商務(wù)談判與禮儀

第五章商務(wù)談判的組織與準(zhǔn)備【主要內(nèi)容】收集談判信息及方法談判前的人員準(zhǔn)備談判方案的計(jì)劃和擬定商務(wù)談判物質(zhì)條件準(zhǔn)備導(dǎo)言知己知彼，百戰(zhàn)百勝不打無(wú)準(zhǔn)備之仗商務(wù)談判前的準(zhǔn)備工作（信息+人員+物質(zhì)條件）做得越好、越充分，對(duì)自己、對(duì)對(duì)手了解的越多，越能把握談判的主動(dòng)權(quán)，后續(xù)的談判過(guò)程也就會(huì)越順利，效果也會(huì)越好。第一節(jié)收集談判信息

商務(wù)談判信息是指反映與商務(wù)談判相聯(lián)系的各種情況及其特征的有關(guān)資料。商務(wù)談判信息資料同其他領(lǐng)域的信息資料相比較，有其不同特點(diǎn)：首先，商務(wù)談判資料無(wú)論是資料的來(lái)源還是資料的構(gòu)成都比較復(fù)雜和廣泛，在有些資料的取得和識(shí)別上具有相當(dāng)難度。其次，商務(wù)談判資料是在特定的談判圈及特定的當(dāng)事人中流動(dòng)，談判者對(duì)談判資料的敏感程度，是其在談判中獲取優(yōu)勝的關(guān)鍵。最后，商務(wù)談判涉及到已方和談判對(duì)手的資金、信用、經(jīng)營(yíng)狀況、成交價(jià)格等具有極強(qiáng)的保密性。一、信息收集內(nèi)容1、己方情況——胸有成竹，有備無(wú)患此次談判的主要目的或目的、重要程度、領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度、自己權(quán)限范圍、談判中我方優(yōu)劣勢(shì)、已掌握的市場(chǎng)信息或價(jià)格區(qū)間、我方談判團(tuán)隊(duì)人員的經(jīng)驗(yàn)及素質(zhì)等。2、對(duì)手情況資信情況（企業(yè)實(shí)力、資金情況、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)度、履約能力等）合作欲望，誠(chéng)意大小對(duì)方談判團(tuán)隊(duì)人員構(gòu)成及談判風(fēng)格63、市場(chǎng)行情信息整個(gè)行業(yè)形勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)狀況、供求狀況、消費(fèi)者需求狀況、替代品等。4、其他競(jìng)爭(zhēng)者信息消除談判威脅5、談判環(huán)境誘因政治、經(jīng)濟(jì)、法律、社會(huì)風(fēng)俗、宗教信仰、商業(yè)習(xí)慣、自然條件（談判地點(diǎn)的交通、通信、氣候條件等）麥當(dāng)勞的失敗案例“吃什么”在印度一向是一個(gè)可以引起軒然大波的話題。印度有80%的人口信奉印度教，還有14%的人為穆斯林，于是關(guān)于吃什么的“牛豬之爭(zhēng)”也頻頻挑動(dòng)雙方敏感的神經(jīng)，引發(fā)一系列的沖突?！都~約時(shí)報(bào)》在2003年報(bào)道說(shuō)：“自此之后，麥當(dāng)勞在印度市場(chǎng)已經(jīng)變得格外敏感。并且這樣做的效果也開(kāi)始顯現(xiàn)。他們制作蛋黃醬不用雞蛋。每家店都配有兩條漢堡烹飪線，分別制作素食及非素食產(chǎn)品。素食烹飪部的工人們圍綠圍裙，非素食部的工人要進(jìn)入素食部，必須得先洗澡?！?013年，麥當(dāng)勞宣布將在印度開(kāi)全素McDonaid's餐廳，這表明麥當(dāng)勞不愿放棄印度市場(chǎng)，為吸引消費(fèi)者不斷做出改進(jìn)。麥當(dāng)勞在全球共有3.3萬(wàn)家餐廳，其中印度設(shè)有270家。近20年來(lái)，麥當(dāng)勞在印度一直是困難中求發(fā)展。眾所周知，麥當(dāng)勞是以漢堡作為其主打產(chǎn)品的。然而漢堡的主要原料牛肉卻成為麥當(dāng)勞在印度惹爭(zhēng)議的一個(gè)根源。在印度，信奉印度教的人占到印度總?cè)丝诘?0%，他們將牛奉為神物，宰殺或食用牛肉是對(duì)印度教和教徒最大的褻瀆。二、信息收集方法1、收集、分析“公開(kāi)情報(bào)”——從公共機(jī)構(gòu)提供的出版和未出版的資料中獲取信息案例：日本人（三菱重工）怎樣探索大慶油田的秘密9102、直接調(diào)查法——本企業(yè)或單位指派人員到對(duì)方國(guó)家或地區(qū)進(jìn)行考察，搜集資料案例：日本人到美國(guó)人家里打工獲取信息113、通過(guò)各類(lèi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議或有關(guān)部門(mén)搜集信息4、通過(guò)對(duì)與談判對(duì)手有過(guò)業(yè)務(wù)交往的企業(yè)和人員處獲得情報(bào)5、委托購(gòu)買(mǎi)12三、信息情報(bào)的整理和篩選大量原始信息或情報(bào)的獲得不是最終目的，要想使其能夠發(fā)揮最大的作用，必須經(jīng)過(guò)信息的整理和篩選，鑒別信息的真實(shí)性、可靠性，去偽存真，剔除片面或不完全的信息，并且對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)，找到對(duì)本次談判最有意義的重要信息。篩選—分類(lèi)—比較—研究—整理

