中建集團會議管理制度第一章總則

為確保中建集團會議的高效、有序進行，提高決策效能，規(guī)范會議管理，特制定本會議管理制度。

一、會議宗旨

1.會議應(yīng)圍繞集團戰(zhàn)略發(fā)展目標，緊密結(jié)合實際工作，解決實際問題，提高工作效率。

2.會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時長。

二、適用范圍

1.本制度適用于中建集團及所屬各單位召開的各類會議。

2.特殊性質(zhì)的會議，如緊急會議、臨時會議等，可根據(jù)實際情況參照本制度執(zhí)行。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如董事會、總經(jīng)理辦公會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召集的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：負責(zé)組織、引導(dǎo)會議討論，確保會議有序進行。

2.與會人員：根據(jù)會議議題和職責(zé)分工，按時參加相關(guān)會議。

3.記錄人員：負責(zé)會議紀要的記錄和整理。

五、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，因故不能參加的，需提前向主持人請假。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機靜音，不得隨意離席、喧嘩。

3.會議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密和敏感信息，與會人員應(yīng)嚴格保密。

六、本制度的解釋權(quán)歸中建集團董事會。

第二章會議流程

1.會議議題征集

2.會議通知發(fā)布

3.會議簽到

4.會議議程安排

5.會議討論與決策

6.會議總結(jié)

第三章會議紀要的跟蹤落實

1.會議紀要的記錄與整理

2.會議紀要的審批與發(fā)布

3.會議決策的執(zhí)行與跟蹤

4.會議決策的反饋與評估

第四章會議室管理規(guī)定

1.會議室預(yù)訂

2.會議室布置與設(shè)施

3.會議室使用規(guī)范

4.會議室衛(wèi)生與安全

第五章附則

1.本制度的修訂與廢止

2.本制度的實施日期

3.與其他相關(guān)制度的銜接

4.法律責(zé)任與爭議解決

第二章會議流程

一、會議議題征集

1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前向會議管理部門提交議題申請。

2.提交議題時，應(yīng)明確議題名稱、議題背景、議題涉及部門、議題預(yù)期目標等內(nèi)容。

3.會議管理部門對征集到的議題進行篩選、整理和分類，確保議題具有針對性和實用性。

二、會議通知發(fā)布

1.會議管理部門根據(jù)會議議題、參會人員、時間等因素，制定會議通知。

2.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。

3.會議通知應(yīng)在會議召開前至少3個工作日發(fā)布，緊急會議除外。

三、會議簽到

1.與會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議管理部門負責(zé)統(tǒng)計與會人員簽到情況，確保會議參與度。

四、會議議程安排

1.會議主持人應(yīng)根據(jù)會議主題和議題，合理安排議程，確保會議高效進行。

2.會議議程應(yīng)包括議題討論、決策、總結(jié)等環(huán)節(jié)。

3.會議議程應(yīng)在會議開始前1個工作日發(fā)送給與會人員，以便提前準備。

五、會議討論與決策

1.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)與會人員針對議題進行充分討論，確保各方意見充分發(fā)表。

2.會議討論應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，尊重不同意見，形成共識。

3.會議決策應(yīng)明確、具體、可操作，必要時，應(yīng)對決策進行表決。

六、會議總結(jié)

1.會議主持人應(yīng)對會議討論和決策情況進行總結(jié)，梳理會議成果。

2.會議總結(jié)應(yīng)包括會議主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任分工等內(nèi)容。

3.會議總結(jié)應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員，以便落實執(zhí)行。

七、會議記錄與歸檔

1.會議記錄人員應(yīng)詳細記錄會議討論和決策過程，確保記錄真實、完整、準確。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)整理完畢，提交會議主持人審批。

3.審批通過后的會議記錄，由會議管理部門進行歸檔，以備查閱。

八、會議督辦與反饋

1.會議管理部門應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行督辦，確保決策落到實處。

2.各部門應(yīng)按時完成會議決策任務(wù)，并向會議管理部門反饋執(zhí)行情況。

3.會議管理部門定期對會議決策的執(zhí)行情況進行匯總，并向集團領(lǐng)導(dǎo)報告。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的記錄與整理

