XX集團公司公文處理實施細則1.總則1.1為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、，提高公文質(zhì)量和工作效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展建設服務，根據(jù)河北省人民政府2000年1.2公文是在公司管理過程中形成的具有法定效力的規(guī)范體制公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，實施措施，交流經(jīng)驗的重要工具。1.3公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。1.4公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則做到及時、準確、安全。1.5公文處理必須嚴格招待國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。1.6公司辦公室是公司公文處理的管理機構(gòu)，主管公司所有的公文處理。2.種類2.1公文種類主要有：2.1.1命令適用于宣布施行重大強制措施，嘉獎有關單位及人員。2.1.2決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，任免人員、獎懲有關單位及人員的事項。2.1.3通知適用于發(fā)布規(guī)章制度，要求各部門力理和需要周知或共同執(zhí)行的事項。2.1.4通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。2.1.5報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。2.1.6適用于向上級請示、批準。2.1.7批復適用于答復下級相關的請示事項。2.1.8意見適用于重要問題提出見解和處理辦法。2.1.9函適用于相互之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復審批事項。2.1.10會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。3.公文格式3.1公文格式一般由眉首、主體和版記三部分組成。3.1.1公文眉首包括發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、上行文的簽發(fā)人等。3.1.1.1發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位名稱或者規(guī)范化簡稱。3.1.1.2發(fā)文字號包括機關代字、年份和序號。年份應當用全稱，用六角括號“[]”括入，序號不編虛位，不加“第”字。3.1.1.3上報的公文，應當在首頁注明簽發(fā)人的姓名，簽發(fā)人姓名標于發(fā)文字號同行右側(cè)適當位置。3.1.2主體部分包括標題、主送機關、正文、附件說明。成文日期、附件等。3.1.2.1公文標題一般由發(fā)文單位名稱、內(nèi)容和公文種類三部分組成。標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。要根據(jù)字數(shù)多少合理分行排列。除印發(fā)規(guī)章制度類公文加書名號外，標題中一般不標符號。3.1.2.2主送單位是指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除會議紀要外，公文必須標明主送單位。主送單位一般應當位于標題之下，在正文上方頂格寫。命令、決定類公文，主送單位可置于版記部分抄送欄之上。3.1.2.3公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。附件標題置于正文之后、成文時間之前。3.1.2.4公文如有附注，應列成文時間之下左側(cè)，用圓括號括起來。3.1.2.5成文日期，以負責人簽發(fā)日期為準。3.1.3版記包括抄送單位、印發(fā)單位、和印發(fā)份數(shù)等。3.1.3.1版記應設置于公文末頁下端。3.1.3.2抄送單位指除主送單位外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.4文字從左至右橫寫、橫排。3.2公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準標準執(zhí)行。4.行文規(guī)則4.1公司在職權范圍內(nèi)，可以向上級單位行文，業(yè)務部門代公司發(fā)文，如果涉及其他部門或單位業(yè)務有關的問題，應當與有關部門或單位會鑒，協(xié)商一致，方可印發(fā)。4.2一般不得越級行文，必須越級行文時，應抄送被越過的上級單位。4.3屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。4.4公司發(fā)文一般只發(fā)至直屬單位，不直接發(fā)至這些單位的下級單位。4.5向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。4.6“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，涉及幾個部門協(xié)調(diào)解決的事項，一般也只寫一個主送部門，其他部門用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。4.7“請示”、“報告”不能混用、并用，“報告”中不得夾帶請示事項。5.收文處理5.1收文辦理一般包括簽收、登記、擬力、批力、分發(fā)、承辦、催力、督辦等程序。5.2除領導親啟文件外，凡公文均由辦公室負責簽收、拆封，他人不得簽收、拆封。領導新啟外，如需辦理，按正常收入手續(xù)辦理。外出開會人員帶回的文件資料，統(tǒng)由辦公室負責登記、簽收，任何個人不得私存歸檔的公文。5.3公文分辦件和閱件兩種辦件是指需要收文單位辦理的公文。閱件是反映應當由收文單位了解來文內(nèi)容的公文。5.4收到各部門上報的需要辦理的公文，辦公室應當進行審核，審核是否符合行文規(guī)則，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。5.5經(jīng)審核，對符合本實施細則規(guī)定的公文，文秘人員應當及時登記，由辦公室主任提出擬辦意見，文秘人員根據(jù)批示分送領導或交承辦單位處理，緊急公文，應提出辦理時限。5.6需幾個部門辦理的文件，在閱批時，要明確主力部門和協(xié)辦部門，如主辦、協(xié)辦單位意見不能一致時，就通過辦公室立即報告領導批示處理，防止扯皮。5.7承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤推諉。以示屬于本單位職權范圍或者不適宜不本單位辦理的，應當迅速退回交辦部門并說明理由。5.8領導批示有關部門辦理的公言語，由辦公室催辦、查辦、督辦，并及時了解和反饋執(zhí)行情況。5.9閱件應分送領導和有關人員閱讀。傳閱公文要做好登記工作，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。5.10傳遞秘密公文，按有關保密規(guī)定辦理。6.發(fā)文辦理6.1發(fā)文辦理一般包括擬稿、會簽、簽發(fā)、編號、打字、校對、印刷、用印、分發(fā)程序。6.2起草公文應當使用統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，所有筆墨必須符合存檔要求，書寫應當工整，并按發(fā)文稿約首頁規(guī)定的項目逐項填寫。6.3草擬公文應當做到：6.3.1符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。6.3.2情況確定，觀點明確，條理清楚，文字精煉，標點準確，篇幅力求簡短。6.3.3公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權與主送單位的行文關系確定。6.3.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。6.3.5結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（16.3.6必須使用國家規(guī)定計量單位。6.3.7用詞、用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。6.3.8公文中的數(shù)字，除成言語日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。6.4草擬公文應當先由起草部門領導簽署具體意見，然后與有關部門進行會簽，會簽部門如有不同意見，主辦部門應主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。如仍有分歧，報請有關領導協(xié)商并裁定。6.5公文送領導簽發(fā)以前，應先由辦公室進行核稿。核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本實施細則的規(guī)定等。對不需要行文的報請領導同意后，退回起草部門。6.6公文由制發(fā)部門主管領導簽發(fā)，領導簽發(fā)過的文搞，核稿人員除對明顯的技術性錯誤作必要的修正外，一般不應再作改動。6.7公文正式印制前，辦公室應當進行復核。，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。如需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。6.8送印公文文稿應先發(fā)文序號，確定印刷份數(shù)。印刷版面整潔，裝訂整齊。6.9校對必須按送印文稿進行，不得擅自改動。如發(fā)現(xiàn)送印文稿有錯誤時，應及時糾正。7.公文歸檔7.1公文處理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。7.2歸檔范圍的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔的公文的齊全、完整。7.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主力部門整理（立卷）、歸檔。7.4歸檔范圍的公文按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。7.5不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)有關負責人批準，可以銷毀。7.6部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后，按有關規(guī)定移交檔案部門。8.附則8.1除絕密和注明不準翻印的公文外，根據(jù)需要，經(jīng)公司領導或辦公室負責人批準，可以復印，復印要做好登記工作，要認真記錄