商務(wù)談判小組規(guī)模過(guò)大，不易果斷決策；規(guī)模過(guò)小，談判人員過(guò)分忙碌，談判材料難以備齊，難免遺漏。談判隊(duì)伍的規(guī)模要符合精干、實(shí)用、高效的原則，根據(jù)談判內(nèi)容、談判難度和談判準(zhǔn)備等情況確定成員數(shù)量，一般的商務(wù)談判，成員數(shù)量以四個(gè)人左右為宜。

這種規(guī)模的談判班子工作效率最高，擁有最佳的管理幅度，滿(mǎn)足了談判所需的知識(shí)范圍需要，便于成員調(diào)換。14第二節(jié)人員準(zhǔn)備工作一、人員配備1、首席代表（主談人）2、專(zhuān)業(yè)人員（技術(shù)員）3、法律人員和財(cái)務(wù)人員4、工作人員（翻譯+記錄員+秘書(shū)）

在實(shí)踐工作中，如何判斷是否是一個(gè)恰當(dāng)?shù)囊?guī)模，可以參照以下幾點(diǎn)：(1)能夠保證談判小組的工作效率。(2)有利于談判小組的有效控制。(3)有利于談判計(jì)劃的貫徹。(4)便于談判小組人員的調(diào)換。二、物質(zhì)條件準(zhǔn)備1、談判地點(diǎn)的合理選擇2、談判時(shí)間的確定（開(kāi)始時(shí)間、間隔時(shí)間、截止時(shí)間）3、談判場(chǎng)所的布置安排4、食宿安排——宴請(qǐng)1、談判地點(diǎn)的選擇談判專(zhuān)家對(duì)于談判地點(diǎn)的選擇有這樣一種意見(jiàn)：談判地點(diǎn)不論設(shè)在哪一方都各有利弊。在多輪談判中，談判場(chǎng)所往往是交替更換，這已是不成文的慣例。但多數(shù)談判者都會(huì)爭(zhēng)取盡量或設(shè)法把對(duì)方邀請(qǐng)到本方地點(diǎn)熱情款待，也就是多安排在己方所在地談判。當(dāng)然，談判地點(diǎn)在哪一方還取決于許多其他客觀因素，如考察生產(chǎn)過(guò)程、施工基地、投資所在地的地理環(huán)境等。有時(shí)，中立地點(diǎn)也是談判的合適地點(diǎn)。如果預(yù)料到談判會(huì)緊張、激烈，分歧較大，或外界干擾太大，選擇中立地點(diǎn)也是上策。2、談判時(shí)間的確定談判時(shí)間：從正式開(kāi)始到簽訂合同所花費(fèi)的時(shí)間。開(kāi)局時(shí)間——考慮準(zhǔn)備的充分程度、人員的身體和情緒狀況、談判的緊迫程度以及對(duì)手狀況間隔時(shí)間——暫停時(shí)間（緩和氣氛、暫作休息）截止時(shí)間——談判的最后期限，決定談判戰(zhàn)略

