兼職檔案員操作手冊

1.系統(tǒng)登陸

由于南大之星檔案管理系統(tǒng)是B/S架構(gòu)的系統(tǒng)，客戶端只要通過瀏覽

器就可以登錄檔案系統(tǒng)。在瀏覽器的地址輸入框中輸入檔案系統(tǒng)的

IP地址或域名，我校檔案系統(tǒng)登錄的地址為：

在瀏覽器的選擇上建議使用最新的IE瀏覽器。登陸系統(tǒng)的界面如下

圖。

在此處輸入登錄的賬號密碼即可登錄檔案系統(tǒng)，如果點擊登陸之

后瀏覽器沒有反應(yīng)，看是不是有安全軟件阻止檔案系統(tǒng)登陸的彈出窗

口，或者在瀏覽器設(shè)置里添加“兼容性視圖設(shè)置具體操作方法如

下：

添加兼容性設(shè)置

IE瀏覽器：打開順序：IE一設(shè)置一兼容性視圖設(shè)置一添加一關(guān)閉，

如下圖順序

在兼容性視圖設(shè)置中輸入檔案系統(tǒng)的地址192.168.234.149點擊添

加，關(guān)閉頁面。

添加信任站點

打開順序：IE設(shè)置一Internet選項一安全一站點一添加檔案系統(tǒng)地址關(guān)閉一

應(yīng)用，如下圖

夕O合Dh【lD：〃49/

噎Internet屋性飛六

I..一.一----------------F標(biāo)三更x+

Acticex插件設(shè)置

打開順序：IE設(shè)置一Internet選項一安全，點Internet一自定義級別一ActiveX

控件和插件三個選項選擇啟用，如圖

將以下“下載ActiveX”的三個選項也啟用，最后點確定按鈕，如圖

2.錄入檔案目錄及修改

檔案管理員要向下屬部門的用戶授權(quán)后，該部門的兼職檔案員進

入系統(tǒng)才可以看到“歸檔指導(dǎo)庫”下所對應(yīng)的臨時檔案，如：王老師

要給環(huán)工學(xué)院授權(quán)，操作如下：王老師進入其賬戶一歸檔指導(dǎo)庫一教

學(xué)本科一修改

日短毒號庫

（歸依描寫）學(xué)本科船京常王R東打開

，，口w

點擊用戶授權(quán)一添加用戶一下拉框選擇用戶并授用戶權(quán)限。

(?)?包卜F〃2W.U7.64J37$<%?^.?jp油=q,

檔案表［（歸檔指導(dǎo)）教學(xué)本科］的授權(quán)

表

添力口-WindowsInternetExplorer

\(jDv202.117.64.137/'；Ir/ud-i

用戶權(quán)限

用戶

讀寫涉密程度記錄級

印文像體

環(huán)工字院G不工享M二P*B廠內(nèi)部▼裘皴

5后的狗究生GV

機關(guān)黨委（機關(guān)黨委

機糠學(xué)院（機械學(xué)院

兼職檔案員進入其賬戶，如環(huán)工學(xué)院進入，點擊進入歸檔指導(dǎo)庫

點擊“添加案卷”或“添加文件”按鈕，其中案卷是根據(jù)文件的

來源、時間、內(nèi)容而外形上的異同點和聯(lián)系組成的，包括案卷封面、

卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件、卷內(nèi)備考表等幾部分。一般在歸檔指導(dǎo)老

師的指導(dǎo)下進行添加。

錄入：點擊添加文件后會彈出下圖所示的添加頁面，兼職檔案員

需要錄入的信息都已經(jīng)用紅色框標(biāo)注出來。錄入完以上信息點擊下邊

的“添加”按鈕，系統(tǒng)會有彈出窗口提示錄入成功，該頁面會自動跳

轉(zhuǎn)到你需要錄入的第二份文件錄入頁面，上次所有的錄入信息原樣保

留文件件號會自動加1.

