第五章

會前準(zhǔn)備工作會議材料準(zhǔn)備發(fā)送會議通知與準(zhǔn)備會議證件與物品會場布置與座次安排會前聯(lián)絡(luò)與溝通生活服務(wù)準(zhǔn)備會議材料準(zhǔn)備會議材料的含義與特點

復(fù)雜性

多樣性

重要性

時效性一次會議的成功舉辦需要多種多樣的會議材料。從會前策劃，到會中組織和會后總結(jié)，涉及的會議材料有需要口頭宣讀的，有需要文字體現(xiàn)的；有需要內(nèi)部傳閱的，有需要外部傳達(dá)的；有需要具體詳細(xì)的，有需要簡潔明了的；有需要會前制發(fā)的，有需要會后清退的；有提供給與會領(lǐng)導(dǎo)使用的，有提供給其他與會者使用的……這些材料種類繁多、形式各異，既遵循著各自的規(guī)范，又呈現(xiàn)出各自的特性。會議材料涉及的種類多，材料準(zhǔn)備工作任務(wù)重、影響大，有些材料必須在會前就發(fā)送到與會者手中。因此，會議文件從收集基礎(chǔ)資料形成初稿，到提交審核、進行修改，再到印制、分裝，每一個環(huán)節(jié)的工作都需要有極強的時間觀念，保證高質(zhì)、高效地完成所有會議文件的準(zhǔn)備工作。）會議文件往往是為明確會議目的、布置工作任務(wù)、辨明工作方向、指導(dǎo)工作方法、提出工作要求而準(zhǔn)備的重要材料，在會議活動中發(fā)揮著不可替代的作用。議程和日程、會議通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要等正式文件所發(fā)揮的作用固然是至關(guān)重要的，會議證件、會議須知、生活安排等材料也不容忽略。這些不同種類和形式的材料成為一個密不可分的整體，是會議的有機構(gòu)成要素，沒有輕重之分，它們共同對會議的成功舉辦發(fā)揮著重要作用。會議材料往往數(shù)量大、形式多，從會議開始之前若干天就開始分發(fā)的文件，到會議進行過程中不同階段所需要的不同文件，到會議結(jié)束之后需要形成的一系列文件，再到需要立卷歸檔的文件資料，每一份材料的完成都不是一件容易的事情。雖然材料工作如此繁雜，但只要有足夠的責(zé)任心和耐心細(xì)致，就會取得理想的效果。會議材料指的是為了實現(xiàn)會議目標(biāo)、滿足會議需要、保證會議效果，用于傳達(dá)會議任務(wù)、記錄會議情況、反映會議要求、體現(xiàn)會議精神的文字材料。準(zhǔn)備會議材料是會議準(zhǔn)備工作的一項重要內(nèi)容，準(zhǔn)備是否充分到位直接關(guān)系到會議能否緊湊高效、進展順利，能否取得圓滿成功。大中型會議一般由文秘工作者或會務(wù)工作機構(gòu)的文件組負(fù)責(zé)起草會議文件。小型或日常會議，主要由各職能部門準(zhǔn)備文件，有的會議不必起草文件。會議材料類型接觸材料（３）會后形成的，如紀(jì)要、督查材料、新聞報道等，以向與會者宣傳會議精神、強調(diào)與會者貫徹落實會議要求為主。（一）按與會者接觸材料的時間來劃分（1）會前發(fā)放的，如會議通知、會議議程、會議日程、上級指導(dǎo)性文件、會議須知、參會證件等，以讓與會者了解會議基本信息（時間、目的、內(nèi)容、要求等）為主。（２）會中使用的，如主持詞、講話稿、責(zé)任狀、工作報告等，以向與會者說明會議目的和重要性、明確方向、提出具體措施為主。會議材料類型材料功能（二）按與會者接觸材料的時間來劃分會議參考文件為與會者提供的用于交流和參考的背景資料。會議宣傳文件供發(fā)布會議消息、記載和傳達(dá)會議情況使用的文件。會議管理文件供與會者查閱和使用的管理文件和證件資料等。會議主題文件闡述會議宗旨和要求或討論通過的主旨文件會議指導(dǎo)文件明確會議指導(dǎo)思想和起因緣由，提出會議目標(biāo)和任務(wù)會議程序文件說明會議有關(guān)安排順序的文件會前需要準(zhǔn)備的材料內(nèi)容

