會議接待流程及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、定義：會議是將與有關(guān)人員召集起來進(jìn)行協(xié)商、論證、決策的一種集體討論形式，可以對事情的處理聽取和采納各方面的意見，會議接待是在會議召開前、中、后期間，為保障會議順利召開所進(jìn)行的服務(wù)性工作。二、目的：為規(guī)范公司會議接待標(biāo)準(zhǔn)及流程，確保接待工作能夠周密細(xì)致，提高會議效率，保證會議效果，規(guī)范公司的會議工作。展示良好的企業(yè)形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流，促成與潛在客戶建立合作關(guān)系，特制定本規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。三、使用范圍:本制度適用于公司或部門牽頭組織的各類重要會議，部門內(nèi)部會議不做要求，可作參考。四、會議接待流程：會前籌備工作→會中接待工作→會后總結(jié)工作（一）會前籌備工作1.確定會議主題及相關(guān)議題(1)明確會議要研究的問題(2)明確會議名稱(3)明確出席會議人員單位、職務(wù)及人數(shù)2.確定會務(wù)機(jī)構(gòu)分工(2)形成用餐安排表6.與會人員參觀考察(1)提前確定考察車輛并安排司機(jī)(2)確定陪同領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員（三）會后總結(jié)工作1.與會人員送站（1）根據(jù)來賓返程情況，制定送站安排表；（盡量提前）（2）安排送站人員和車輛；（重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)親送返）2.會務(wù)費用結(jié)算（1）住宿費用（2）餐飲費用（3）其他設(shè)施費用（4）形成書面的結(jié)算報告書，上報公司領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部門。3.會議總結(jié)與報道（1）進(jìn)行會后總結(jié)（2）公司網(wǎng)站宣傳報道，提升公司內(nèi)、外部形象（一周內(nèi)宣傳工作到位）會議費用預(yù)算表會議名稱會議時間、地點會議主題出席會議單位出席會議人員主辦單位會務(wù)費用項目金額水果鮮花禮品酒店費用房費餐費其他考察費用門票餐費其他總費用主辦單位負(fù)責(zé)人財務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見單位負(fù)責(zé)人意見山東種業(yè)集團(tuán)股份有限公司會議名會議手冊種業(yè)集團(tuán)會務(wù)組××年××月××日山東種業(yè)集團(tuán)股份有限公司ＸＸ會議會議手冊目錄1.會議須知……………12.會議日程……………23.來賓住宿安排………34.來賓接車安排………45.來賓參觀考察安排…………………5會議手冊材料-1會議須知一、會議信息：會議時間：會議地點：二、用餐：用餐地點：用餐時間：早：中：晚：三、注意事項1.開會時間，請將手機(jī)調(diào)至靜音模式。2.為了保證會議的正常進(jìn)行，請與會人員按時參加會議。3.請與會人員將各自財務(wù)妥善保管，外出時請鎖好房門。使用客房電器設(shè)備要注意安全，如電器設(shè)備發(fā)生故障，請及時通知樓層服務(wù)員，以防發(fā)生意外。4.會務(wù)組：×××手機(jī)號×××手機(jī)號×××手機(jī)號會議手冊材料-2會議日程日期：地點：日期時間、地點內(nèi)容安排主持人出席人會議手冊材料-3來賓住宿安排酒店名酒店地址入住人員單位及職務(wù)房間號會議手冊材料-4來賓接車安排時間司機(jī)車牌號車站、機(jī)場人數(shù)會議手冊材料-5來賓參觀考察安排時間參觀地點接待人員參觀人員陪同人員用餐安排主辦負(fù)責(zé)人財務(wù)負(fù)責(zé)人單位負(fù)責(zé)人附件：會務(wù)人員職責(zé)一、會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人員職責(zé)：會務(wù)主任負(fù)責(zé)接車、酒店安排；負(fù)責(zé)根據(jù)出席單位、人數(shù)和出席領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)，采取相應(yīng)的服務(wù)措施；負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置，保障會議室整潔舒適；負(fù)責(zé)安排會議記錄人員對會議進(jìn)行服務(wù)記錄；負(fù)責(zé)處理會議進(jìn)行期間的突發(fā)事件，確保會議順利進(jìn)行；二、會務(wù)工作人員職責(zé)：會務(wù)工作人員：記錄服務(wù)人員、攝像人員、司機(jī)工作人員需聽從主任安排做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議室布置、接待用品采買、接車。會議期間，會議記錄人員應(yīng)做好筆記，會后做好總結(jié)和宣傳。會議服務(wù)人員應(yīng)舉止大方地為參會人員遞上茶水，每隔20分鐘加一次茶水，直至?xí)h結(jié)束（如有特殊情況可自己把握），在加茶水過程中，要留意會議室內(nèi)的設(shè)備運行是否正