匯報(bào)人：2023-12-26資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度目錄歸檔制度保管制度借閱制度保密制度登記制度銷毀制度01歸檔制度歸檔范圍業(yè)務(wù)資料財(cái)務(wù)資料包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)資料等。行政文書人事檔案其他重要資料包括行政決策文件、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等。包括員工入職、離職、考核、獎(jiǎng)懲等人事變動(dòng)資料。如涉及公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料等。其他重要資料根據(jù)具體情況確定歸檔時(shí)間，但不得超過相關(guān)法規(guī)規(guī)定的保存期限。財(cái)務(wù)資料應(yīng)在財(cái)務(wù)結(jié)算完成后1個(gè)工作日內(nèi)歸檔。人事檔案應(yīng)在人事變動(dòng)完成后1個(gè)工作日內(nèi)歸檔。行政文書應(yīng)在文件形成后1個(gè)工作日內(nèi)歸檔。業(yè)務(wù)資料應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后1個(gè)工作日內(nèi)歸檔。歸檔時(shí)間010204歸檔要求檔案應(yīng)分類整理，按照時(shí)間順序或重要程度排列。檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、歸檔時(shí)間等信息。檔案應(yīng)定期檢查，確保其完整性和安全性。檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)做好登記和審批工作。0302保管制度指定專人負(fù)責(zé)資料檔案的保管，確保檔案的安全和完整。專人負(fù)責(zé)定期檢查及時(shí)修復(fù)定期對(duì)資料檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、無(wú)丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，以保持檔案的完整性。030201保管責(zé)任分門別類將資料檔案按照一定的規(guī)則進(jìn)行分類，以便于查找和管理。標(biāo)簽標(biāo)識(shí)為每個(gè)檔案設(shè)置清晰的標(biāo)簽，包括檔案名稱、保管期限等信息。電子化管理對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行電子化管理，建立電子檔案系統(tǒng)。保管方式保持適宜的溫度，避免過高或過低的溫度對(duì)檔案造成損害。適宜溫度保持適當(dāng)?shù)臐穸龋乐箼n案受潮或干燥過度。濕度控制采取措施防止塵土和蟲害對(duì)檔案的侵害。防塵防蟲保管環(huán)境03借閱制度借閱申請(qǐng)01借閱人需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、時(shí)間、檔案資料名稱、數(shù)量等。02借閱人需提供有效身份證明，如身份證、工作證等。借閱人需保證所借檔案資料的安全，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拍照、拷貝、損壞等。03010203借閱申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方可借閱。審批人員需對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保借閱目的合法、合規(guī)。審批通過后，需在檔案資料管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并由專人負(fù)責(zé)管理。借閱審批借閱使用規(guī)定01借閱人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還所借檔案資料，不得私自延期或拒還。02借閱人需妥善保管所借檔案資料，不得損壞、丟失、涂改等。03借閱人需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案資料內(nèi)容，不得將檔案資料帶出工作單位。04保密制度涉及國(guó)家安全、國(guó)家機(jī)密、重大決策等重要信息，一旦泄露可能對(duì)國(guó)家安全和利益造成嚴(yán)重?fù)p害。絕密涉及未公開的政策、計(jì)劃、方案等重要信息，一旦泄露可能對(duì)政府工作造成重大影響。機(jī)密涉及一般性敏感信息和內(nèi)部資料，一旦泄露可能對(duì)單位工作造成一定影響。秘密保密級(jí)別

保密措施物理措施建立嚴(yán)格的檔案室管理制度，限制進(jìn)入檔案室的人員，確保檔案室的安全和保密。技術(shù)措施采用加密技術(shù)、防火墻、入侵檢測(cè)等手段，防止信息被非法獲取和竊取。人員管理加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和管理，確保他們具備足夠的保密意識(shí)和能力。應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。檔案管理人員在使用檔案資料時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、拍照、傳播涉密信息。使用人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理和報(bào)告。監(jiān)督人員保密責(zé)任05登記制度每份檔案的唯一標(biāo)識(shí)，包括檔案名稱、年份、序號(hào)等信息。檔案編號(hào)檔案的借閱狀態(tài)，如未借閱、已借閱等。借閱狀態(tài)檔案歸檔的具體日期和時(shí)間。歸檔時(shí)間負(fù)責(zé)歸檔的人員姓名或部門。歸檔人員檔案的保管期限，如長(zhǎng)期、短期等。保管期限0201030405登記內(nèi)容電子登記通過檔案管理軟件進(jìn)行電子化登記，方便快捷?；旌系怯浗Y(jié)合紙質(zhì)和電子兩種方式，適用于傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的檔案管理模式。紙質(zhì)登記通過紙質(zhì)表格進(jìn)行登記，適用于傳統(tǒng)檔案管理方式。登記方式定期更新定期更新檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。分類管理根據(jù)檔案的類型、保管期限等因素進(jìn)行分類管理，方便查找和調(diào)用。嚴(yán)格監(jiān)管對(duì)登記過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，確保登記信息的真實(shí)性和可靠性。定期核查定期對(duì)登記信息進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理和糾正。登記管理06銷毀制度03法律或政策要求如果檔案資料涉及法律或政策要求銷毀，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。01檔案資料達(dá)到保存期限根據(jù)檔案的種類和重要性，設(shè)定不同的保存期限，到期后應(yīng)進(jìn)行銷毀。02檔案資料損壞或遺失如果檔案資料損壞嚴(yán)重或遺失，無(wú)法進(jìn)行修復(fù)或找回，應(yīng)立即進(jìn)行銷毀。銷毀條件123通過碎紙機(jī)、焚燒等方式將檔案資料徹底破壞，無(wú)法恢復(fù)。物理銷毀通過刪除、格式化、數(shù)據(jù)覆蓋等方式將數(shù)字檔案資料徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。數(shù)字銷毀通過化學(xué)試劑分解等方式將檔案資料徹底破壞，無(wú)法恢復(fù)。化學(xué)銷毀銷毀方式確定銷毀條件負(fù)責(zé)檔案管理的部門或人員需定期對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估，確定是否滿足銷毀條件。選擇銷毀方式