華通控股集團(tuán)會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范華通控股集團(tuán)（以下簡稱“集團(tuán)”）會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實流程，提高會議效率，確保集團(tuán)決策的科學(xué)性、及時性和有效性。本制度根據(jù)《中華人民共和國公司法》、《華通控股集團(tuán)章程》以及相關(guān)法律法規(guī)制定。

第二條適用范圍

本制度適用于集團(tuán)召開的各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、專題協(xié)調(diào)會等。

第三條會議原則

1.會議應(yīng)堅持精簡、高效、務(wù)實、節(jié)儉的原則。

2.會議議題應(yīng)具有針對性、決策性和緊迫性。

3.會議應(yīng)注重實際效果，減少形式主義，嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時長。

第四條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，集團(tuán)會議分為以下幾類：

1.決策性會議：對集團(tuán)重大事項進(jìn)行討論、決策的會議。

2.報告性會議：對集團(tuán)各項工作進(jìn)行匯報、交流的會議。

3.協(xié)調(diào)性會議：協(xié)調(diào)解決集團(tuán)內(nèi)部及與外部單位之間問題的會議。

4.培訓(xùn)性會議：對集團(tuán)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高素質(zhì)的會議。

第五條參會人員

1.會議主持人：負(fù)責(zé)主持會議，引導(dǎo)討論，總結(jié)結(jié)論。

2.與會人員：根據(jù)會議議題，由主持人指定相關(guān)人員參加。

3.記錄人：負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要。

第六條會議通知

會議通知應(yīng)明確會議時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容，提前發(fā)送給相關(guān)人員，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備。

第七條保密規(guī)定

1.與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

2.會議紀(jì)要未經(jīng)授權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播。

3.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行保密。

第八條制度修訂

本制度根據(jù)集團(tuán)發(fā)展需要，適時進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)集團(tuán)董事會審批通過后，予以公布實施。

第二章會議流程

第九條會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)集團(tuán)工作需要，提前收集議題，明確會議討論的重點和目標(biāo)。

2.制定議程：根據(jù)收集的議題，制定會議議程，明確各議題的討論順序和預(yù)計時間。

3.發(fā)送會議通知：將會議時間、地點、議程等信息發(fā)送給相關(guān)人員，確保與會人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議主持人或相關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)備好與議題相關(guān)的背景資料、數(shù)據(jù)分析、建議方案等，分發(fā)給與會人員。

第十條會議召開

1.會議簽到：與會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會。

2.會議主持人宣布會議開始，并說明會議目的、議程和紀(jì)律要求。

3.按照議程順序，逐項討論議題。與會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，進(jìn)行討論。

4.會議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)會議形成共識，必要時進(jìn)行表決。

第十一條會議記錄

1.記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論情況、與會人員意見、表決結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、完整，不得遺漏重要信息。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

第十二條會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況和表決結(jié)果，形成會議決策。

2.對于重大事項，會議主持人應(yīng)確保決策的合法性和合規(guī)性。

3.會議決策應(yīng)以書面形式記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

第十三條會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議總結(jié)內(nèi)容，分發(fā)給與會人員，以便落實執(zhí)行。

第十四條會議延期與取消

1.如因特殊情況需要延期或取消會議，會議主持人應(yīng)及時通知與會人員。

2.延期會議應(yīng)重新安排時間、地點，并重新發(fā)送會議通知。

3.取消會議的，會議主持人應(yīng)說明原因，并將取消信息通知相關(guān)人員。

第十五條會后工作

1.與會人員應(yīng)按照會議決策和分工，及時開展相關(guān)工作。

2.會議紀(jì)要的跟蹤落實工作由記錄人負(fù)責(zé)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十六條會議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會議主持人審核。主持人應(yīng)在48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

4.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)盡快分發(fā)給所有與會人員，并抄送相關(guān)未參會領(lǐng)導(dǎo)和部門。

第十七條會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工和責(zé)任人對會議決策的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并報會議主持人審批。

3.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決策落到實處。

第十八條執(zhí)行進(jìn)度的匯報

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人匯報會議決策的執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時上報，尋求解決方案。

2.對于重大決策或關(guān)鍵任務(wù)的執(zhí)行情況，會議主持人可以要求定期召開專題匯報會議，以便及時掌握進(jìn)展情況。

第十九條會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，保存期限根據(jù)集團(tuán)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

2.集團(tuán)內(nèi)部員工因工作需要查閱會議紀(jì)要的，應(yīng)向記錄人提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)內(nèi)容。

3.對于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會議紀(jì)要，查閱應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)保密規(guī)定執(zhí)行。

第二十條跟蹤落實的評估與反饋

1.會議主持人應(yīng)定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實情況進(jìn)行評估，對執(zhí)行不力的情況進(jìn)行調(diào)查分析，并提出改進(jìn)措施。

2.集團(tuán)應(yīng)建立反饋機(jī)制，鼓勵員工對會議決策的執(zhí)行效果提供意見和建議，不斷優(yōu)化會議管理制度。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預(yù)訂

1.集團(tuán)員工需使用會議室的，應(yīng)提前向行政部門預(yù)訂，并說明會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.行政部門應(yīng)根據(jù)會議室使用情況，合理安排并確認(rèn)預(yù)訂。

3.會議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，特殊情況可根據(jù)集團(tuán)工作重點和緊急程度進(jìn)行調(diào)整。

第二十二條會議室配置與維護(hù)

1.行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。

2.會議室應(yīng)配備必要的會議用品，如白板、投影儀、音響設(shè)備等。

3.如會議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，行政部門應(yīng)及時報修，確保會議不受影響。

第二十三條會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，不得吸煙、大聲喧嘩。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，以免影響會議進(jìn)行。

3.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電器設(shè)備，節(jié)約能源。

第二十四條會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如安裝監(jiān)控設(shè)備、限制出入權(quán)限等。

2.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及敏感信息或商業(yè)秘密的，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室的安全與保密措施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

第二十五條會議室管理責(zé)任

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護(hù)工作，確保會議室的正常使用。

2.預(yù)訂會議室的部門或個人應(yīng)對會議室的使用負(fù)全責(zé)，如造成設(shè)施損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.集團(tuán)應(yīng)建立會議室管理獎懲機(jī)制，對管理不善或違反規(guī)定的個人或部門進(jìn)行問責(zé)，對表現(xiàn)良好的予以表彰。

第五章附則

第二十六條制度解釋

本制度的解釋權(quán)歸華通控股集團(tuán)所有。

第二十七條施行