南大之星網(wǎng)址：

錄入說明：圖例中紅色為必填項，黃色為選填項，白色為不填項。

@綢輯案卷-InternetExplorer

案卷錄入：

(1)一級目錄：年份：如2016。

(2)二級目錄：分類號：如JX12,CK12o

(3)三級目錄：依據(jù)需要而定，現(xiàn)為空，不填。

(4)信息分類號；依據(jù)需要而定，現(xiàn)為空，不填。

(5)館室代號：保管卷號,如57X1.2-01,5-00.2-01,現(xiàn)為空，不填。

(6)全宗號：學(xué)校分類代碼：長安大學(xué)為5。

(7)縮微號：單位文書處理號：如財2016-1,校辦2016-12

(8)實體分類號：由一級類目代碼和二級類目代碼組成如2016-JX12、2016-CK12,代碼要

求為大寫字母。

(9)案卷/盒號：該卷檔案的案卷號。

(10)保管期限：下拉菜單選擇永久、長期、短期、10年、15年、30年。

(11)密級：有保密要求對，按要求進入選擇，系統(tǒng)默認(rèn)為內(nèi)部。

(12)正題名：一般情況下，按照原文題名錄入，如原文沒有題名或者題名不完整時，需

要專兼職檔案人員另擬提名，并在該題名前后加［L

(13)副題名：原文件有此項時錄入，沒有時則不錄入?，F(xiàn)為空，不填。

(14)附注：針對此卷需要特別說明的內(nèi)容錄入在此項。

(15)第一責(zé)任者：文件落款單位名稱，有幾個單位時，名稱之間加空格。如長安大學(xué)

(16)其他責(zé)任者：聯(lián)合發(fā)文單位的其他單位名稱。

(17)頁數(shù)：頁數(shù)總和(包含文件閱辦單、草稿等)

(18)規(guī)格：此項空，不填

(19)起止時間：指文件的落款時間，八位數(shù)字組成(珞式)|__________________________

(20)歸檔單位：處(室)、中心、學(xué)院(系)等歸檔單位的名稱。注意不是文件的落款單

位。請注意區(qū)分。如：計財處、基建處等。

(21)存址：此項空，不填.

（22）主題詞、出版項、獎勵名稱、獎勵等級、獲獎時間：根據(jù)案卷情況選填。

（23）接收人：歸檔指導(dǎo)人員姓名。

（24）移交時間：案卷移交時間。

（25）移交人、輸入員：移交、輸入人員姓名全稱。

（26）全文、圖像、視頻音頻：稍后電子檔案上傳一節(jié)做詳細(xì)講解。

文件錄入：

（1）一級目錄：年份：如2016。

（2）二級目錄：分類號：如JX12,CK12o

（3）三級目錄：依據(jù)需要而定，現(xiàn)為空，不填。

（4）信息分類號：依據(jù)需要而定，現(xiàn)為空，不填。

（5）館室代號：保管卷號，如5-JX1.2-01,5-CK1.2-01,現(xiàn)為空，不填。

（6）全宗號：學(xué)校分類代碼：長安大學(xué)為5。

（7）縮微號：單位文書處理號；現(xiàn)為空，不填

（8）實體分類號：由一級類目代碼和二級類目代碼組成如2016-JX12、2016-CK12,代碼要

求為大寫字母。

（9）案卷/盒號：該卷檔案的案卷號，如1.2.3。

（10）件號：文件在每卷中的排序，如1、2、3.

（11）保管期限：下拉菜單選擇永久、長期、短期、10年、15年、30年。

（12）密級：有保密要求對，按要求進入選擇，系統(tǒng)默認(rèn)為內(nèi)部。

（13）正題名：一般情況下，按照原文題名錄入，如原文沒有題名或者題名不完整時，需要

專兼職檔案人員另擬提名，并在該題名前后加

（14）副題名：原文件有此項時錄入，沒有時則不錄入?，F(xiàn)為空，不填。

（15）附注：針對此文件需要特別說明的內(nèi)容錄入在此項u如：無批復(fù)、無附件等。

（16）第一責(zé)任者：文件落款單位名稱，有幾個單位時，名稱之間加空格。如長安大學(xué)

（17）其他責(zé)任者：聯(lián)合發(fā)文單位的其他單位名稱。

（18）頁數(shù)：該份文件的起始頁碼，如1、12。每卷最后一份文件填寫起止頁碼，如55/60。

（19）規(guī)格：此項空，不填

（20）文件時間：指文件的落款時間，八位數(shù)字組成（珞式）

（21）歸檔單位：處（室）、中心、學(xué)院（系）等歸檔單位的名稱。如：計財處、基建處等。

（22）存址、主題詞：不填為空。

（23）出版項、獎勵名稱、獎勵等級、獲獎時間：此項選填。

（24）文號、圖號：文件妁行文編號，如校辦發(fā)（2006）7號。此項選填。

（25）載體、文本、文種：按文件類型下拉菜單選擇或系統(tǒng)默認(rèn)。

（26）歸檔份數(shù)：按文件份數(shù)填寫，如1.

