促進材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，標(biāo)準(zhǔn)材料采購作業(yè)程序，特制定本方法。二適用范圍本方法適用于塔吉克杜尚別辦事處承接的工程工程所需材料的采購工作。1、管理職責(zé)1〕辦事處市場部和物裝部負責(zé)：A.進展市場調(diào)查，搜集供給信息與資料，擬訂與更新合格供給商名錄并組織對供給商按所接工程施工材料標(biāo)準(zhǔn)進展考察、評估、材料招標(biāo)等工作；B.根據(jù)"材料方案"擬訂"采購方案",提供材料樣品并簽訂材料"訂貨合同";C.追蹤與監(jiān)控采購方案與材料訂貨合同的實施；2〕辦事處物裝部負責(zé)：A.提供符合工程需要的材料方案與工程的供貨清單；B.組織對甲方的選樣與封樣；C.按采購方案與訂貨合同組織材料進場，并對進場材料進展檢驗；D.提供評估供給商供貨的信息資料，并參與對供給商的考察與評估；E.擬訂材料用款方案并組織對供給商的付款與清場退貨。3〕辦事處財務(wù)部負責(zé)：A.按合同約定及到貨情況支付材料款；B.每月對材料庫進展盤點，指導(dǎo)材料員工作，監(jiān)控帳，實相符狀況；2、采購程序1〕采購準(zhǔn)備階段由物裝部搜集各種材料的信息，并根據(jù)信息進展分類，建立與豐富"材料信息庫";每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供給商填寫"供給商調(diào)查表"并提合工程所在國材料標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量體系認證書；E企業(yè)簡介〔包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容];F材料三證〔產(chǎn)品平安資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證];理組織召開材料樣品評鑒會，篩除不能滿足工程需要的供給商，對首次為我方供貨的供給商組織實地考察；K,經(jīng)評鑒合格的樣品由工程部組織對甲方的送樣與封樣；L.確認后的材料樣品按確認內(nèi)容由工程部向采購部提交經(jīng)工程經(jīng)理與副總會簽的詳細"供貨清單","供貨清單"詳細標(biāo)明材質(zhì)要求、規(guī)格型號、供貨數(shù)量、供貨時間等，并作為材料訂貨合同的組成局部；M.采購部對可滿足"供貨清商進展簽約談判，對符合材料招標(biāo)規(guī)定要求的材料供給商發(fā)出招標(biāo)通告，并按公司規(guī)定的招標(biāo)程序組織材料招標(biāo)工作；N.采購部依談判或招標(biāo)結(jié)果，確定簽約對象并擬定"訂貨合同","訂貨合同"經(jīng)工程部、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理評審確認后由采購部負責(zé)簽訂；O.對不須單筆簽約的材料，采購部羅列"材料清單",要求可滿足供貨要求的供給商集中報價并隨附材料三證及供給商資料P.采購部在滿足工程需要的前提下選取效勞優(yōu)質(zhì)、價格適中的2-3家供給商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；Q.采購部在材料簽約后，向工程部提供供給商詳細聯(lián)系方式及合同副本，由工程部按合同規(guī)定辦理材料預(yù)付款手續(xù)，經(jīng)采購部按合同復(fù)核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部辦理付款手續(xù)；R.工程部須嚴格按批準(zhǔn)后的采購方案與合同控制材料進貨，并根據(jù)工程進度與合同約定組織材料入場，材料入場后查驗材料三證并按材料三證及到貨單檢驗材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗合格的材料由工程部質(zhì)檢員與庫管員在入庫單上簽字，辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的材料，由工程部通知公司質(zhì)量部復(fù)驗，復(fù)驗不合格材料，按"不合格品控制程序"辦理，交由工程部組織采購部、工程部〔分包合同〕共同處理對不合格品的退換事宜。對造成我公司經(jīng)濟損失的，依合同約定由工程部、采購部給商，其余兩份由工程部對照工程用款方案，填寫報銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)采購部。采購部審核發(fā)票與入庫單無誤后，核銷"采購方案""訂貨合同臺帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；T.材料到貨后不管材料檢驗合格與否，工程部庫管員按供給商據(jù)實填寫"材料到貨質(zhì)量情況匯總表"并于該供給商供貨完畢后轉(zhuǎn)交采購部，以提供評估供給商的數(shù)據(jù)資料；U.工程部因設(shè)計變更、甲方變更原因而引發(fā)的材料變更，應(yīng)于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂"材料變更方案"并注明變更材料及原總材料方案的核減項，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂"采購變更方案";V.工程部因材料方案缺乏引發(fā)的材料補充，應(yīng)擬訂材料補充方案，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂"采購補充方案";W.采購變更與補充方案經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由采購部簽訂合同或追加合同，工程部組織材料進場。X.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購數(shù)量，工程部應(yīng)于變更發(fā)生后兩日內(nèi)及時通知采購部與財務(wù)部，以便公司及時調(diào)整付款比例。Y.工程部在工程竣工后，清理庫房材料，組織材料退場，對保存完好的、未使用的材料退回供給商，并填寫"退場材料確認單"及"出庫單",由供給商蓋章簽字認可，工程部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；采購部審核無誤后，核銷"采購方案""訂貨合同臺帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；"退工程部留存；Z.對不能退回供給商的材料，由工程部填寫"退場材料清單"與"出庫單",退回公司材料庫，并與采購部辦理交接手續(xù)后，由采購部辦理放庫手續(xù)；采購部于工程完畢后，匯總材料采購與供貨資料，按供貨質(zhì)量、效勞質(zhì)量、付款要求等評估標(biāo)準(zhǔn)評估供給商，對不符合要求的供給商從"合格供給商名錄"中剔除，并按工程工程將供給商資料分類歸檔；3、采購紀律：1〕采購人員應(yīng)嚴格執(zhí)嚴禁方案范圍外采購，否那么一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將對有關(guān)責(zé)任人給予以嚴懲；2〕公司工程部應(yīng)努力確保材料方案的準(zhǔn)確性，嚴格控制現(xiàn)場材料浪費，對超出材料方案的補充材料與變更材料及時辦理相關(guān)手續(xù)，因未能及時辦理補充材料方案與變更材料方案引起的工期延誤等相關(guān)損失由工程部承當(dāng)責(zé)任后果；3〕為確保材料方案的準(zhǔn)確性，工程部對補充材料方案應(yīng)控制在公司規(guī)定的額度內(nèi)〔不超出材料方案的4%〕,對超出額度范圍的補充材料方案，公司將對工程部予以經(jīng)濟處分；4〕工程部質(zhì)檢員、庫管員應(yīng)嚴把進料驗收關(guān)，對不合格或數(shù)量、規(guī)格與采購方案、訂貨合同、樣品不符的材料，由工程部負責(zé)通知質(zhì)量部、采購部共同處理退換事宜，嚴禁不合格材料的入庫；5〕采購人員不得私自訂購和盲目進貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后效勞好的前提下，選購低價材料，做到質(zhì)優(yōu)價廉。時同要實