外事與代表訪問管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為加強(qiáng)公司外事工作的管理，規(guī)范對外事務(wù)的處理流程，確保代表訪問活動的順利進(jìn)行，提高公司形象和聲譽(yù)，特訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及外事和代表訪問的人員和活動。第三條定義外事：指公司內(nèi)部與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)或個人進(jìn)行溝通、洽談、合作等工作。代表訪問：指公司內(nèi)部指派人員赴外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)等進(jìn)行溝通、洽談、合作等工作，并代表公司進(jìn)行代表性活動。第四條原則外事和代表訪問工作必需以公司利益為重，始終堅(jiān)持合法、公正、務(wù)實(shí)、效率的原則。全部外事和代表訪問活動均須遵守本地法律法規(guī)和國際慣例，并經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)和審核。外事和代表訪問的人員必需經(jīng)過特地培訓(xùn)，了解并遵守本制度的規(guī)定。第二章外事管理第五條外事工作的組織第一款工作分工公司將設(shè)立外事管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督公司外事工作。外事管理部門將核定外事活動的具體策劃和布置，并負(fù)責(zé)與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)等進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。第二款外事許可任何人員在公司內(nèi)從事對外事務(wù)活動，需經(jīng)過外事管理部門的批準(zhǔn)和許可。外事管理部門將依據(jù)實(shí)際情況對外事許可進(jìn)行評估，確保其合法、合規(guī)、符合公司利益。第六條外事活動的報(bào)備和審核第一款報(bào)備程序任何人員在參加外事活動前，必需向外事管理部門提出活動報(bào)備申請。報(bào)備申請應(yīng)包含活動目的、時間、地方、參加人員、相關(guān)文件等必需信息。外事管理部門將對報(bào)備申請進(jìn)行審核，并在三個工作日內(nèi)予以批復(fù)或駁回。第二款審核標(biāo)準(zhǔn)外事管理部門將依據(jù)公司實(shí)際需求和外事風(fēng)險評估，對報(bào)備申請進(jìn)行審查。審核標(biāo)準(zhǔn)包含活動是否合規(guī)、費(fèi)用是否合理、活動內(nèi)容是否符合公司利益等。第七條外事活動的安全掌控第一款安全評估全部參加外事活動的人員，必需參加安全意識培訓(xùn)和相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，了解外事活動的風(fēng)險和安全防范措施。外事管理部門將定期組織對外事活動的安全性進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)和加強(qiáng)措施。第二款安全保障在外事活動中，參加人員必需遵守安全規(guī)定和要求，確保人身安全和資產(chǎn)安全。公司將為外事活動供應(yīng)必需的安全保障設(shè)施和措施，如外事保鏢、安全通訊設(shè)備等。第八條外事活動的記錄和報(bào)告第一款記錄要求參加外事活動的人員必需對活動過程進(jìn)行認(rèn)真記錄，包含活動內(nèi)容、溝通情況、緊要訪談等。記錄應(yīng)及時提交給外事管理部門，以備后期參考和備案。第二款報(bào)告程序外事管理部門將依據(jù)需要要求參加外事活動的人員進(jìn)行活動報(bào)告，內(nèi)容包含活動成績、收獲、問題等。報(bào)告應(yīng)在活動結(jié)束后三個工作日內(nèi)提交給外事管理部門。第三章代表訪問管理第九條代表訪問的組織和批準(zhǔn)第一款組織布置公司將設(shè)立代表訪問管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督代表訪問活動。代表訪問管理小組將訂立實(shí)施代表訪問的具體方案和計(jì)劃，并負(fù)責(zé)與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)等進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。第二款訪問批準(zhǔn)任何人員在公司內(nèi)參加代表訪問活動，需經(jīng)過代表訪問管理小組的批準(zhǔn)和許可。代表訪問管理小組將依據(jù)實(shí)際情況對訪問活動進(jìn)行評估，確保其合法、合規(guī)、符合公司利益。第十條代表訪問活動的籌辦和布置第一款籌辦流程代表訪問活動的籌辦工作包含活動目的、時間、地方、參加人員確實(shí)定，以及相關(guān)文件的準(zhǔn)備等。代表訪問管理小組將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和布置籌辦工作，并指定相應(yīng)人員負(fù)責(zé)具體事項(xiàng)。第二款安全掌控代表訪問活動的參加人員必需參加安全意識培訓(xùn)和相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，了解訪問活動的風(fēng)險和安全防范措施。代表訪問管理小組將對訪問活動的安全性進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)和加強(qiáng)措施。第十一條代表訪問活動的記錄和報(bào)告第一款記錄要求參加代表訪問活動的人員必需對活動過程進(jìn)行認(rèn)真記錄，包含活動內(nèi)容、訪問機(jī)構(gòu)情況、緊要訪談等。記錄應(yīng)及時提交給代表訪問管理小組，以備后期參考和備案。第二款報(bào)告程序代表訪問管理小組將依據(jù)需要要求參加訪問活動的人員進(jìn)行活動報(bào)告，內(nèi)容包含活動成績、收獲、問題等。報(bào)告應(yīng)在活動結(jié)束后三個工作日內(nèi)提交給代表訪問管理小組。第四章監(jiān)督與評估第十二條監(jiān)督機(jī)制公司將建立外事與代表訪問的監(jiān)督機(jī)制，由監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對外事和代表訪問活動的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)察部門將定期對外事管理部門和代表訪問管理小組的工作進(jìn)行抽查和評估。第十三條問題處理凡涉及外事和代表訪問活動中的違規(guī)行為，將由監(jiān)察部門進(jìn)行調(diào)查，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對于外事和代表訪問活動中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)，提出改進(jìn)和加強(qiáng)措施。第五章