1.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等信息。

2.會議紀要應(yīng)采用清晰、簡潔、規(guī)范的語言，確保內(nèi)容的準確性。

3.會議紀要整理應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成，并由會議主持人審核。

二、會議紀要的審批與發(fā)布

1.審核通過的會議紀要需提交給相關(guān)負責(zé)人進行審批。

2.審批通過后的會議紀要應(yīng)在2個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員及相關(guān)部門。

3.會議紀要的發(fā)布應(yīng)采用集團內(nèi)部通信系統(tǒng)或電子郵件等形式，確保及時傳達到位。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，制定具體的執(zhí)行計劃，明確責(zé)任人和完成時限。

2.會議管理部門應(yīng)建立決策跟蹤機制，對決策執(zhí)行情況進行定期檢查，確保決策落實到位。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時向會議管理部門反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

四、會議決策的反饋與評估

1.各部門在完成決策任務(wù)后，應(yīng)向會議管理部門提供執(zhí)行情況的書面反饋。

2.會議管理部門負責(zé)收集、整理反饋信息，評估決策執(zhí)行效果，為后續(xù)決策提供參考。

3.對于未按期完成或執(zhí)行效果不理想的決策，會議管理部門應(yīng)分析原因，提出改進措施，并報告集團領(lǐng)導(dǎo)。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要經(jīng)過審批發(fā)布后，應(yīng)由會議管理部門進行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.會議紀要的歸檔應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進行，確保歸檔資料的完整性和可追溯性。

3.會議管理部門應(yīng)定期對歸檔的會議紀要進行整理、更新，確保信息的準確性。

六、會議紀要的共享與利用

1.會議紀要應(yīng)根據(jù)需要共享給相關(guān)部門和人員，以便于了解會議內(nèi)容和決策情況。

2.各部門和人員應(yīng)充分利用會議紀要，將其作為工作指導(dǎo)和決策依據(jù)。

3.會議紀要的共享與利用應(yīng)遵循保密原則，防止泄露敏感信息。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議管理部門提交會議室使用申請。

2.申請應(yīng)包括會議時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，以便會議管理部門合理分配會議室資源。

3.會議管理部門收到申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認，確保會議室預(yù)訂順利進行。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議管理部門負責(zé)會議室的布置工作，確保會議環(huán)境整潔、舒適。

2.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，以滿足不同會議需求。

3.會議管理部門定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)施正常運行，及時維修或更換損壞設(shè)備。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，不得隨意挪動會議室設(shè)施。

3.會議結(jié)束后，各部門應(yīng)負責(zé)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)施安全。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議管理部門負責(zé)會議室的衛(wèi)生清潔工作，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

2.會議室應(yīng)定期進行消毒、通風(fēng)，以保障與會人員的健康。

3.會議管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對會議室突發(fā)事件，確保與會人員的安全。

五、會議室資源共享與調(diào)配

1.會議管理部門應(yīng)根據(jù)實際需求，合理調(diào)配會議室資源，提高會議室利用率。

2.鼓勵各部門之間共享會議室資源，減少資源浪費。

3.特殊情況下，會議管理部門有權(quán)調(diào)整會議室安排，以滿足集團重要會議需求。

六、會議室管理與維護

1.會議管理部門應(yīng)建立健全會議室管理制度，明確責(zé)任人，確保會議室正常運行。

2.定期對會議室進行維護保養(yǎng)，及時解決設(shè)施故障，提升會議室使用體驗。

3.會議管理部門應(yīng)收集與會人員的意見和建議，不斷改進會議室管理服務(wù)水平。

第五章附則

一、本制度的修訂與廢止

1.本制度根據(jù)集團發(fā)展需要，可適時進行修訂。

2.修訂后的制度需經(jīng)集團董事會審批通過后發(fā)布實施。

3.廢止本