淺議教學(xué)秘書職業(yè)困境中的制度安排

[摘要]本文通過分析教學(xué)秘書隊(duì)伍目前存在的主要問題，探討了造成這種局面的人事管理制度上的欠缺，并對(duì)如何改變這種局面從制度設(shè)定的層面進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)秘書職業(yè)困境制度安排

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理中的重要一環(huán)，許多教學(xué)日常事務(wù)的處理依靠教學(xué)秘書。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中具有協(xié)調(diào)溝通、參謀助手、管理建設(shè)、檢查監(jiān)督等重要作用。但目前高校的教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)秘書的普遍工作狀態(tài)卻不容樂觀，存在許多問題，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

首先，教學(xué)秘書處于被忽視地位，人員流動(dòng)性大。在高校，教學(xué)及科研是高校的核心工作，衡量一所學(xué)校的主要標(biāo)準(zhǔn)是教學(xué)和科研兩方面。過于忽視教學(xué)秘書工作，認(rèn)為教學(xué)秘書所作的工作只是排課、調(diào)課、統(tǒng)計(jì)成績(jī)、管理學(xué)籍等簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，這樣最終削弱了教學(xué)秘書工作的主動(dòng)性和積極性。

其次，教學(xué)秘書普遍存在著不同程度的職業(yè)倦怠，工作狀態(tài)不容樂觀。隨著近幾年來，高校逐年擴(kuò)招，教學(xué)秘書的工作量越來越大，而嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)使得越來越多的高學(xué)歷人員走上教學(xué)秘書的崗位，工作任務(wù)的重復(fù)、煩雜，工作量的逐年增大，責(zé)任的重大、前途的渺茫使得越來越多的教學(xué)秘書身心疲憊，身體和情緒都處于極度疲勞狀態(tài)，工作態(tài)度消極，產(chǎn)生職業(yè)倦怠感。

這兩個(gè)問題一方面影響著穩(wěn)定的專業(yè)化教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)，另一方面影響到實(shí)際的教學(xué)管理效率和效果，從而直接影響到整個(gè)高校教學(xué)管理的質(zhì)量。造成這種現(xiàn)狀的原因是多方面的，高校的管理模式、教學(xué)秘書工作的自身特點(diǎn)、傳統(tǒng)的人事管理方法等等都有關(guān)系。實(shí)際上，目前教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的不穩(wěn)定性和教學(xué)秘書的工作狀態(tài)與現(xiàn)有管理機(jī)制中對(duì)于這一職位的制度安排有密切的關(guān)系。下面我們就從制度安排分析一下造成這種狀況的原因：

第一，缺少合理的職位發(fā)展定位。教學(xué)秘書被提升的機(jī)會(huì)很少，沒有確定的晉升發(fā)展，這是教學(xué)秘書的普遍狀況。在現(xiàn)有的管理體制下，學(xué)校各類人員基本可以分為三個(gè)主要系統(tǒng)：最主要的是教學(xué)、科研系統(tǒng)，這一部分以教師、科研人員為主，由確定的職稱晉升途徑和制度。另一部分是包括輔導(dǎo)員序列在內(nèi)的教輔人員，目前這一部分人的也逐漸建立起了較為合理的晉升發(fā)展制度。其次為學(xué)校的行政管理系統(tǒng)，作為管理的主體，其行政晉升途徑也是較為清晰和穩(wěn)定的。而教學(xué)秘書既不能作為教師、科研人員參與專職人員的技術(shù)職務(wù)晉升，也沒有自成一體的合理晉升途徑。這導(dǎo)致了教學(xué)秘書的發(fā)展前景缺乏穩(wěn)定性和確定性，也是大多數(shù)教學(xué)秘書對(duì)本職工作喪失主動(dòng)性的重要原因。在現(xiàn)代組織體制中，每一個(gè)固定的職位都有確定的晉升途徑是職位設(shè)定的必要條件。而目前為止，教學(xué)秘書職位仍然缺乏這種設(shè)定，這是非常不合理的制度問題。

第二，教學(xué)秘書的待遇偏低。教學(xué)秘書的工資、津貼及待遇難以和教師、科研人員相比，和其他行政管理人員相比也不高，是院系中待遇最低的人員。由于教學(xué)秘書屬于管理崗位，按科員級(jí)別聘任，這樣，教學(xué)秘書即使評(píng)上副高級(jí)職稱，其崗位津貼也只能是按科員檔次領(lǐng)取。這樣就造成教學(xué)秘書工作的實(shí)際情況與其基本的工資福利等關(guān)系不大，從而使教學(xué)秘書失去工作熱情。

