公司機(jī)關(guān)會(huì)議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強(qiáng)公司機(jī)關(guān)會(huì)議室的管理，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，制定本制度。

2.會(huì)議管理制度應(yīng)遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則，確保會(huì)議資源的合理分配和有效利用。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司機(jī)關(guān)內(nèi)部各類會(huì)議室的管理。

2.本制度適用于公司機(jī)關(guān)各部門組織召開的各類會(huì)議。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定時(shí)間、周期召開的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

3.專項(xiàng)會(huì)議：針對特定議題召開的會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)。

2.會(huì)議召集部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施工作。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

2.與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人發(fā)言。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項(xiàng)需離開會(huì)場，應(yīng)向會(huì)議主持人請假。

4.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。

六、責(zé)任追究

1.會(huì)議組織部門應(yīng)加強(qiáng)對會(huì)議管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督與檢查。

2.對違反會(huì)議管理制度的行為，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。

七、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際運(yùn)行情況，適時(shí)進(jìn)行修訂。

2.修訂后的制度報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。

八、附則

1.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

2.本制度的解釋權(quán)歸公司機(jī)關(guān)管理部門。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議召集部門根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并提前向相關(guān)部門和人員發(fā)出會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議目的、議題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并在會(huì)議召開前至少提前3個(gè)工作日發(fā)送。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人員數(shù)量，提前預(yù)訂會(huì)議室，并確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到場，檢查會(huì)議設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，確認(rèn)會(huì)議資料齊全。

2.會(huì)議開始時(shí)，會(huì)議主持人簡要介紹會(huì)議主題、議程和目的，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議議題進(jìn)行充分討論，并提出建設(shè)性意見和建議。

4.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，避免跑題。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，并分發(fā)給相關(guān)部門和人員。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重多數(shù)人意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。

2.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)以書面形式明確，并由會(huì)議主持人簽署。

3.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

五、會(huì)議通報(bào)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)將會(huì)議決策、會(huì)議紀(jì)要等文件通報(bào)給相關(guān)部門和人員。

2.通報(bào)方式可以包括：郵件、內(nèi)部通訊、公告等。

3.會(huì)議通報(bào)應(yīng)確保傳達(dá)到位，避免出現(xiàn)信息遺漏。

六、會(huì)議評估

1.會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對會(huì)議效果進(jìn)行評估，收集與會(huì)人員的意見和建議。

2.會(huì)議評估結(jié)果作為改進(jìn)會(huì)議管理和提高會(huì)議效率的依據(jù)。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對會(huì)議管理制度進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)依據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容和決策結(jié)果，及時(shí)編制會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映會(huì)議的主要議題、討論情況、決策結(jié)果和具體措施。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核，經(jīng)審核無誤后進(jìn)行分發(fā)。

4.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)對象包括：與會(huì)人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、執(zhí)行部門等。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，相關(guān)部門和人員應(yīng)按照要求和時(shí)限執(zhí)行。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)設(shè)立跟蹤機(jī)制，對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)反饋，會(huì)議組織部門協(xié)助解決。

三、執(zhí)行情況的匯報(bào)與評估

1.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中，責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議組織部門匯報(bào)進(jìn)展情況。

2.會(huì)議組織部門匯總各責(zé)任部門的執(zhí)行情況，形成報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。

3.對會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行評估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司檔案進(jìn)行管理，按照規(guī)定期限保存。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)，確保歸檔的完整性和可追溯性。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱、借閱應(yīng)遵循公司檔案管理制度，確保信息安全。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)會(huì)議紀(jì)要的編制和跟蹤落實(shí)工作。

2.結(jié)合會(huì)議評估結(jié)果，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

3.通過不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的管理，促進(jìn)公司管理水平和工作效率的提升。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向會(huì)議組織部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息，以便會(huì)議組織部門合理分配會(huì)議室資源。

3.會(huì)議組織部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，并協(xié)助安排合適的會(huì)議室。

二、會(huì)議室設(shè)施與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

3.若會(huì)議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守使用規(guī)范。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，使用部門應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

五、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)管理，借用需登記，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

2.鑰匙借用者需妥善保管鑰匙，防止丟失或損壞。

3.若鑰匙丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議組織部門，并按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.會(huì)議組織部門應(yīng)定期分析會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室資源，提高使用效率。

2.鼓勵(lì)部門間共享會(huì)議室資源，降低會(huì)議室空置率。

3.根據(jù)實(shí)際需要，對會(huì)議室進(jìn)行改造和升級，提升會(huì)議室功能。

第五章附則

一、