學生組織會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為規(guī)范學生組織會議的管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、民主性和權(quán)威性，根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及學校規(guī)章制度，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于學生組織舉辦的各類會議，包括但不限于全體會議、常務會議、專題會議等。

三、基本原則

1.遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚民主，確保決策的科學性和權(quán)威性；

2.堅持公開、公平、公正原則，保障會議的透明度和公正性；

3.提高會議效率，注重會風建設(shè)，嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間；

4.強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策的執(zhí)行力度。

四、會議類別

1.全體會議：學生組織全體成員參加的會議；

2.常務會議：學生組織常務委員會成員參加的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議，參會人員根據(jù)議題需要確定；

4.其他會議：根據(jù)工作需要，臨時召開的其他類型會議。

五、參會人員

1.全體會議：學生組織全體成員；

2.常務會議：學生組織常務委員會成員；

3.專題會議：相關(guān)議題的負責人員及邀請的相關(guān)人員；

4.其他會議：根據(jù)會議議題，由會議召集人確定參會人員。

六、會議的組織與管理

1.會議的召開、議題確定、議程安排、通知發(fā)布等工作，由學生組織常務委員會負責；

2.會議召集人負責會議的組織、主持和總結(jié)；

3.參會人員應按時參加，不得無故缺席、遲到或早退；

4.會議記錄員負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

七、會議紀律

1.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持會場秩序；

2.會議內(nèi)容應嚴格保密，未經(jīng)允許，不得泄露會議信息；

3.參會人員應尊重他人發(fā)言，不進行人身攻擊，不發(fā)表與會議議題無關(guān)的言論；

4.會議召集人有權(quán)對違反會議紀律的參會人員進行批評教育或處理。

八、其他

1.本管理制度解釋權(quán)歸學生組織常務委員會；

2.本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可適時予以修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目標；

2.擬定會議議程：列出會議的主要議題，明確各議題的討論順序和預計時間；

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員名單，并通知相關(guān)人員；

4.發(fā)布會議通知：將會議時間、地點、議程等信息提前通知參會人員；

5.準備會議材料：收集與會議議題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給參會人員；

6.安排會場：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，選擇合適的會議室，并做好會場布置。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務組負責參會人員的簽到工作；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

3.各議題負責人按照議程順序，對議題進行闡述和討論；

4.參會人員針對議題展開討論，充分發(fā)表意見和建議；

5.會議主持人負責控制會議節(jié)奏，確保會議有序進行；

6.會議記錄員認真記錄會議內(nèi)容，特別是決策性意見和建議。

三、會議決策

1.會議主持人對討論的議題進行總結(jié)，歸納共識；

2.針對議題中的決策性內(nèi)容，采取表決、投票等方式形成會議決策；

3.會議決策應遵循民主集中制原則，充分尊重多數(shù)人意見；

4.會議決策結(jié)果應明確、具體，具備可操作性。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果和不足進行總結(jié)；

2.對會議決策的執(zhí)行進行分工，明確責任人和完成時限；

3.對下次會議的主題和議程進行預告；

4.會議主持人宣布會議結(jié)束。

五、會議記錄與紀要

1.會議結(jié)束后，會議記錄員應及時整理會議紀要；

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

3.會議紀要需經(jīng)會議主持人審核后，分發(fā)給參會人員；

4.會議紀要作為會議決策的依據(jù)，應妥善保管。

六、會議后續(xù)工作

1.會務組負責跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，并及時向會議主持人匯報；

2.參會人員應按照會議決策，認真履行各自職責；

3.對會議決策執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，應及時采取措施予以解決；

4.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，為下次會議提供參考。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

1.會議紀要應在會議結(jié)束后盡快整理完成，并由會議主持人審核；

2.審核通過的會議紀要應以書面形式發(fā)布，同時通過電子郵件、即時通訊工具等方式通知到所有參會人員；

3.會議紀要的發(fā)布應及時，確保參會人員能夠盡快了解會議決策和后續(xù)工作要求。

二、會議紀要的內(nèi)容與要求

1.會議紀要應詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、討論的主要議題和內(nèi)容；

2.紀要中應明確記錄會議的決策結(jié)果、責任分配、工作要求和完成時限；

3.會議紀要應保持清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)歧義；

4.對于重要的會議決策和討論內(nèi)容，應附有相關(guān)依據(jù)和參考資料。

三、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.責任人應按照會議紀要中的要求，立即開展相關(guān)工作；