印發(fā)類宣讀類一是用于向與會者傳遞會議的基本信息的材料，如會議通知、會議議程和日程等，以便與會者提前做好心理準(zhǔn)備，安排好手頭工作，準(zhǔn)備好會議所需資料。二是為與會者參會期間的生活提供服務(wù)的材料，如參會證件、會議回執(zhí)單、生活安排、分組名單等，便于會務(wù)工作機構(gòu)安排會議接待工作，也便于會議期間的管理。三是用于向與會者傳達(dá)會議的要求和規(guī)則的材料，如會議須知、上級指導(dǎo)性文件、會務(wù)手冊、選舉程序、保密制度、議事規(guī)則等，以便引導(dǎo)會議朝著既定的方向順利進行，以科學(xué)性、規(guī)范性和有效性保證會議質(zhì)量和效果。四是為與會者的討論、發(fā)言、審議等提供參考的材料，如統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、調(diào)查報告、活動簡介、規(guī)劃、章程、代表提案、工作方案等，以便與會者了解基本情況和有關(guān)背景。印發(fā)宣讀指的是為有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在會上宣讀而準(zhǔn)備的一系列材料。這類材料有時由秘書或文件組起草初稿，交由領(lǐng)導(dǎo)審核后使用；有時則是由領(lǐng)導(dǎo)親自擬稿，此時往往需要秘書為領(lǐng)導(dǎo)收集并提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)材料。需要明確的是，提前準(zhǔn)備好這類材料，并非為了讓領(lǐng)導(dǎo)人在會上照本宣科，而是為了提示主體思路，約束內(nèi)容范圍，控制宣讀時間，讓領(lǐng)導(dǎo)人的致辭取得良好效果，讓領(lǐng)導(dǎo)人提出的意見更有科學(xué)性、客觀性和指導(dǎo)性。準(zhǔn)備會議材料的步驟在搜集資料階段，秘書可以查閱以前相關(guān)會議的記錄和各類資料，向會務(wù)組織機構(gòu)成員、與會者以及其他有關(guān)工作人員尋求信息、征求意見，作為籌備會議的參考。日常工作會議的文件和相關(guān)材料，主要由各職能部門起草準(zhǔn)備。秘書部門應(yīng)于會前一定時間通知有關(guān)部門報送會議文件，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議要求對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審，再交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，所有會議文件必須經(jīng)過批準(zhǔn)后才可以發(fā)送給與會者。準(zhǔn)備會議材料的注意事項注意事項05認(rèn)真查缺補漏，留有余地04合理安排內(nèi)容，增強可讀性03考慮周到全面，兼顧各方需求02廣泛征求相關(guān)意見，摸準(zhǔn)下級情況01準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把準(zhǔn)會議脈搏01領(lǐng)導(dǎo)的思想意圖往往代表著一個單位、一級組織的意圖，反映到會議上，就是會議的目標(biāo)、任務(wù)和要求，每一個會議都有著鮮明的目的性。因此，在準(zhǔn)備會議材料時，要力求準(zhǔn)確、深刻、全面地領(lǐng)會上級的指示精神和本級領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確會議的主旨和指導(dǎo)思想，把準(zhǔn)會議的方向，有的放矢，將領(lǐng)導(dǎo)的意圖具體化、深入化、文字化。