無錫工藝職業(yè)技術(shù)學院錫工院辦發(fā)［］08號★綜合檔案室管理制度一、檔案整理歸檔制度（一）學院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理學院全部檔案，隸屬于學院辦公室領(lǐng)導。院屬各部門應(yīng)有一名責任人分管部門檔案工作，并配置一名兼職檔案員。（二）檔案整理標準、要求：1．遵照文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)絡(luò)，區(qū)分不一樣保管期限（永久、長久、短期），便于保管和利用。2．保持齊全完整。已破損文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變文件應(yīng)予復制。3．文件所用書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求。4．確定歸檔文件“件”。以件為單位，根據(jù)裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒步驟進行歸檔。（三）各類檔案歸檔時間：黨群、行政、出版、外事類檔案應(yīng)在第二年六月底前歸檔。教學綜合管理文件于第二年6月底前歸檔。其它各類材料在學生畢業(yè)后，當年寒假前一次性歸檔。科研類檔案應(yīng)在項目完成判定后兩個月內(nèi)歸檔?；悪n案應(yīng)在項目完工驗收后在三個月內(nèi)歸檔。設(shè)備類檔案應(yīng)在珍貴儀器設(shè)備安裝調(diào)試后兩個月內(nèi)歸檔。聲像檔案應(yīng)于錄制編輯試放后兩個月內(nèi)歸檔。財會檔案應(yīng)在每十二個月年底立卷，由財務(wù)部門保管兩年，于第二年六月底前歸檔。二、檔案統(tǒng)計制度檔案室工作人員要立即正確了解和掌握學院檔案情況，認真負責做好檔案統(tǒng)計工作。建立健全統(tǒng)計帳薄，掌握檔案收進、整理、利用、移出、銷毀及多種情況數(shù)據(jù)，按上級檔案部門和學院要求立即報送多種報表。檔案人員要認真填寫各類統(tǒng)計表，立即、正確地匯總統(tǒng)計數(shù)據(jù)，做到正確無誤，提升級案工作管理水平。對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，對存在問題，提出改善方法及提議，匯報學院領(lǐng)導。做好檔案統(tǒng)計工作，對庫存檔案從量上進行分析，得出合理結(jié)論，為以后檔案工作提供科學依據(jù)。三、檔案借閱制度凡借閱檔案必需辦理登記、簽字手續(xù)，外單位查閱檔案須持該單位介紹信。查閱學籍檔案者須持本人身份證和畢業(yè)證。不準私自轉(zhuǎn)借。借閱檔案時間通常要當日借當日還，最長不超出一星期，需要延長，要說明理由。對關(guān)鍵檔案，只能在檔案室內(nèi)查閱，需要外借要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導同意。不準損壞、涂改、污染、抽拆文件，不準在借閱文件上寫畫或加注符號。未經(jīng)檔案室許可不準拍照、復印文件。借閱者應(yīng)自覺遵守保密制度,不準泄露檔案內(nèi)容,借出檔案者要妥善保管檔案,確保檔案安全。四、檔案判定銷毀制度要以全方面、歷史、發(fā)展見解做好檔案判定工作。檔案室應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)保管期限標準和檔案保管期限表要求，對已滿期限檔案進行判定。對要判定銷毀檔案，經(jīng)學院主管領(lǐng)導同意，檔案室和相關(guān)部門組成判定小組，對到期檔案提出銷毀或延長保管期限意見，登記造冊經(jīng)學院主管領(lǐng)導同意后，方可存毀。嚴格保密制度，銷毀要有兩人監(jiān)銷，銷毀人員在銷毀檔案前應(yīng)認真復核清點，銷毀后在銷毀清冊上署名、蓋章，連同其它判定、銷毀材料一并存檔。銷毀檔案必需嚴格審批手續(xù)，銷毀前應(yīng)登記造冊，一式二份，留存立案。五、檔案保密制度落實實施黨和國家相關(guān)保守秘密要求，嚴格實施《保密法》，維護涉密檔案安全，不得在公共場所及無關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。確因工作需要摘抄、復印檔案內(nèi)容時，須經(jīng)檔案室同意和領(lǐng)導同意。借閱黨政關(guān)鍵機密性檔案，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導同意，嚴格實施審批手續(xù)和借閱登記手續(xù)，未經(jīng)管理人員同意，不準私自復制、抄錄相關(guān)檔案內(nèi)容。對庫存檔案進行定時檢驗，節(jié)假日前立即收回借出檔案，發(fā)覺問題立即匯報相關(guān)領(lǐng)導并采取必需補救方法。經(jīng)判定需要銷毀檔案，應(yīng)登記造冊，報請主管院領(lǐng)導同意后，有兩人以上負責監(jiān)銷，不得違反要求銷毀庫存任何檔案材料。任何人不得泄露檔案機密，對泄露者應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求追究其對應(yīng)責任。六、檔案庫房管理制度檔案庫房是保管檔案實體關(guān)鍵部位，未經(jīng)許可，非管理人員不得隨意進入庫房。庫房應(yīng)做到通風、潔凈、整齊，要定時清掃，保持庫房良好衛(wèi)生環(huán)境。要注意掌握室內(nèi)溫濕度情況改變，努力爭取把溫濕度控制在最好狀態(tài)（溫度14-23℃相對濕度50嚴禁吸煙，不準堆放雜物，不得在庫房內(nèi)吃食物。做好防盜、防火、防潮、防塵、防光、防鼠蟲害及聲像檔案防磁工作，發(fā)覺問題立即匯報。管理人員做到人離燈滅、關(guān)窗、加鎖，妥善保管庫房鑰匙，消除火災隱患，確保庫房檔案安全。入庫各類檔案要依檔號排放，庫房柜架編排次序號，排列整齊。保管人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料保管情況定時進行檢驗查對。檔案出庫利用必需認真登記，入庫要按原位排放。做好檔案庫房安全管理，每學期應(yīng)對庫內(nèi)檔案進行依次全方面檢驗，做到目錄和實體相符。庫房和檔案柜鑰匙由檔案室負責妥善保管，并注意安全，預防丟失。七、綜合檔案室消防安全制度檔案工作人員必需牢靠樹立安全第一思想，切實做好消防安全工作。檔案工作人員要定時參與學院組織消防培訓學習。室內(nèi)要嚴禁煙火和利用明火，使用電器等設(shè)備要規(guī)范，嚴禁亂拖、亂接，嚴禁超負荷運行。檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放易燃易爆物品，嚴禁在檔案庫房內(nèi)抽煙。檔案室內(nèi)發(fā)覺不安全原因，應(yīng)立即匯報領(lǐng)導并妥善處理。檔案工作人員必需掌握滅火報警相關(guān)知識，發(fā)覺火警應(yīng)立即采取滅火方法。消防器材要有專員管理并做好定時