醫(yī)院內部文件與檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)1.為了規(guī)范醫(yī)院內部文件與檔案的管理工作，保證信息的正常流轉和檔案的安全保管，提高工作效率和服務質量，訂立本規(guī)章制度。2.本規(guī)章制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國管理規(guī)范工作行為的規(guī)定》等相關法律法規(guī)，并結合醫(yī)院實際情況訂立。第二條適用范圍本規(guī)章制度適用于醫(yī)院內全部部門和人員。第二章文件管理第三條文件的分類和編號1.依照文件的性質、用途和管理要求，將文件分為行政文件、科研文件、醫(yī)療文件、人事文件、財務文件、資產文件等。2.文件編號應依照肯定的規(guī)定和格式編制，每個文件應有唯一的編號，方便檢索和歸檔。第四條文件的登記和流轉1.每份文件應在發(fā)文日期當日或前一日由發(fā)文部門進行登記，并填寫文件登記表，確保文件的準確和完整。2.文件的流轉應依照相應的程序和流程進行，必需時需填寫文件傳閱記錄表，記錄文件的流轉情況。第五條文件的保管和銷毀1.依照文件的保管期限和文件的價值等級，訂立相應的保管期限和保管措施，確保文件的安全和完整。2.臨時文件的保管期限一般為1年，年內文件的保管期限為2年，長期文件和緊要文件的保管期限應依據(jù)實際情況確定。3.文件的銷毀應依照規(guī)定的程序進行，銷毀前需進行備案，并填寫銷毀記錄，確保文件的安全和合規(guī)。第六條電子文件管理1.醫(yī)院應建立完善的電子文件管理系統(tǒng)，確保電子文件的安全、完整和可訪問。2.電子文件應依照文件的分類、編號和歸檔要求進行管理，并定期進行備份和定期檢查電子文件的完整性和有效性。3.電子文件的管理應符合相關的法律法規(guī)和技術要求，保證電子文件的合規(guī)和安全。第三章檔案管理第七條檔案的分類與編制1.醫(yī)院檔案依照檔案的性質、用途和管理要求進行分類，包含行政檔案、科研檔案、醫(yī)療檔案、人事檔案、財務檔案、資產檔案等。2.檔案應依照肯定的規(guī)定和格式進行編制，每個檔案應有唯一的編制號碼，方便檢索和歸檔。第八條檔案的歸檔和調閱1.歸檔檔案應依照相應的程序和流程進行，包含整理、裝訂、打印、貼標等操作，確保檔案的整齊、規(guī)范和易于管理。2.檔案的調閱應符合相應的程序和權限，調閱人員應供應必需的身份證明和調閱理由，并填寫檔案調閱記錄，以確保檔案的安全和合規(guī)。第九條檔案的保管和借閱1.檔案應依照相應的保管期限和保管環(huán)境進行管理，確保檔案的安全和完整。2.檔案借閱應符合相應的程序和權限，借閱人員應供應必需的身份證明和借閱理由，并簽訂借閱協(xié)議，以確保檔案的安全和合規(guī)。第十條檔案的整理和修整1.定期對檔案進行整理和修整，包含分類、裝訂、修復、復卷等操作，以確保檔案的整齊、規(guī)范和易于管理。2.對于損壞或遺失的檔案，應及時采取相應的措施進行修復或增補，確保檔案的完整和可用性。第十一條檔案的轉遞和移交1.對于需要轉遞或移交的檔案，應依照相應的程序和流程進行，確保檔案的安全和準確。2.檔案的轉遞和移交應有相應的文書記錄，并在接收方進行確認，以確保檔案的完整和追溯。第四章監(jiān)督與責任第十二條監(jiān)督檢查1.醫(yī)院應設立檔案管理部門，負責對文件和檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，并定期組織檔案管理宣傳和培訓。2.定期進行檔案的檢查和復核，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正，并依照相關規(guī)定追責。第十三條違規(guī)與責任1.對于違反本規(guī)章制度的行為，將會進行相應的處理和追責，包含警告、記過、記大過、停職、降職、辭退等。2.對于嚴重違反法律法規(guī)的行為，將依法追究法律責任，確保文件和檔案管理工作的嚴厲性和合規(guī)性。第五章附則第十四條修改和解釋1.本規(guī)章制度的修改和解釋權歸醫(yī)院管理負責人全部。2.本規(guī)章制度的修改和解釋應依據(jù)實際需要和法律法規(guī)，確保制度的有效性和合規(guī)性。第十五條生效日期本規(guī)章制度自頒布之日起生效。第十六條附加說明1.本規(guī)章制度在執(zhí)行中如遇特殊情況，應及時進行