02會議材料要體現(xiàn)會議主題，也要切合客觀實際。因此，在準(zhǔn)備材料的過程中，除了要吃透上情，還要摸準(zhǔn)下情，充分調(diào)查研究，深入了解實際情況，廣泛征求與會各有關(guān)單位、部門和人員的相關(guān)意見，集思廣益，收集更為具體的、多向的、深層次的材料，為會議形成科學(xué)的、正確的決策奠定基礎(chǔ)。征求意見可以用發(fā)放征求意見稿的書面形式，也可以用召開座談會的現(xiàn)場形式。03為了更好地服務(wù)材料的使用對象，會議材料的準(zhǔn)備工作要盡可能從細(xì)節(jié)入手，考慮周到、全面，兼顧領(lǐng)導(dǎo)者、與會者各方的實際需求，兼顧會議的共性要求與材料使用對象的個性需求。如在分裝數(shù)量較多的材料時，可以制作一份文件資料目錄，標(biāo)注頁碼，將所有文件資料按目錄所示的順序排好。一種是按文件性質(zhì)分門別類；另一種是按在會議上使用的時間依次排放，再統(tǒng)一放在文件袋中，方便與會者查找和翻閱。又如在起草宣讀類的材料時，在內(nèi)容側(cè)重和表達(dá)習(xí)慣上，應(yīng)盡量符合宣讀者的習(xí)慣風(fēng)格，同時兼顧宣讀的場合和聽眾的層次。04無論哪一種類型的會議材料，都應(yīng)具有可讀性、可用性。從內(nèi)容上看，要“實”，講求質(zhì)量，做到言之有物、信息量充足，力戒空話、套話和大話。從形式上看，要“簡”，講求效率，做到短小精悍、簡潔明了，避免長篇累牘、層次不清。05會務(wù)工作人員不論認(rèn)為會議材料準(zhǔn)備得如何充分，也要將會議進展在頭腦中進行預(yù)演，逐條逐項審視，防止內(nèi)容缺漏；逐字逐句校對，確保文字準(zhǔn)確；逐頁逐份核查，避免印裝失誤。只有如此嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、耐心細(xì)致和一絲不茍，才能把這項工作做得更好，避免出現(xiàn)任何差錯。此外，材料準(zhǔn)備在數(shù)量上、時間上都要留有一定的余地，既不能少發(fā)、漏發(fā)，更不能多發(fā)、濫發(fā)。按照與會者名單足額印制，保證與會者人手一份；按照會議的時限要求提前分發(fā)，保證與會者準(zhǔn)備充分，也避免在會場上分發(fā)而干擾會議秩序。有些資料閱讀量較大、要求較細(xì)時，要至少在會議前一周發(fā)給與會者。重要的發(fā)言，要事先印出發(fā)言稿分發(fā)給與會代表。需要清退的材料或保密性質(zhì)的文件，要在分發(fā)時就編號、登記，并附上一份文件清退目錄或清退要求的說明，防止因沒有提前說明而造成重要資料和信息外泄會場布置與座次安排會議布置與布局123會標(biāo)即直接以會議全稱為信息的文字性標(biāo)識，用于正式的、隆重的會議。會標(biāo)應(yīng)當(dāng)醒目，其格調(diào)（色彩、字體、構(gòu)圖、材質(zhì)等因素）要與會議的主題相一致，其表述要避免歧義和含糊。會標(biāo)會徽是最能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標(biāo)識，一般懸掛在主席臺的天幕中央。會徽一是來源于本組織的徽志，如黨徽、國徽、警徽；二是來源于主辦機構(gòu)的徽志；三是向社會公開征集。會徽旗幟（一）以必要的裝飾營造會場氣氛為滿足會議的需要，確保會議的有序性，創(chuàng)設(shè)與會議性質(zhì)和議題相適應(yīng)的會場氛圍，應(yīng)對會場進行必要的裝飾，科學(xué)利用場地，合理安排座次。會場裝飾同整個會議的效果有著密切的聯(lián)系。