)日常財務(wù)業(yè)務(wù)處理工作的信息化?！白詣印睂?shí)現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中內(nèi)控對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的約束，有效防止違背內(nèi)控規(guī)定的行為，減少人為因素對內(nèi)控執(zhí)行的影響，并提高業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確性，降低日常工作出錯概率。更好地發(fā)揮財務(wù)部門支撐和服務(wù)各部門的職能。幫助招采部門、財務(wù)部門、合同歸口管理部門和相關(guān)管理人員能夠集中精力在重要的管理性事務(wù)中。幫助單位理清部門職責(zé)，改變單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動分塊管理、信息分割的局面，提升業(yè)務(wù)的協(xié)同性和高效性。采購和合同系統(tǒng)必須具備內(nèi)控管理的設(shè)計高度，具有良好的擴(kuò)展性、兼容性，能夠預(yù)制多種管控規(guī)則、業(yè)務(wù)流程、單據(jù)信息并與現(xiàn)有或?qū)磲t(yī)院要求的各種管理系統(tǒng)兼容。3系統(tǒng)功能需求序號子項(xiàng)目名稱功能模塊功能說明1采購管理子系統(tǒng)采購計劃管理年度采購計劃申請/審批：提供年度采購計劃申請和審批功能；采購預(yù)算查詢：查詢醫(yī)院年度采購預(yù)算（一級、二級）清單數(shù)據(jù)功能；使用科室查詢：采購計劃按貨物+使用科室，查詢匯總或明細(xì)；查詢《年度采購計劃需求申請書》、《可行性分析及效益分析》，查詢各專業(yè)委員會論證情況資料、查詢預(yù)算管理委員會審核資料及院長辦公會、黨委會的審核情況資料查詢上級主管部門的預(yù)算審批文件，財政資金批復(fù)，信息化項(xiàng)目采購批復(fù)資料（財務(wù)科）查詢預(yù)算調(diào)整資料、緊急采購批復(fù)資料等采購計劃申請/審批：年度采購計劃申報后，新增采購計劃的申請、審批功能；采購計劃臺賬：業(yè)務(wù)科室查詢科室采購計劃申請單，采購計劃臺賬審批；2項(xiàng)目采購立項(xiàng)管理醫(yī)療設(shè)備采購：提供醫(yī)療設(shè)備采購立項(xiàng)、審批功能；常用物資批量采購：提供常用物資批量采購立項(xiàng)、審批功能；物資零星采購：提供物資零星采購立項(xiàng)、審批功能；裝修修繕采購：提供裝修修繕采購立項(xiàng)、審批功能；其他工程：提供其他工程立項(xiàng)、審批功能；集采目錄內(nèi)服務(wù)采購：提供集采目錄內(nèi)服務(wù)采購立項(xiàng)、審批功能；集中采購目錄外服務(wù)：提供集中采購目錄外服務(wù)采購立項(xiàng)、審批功能立項(xiàng)審批查詢：采購立項(xiàng)審批表3采購需求管理需求匯總：提供匯總業(yè)務(wù)部門采購計劃申請單，統(tǒng)一采購功能；采購需求審核：提供采購需求匯總單審核功能；市場調(diào)研表、專家論證、技術(shù)審查表、工程控制造價等進(jìn)口產(chǎn)品采購申請/審批：提供進(jìn)口產(chǎn)品采購申請、審核功能；采購需求臺賬：提供業(yè)務(wù)科室查詢科室內(nèi)采購需求單功能。4公開招標(biāo)過程管理招標(biāo)信息登記：在此登記招標(biāo)信息，上傳招標(biāo)文件，對招標(biāo)登記信息進(jìn)行確認(rèn)，查看招標(biāo)文件審核記錄；招標(biāo)文件審核：提供招標(biāo)文件審核功能；委托代理機(jī)構(gòu)：提供委托代理機(jī)構(gòu)采購方式結(jié)果確認(rèn)功能；招標(biāo)公告：提供招標(biāo)信息公告功能；采購代表選定：提供采購代表選定功能；采購代表審核：提供采購代表審核功能；評標(biāo)結(jié)果登記：提供評標(biāo)結(jié)果登記功能；定標(biāo)審核：提供定標(biāo)審核功能。中標(biāo)公告：提供中標(biāo)結(jié)果公告功能中標(biāo)確認(rèn)：在此登記中標(biāo)信息，確認(rèn)中標(biāo)信息，如廢標(biāo)也在此進(jìn)行廢標(biāo)操作5院內(nèi)采購過程管理專家?guī)斐楹灒喉?xiàng)目評審前按市場調(diào)研及采購評審專家管理規(guī)定要求抽取專家（要求設(shè)計隨機(jī)抽簽。