中國(guó)石油華東銷售分公司電子檔案管理暫行規(guī)定1.范圍本規(guī)定適用于電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔、利用與電子檔案管理的一般要求。本規(guī)定適用于公司磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)的電子文件及電子檔案。2．引用標(biāo)準(zhǔn)中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T17678。1-2-1999《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》國(guó)家檔案局、中央檔案館《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（試行）3．定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義3.1電子文件ElectronicRecords能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的代碼序列。3.2電子檔案electronicarchives具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。3.3邏輯歸檔logicalFiling又稱在線式歸檔（on-line-filing）。指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。3.4物理歸檔physicalFiliing又稱卸載式歸檔（off-line-filing）指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.5雙軌制所謂電子文件雙軌制，就是紙質(zhì)文件與電子文件并存。具體的講就是在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，將對(duì)應(yīng)的電子文件同時(shí)歸檔，并作好保管和利用。4．總則4.1電子文件形成單位負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的形成收集、整理、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管，實(shí)行全過程管理，保證管理工作的連續(xù)性。檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。4.2電子檔案的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門提供協(xié)助和支持。4.3檔案部門應(yīng)明文規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等歸檔要求，以保證電子檔案的質(zhì)量。4.4為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成時(shí)就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。4.5歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。5．電子文件的收集整理5.1各歸檔單位、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集整理。5.2歸檔人員要建立存放電子文件的子目錄，子目錄應(yīng)按照大類、二級(jí)類目的形式建立，如“A黨群工作\A01黨務(wù)工作\問題\序號(hào)”歸檔人員平時(shí)要主動(dòng)收集今后應(yīng)歸檔的電子文件。5.3要及時(shí)做好備份工作，防止由于各種原因造成的文件丟失。5.4各單位、部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要在文件、資料形成后，及時(shí)將電子版文件交付歸檔人員，以免造成電子文件的流失。5.5歸檔部門可采用“卸載式”和“在線式”兩種方式進(jìn)行歸檔。5.6在文件拷貝或傳輸時(shí)應(yīng)按照檔案所要求的分類、排序進(jìn)行，同一大類同一屬類的同一問題文件應(yīng)放在一起。5.7電子文件類別代碼：T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影象文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。5.8電子文件的整理，應(yīng)按大類、年度、職能、問題、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。6．電子文件歸檔范圍6.1凡是《中國(guó)石油華東銷售分公司檔案分類規(guī)則》中所要求歸檔的檔案所產(chǎn)生的電子文件，均屬于歸檔范圍。6.2電子文件歸檔包括兩個(gè)方面：一方面指凡是紙質(zhì)檔案有電子版的，該電子版文件就應(yīng)歸檔；另一方面指本身為電子版文件如圖象、聲音、磁盤、磁帶、光盤等電子文件也應(yīng)該歸檔。7．電子文件歸檔時(shí)間電子文件的歸檔方式有兩種：（一）邏輯歸檔（LogicalFiling）、（二）物理歸檔(physicalFiling)。