它根據(jù)會議的內(nèi)容，通過運用一系列蘊含和昭示主題的文字、圖案、色彩、實物等裝飾物來渲染會議的氣氛，調(diào)動與會者的情緒，增強會議的氛圍，實現(xiàn)會議的目標(biāo)。會場氣氛同會議的內(nèi)容要協(xié)調(diào)一致：代表會議會場要嚴(yán)肅隆重，慶祝會議會場要喜慶熱烈，追悼會議會場要莊重肅穆，座談會議會場要和諧融洽，紀(jì)念會議會場要典雅大方，日常工作會議會場要簡單實用。燈光4旗幟是為了增加會議的莊嚴(yán)或熱烈的氣氛而在主席臺及會場內(nèi)外升掛，適用于隆重的會議。燈光是指給會場營造不同視覺效果的燈光的強弱、明暗及顏色的布置。會議布置與布局123主席臺和與會代表席上下相對、面對面，多以“而”字形和禮堂形布局。相對式（二）依會議目的選定會場形式1.會場整體的布局形式4會議布置與布局123會議領(lǐng)導(dǎo)者同與會者圍桌而坐，不設(shè)單獨的主席臺。全圍式（二）依會議目的選定會場形式1.會場整體的布局形式4會議布置與布局123在主席臺的對面和兩側(cè)安排與會代表席，有馬蹄形、Ｔ字形、橋形三種。半圍式（二）依會議目的選定會場形式1.會場整體的布局形式4會議布置與布局123將會場座位分解成由若干個會議桌組成的格局，每個桌席為一個談話交流中心，與會者根據(jù)一定的規(guī)則就座。分散式（二）依會議目的選定會場形式1.會場整體的布局形式4會議布置與布局12一是主席臺的座位格局。主席臺一般都采取橫式，根據(jù)就座人數(shù)確定長短和排數(shù)。當(dāng)多排時，前排必須通欄，后排若分成兩欄，中間應(yīng)留出通道。主席臺上排與排之間、座與座之間都應(yīng)留有適當(dāng)?shù)木嚯x，便于領(lǐng)導(dǎo)人入席與退席。主席臺前排的每個座位都應(yīng)裝有話筒，便于領(lǐng)導(dǎo)人講話。（二）依會議目的選定會場形式2.主席臺布局形式二是講臺的設(shè)置。重要的代表大會、報告會等均需設(shè)置專門的講臺，以突出發(fā)言人的地位和報告內(nèi)容的重要性，體現(xiàn)會議氣氛的莊嚴(yán)和隆重。一般情況下，講臺可設(shè)在主席臺的中央或右側(cè)（以主席臺的朝向為準(zhǔn)）。設(shè)在中央的，其位置應(yīng)低于主席臺，以免報告人遮擋主席臺上領(lǐng)導(dǎo)人的視線。主席臺居于會場的核心地位，其布置必須慎重、得體。一般來說，要考慮以下兩方面問題：位席標(biāo)識與座次安排123用于大型的固定會場，一般為樓層號、座區(qū)號、排列號、座位號。座位號標(biāo)識用于標(biāo)識代表團或小組的座位區(qū)域，多以代表團或小組名稱制成指示牌，置于該團組首座的前方或兩側(cè)。團組座區(qū)標(biāo)識席卡（名簽）標(biāo)識（一）準(zhǔn)確進行位席標(biāo)識規(guī)模較大、人數(shù)較多尤其是代表資格或來源不同的會議，往往需要將會場中的座席按照一定的規(guī)律和科學(xué)的原則劃分為若干個座區(qū)，讓與會者分區(qū)集中就座。這種座區(qū)的劃分，利于維持會場秩序和分組統(tǒng)計參加會議的人數(shù)，便于在會場內(nèi)按代表團、小組或單位對會議的臨時議題進行討論或磋商，便于開會期間會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)與各團組之間進行及時的溝通聯(lián)系，便于會議文件的分發(fā)與當(dāng)場清退。每個團組內(nèi)部也應(yīng)按一定的規(guī)則排列與會者的座位次序。席卡用于標(biāo)識與會者的姓名，標(biāo)簽要雙面書寫，置于主席臺或會議桌上，每個與會者面前。