3、談判場(chǎng)所的設(shè)施和布置

設(shè)施：1、主要談判場(chǎng)所也可以配備一些專(zhuān)門(mén)的設(shè)施（電腦、投影儀、話筒、打印機(jī)或復(fù)印機(jī)），供談判人員掛些圖表、進(jìn)行計(jì)算或打印。為了使談判人員能夠很方便地打電話、傳電報(bào)，應(yīng)配備固話和傳真機(jī)。還可以準(zhǔn)備些純凈水、鮮花、水果或點(diǎn)心等。2、談判場(chǎng)所要具備良好的燈光、通風(fēng)和隔音條件。3、最好在舉行會(huì)談的會(huì)談室旁邊，備有一個(gè)小房間，以利談判人員協(xié)商機(jī)密事情（除雙方都同意，否則不得安裝監(jiān)聽(tīng)設(shè)備或攝像頭等）。談判房間的布置和座位安排布置：談判會(huì)場(chǎng)的布置也很重要，如選擇什么形狀的談判桌、怎樣安排談判人員的座位等。談判會(huì)場(chǎng)的布置及坐位的安排是否得當(dāng)，是檢驗(yàn)談判人員素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)之一。而且，在未與客方進(jìn)行正式談判之前，談判會(huì)場(chǎng)的布置往往會(huì)給客方留下一個(gè)較深的印象，有些商人往往會(huì)根據(jù)談判會(huì)場(chǎng)的布置狀況上判斷主方對(duì)本次談判的重視程度和誠(chéng)意乃至談判者的素質(zhì)。所以，談判會(huì)場(chǎng)的布置與坐位的安排有時(shí)候還可能影響談判的成敗?！白蛐?yīng)”座位位置影響交流效果與長(zhǎng)輩聊天時(shí)，最好坐在他們旁邊或斜對(duì)面，讓對(duì)方覺(jué)得放松、被尊重；與愛(ài)人竊竊私語(yǔ)，可以并排坐在一張長(zhǎng)椅上，既有效交流又避免矛盾；孩子犯了錯(cuò)，則可以讓他坐在你的對(duì)面，好好“檢討”。面對(duì)面相對(duì)而坐，會(huì)起到“心理施壓”的效果。因?yàn)榇藭r(shí)，雙方很容易發(fā)生眼神接觸，造成壓迫感和不自由感。即使不是有意凝視對(duì)方，強(qiáng)烈的視線直視，也具有一種直刺對(duì)方心理的攻擊性。因此，當(dāng)需要與人爭(zhēng)辯、下達(dá)命令等“強(qiáng)勢(shì)”時(shí)刻，坐在對(duì)方對(duì)面，能占到先發(fā)制人的效果。橫向并排而坐，或斜對(duì)面而坐時(shí)，彼此視線難以直面相對(duì)，對(duì)立性大大減少。因此，與人談心、商量、討論問(wèn)題，特別是在跟上級(jí)匯報(bào)成績(jī)或提建議時(shí)，要盡量避免正面相對(duì)，可以選擇一個(gè)側(cè)方的位子，或者中間隔個(gè)桌子、茶幾等遮擋物，營(yíng)造溫和的溝通氛圍。談判座次安排以右為上遠(yuǎn)門(mén)為上食宿安排由于談判是一種艱苦復(fù)雜、耗費(fèi)體力、精力的交際活動(dòng)，因此，用膳、住宿安排也是談判應(yīng)注意的內(nèi)容。東道國(guó)一方對(duì)來(lái)訪人員的食宿安排應(yīng)周到細(xì)致、方便舒適，但不一定要豪華、闊氣，按照國(guó)內(nèi)或當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)條件招待即可。要根據(jù)談判人員的飲食習(xí)慣，盡量安排可口的飯菜。許多外國(guó)商人，特別是發(fā)達(dá)國(guó)家的客商，十分講究時(shí)間、效率，不喜歡煩瑣冗長(zhǎng)的招待儀式，但適當(dāng)組織客人參觀游覽，參加文體娛樂(lè)活動(dòng)也是十分有益的。它不僅能很好地調(diào)節(jié)客人的旅行生活，也是增進(jìn)雙方私下接觸，融洽雙方關(guān)系的有利形式，有助于談判的進(jìn)行。擬定談判方案應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容。選擇談判對(duì)手制定談判目標(biāo)制定談判的地點(diǎn)和時(shí)間確定談判的議程和進(jìn)度制定談判的對(duì)策選擇談判對(duì)手