7.1邏輯歸檔：歸檔文件的著錄信息及存儲(chǔ)地址應(yīng)自動(dòng)保存到檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)中，以方便其他人員的查詢；另一方面，文件生成部門仍然可方便地使用該文件，但不能修改和刪除。邏輯歸檔有助于充分利用機(jī)構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)信息共享。為了防止網(wǎng)絡(luò)癱瘓、崩潰時(shí)文件的丟失以及保護(hù)歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性，應(yīng)采取對(duì)于邏輯歸檔的電子文件的控制：（1）把這些電子文件納入機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)備文方案，永久保存的電子文件應(yīng)有脫機(jī)保存的備份；（2）定期將有用文件信息從網(wǎng)絡(luò)上下載，進(jìn)行物理歸檔，以減少網(wǎng)絡(luò)的荷載，提高網(wǎng)絡(luò)速度。一般來說，邏輯歸檔盡可能實(shí)時(shí)進(jìn)行，以免發(fā)生失控。7.2物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門。物理歸檔，可以實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。電子文件的物理歸檔一律和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，這是檔案工作本身的要求，又兼顧了工作的一致性。8．電子文件歸檔要求8.1歸檔電子文件必須齊全、準(zhǔn)確、完整，并能被數(shù)字計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理。8.2凡是產(chǎn)生屬檔案范疇的電子檔案文件都必須歸檔，產(chǎn)生多少歸多少，沒有產(chǎn)生電子文件的檔案要有說明。8.3電子文件歸檔按照“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，機(jī)關(guān)各自處室、各部門及有關(guān)二級(jí)單位產(chǎn)生的向公司檔案室報(bào)送；各二級(jí)單位所屬科室、部門及下屬單位負(fù)責(zé)向本單位檔案室報(bào)送。對(duì)于上級(jí)來文、請(qǐng)示批復(fù)以及參加各種會(huì)議所帶回的文件、資料，有電子版的一并進(jìn)行歸檔，沒有的要注明。8.4各外委、外包單位一律按照檔案部門的要求歸檔電子文件。8.5對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)類型的電子文件，要將庫(kù)結(jié)構(gòu)和記錄一起歸檔。較特殊的系統(tǒng)和軟件環(huán)境，應(yīng)將系統(tǒng)和軟件平臺(tái)進(jìn)行歸檔，以便計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理。8.6采用在線式歸檔，可根據(jù)檔案室所定的路徑，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸歸檔，并電話通知檔案室，見附件二。8.7在歸檔時(shí)歸檔部門將電子文件和紙質(zhì)文件一起移交檔案管理部門。為保證安全，電子文件歸檔要一式兩份。8.8檔案接收部門要對(duì)歸檔的電子文件一一進(jìn)行檢查，全部符合要求后，雙方進(jìn)行交接并簽字后生效。檢查內(nèi)容包括：軟硬件環(huán)境的有效性、信息記錄格式；編號(hào)、圖表是否與紙質(zhì)檔案一致，是否完整；存儲(chǔ)介質(zhì)有無(wú)劃痕、有無(wú)病毒感染等。8.9使用在線式歸檔，可通過網(wǎng)絡(luò)先將電子文件移交到檔案部門，填寫好《檔案移交（接收）登記表》，然后辦理移交手續(xù)。9.電子檔案的保管9.1電子檔案必須存放在防磁柜內(nèi)進(jìn)行保管，以免受到電磁場(chǎng)的侵害而造成存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞和內(nèi)容的丟失。9.2檔案人員每年要對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，防止磁介質(zhì)的衰減，并及時(shí)完成新的備份工作。9.3檔案人員要對(duì)在線式收到的電子文件及時(shí)進(jìn)行備份，一式兩份，并妥善保管。9.4隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，一些電子文件將失去它原有的系統(tǒng)和應(yīng)用平臺(tái)，檔案人員應(yīng)及時(shí)將電子檔案轉(zhuǎn)儲(chǔ)到新的系統(tǒng)和平臺(tái)上。9.5電子檔案一年刻光盤一次，一式A、B兩套，分開保管。9.6按年度對(duì)電子文件歸檔情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。10．電子檔案的保密10.1電子檔案具有攜帶方便，傳播迅速等特點(diǎn)，因此，需要進(jìn)行更加嚴(yán)格的安全保密。