2.會務組或指定的人員負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期跟蹤；

3.跟蹤過程中，應記錄執(zhí)行進度、存在的問題和解決措施；

4.對于執(zhí)行中遇到的困難和挑戰(zhàn)，應及時反饋給會議主持人，尋求解決方案。

四、會議紀要的反饋與評估

1.會議主持人或指定的人員應定期收集會議紀要執(zhí)行情況的反饋；

2.根據(jù)反饋信息，評估會議決策的執(zhí)行效果，對責任人進行績效評價；

3.對于未能按期完成或執(zhí)行不力的會議決策，應分析原因，制定改進措施；

4.定期向?qū)W生組織全體成員通報會議紀要的執(zhí)行情況，提高透明度和責任感。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，便于查閱和追溯；

2.建立會議紀要管理檔案，按照時間順序或議題分類存放；

3.確保會議紀要的保存安全，防止丟失或泄露；

4.對于涉及敏感信息的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

六、持續(xù)改進與優(yōu)化

1.定期對會議紀要的跟蹤落實流程進行回顧和評估；

2.根據(jù)實際執(zhí)行情況，調(diào)整和完善會議紀要的內(nèi)容和格式；

3.探索更高效的會議紀要跟蹤落實方法，提高會議決策的執(zhí)行效率；

4.通過持續(xù)改進，不斷提升學生組織會議管理的科學性和規(guī)范性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂需提前向會務組或指定的管理部門提交申請；

2.申請書中應明確會議的主題、時間、參會人數(shù)等信息；

3.會務組根據(jù)申請內(nèi)容，合理安排會議室，并通知預訂人；

4.預訂人應在獲得確認后，及時通知參會人員會議時間和地點。

二、會議室布置

1.會議室布置應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理規(guī)劃；

2.確保會議室內(nèi)的照明、通風、音響等設(shè)施正常運作；

3.按需擺放桌椅，設(shè)置投影儀、白板等會議輔助設(shè)備；

4.保持會議室整潔，提供必要的會議用品，如筆記本、筆等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應保持安靜，不得吸煙、進食或大聲喧嘩；

2.參會人員應愛護會議室內(nèi)的設(shè)施，不得隨意損壞；

3.未經(jīng)允許，不得隨意更改會議室內(nèi)的布局和設(shè)備；

4.會議結(jié)束后，應將會議室恢復原狀，關(guān)好門窗，確保設(shè)施安全。

四、會議室設(shè)備管理

1.定期對會議室內(nèi)的設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行；

2.會議期間，如設(shè)備出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修；

3.會議室設(shè)備的使用應遵循操作規(guī)范，避免因操作不當導致設(shè)備損壞；

4.對于貴重設(shè)備，應建立使用登記制度，明確使用責任。

五、會議室清潔與維護

1.定期對會議室進行清潔，保持環(huán)境整潔；

2.會議室內(nèi)的垃圾應及時清理，避免滋生細菌；

3.對于會議室的地毯、窗簾等易臟物品，應定期進行專業(yè)清洗；

4.注意會議室的通風和濕度控制，防止物品受潮、發(fā)霉。

六、會議室安全管理

1.會議室應設(shè)置合理的安全通道，確保緊急情況下人員疏散；

2.配備必要的消防設(shè)施，定期檢查，確保其正常使用；

3.會議室內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆等危險物品；

4.加強會議室的進出管理，防止無關(guān)人員進入。

七、會議室服務與支持

1.會務組應為參會人員提供必要的服務，如茶水、資料發(fā)放等；

2.提供會議期間的設(shè)備操作指導和技術(shù)支持；

3.建立反饋機制，收集參會人員對會議室的意見和建議，不斷改進服務；

4.定期對會務組成員進行培訓，提高其專業(yè)能力和服務水平