專家?guī)烀麊危菏袌稣{(diào)研與采購評審專家?guī)?，由本院提供）院?nèi)比選：提供院內(nèi)比選采購方式過程管理功能，包括采購文件編制、采購公告發(fā)布或邀請函發(fā)送、現(xiàn)場評審結(jié)果確認(rèn)、成交結(jié)果公示；.院內(nèi)詢價：提供院內(nèi)詢價采購方式過程管理功能，包括被詢價對象確定以及通知發(fā)出、詢價小組成員選定、成交供應(yīng)商確定；院內(nèi)議價：提供院內(nèi)議價采購方式過程管理功能，包括議價采購公告、談判結(jié)果提交與審批、成交供應(yīng)商確定、成交結(jié)果公示；直接采購：提供直接采購結(jié)果登記功能。6采購驗(yàn)收及評價采購驗(yàn)收：提供采購驗(yàn)收功能，包括醫(yī)療設(shè)備或其他設(shè)備采購驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收、后勤物資采購驗(yàn)收。供應(yīng)商評價：在此對采購的供應(yīng)山進(jìn)行評價代理機(jī)構(gòu)評價：在此對采購的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行評價。7準(zhǔn)入管理準(zhǔn)入申請登記：由業(yè)務(wù)部門對項(xiàng)目代理機(jī)構(gòu)和供應(yīng)商庫提出準(zhǔn)入申請準(zhǔn)入申請審核：對業(yè)務(wù)部門提交的準(zhǔn)入申請進(jìn)行審核準(zhǔn)入結(jié)果登記：對業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)入結(jié)果登記確認(rèn)準(zhǔn)入結(jié)果審核：對業(yè)務(wù)部門提交的準(zhǔn)入登記結(jié)果進(jìn)行審核準(zhǔn)入申請臺賬：查詢業(yè)務(wù)部門的準(zhǔn)入申請單8采購綜合查詢采購監(jiān)察：在此查看各個采購狀態(tài)的數(shù)量及明細(xì)列表，以便單位采購管理崗了解各狀態(tài)的工作分布，以便合理安排工作或者督促完成工作采購預(yù)算下達(dá)情況：在此查看本單位執(zhí)行方式為“采購執(zhí)行”的內(nèi)部預(yù)算批復(fù)指標(biāo)下達(dá)情況、采購情況、合同簽訂情況等，以便聯(lián)系或督促相關(guān)崗位完成采購指標(biāo)的下達(dá)采購一覽表：供單位采購管理崗查詢本單位的所有采購記錄9采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)供應(yīng)商庫維護(hù)：維護(hù)供應(yīng)商庫以及供應(yīng)商信息預(yù)選供應(yīng)商管理：維護(hù)預(yù)選供應(yīng)商信息代理機(jī)構(gòu)管理：對代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行增、刪、改、查以及禁用及啟用操作評標(biāo)專家?guī)旃芾恚壕S護(hù)評標(biāo)專家信息10合同管理子系統(tǒng)合同簽審合同起草：在此錄入合同草稿信息合同審核：在此對合同草稿進(jìn)行審核操作合同簽署備案：在此對已經(jīng)審核通過的起草合同進(jìn)行備案操作合同備案確認(rèn)：完成合同審核的功能。11合同臺賬合同臺賬：查詢單位內(nèi)合同信息，并對合同單進(jìn)行操作處理。合同結(jié)轉(zhuǎn)：是指將合同中未使用的指標(biāo)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，釋放其未占用的指標(biāo)額度，并為合同增新的指標(biāo)。合同模板維護(hù)：在此對單位內(nèi)模板合同進(jìn)行維護(hù)合同變更申請：對合同變更進(jìn)行相應(yīng)申請。合同變更審核：在此對合同變更單進(jìn)行相關(guān)操作。12合同執(zhí)行合同支付：根據(jù)合同實(shí)際情況，對合同各階段進(jìn)行支付操作保證金管理：記錄收繳質(zhì)保金/質(zhì)保函和履約保證金/履約保證函收繳和退還的情況。合同結(jié)項(xiàng)申請：對履行完畢的合同進(jìn)行結(jié)項(xiàng)操作。合同結(jié)項(xiàng)確認(rèn)：對合同結(jié)項(xiàng)申請確認(rèn)無誤，同意結(jié)