第頁共頁進貨查驗和查驗記錄制度模版一、目的和適用范圍目的：為了確保進貨的合法性、準確性和完整性，規(guī)范進貨查驗工作，有效監(jiān)控進貨環(huán)節(jié)。本制度的目的是確保公司進貨的合規(guī)性和透明度，提高進貨的質量和效率。適用范圍：適用于公司的所有進貨環(huán)節(jié)，包括貨物的采購、配送、驗收等環(huán)節(jié)。二、制度內容1.進貨查驗的程序1.1采購申請公司在需進貨時，由相應的部門或員工提出采購申請，包括所需貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準、金額等相關信息。1.2選擇供應商供應商的選擇應符合公司的采購政策和要求，包括供應商的信譽度、產品質量、價格等方面的考慮。采購部門應根據(jù)需求和供應商的情況進行評估和選擇。1.3采購合同簽訂采購部門與供應商協(xié)商并簽訂采購合同。采購合同應明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、價格、交貨方式、付款方式等關鍵條款。1.4貨物的配送和到貨供應商將貨物配送到公司指定的地點，供應商應提供相應的貨物清單和交貨單，以確認貨物的數(shù)量和規(guī)格的一致性。1.5貨物的驗收采購部門負責對貨物進行驗收工作。驗收人員應與供應商的貨物清單和交貨單進行對比，以確認貨物的數(shù)量、規(guī)格和質量是否與合同一致。如果有差異，應及時與供應商溝通并解決。2.進貨查驗的標準和要求2.1貨物的數(shù)量驗收人員應核對供應商的貨物清單和交貨單，確保貨物的數(shù)量與合同的要求一致。如有發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符的情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并記錄下來。2.2貨物的規(guī)格和質量驗收人員應對貨物的規(guī)格和質量進行仔細的查驗。貨物的規(guī)格和質量應符合采購合同中的要求，如有發(fā)現(xiàn)不符的情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并記錄下來。2.3貨物的包裝和標識驗收人員應對貨物的包裝和標識進行查驗，確保貨物的包裝完好無損，標識清晰可辨。如有發(fā)現(xiàn)包裝破損或標識不清楚的情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并記錄下來。3.進貨查驗記錄的要求3.1進貨查驗記錄的形式進貨查驗記錄可以以紙質形式或電子形式保存，記錄內容應包括進貨日期、供應商名稱、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量狀況、驗收人員簽字等關鍵信息。3.2進貨查驗記錄的保存期限進貨查驗記錄應妥善保存，最少保存1年以上，以備后期參考和審計需求。3.3進貨查驗記錄的歸檔和管理進貨查驗記錄應按照文件管理制度的要求進行歸檔和管理，確保文件的安全性和可檢索性。4.進貨查驗的監(jiān)督和評估4.1監(jiān)督制度公司應建立健全的監(jiān)督制度，包括定期抽查和不定期監(jiān)督檢查，以確保進貨查驗的規(guī)范執(zhí)行。4.2評估制度公司應建立評估制度，對進貨查驗的工作進行定期評估和總結，以推動進貨查驗的不斷改進和提升。三、相關責任和權限1.采購部門負責制定進貨查驗的工作流程和標準。2.驗收人員負責仔細查驗并記錄貨物的數(shù)量、規(guī)格和質量等相關信息。3.監(jiān)督部門負責監(jiān)督進貨查驗工作的執(zhí)行情況，并進行問題整改和評估。4.部門主管負責對進貨查驗結果的審核和確認。四、違規(guī)處罰對于故意偽造貨物的數(shù)量、規(guī)格和質量，或者違反進貨查驗程序和紀律的人員，將依公司相應的規(guī)定進行處罰，包括但不限于警告、停職、降職、解聘等處理措施。五、制度的執(zhí)行與監(jiān)督1.員工應嚴格遵守本制度的要求，執(zhí)行相應的工作流程和標準。2.相關部門應定期進行監(jiān)督檢查，確保制度的執(zhí)行情況。3.對違反制度的人員，應及時進行批評教育和糾正。六、附件：進貨查驗記錄表請見下頁。進貨查驗記錄表日期：驗收人員：供應商名稱：供應商代碼：貨物名稱：貨物規(guī)格：進貨數(shù)量：實際數(shù)量：進貨質量：實際質量：包裝狀況：標識情況：備注：