（27）附件題名/電子文作編號：此項空，不填。

（28）輸入員：填寫輸入員姓名。

打印目錄

（1）選擇“打印當(dāng)前”

流加案卷］添加文件|上傳文件打叩當(dāng)前|打印所有打印隊列借檔著單

第一員口上一頁下一頁口用天仁【當(dāng)前頁：1SJ科骷到第：2頁

移送目籌卷文號檔號全圖嬋

翹名美任者頁次密皴保管期編輯刪除借問

動擇俅卷號,________又像體

口13no3-2001-長安大學(xué)雁堤校區(qū)6號學(xué)生公里爆內(nèi)部永久

2JJ1S.18-1核前期準(zhǔn)皆文件〈沉降觀則記錄4

表）璘0000X

3-JJT03-2004-

□-長大后關(guān)于津設(shè)學(xué)生公里楂工程立項的長安大1內(nèi)部永久國

字200JJ15.18-宿示學(xué)園氈

20Xo

：1二號1.0001000

美于長安大學(xué)建設(shè)字生公里的比永久

□33-JJ-?0陜敦發(fā)3-2004-敦音廳3內(nèi)部圉

2(200JJ15.18-復(fù)曲溫

0000XQ

1)66號1.0002

學(xué)生公主聯(lián)建臺同書正大建

□43-JJ-603-2004-4內(nèi)部永久留

2JJ1S.18-設(shè)后溫X

1.00030000

（2）打印卷內(nèi)目錄選擇“全引目錄”，打印移交目錄選舉“移交目錄”：

“案卷列表”黑色三角上，下拉菜單選擇需打印案卷

目錄打E口

自叁刈印目錄節(jié)人打印目錄

策叁移交目錄橫向而I一0全引自豪1

。發(fā)文登記簿0案卷封面二*

O收文登記簿0案卷封面IICA4）

目錄（A-i縱向）0備考表A4}

。案卷目錄（A4橫向》案卷背者'；I默認(rèn)亮度136像江，J

O歸檔文件目耒（A-i縱向）

O卷內(nèi)目錄（A4縱向）

自

封面、?&畤哀、案卷背.脊打印設(shè)罡：

選擇打印%@^二匚］自動計苴天數(shù)巨1顯示封面邊把

。文件。舞卷＜S＞卷內(nèi)文件G所有文件案卷案譽剖面阮時長安大學(xué)

」案卷列表：3-2004-"15.187▼|

OTPg5gg%S

。打印所有案卷土儀打印所選案卷迭提維弓長|捻；縱向L3

□轉(zhuǎn)換天數(shù)為天次選擇行高2。像聿標(biāo)頻欄高;5°像聿

左邊距：2°交米右邊距二11°交米

包含序號欄：O是⑥否

上邊距：1°室未下邊距：：1°壹米

目錄外標(biāo)：。加粗。注通。無根

□在頁面頂不顯示文字瀏生器邊癰單位：!全米上如何設(shè)罡邊距單位?I

顯示內(nèi)音：I檔號三I頁碼t殳是1===不顯示頁—==y

E自動設(shè)市也距

如不能正黨生成打印目錄，請勿便用自動設(shè)孟

打「mm七退出

（3）選擇“打印預(yù)覽”，出現(xiàn)目錄，在瀏覽器中選擇打印即可。

移交FI錄：

力亙,球■:K1X

|?http：.';49?>：:…"…printa>'=OFF&od=&prrchg=08L><hch=0&ufl=&pt：jn&bk=8^>a9c^e，>9^t=^^^cro**ie*9^=^??trr￥E★C

長安大學(xué)檔案移交目錄/

立春單位，后勤集團年度，

起止

文書處理保管

日

檔號案卷期名期頁數(shù)備注

號期限

長安大學(xué)雁塔校區(qū)8號學(xué)生公靂捺前期準(zhǔn)備文件（沉降觀測記錄2001.03.01-2

3-20O4-JJ15.18-166永久

表）002.04.01

長安大學(xué)雁塔校區(qū)8號學(xué)生公寓樓土建工程（施工技術(shù)點備文2001.10.01-2

3-2004-JJ15.18-280永久

件）002.08.01

2002.08.31-2

3-20O4-JJ15.18-3長安大學(xué)懵塔校區(qū)8號學(xué)生公寓樓施工組織設(shè)計69永久

002.08.31

長安大學(xué)雁塔校區(qū)8號學(xué)生公寓樓土建工程（地基處理i己錄2001.11.05-2

3-20O4-JJ15.18-4102永久

1/2、人工地基檢測報告、電梯質(zhì)煲、檢驗、蕤收文件）002.09.01

卷內(nèi)目錄:

