物業(yè)公司文具管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司文具管理，規(guī)范文具的采購、使用、保管等流程，合理控制文具費用支出，提高文具使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各項目管理處全體員工。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實際需要，合理確定文具采購數(shù)量和種類，避免浪費。2.歸口管理原則：文具采購、發(fā)放等工作統(tǒng)一由行政部門歸口管理。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用文具，降低公司運營成本。二、文具分類及標(biāo)準(zhǔn)配置（一）文具分類1.書寫工具類：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等。2.紙張類：如A4紙、A3紙、便簽紙、筆記本等。3.辦公耗材類：如墨盒、硒鼓、打印紙等。4.裝訂用品類：如訂書機(jī)、訂書釘、膠水、回形針等。5.其他類：如文件夾、檔案袋、計算器等。（二）標(biāo)準(zhǔn)配置1.各部門根據(jù)工作崗位和實際需求，確定文具的標(biāo)準(zhǔn)配置清單。例如，行政部門員工每人每月標(biāo)準(zhǔn)配置中性筆2支、A4紙50張等；客服部門員工每人每月標(biāo)準(zhǔn)配置便簽紙1本、筆記本1本等。2.標(biāo)準(zhǔn)配置清單應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況適時進(jìn)行調(diào)整。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月文具需求計劃報行政部門。需求計劃應(yīng)詳細(xì)注明文具名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門匯總各部門需求計劃后，結(jié)合庫存情況，編制月度文具采購計劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)月度采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價。2.確定供應(yīng)商后，簽訂采購合同或采購訂單。采購合同或訂單應(yīng)明確文具的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.供應(yīng)商按照合同或訂單要求按時交貨，行政部門負(fù)責(zé)組織驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，及時與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。（三）采購審批1.采購金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、庫存管理（一）入庫管理1.文具到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時根據(jù)送貨清單進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括文具的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。2.驗收合格的文具，倉庫管理人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明文具名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。3.入庫后的文具應(yīng)按照類別、規(guī)格進(jìn)行分類存放，擺放整齊，并做好標(biāo)識。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對文具庫存進(jìn)行盤點，每月至少盤點一次。2.盤點時，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存文具的實際數(shù)量與入庫單、庫存臺賬記錄是否一致。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點表，詳細(xì)記錄盤點情況。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤盈盤虧報告，報行政部門負(fù)責(zé)人審批。4.根據(jù)審批后的盤盈盤虧報告，調(diào)整庫存臺賬和財務(wù)賬目。（三）庫存安全1.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.對貴重文具和易損文具應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.倉庫管理人員應(yīng)定期檢查庫存文具的質(zhì)量狀況，對過期、損壞、變質(zhì)的文具及時清理，并辦理報廢手續(xù)。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：員工根據(jù)工作需要，填寫文具領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門倉庫領(lǐng)取。2.以舊換新原則：對于部分可重復(fù)使用的文具，如中性筆、筆記本等，實行以舊換新制度。員工交回舊文具后，方可領(lǐng)取新文具。（二）發(fā)放流程1.員工填寫文具領(lǐng)用申請表，注明文具名稱、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.員工持審批后的文具領(lǐng)用申請表到行政部門倉庫領(lǐng)取文具。倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放文具，并在申請表上簽字確認(rèn)，同時在庫存臺賬上記錄發(fā)放情況。3.對于標(biāo)準(zhǔn)配置內(nèi)的文具，員工可在規(guī)定的領(lǐng)用周期內(nèi)按需領(lǐng)取；對于超出標(biāo)準(zhǔn)配置的文具，需經(jīng)特殊審批。六、使用管理（一）節(jié)約使用1.全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，合理使用文具，避免浪費。2.提倡雙面打印、復(fù)印紙張，減少紙張消耗。3.對于非一次性使用的文具，如鋼筆、文件夾等，應(yīng)妥善保管，延長使用壽命。（二）妥善保管1.員工領(lǐng)取文具后，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。2.對于易丟失的文具，如中性筆、便簽紙等，員工應(yīng)自行做好標(biāo)記，防止丟失。3.辦公區(qū)域內(nèi)的公共文具，如訂書機(jī)、計算器等，由專人負(fù)責(zé)保管和維護(hù)，使用后及時歸還指定存放地點。七、費用管理（一）預(yù)算控制1.公司財務(wù)部根據(jù)年度經(jīng)營計劃，編制文具費用預(yù)算。文具費用預(yù)算應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理體系。2.行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制文具采購支出，不得超預(yù)算采購。如因工作需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程辦理審批手續(xù)。（二）報銷管理1.文具采購費用由行政部門統(tǒng)一報銷。報銷時，應(yīng)提供采購發(fā)票、采購合同或訂單、入庫單、驗收報告等相關(guān)憑證。2.報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，符合公司財務(wù)報銷制度的規(guī)定。財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報銷。八、違規(guī)處理（一）對浪費文具行為的處理1.對于故意浪費文具的員工，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予批評教育，并責(zé)令其賠償相應(yīng)損失。2.如因浪費文具行為給公司造成較大損失的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）對違規(guī)領(lǐng)用文具行為的處理1.對于未按規(guī)定流程領(lǐng)用文具或超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用文具的員工，行政部門有權(quán)拒絕發(fā)放，并要求其按規(guī)定補(bǔ)辦手續(xù)。2.如員工違規(guī)領(lǐng)用文具情節(jié)嚴(yán)重的，公司將給予警告、罰款等處理措施。（三）對違規(guī)采購行為的處理1.對于在文具采購過程中存在違規(guī)操作，如收受供應(yīng)商賄賂、虛報采購價格等行為的相關(guān)責(zé)任人，公司將依法依規(guī)追究其責(zé)