10.2電子檔案原則上不進(jìn)行拷貝、借閱，對(duì)于一些特殊需要的檔案，在專業(yè)部門、檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，只以拷貝的方式進(jìn)行借閱。10.3檔案人員不得私自對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝和傳播，對(duì)于違反者，將依據(jù)《檔案法》失密、泄密違法行為有關(guān)條例進(jìn)行處罰。11．電子檔案的利用11.1為了擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高檔案信息利用率，凡符合開放條件的檔案都應(yīng)逐步放到互聯(lián)網(wǎng)上。11.2在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布的信息要遵守《公司網(wǎng)絡(luò)保密安全規(guī)定》檔案部門可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置不同的保密級(jí)別，以滿足不同層次人員的需要。11.3在進(jìn)行電子檔案借閱時(shí)要做好拷貝借閱登記。12．本規(guī)定由公司經(jīng)理（黨委）辦公室負(fù)責(zé)起草并解釋。13．本規(guī)定于發(fā)布之日起開始執(zhí)行。附件一、《檔案移交（接收）登記表（封面）》的填寫方法附件二、《華東銷售分公司電子檔案信息傳輸方法》附件三、《信息交換使用的路徑一覽表》附件四、《華東銷售分公司電子文件借閱申請(qǐng)單》

附件一《檔案移交（接收）登記表（封面）》的填寫方法1、第一填寫紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容，第二寫電子檔案的各項(xiàng)內(nèi)容。2、序號(hào)：填寫移交檔案類別的順序號(hào)。電子檔案空白不填。3、類別：填寫檔案的大類，如黨群工作類黨務(wù)工作填寫“A01”。電子檔案行填“電子檔案”。4、案卷年代：填寫檔案形成時(shí)間，如2000。電子檔案相同。5、移交單位：填寫移交單位名稱。電子檔案相同。6、移交日期：填寫檔案移交的年月日。電子檔案相同。7、移交人：移交人簽字。電子檔案相同8、案卷數(shù)量：填寫紙質(zhì)實(shí)體檔案的份數(shù)，如188。電子檔案相同。9、接收單位：填寫檔案接收單位的名稱。電子檔案相同。10、接收人：檔案接收人簽字。電子檔案相同。11、接收日期：填寫檔案接收的年月日12、備注：用于對(duì)無(wú)紙質(zhì)文件、無(wú)電子文件以及電子文件不完整理等特殊情況進(jìn)行說明。

附件二華東銷售分公司檔案電子信息傳輸方法本附錄定義了電子檔案信息歸檔傳輸方法1、服務(wù)器*華東銷售分公司檔案文件服務(wù)器名：（Server）*華東銷售分公司檔案文件服務(wù)器IP地址：（）2、FTP傳輸方法（1）華東銷售分公司本部：∥Server\共享目錄（2）各分公司FTP：主機(jī)IP地址：（）傳輸電話號(hào)碼、口令另行通知。

附件三信息交換使用的路徑一覽表檔案大類單位或部門管理FTP共享目錄及路徑歸檔內(nèi)容公文檔案類(A、B、C、D)經(jīng)理辦公室經(jīng)理辦DA黨、政、工、團(tuán)綜合文件、及科研項(xiàng)目管理文件組織人事處人事處DA審計(jì)監(jiān)察處審計(jì)監(jiān)察DA企業(yè)管理處企業(yè)管理處DA綜合業(yè)務(wù)處綜合業(yè)務(wù)處DA財(cái)務(wù)資產(chǎn)處財(cái)務(wù)資產(chǎn)處DA儲(chǔ)運(yùn)安全處儲(chǔ)運(yùn)安全處DA質(zhì)檢處質(zhì)檢處DA房改辦房改辦DA工會(huì)工會(huì)DA業(yè)務(wù)檔案類(各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的材料)C企業(yè)管理處企業(yè)管理處DA工作計(jì)劃、總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃、調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)表、各類分析材料等綜合業(yè)務(wù)處綜合業(yè)務(wù)處DA財(cái)務(wù)資產(chǎn)處財(cái)務(wù)資產(chǎn)處DA儲(chǔ)運(yùn)安全處儲(chǔ)運(yùn)安全處DA加油站管理處加油站管理處DA質(zhì)檢處質(zhì)檢處DA會(huì)計(jì)檔案類財(cái)務(wù)資產(chǎn)處財(cái)務(wù)資產(chǎn)處DA憑證、報(bào)表、帳薄、發(fā)票存根設(shè)備檔案類經(jīng)理辦經(jīng)理辦DA重要設(shè)備隨機(jī)文件（說明書、質(zhì)保書、安裝軟件等）企管處企管處DA基本建設(shè)類儲(chǔ)運(yùn)安全處、加油站處儲(chǔ)運(yùn)安全處DA加油站處DA投資額1000萬(wàn)元以上工程建設(shè)項(xiàng)目檔案加油站管理類上海分公司上海分公司DA加油站收購(gòu)、租賃、合資、聯(lián)營(yíng)管理可行性研究報(bào)告、綜合報(bào)告、談判記錄、資產(chǎn)評(píng)估、合同、法律意見書等江