印-InternetExploi

即▼第49/file/print/qymlt：jll=OFF&prnc卜g=O&yhch;O&url=&pt=jrg

檔案全引目錄

3-2004-JJ15.1S-1

實體分類號2004-JJ15.18案卷號1密級內(nèi)部保管期永久存址

長安大學(xué)雁塔校區(qū)8號學(xué)生公寓樓前期準(zhǔn)備文件2001.03.01-

案卷題名起止日期

（沉降觀測記錄表）2002.04.01

文號責(zé)任者題名日期頁次備注

長大后字（200關(guān)于建設(shè)學(xué)生公寓樓工程

1長安大學(xué)200104241

1）147號立項的請示

陜教發(fā)（200關(guān)于長安大學(xué)建設(shè)學(xué)生公

2教育廳200105093

1）66號寓的批復(fù)

3正大建設(shè)學(xué)生公寓聯(lián)建合同書200103034

建筑工程施工圖設(shè)計審查

47

IE*建設(shè)合同20010303

國有土地使用證［雁塔跖4

5正大建設(shè)2001030314

號雁塔校區(qū)學(xué)生公寓樓：

打印插件的安裝

按照上面的步驟設(shè)(打中根板-Windows;Intexn?tExplorer

r-htlp://1270.0.1/fila/prin?2.kxp?o4=&prnchg=0Ayhch=0Aurl=Apl=jnAnli>&jh="l&bk=Ap*f：?h?

置完成后點擊“打印?e中坦打技演示版-南大之?打印國泰右打EP球板

“此網(wǎng)站需要安裝以下M戴項：“南大之星者案甘理軟件”中的“南大之星檔案首理軟件EEXut”mjnrtr2aHim"句該加

預(yù)覽”，如果是第一--------------------------------------------------------------------------------------安聚ActivtX及件UJ???-----

有何風(fēng)險?）?

次在你的計算機運行評部信息a）

南大之星打印則會出

如下圖界面點擊“安正在生成目乘，iiWtt..

裝ActiveX控件”出

InternetExplorer-安全警告

現(xiàn)如下圖提示點擊

然想安裝此軟件,？

“安裝”完成后自動名稱：南大才星檔案管理軟件打EP插件

根據(jù)打印模版的設(shè)置發(fā)行者南行才星擔(dān)大育理軟件

［司更多選項（Q）安裝QJ］f-不安裝謝一1

來自Internet的文件可能對您有所幫助，但此文件類型可能危害您的

計算機.請僅安裝來自您信任的發(fā)行者的軟件.有何風(fēng)險，

出現(xiàn)打印目錄

3.電子檔案上傳

檔案目錄錄入完成如果有電子檔案需要上傳，通過目錄后邊的全

文、圖像、媒體上傳按鈕上傳電子檔案。一般文檔文件選擇全文上傳、

圖像文件選擇圖像上傳、音視頻文件選擇媒體上傳。

檔案網(wǎng)絡(luò)辟理系統(tǒng)

■■■■?陽

檔案文件信息管理

電邳5上傳

4前共白加15，*I9*19.1案卷記詡，。文件記知，I1

?太內(nèi)食有

-融文件分典目城,更多做

?-J2015MM曲政.I上”.Inwa?|mm|EUII

*IuIB-JI。上一頁下一JU?員工【芻的1?I1]加到第.17

，vnwwx

?柚文恤He9際館分賓號

3B-Jiax-IlT-RflAX￡MM。，[i]MHMI.1。

電子檔案的上傳按

照文件的多少分為兩種

上傳途徑，單個電子檔

案用上圖下部紅色框中

的瀏覽上傳方式，點擊

右側(cè)的“瀏覽”按鈕，

用戶可以查找本地計算

機以及局域網(wǎng)上所要上

載的電子檔案，其他選

項建議與上圖示例中設(shè)

置保持一致。

宣安裝以下加載項“南大之星檔案

檔案網(wǎng)絡(luò)管理系

InternetExplorer—安全警告岡

您想安裝此軟件嗎？

—?=|名稱：南大才星檔案管理軟件上之死件

_____I發(fā)行者：南大之一檔案首理軟件

叵I更務(wù)選項@>I安裝Q）]E不安裝?

（；7來自Internet的文件可能對您有所幫助，但止匕文件類型可能危害您的

計篁機-謂僅安裝來自您信任的發(fā)行者的軟件.育向風(fēng)窿?