由于談判至少是兩方以上發(fā)生的行為，因此要進(jìn)行談判，必須要確定談判對(duì)手。如果談判雙方有可能存在經(jīng)常性的貿(mào)易行為，就必須重視對(duì)對(duì)方企業(yè)乃至個(gè)人情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，并估計(jì)談判雙方的實(shí)力，尋找那些可能增進(jìn)雙方友誼、促進(jìn)雙方感情交流的機(jī)會(huì)。對(duì)一次性買(mǎi)賣(mài)，談判對(duì)手的數(shù)目則不必受到限制。如果是大項(xiàng)目，企業(yè)可以采取招標(biāo)的方式，在對(duì)方遞價(jià)的基礎(chǔ)上，確定談判對(duì)手。制定談判目標(biāo)由于談判是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的過(guò)程，因此，談判目標(biāo)也要有階段性目標(biāo)或分目標(biāo)。從戰(zhàn)略角度來(lái)講，目標(biāo)可以分為以下三個(gè)層次：企業(yè)總目標(biāo)、談判目標(biāo)、談判某一階段的具體目標(biāo)。(一)企業(yè)總目標(biāo)(二)談判目標(biāo)1．最優(yōu)期望目標(biāo)2．最低限度目標(biāo)3．可接受目標(biāo)(三)談判某一階段的具體目標(biāo)制定談判的地點(diǎn)和時(shí)間談判地點(diǎn)