第三，缺乏統(tǒng)一的管理部門，沒有歸屬感。教學(xué)秘書作為聯(lián)系學(xué)校教務(wù)部門和各教學(xué)執(zhí)行院系的紐帶，作為各院系領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生之間的溝通橋梁，其實(shí)際的定位卻模糊不清，與其工作職能不相吻合。在實(shí)際的工作中，教學(xué)秘書既受到教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，又在院系領(lǐng)導(dǎo)的直接管理之下，但實(shí)際上造成了這樣一種局面，兩邊的事情都要做，卻沒有確定的管理部門，造成教學(xué)秘書實(shí)際歸屬感的缺乏。教學(xué)秘書的培訓(xùn)、交流基本處于荒蕪狀態(tài)，沒有主管部門負(fù)責(zé)組織安排，更沒有固定的制度安排。

第四，沒有建立起與現(xiàn)代人力資源管理相適應(yīng)開發(fā)、培訓(xùn)機(jī)制。由于缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)和明確的主管部門，教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)無法有效開展，沒有對(duì)于教學(xué)秘書人力資源管理開發(fā)的相應(yīng)制度安排，也缺乏固定的交流、培訓(xùn)制度，及時(shí)保證教學(xué)秘書工作技能的更新。

第五，完善職能設(shè)定，確定合理的職責(zé)范圍。目前各院校由于各自行政管理機(jī)構(gòu)人員配備的情況不同，在教學(xué)秘書的工作職能定位上缺乏清晰的定位。部分院?；\統(tǒng)地將教學(xué)秘書納入行政人員之中，使教學(xué)秘書的工作范圍不僅局限于教務(wù)管理而是雜糅進(jìn)許多行政事務(wù)。這在一定程度上造成教學(xué)秘書工作量過大，工作壓力過重，從而降低了實(shí)際的教學(xué)管理質(zhì)量。

因此，針對(duì)這些制度設(shè)定上的欠缺，必須以“以人為本”的管理理念，秉持平等、公正的制度安排，對(duì)于教學(xué)秘書職務(wù)的設(shè)定做出相應(yīng)的調(diào)整。可以從以下幾個(gè)進(jìn)行調(diào)整：

首先，合理教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。要改變教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解決途徑在于從制度安排上建立教學(xué)秘書合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。明確教學(xué)秘書職務(wù)序列，不管是納入教師、科研序列增加教學(xué)秘書與教學(xué)管理的直接聯(lián)系，還是納入教輔人員的晉升序列。對(duì)于教學(xué)秘書崗位的工作人員來說，確定的工作前景無疑是最重要的一顆定心丸。確定的職業(yè)發(fā)展定位現(xiàn)代人事制度的重要指標(biāo)，也是目前人工作中考慮的最重要的一點(diǎn)。

其次，建立合理的工作考核機(jī)制，提高教學(xué)秘書的基本待遇。在合理的職業(yè)定位的基礎(chǔ)上，建立合理的工作考核機(jī)制，提高教學(xué)秘書的基本待遇，是改善教學(xué)秘書職位困境的重要一環(huán)。通過合理的工作考核機(jī)制，實(shí)際的反映教學(xué)秘書工作的基本特點(diǎn)，反映出教學(xué)秘書工作的實(shí)際業(yè)績(jī)，增進(jìn)教學(xué)秘書工作的成效感，并將考核結(jié)果與教學(xué)秘書的實(shí)際待遇聯(lián)系在一起，逐步提高教學(xué)秘書的實(shí)際待遇。

再次，明確教學(xué)秘書工作職能。為了保證教學(xué)管理的質(zhì)量，必須制定明確的教學(xué)秘書職能范圍?，F(xiàn)代專業(yè)分工的基本要求決定了，要想提升教學(xué)秘書工作的質(zhì)量，必須保證其工作的職能的明確和合理性。將瑣碎繁雜的行政事務(wù)籠統(tǒng)地歸入教學(xué)秘書的職能范圍勢(shì)必會(huì)降低其工作質(zhì)量。教學(xué)管理應(yīng)該是完全獨(dú)立于行政事務(wù)的一項(xiàng)工作內(nèi)容。

第四，統(tǒng)一教務(wù)人員管理機(jī)構(gòu)，建立公平、合理的工作培訓(xùn)機(jī)制。為了更好的建設(shè)穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍，需要建立起統(tǒng)一的管理部門，負(fù)責(zé)教學(xué)秘書的管理和考核，并負(fù)責(zé)教學(xué)秘書的培訓(xùn)，定期開展教學(xué)秘書之間的交流和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高交學(xué)秘書的基本素質(zhì)，增強(qiáng)教學(xué)秘書歸屬感。

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