文件、記錄和檔案管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范文件、記錄和檔案的管理，確保信息的安全性、完整性和可追溯性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)定，特制定本制度。本制度旨在提高檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化水平，確保高效的信息利用與業(yè)務(wù)支持。第二條適用范圍本制度適用于組織內(nèi)所有部門的文件、記錄和檔案管理工作。包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案及其他各類業(yè)務(wù)檔案。第三條依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《信息公開條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。第二章管理職責(zé)第四條組織架構(gòu)1.檔案管理委員會(huì)：負(fù)責(zé)全組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定及監(jiān)督執(zhí)行。2.各部門檔案管理負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管及利用。3.檔案管理員：負(fù)責(zé)具體檔案的日常管理工作，包括檔案的歸檔、查閱及借用等。第五條職責(zé)分工1.檔案管理委員會(huì)：-制定并完善檔案管理制度。-定期組織檔案管理培訓(xùn)，提升員工檔案意識(shí)。-監(jiān)督各部門檔案管理工作的落實(shí)情況。2.各部門檔案管理負(fù)責(zé)人：-負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔。-定期檢查本部門檔案的安全和完整性。-組織本部門員工的檔案管理培訓(xùn)。3.檔案管理員：-負(fù)責(zé)具體檔案的分類、編號(hào)、入庫及保管。-負(fù)責(zé)檔案的查閱、借用及轉(zhuǎn)遞工作。-定期對(duì)檔案進(jìn)行清理與更新。第三章檔案的收集和歸檔第六條檔案收集1.檔案的收集應(yīng)遵循“完整、真實(shí)、及時(shí)”的原則。2.收集的檔案材料包括但不限于：-員工登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核材料、證書復(fù)印件、獎(jiǎng)懲材料、勞動(dòng)合同等。-各類審批文件、會(huì)議記錄、項(xiàng)目資料等。第七條檔案歸檔1.每個(gè)部門需在年度結(jié)束前，對(duì)照本年度工作，整理和歸檔相關(guān)文件。2.歸檔材料必須符合以下要求：-字跡工整、內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一。-由檔案管理員審核后，方可入庫。3.歸檔后，所有檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)并錄入檔案管理系統(tǒng)，確保信息的可追溯性。第四章檔案的保管與安全第八條檔案保管1.所有檔案應(yīng)由專人保管，并存放于專用檔案室，確保檔案的安全性。2.檔案室應(yīng)符合防火、防潮、防盜等基本要求，定期進(jìn)行安全檢查。3.檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理，確保過期和無效文件的及時(shí)處理。第九條檔案安全1.檔案的保管人員應(yīng)定期接受安全培訓(xùn)，確保檔案的安全操作。2.無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室，檔案借用必須經(jīng)過嚴(yán)格審批。第五章檔案的查閱和借用第十條查閱檔案1.員工如需查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱過程中應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)禁對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改、圈劃。第十一條借用檔案1.借用檔案需填寫借用申請(qǐng)表，經(jīng)過檔案管理員和部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借用。2.借用檔案時(shí)，借用人需確認(rèn)檔案的完整性，并在借用記錄中簽字。3.借用檔案的歸還應(yīng)及時(shí)，逾期未還的，需說明理由。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀第十二條檔案轉(zhuǎn)遞1.檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫轉(zhuǎn)遞通知單，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。2.轉(zhuǎn)遞的檔案需密封，禁止個(gè)人攜帶，轉(zhuǎn)遞后需確認(rèn)收件人簽字。第十三條檔案銷毀1.超過保留期限的檔案應(yīng)按照組織的檔案銷毀流程進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案需填寫銷毀申請(qǐng)表，并經(jīng)檔案管理委員會(huì)審批后方可進(jìn)行。第七章監(jiān)督機(jī)制第十四條監(jiān)督檢查1.檔案管理委員會(huì)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.各部門應(yīng)每季度向檔案管理委員會(huì)報(bào)告檔案管理情況，確保信息的透明與共享。第十五條反饋與改進(jìn)1.員工如發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，可向檔案管理委員會(huì)反饋，提出改進(jìn)意見。2.檔案管理委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)反饋意見進(jìn)行匯總分析，并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。第八章附則第十六條解釋權(quán)本制度由檔案管理委員會(huì)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。第十七條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，之前的檔案管理制度同時(shí)廢止。第十八條修訂流程如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，需提交修訂申請(qǐng)，由檔案管理委員會(huì)審核并進(jìn)行修改，確保制度的持續(xù)有效性。---本制度旨在為