多個電子檔案上傳可選擇上圖中間紅框中的“電子文件上傳“，計

算機首次使用該功能會提示安裝一個插件（見上圖），點擊同意安裝

過幾秒鐘會彈出窗口圖下圖所示

￡電/文flltht高速上傳XI

左側(cè)瀏覽本地硬盤及文件夾，右

選擇上傳文件

關(guān)于

并

參

業(yè)務(wù)

S中

南京

側(cè)為當(dāng)前文件夾下詳細(xì)文件列de:[WindoisS.OS]中1

而建

作

MT.pp1工

表，鼠標(biāo)下拉多選或者鼠標(biāo)Q|C:\生于EXce97-2(

Ctrl+Risers.X

n李陸軍

左鍵多選，其他設(shè)置建議與示例&Deskt,

保持一致，點擊“上傳”按鈕完

成。

4.檔案目錄輔助組卷

?輔助組卷

提取全文Ic不提取全文r提取并苦換S提取井追加

如右圖點擊輔助組卷按鈕就可以

上傳6）

顯示出輔助組卷中妁內(nèi)容。用戶

可以將需要歸入一卷（盒）的文

件選中,然后在操作界面內(nèi)的實體分類號輸入框中輸入相應(yīng)的實體分

類號，在盒/案卷號輸入框中輸入相應(yīng)的案卷（盒）號，點擊提交按

鈕，則系統(tǒng)會自動將所選中的文件歸入指定的案卷（盒）中。若想把

幾條記錄的實體分類號改成jxll,案卷號改為1,直接鍵入提交即可。

兩項務(wù)必同時輸入，如下圖圖。

顯示設(shè)置鑒定銷毀輔助組卷數(shù)據(jù)整理

輔助組卷豺比量數(shù)據(jù)修改

輛助二卷

實體分類號盒/案卷號〔話給入整數(shù)）

I-II-I提交I

.發(fā)賞曾修改為：

案卷號/盒號三|□修改|

G所選捋的文件「當(dāng)前類目或檢索結(jié)果「表內(nèi)所有文件

批量數(shù)據(jù)替換

替換項目將以下內(nèi)容二替換為何以為空）：

信息分類號卜一||替換|

行所選擇的文件「當(dāng)前類目或檢索結(jié)果「表內(nèi)所有文件

輛助一春

實體分類號盒/案卷號（話總?cè)胝麛?shù)）

JX111|I提交|

1

全愀除

編輯惜閱

HI文1Q

?Jr11I內(nèi)部南京大學(xué)碩士生學(xué)籍登記表——信AA4

|1.00011息管理與信息系統(tǒng)圄X

2jxll-內(nèi)部南京大學(xué)取士生學(xué)籍登記表——信BB

?」L圜X4

?11.0002息管理與信息系統(tǒng)

3jxll-內(nèi)部南京大學(xué)碩士生學(xué)籍登記表——信CC

句r-圜強X4

?11.0003息營理與信息系統(tǒng)目

?數(shù)據(jù)批量修改及數(shù)據(jù)批量替換

批量修改是針對具體的檔案著錄項目而言的，如實體分類號、題

名、密級、保管期等進行批量修改。該功能為批量數(shù)據(jù)修改提供了一

個便捷的途徑。若為指定的幾條記錄修改密級為“秘密”，則還是先

選中要修改的文件，后在下拉框中選擇密級，再鍵入“秘密”，點擊

修改，出現(xiàn)確認(rèn)提示，如果繼續(xù)執(zhí)行，點“確定”即可。如下圖：

以上是整個字段的內(nèi)容被真?zhèn)€替換，還可以實現(xiàn)一個字段的內(nèi)容

被部分替換。

r?粕助姐卷31t盤數(shù)據(jù)修改--------------------------------------------------------------

輔助期我

實體分類號金/案卷號（話。入至順）

II提交I

修改項目修改為：

I賽本號/含號3L修改I

G所選提的文付C當(dāng)前類目岐核案結(jié)果C表內(nèi)所仃文件

批味敷舞皆投

耕換項目將以下內(nèi)容:售換為ET以為空）：

|信息分類號~~3]II―一］

尸廝選里的文件「當(dāng)前類目或檢親結(jié)果「表內(nèi)所有豆件

?在批量數(shù)據(jù)修改中有一樣比較特別，即批量修改“文件件號”,

在下拉框中成為藍色。它不是將文件件號修改成什么，而是將文件件

號批量加幾或減幾，需要在“修改為”框中填入正數(shù)（加）或負(fù)數(shù)（減）,

點擊“修改”后系統(tǒng)將所選擇記錄批量加幾或減幾。這項功能適用于

卷內(nèi)文件插號時，可以先將所選擇記錄批量加幾或減幾留出位子，然

后插入文件。

5.檔案檢索

表內(nèi)檢索：在用戶打開某一個檔案表后，利用該查詢接口，用戶

可以