1．在己方地點(diǎn)談判2．在對(duì)方地點(diǎn)談判3．在雙方所在地交叉輪流談判4．在第三地談判談判時(shí)間

1．開(kāi)局時(shí)間2．間隔時(shí)間3．截止時(shí)間確定談判的議程和進(jìn)度典型的談判議程至少包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：①談判應(yīng)在何時(shí)舉行，為期多久。若是一系列的談判，則分幾次談判為好，每次所花時(shí)間大約多少，休會(huì)時(shí)間多久等。②談判在何處舉行。③哪些事項(xiàng)列入討論，哪些不列入討論。討論的事項(xiàng)如何編排先后順序，每一事項(xiàng)應(yīng)占多少討論時(shí)間等。制定談判的對(duì)策談判對(duì)策的確定應(yīng)考慮下列影響因素：①雙方實(shí)力的大小。②對(duì)方的談判作用和主談人員的性格特點(diǎn)。③雙方以往的關(guān)系。④對(duì)方和己方的優(yōu)勢(shì)所在。⑤交易本身的重要性。⑥談判的時(shí)間限制。⑦是否有建立持久、友好關(guān)系的必要性．模擬談判的必要性1．提高應(yīng)對(duì)困難的能力2．檢驗(yàn)談判方案是否周密可行3．訓(xùn)練和提高談判能力模擬談判的過(guò)程1．全景模擬法2．討論會(huì)模擬法3．列表模擬法模擬談判的過(guò)程（1）提出假設(shè)模擬談判實(shí)際就是提出各種假設(shè)情況，然后針對(duì)這些假設(shè)，制定出一系列對(duì)策，采取一定措施的過(guò)程。因而，假設(shè)是模擬談判的前提，又是模擬談判的基礎(chǔ)，它的作用是根本性的。按照假設(shè)在談判中包含的內(nèi)容，可以分為三類(lèi)：一是對(duì)客觀環(huán)境的假設(shè)；二是對(duì)自身的假設(shè)；三是對(duì)對(duì)方的假設(shè)。為了確保假設(shè)的科學(xué)性，首先應(yīng)該讓具有豐富談判經(jīng)驗(yàn)的人提出假設(shè)，相對(duì)而言，這些人的假設(shè)準(zhǔn)確度較高，在實(shí)際談判中發(fā)生的概率大；其次，假設(shè)的情況必須以事實(shí)為基礎(chǔ)，所依據(jù)的事實(shí)越多、越全面，假設(shè)的精度也越高，假設(shè)切忌純粹憑想象的主觀臆造；再次，假設(shè)必須按照正確的邏輯思維進(jìn)行推理，遵守思維的一般規(guī)律；最后，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，再高明的談判也不是全部假設(shè)到談判中都會(huì)出現(xiàn)的，而且這種假設(shè)歸根結(jié)底只是一種推測(cè)，帶有或然性，若是把或然性奉為必然去指導(dǎo)行動(dòng)，那就是冒險(xiǎn)。模擬談判的過(guò)程（2）

集體模擬僅僅針對(duì)談判計(jì)劃中的某些具體問(wèn)題提出假設(shè)，進(jìn)行探討，只是一種局部性的行為。要能夠從宏觀角度考慮己方的談判計(jì)劃是否恰當(dāng)，還需要通過(guò)集體模擬來(lái)實(shí)現(xiàn)。所謂集體模擬就是己方人雖分成兩組，分別扮演真實(shí)談判中的己方與對(duì)方，按照事先制定的談判計(jì)劃進(jìn)行模擬演練。集體模擬的情形接近于真實(shí)，能夠更有效地檢驗(yàn)談判計(jì)劃、戰(zhàn)術(shù)中的不足。因?yàn)樘岢黾僭O(shè)的環(huán)境與進(jìn)行集體模擬談判有較大的不同，在更接近于真實(shí)的環(huán)境下，更有利于己方人員開(kāi)闊思路，針對(duì)談判計(jì)劃中的某些議題提出對(duì)抗性措施。同時(shí)戰(zhàn)術(shù)實(shí)施也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，光憑假設(shè)想象是無(wú)法預(yù)料真實(shí)情況的。此外，集體模擬還有助于己方談判人員積累相關(guān)戰(zhàn)術(shù)應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，這主要是指集體模擬可以幫助己方淡判人員熟練操練戰(zhàn)術(shù)，從而可以在真實(shí)的運(yùn)用中做到不慌不忙，心中有數(shù)。模擬談判的人員選擇

一般而言，模擬談判需要下列三種人員：①知識(shí)型人員。這種知識(shí)是指理論與實(shí)踐相對(duì)完美結(jié)合的知識(shí)。這種人員能夠運(yùn)用所掌握的知識(shí)觸類(lèi)旁通、舉一反三，把握模擬談判的方方面面，使其具有理論依據(jù)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，他們能從科學(xué)性的角度去研究談判中的問(wèn)題。②預(yù)見(jiàn)型人員。這種人員對(duì)于模擬談判是很重要的。他們能夠根據(jù)事物的變化發(fā)展