版次：A/0編號：會議管理版次：A/0編號：5/8總則為規(guī)范公司各類會議的日常管理，加強會議紀(jì)律，規(guī)范議事日程，進(jìn)一步提高會議的質(zhì)量和效率，特制訂本暫行管理辦法。強調(diào)會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實四項要求，本辦法適用于各項例會及專題會議。職責(zé)職責(zé)歸口：負(fù)責(zé)公司及物業(yè)中心級例會的組織及相關(guān)工作，負(fù)責(zé)公司及物業(yè)中心級會議的記錄與整理。各部門負(fù)責(zé)本部門例會及部門分管職能內(nèi)專題會議的組織及相關(guān)工作，形成的會議記錄需提供綜合管理部備案。除2.1.2條款及由其他部門主辦或召集的會議資料由各自存檔外，會議資料應(yīng)由綜合管理部整理、分發(fā)、立卷、存檔。管理規(guī)定公司各類定期會議安排，包括：會議名稱召開時間組織部門與會成員晨會每周五上午9:30上級領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人總監(jiān)晨會每周五上午9:30上級領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人公司財務(wù)分析會每月10日下午13:30公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人公司月度員工大會每月最后一周周五下午14:00公司全體員工、業(yè)主方代表各部門例會由各部門自行安排各部門所屬成員專題會議根據(jù)需要組織相關(guān)部門年終總結(jié)表彰大會時間另行通知公司全體員工、業(yè)主方代表如遇節(jié)假或雙休日，會議召開時間相應(yīng)提前，以當(dāng)時會議通知為準(zhǔn)。由建立會議安排制度，每周五下午15:00前各部門將下周會議的安排提供，安排應(yīng)包括召開時間、會議主旨、出席對象（如涉及上級領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)與會，應(yīng)特別注明）等，如發(fā)現(xiàn)會議室使用沖突，由負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排。各部門工作例會須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。會議通知應(yīng)遵循：定期會議安排將不另行通知，如出現(xiàn)會議時間調(diào)整，公司級例會由通知各參會人員，部門例會則由部門報，并說明原因。非定期會議安排（如專題會議），會議召集部門負(fù)責(zé)人或其委托人需在會議召開前一個工作日以電郵、電話等方式通知各參會部門（人員），并同時抄送。根據(jù)需要相關(guān)部門需臨時增加會議安排的，會議召集部門原則上要求提前一個工作日書面通知（書面通知參照第五條）。將統(tǒng)籌對辦公區(qū)域內(nèi)的會議室做出安排，會議期間所需電腦、投影、白板等設(shè)備由會議組織部門負(fù)責(zé)安排、落實。涉及有關(guān)設(shè)備的借用，應(yīng)提前至辦理相關(guān)手續(xù)。會議紀(jì)律會議組織部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備簽到表，組織參會人員簽到。參會人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會場進(jìn)行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會時間）及未到人員。參會人員如不能按時出席，需至少提前半天通知會議組織部門并指派相應(yīng)代理人參會，公司級例會需向請假并指派相應(yīng)代理人參會，未請假視同缺席或遲到處理。本條所如涉及特別情況除外。所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動狀態(tài)。會議記錄會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄，會后整理會議紀(jì)要，并于會后不晚于兩個工作日內(nèi)發(fā)各參會部門（復(fù)印件），同時抄送。原件（附簽到表）由會議組織部門存檔。會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，直接下發(fā)；部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字；專題會議紀(jì)要需參會主要人員（或部門）簽字。會議紀(jì)要需按公司模板記錄，會議簽到附于會議記錄一并存檔。附件附件1公司一周會議安排表（SHTPM-ZG(XF)04-R01）附件2部門一周會議安排表（SHTPM-ZG(XF)04-R02）附件3會議簽到表（SHTPM-ZG(XF)04-R03）附件4會議紀(jì)要樣板（SHTPM-ZG(XF)04-R04）附件3會議簽到表會議主題：會議組織部門：會議主持：會議時間：會議地點：會議記錄：參會簽到：序號所在部門與會者姓名簽到到會時間備注說明：如與會者為遲到、缺席代理或無故缺席的，請在“備注”欄內(nèi)標(biāo)注附件4會議紀(jì)要會議主題：會議時間：會議地