小學會議室安全管理制度第一章總則

一、小學會議室安全管理制度（以下簡稱“本制度”）旨在加強學校會議室的管理，保障會議的順利進行，確保參會人員的人身與財產(chǎn)安全，提高會議效率。

二、本制度適用于學校內所有會議室的使用與管理，包括但不限于教學、科研、行政等各類會議。

三、會議室的管理遵循“安全第一，預防為主，綜合治理”的原則，實行分類管理、責任到人、定期檢查、及時整改。

四、學校各部門及相關人員應嚴格遵守本制度，共同維護會議室的安全與秩序。

五、學校設立會議室管理小組，負責會議室的日常管理與維護工作，確保會議室設施設備完好，環(huán)境整潔。

六、會議室使用遵循優(yōu)先保障學校重要會議的原則，合理分配使用時間，提高會議室利用率。

七、會議室使用實行預約制度，各部門需提前向會議室管理小組提交會議申請，經(jīng)批準后方可使用。

八、學校定期對會議室管理人員進行培訓，提高其業(yè)務水平和服務質量。

九、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

十、本制度的解釋權歸學校會議室管理小組所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議申請

1.各部門或個人需在使用會議室前，向會議室管理小組提交書面申請，內容包括：會議主題、參會人數(shù)、會議時間、所需設備等。

2.會議室管理小組收到申請后，根據(jù)會議室使用情況，進行審批，并在2個工作日內回復申請人。

3.申請人在獲得批準后，需按時參加會議，如需取消或更改會議，應提前通知會議室管理小組。

二、會議準備

1.會議室管理小組根據(jù)會議申請，提前布置會議室，確保設施設備正常運行。

2.會議室布置包括：座椅擺放、投影儀、音響、話筒等設備的檢查與調試，以及會標、會議材料的準備。

3.會議室管理小組負責安排會議服務人員，提供必要的會務支持。

三、會議簽到

1.參會人員應在會議開始前15分鐘到達會議室，并進行簽到。

2.會議主持人應在會議開始前5分鐘，核對參會人員到齊情況，并對缺席人員進行記錄。

四、會議進行

1.會議主持人按照會議議程，組織會議討論，確保會議內容充實、有序進行。

2.參會人員應遵守會議紀律，積極參與討論，不得無故離場。

3.會議過程中，如需使用投影、音響等設備，會議室管理小組應及時提供技術支持。

五、會議記錄

1.會議指定專人負責記錄，確保會議內容完整、準確。

2.會議記錄應包括：會議主題、時間、地點、參會人員、討論內容、決議等。

3.會議記錄應在會議結束后3個工作日內，提交給會議室管理小組歸檔。

六、會議結束

1.會議結束后，主持人宣布散會，并對會議進行簡要總結。

2.參會人員應將座椅歸位，清理個人垃圾，保持會議室整潔。

3.會議室管理小組負責檢查會議室設施設備，確保完好無損。

七、會議通知與反饋

1.會議室管理小組將會議紀要、決議等相關信息及時通知參會人員。

2.參會人員如有意見和建議，可向會議室管理小組反饋，以便持續(xù)改進會議管理工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要由專人負責編制，內容應真實、準確、完整地反映會議討論情況和決議。

2.會議紀要應包括會議基本信息、討論要點、決策事項、責任分配、后續(xù)工作要求等。

3.會議紀要編制完成后，需經(jīng)會議主持人審核批準，并于會議結束后5個工作日內發(fā)布。

二、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任部門或個人應按照會議紀要中明確的決議和責任分配，按時完成相關工作。

2.會議室管理小組負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決議得到有效落實。

3.對于重大決策事項，會議室管理小組應定期向學校領導匯報執(zhí)行進度。

三、問題反饋與協(xié)調

1.在會議決議執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任部門應及時向會議室管理小組反饋。

2.會議室管理小組應積極協(xié)調相關部門，協(xié)助解決存在的問題，確保會議決議順利實施。

3.對于無法解決的問題，會議室管理小組應及時上報學校領導，尋求支持與指導。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.發(fā)布后的會議紀要應由會議室管理小組負責歸檔，以便于后續(xù)查閱。

2.會議紀要歸檔應按照時間順序、會議主題等進行分類整理，確保查閱便捷。

3.會議紀要歸檔資料應定期進行備份，以防丟失或損壞。

4.學校內部人員如有需要查閱會議紀要，可向會議室管理小組提出申請，經(jīng)批準后予以提供。

五、會議紀要的更新與調整

1.隨著工作進展，如會議決議需要調整或更新，責任部門應及時向會議室管理小組報告。

2.會議室管理小組負責對會議紀要進行調整，并重新發(fā)布，確保相關信息的一致性。

3.調整后的會議紀要應通知相關人員進行查閱，確保相關人員了解最新的工作要求。

六、會議紀要的利用與總結

1.會議室管理小組應定期對會議紀要進行總結，分析會議決議的執(zhí)行情況，為今后類似會議提供借鑒。

2.各部門應充分利用會議紀要，提高工作效率，促進學校各項工作的有序推進。

3.通過對會議紀要的總結與反思，不斷優(yōu)化會議管理制度，提升學校管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應遵循預約制度，各部門需提前提交申請，經(jīng)批準后方可使用。

2.會議室使用時間應按照預定時間進行，不得隨意占用或提前離場。

3.使用會議室時，應保持室內整潔，禁止吸煙、進食，禁止亂丟垃圾。

4.會議室內的設施設備應愛護使用，不得隨意搬動、損壞或私自帶走。

二、會議室設備管理

1.會議室管理小組負責定期檢查和維護會議室設施設備，確保其正常運行。

2.使用會議室時，如遇到設備故障，應及時通知會議室管理小組進行維修。

3.會議室設備使用前，應進行適當調試，確保設備性能良好。

三、會議室安全保障

1.會議室應定期進行安全檢查，包括消防設施、電路系統(tǒng)等，確保安全無隱患。

2.會議室管理小組應制定應急預案，應對突發(fā)情況，確保會議安全。

3.參會人員應遵守會議紀律，不得攜帶危險物品進入會議室。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理小組負責安排專人進行會議室的清潔工作，確保環(huán)境整潔。

2.參會人員應保持會議室衛(wèi)生，不得在室內亂涂亂畫，損壞公共設施。

3.會議室應定期進行通風，保持空氣新鮮。

五、會議室服務要求

1.會議室管理小組應提供專業(yè)的會務服務，包括會場布置、設備調試等。

2.會議服務人員應遵守職業(yè)道德，態(tài)度熱情、服務周到，確保會議順利進行。

3.會議室管理小組應收集參會人員的意見和建議，不斷改進服務質量。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議室管理小組有權進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.違規(guī)行為包括但不限于：擅自占用會議室、損壞會議室設施、不遵守會議紀律等。

3.會議室管理小組應將處罰結果通報全校，以警示他人，共同維護會議室的正常秩序。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸學校