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文檔簡介

電子文件歸檔01、歸檔范圍歸檔范圍應參照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》及其他有關科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定。此外，還要結(jié)合電子文件特點，將下列材料納入歸檔范圍：1、歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式和有關元數(shù)據(jù)；2、與電子文件有聯(lián)系的其他形式重要的文件，如紙質(zhì)文件、縮微膠片等；3、電子文件歸檔時某些環(huán)節(jié)的成果。02、歸檔方式電子文件歸檔包括邏輯歸檔和物理歸檔：1、邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。2、物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。03、歸檔時間歸檔時間可以分為實時歸檔和定期歸檔：1、實時歸檔指電子文件形成后立即歸檔。2、定期歸檔是指按照機構(gòu)有關規(guī)定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。04、歸檔具體要求1、凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。2、把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。3、推薦采用的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。4、存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。5、特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。6、將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。7、歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁，以件為單位填寫續(xù)頁。8、對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的

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