一些規(guī)模較大的重要會議，在召開當(dāng)天要由專門工作人員為到達(dá)指定會場的與會者做引導(dǎo)工作，可以采用“動靜結(jié)合”的方式?！办o”即靜態(tài)引導(dǎo)，指的是在沿途設(shè)置標(biāo)明會場具體位置的路標(biāo)提示語或指示圖，在會議室門口張貼會場坐序圖，在會場內(nèi)擺放位席標(biāo)識；“動”即動態(tài)引導(dǎo)，指的是由專門的會務(wù)引領(lǐng)人員指引與會者到指定的位置就座，也包括為遲到者及時引座。位席標(biāo)識與座次安排12（二）合理安排與會者的座次1.主席臺座次安排首先，嚴(yán)格按照會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)確定了的名單次序安排座次。其次，按照就座者的職務(wù)、身份、地位、資格排列。當(dāng)主席臺上就座的人數(shù)為單數(shù)時，將身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人（或是聲望最高的來賓）安排于主席臺前排中央就座，其他人按先左后右（以主席臺的朝向為準(zhǔn)）、一左一右的順序依次；當(dāng)主席臺上就座的人數(shù)為偶數(shù)時，前兩位領(lǐng)導(dǎo)人共同居中就座，第一位領(lǐng)導(dǎo)人坐在第二位領(lǐng)導(dǎo)人的左側(cè)。主席臺座次圖表一般貼在休息室，秘書人員可提醒各位領(lǐng)導(dǎo)到休息室時注意自己的座次。位席標(biāo)識與座次安排12（二）合理安排與會者的座次2.其他與會人員座次安排中型以上的正式會議，一般要對會場內(nèi)除主席臺之外的其他人員座次進行排列。常用的方法有：一是橫排法：從左至右橫向依次排列。二是豎排法：沿一條直線從前至后依次安排座次。三是左右排列法：先以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。位席標(biāo)識與座次安排12（二）合理安排與會者的座次3.會場的桌椅配置會場的桌椅配置以方便與會人員的會議活動為主。桌椅要充足，要講究，使與會者既便于傾聽，便于書寫，便于發(fā)言，便于看到會議主持人和其后的屏幕，又便于臨時出入。會議記錄人可根據(jù)需要單獨安排一張小桌子。發(fā)送會議通知與準(zhǔn)備會議證件與物品一、發(fā)送會議通知

無論選擇何種通知方式，都要以會議性質(zhì)、與會范圍、時限急緩、保密要求等為依據(jù)。為了保證通知的有效性，可以同時使用兩種以上的方式，如有時以書面形式發(fā)出通知以后，還需以電話形式進行確認(rèn)落實。（一）會議通知的形式口頭通知具有即時性強、溝通方便快捷的優(yōu)勢，如當(dāng)面通知、電話通知，但也存在著易忘、消息傳遞易走樣等弊端。因此，口頭通知多用于臨時性會議、短期性會議或議題單一、與會范圍較小的會議?？陬^通知書面通知則嚴(yán)肅、莊重，且具有備忘的作用，如公文式通知、信函式通知、公告式通知、表格式通知，除了以上紙質(zhì)性通知，還有傳真、電子郵件等形式。相對于口頭通知來說，書面通知需要印制、分發(fā)或者郵寄，程序較多。正式的、重要的會議均應(yīng)使用書面通知形式。書面通知一、發(fā)送會議通知

為便于籌備會議的其他相關(guān)工作，如排列座次、制發(fā)證件、準(zhǔn)備文件、安排食宿和交通工具、擬定分組等，應(yīng)根據(jù)實際需要，采用有效的方式進行確認(rèn)，于會前準(zhǔn)確掌握與會范圍內(nèi)的人員能否按時出席會議。（二）參會確認(rèn)即在發(fā)送會議通知時，將會議回執(zhí)單以通知附件的形式一并送達(dá)，用以反饋與會者信息，如姓名、職務(wù)、人數(shù)、交通工具、到會時間等，并明確回執(zhí)時限和方式?；貓?zhí)確認(rèn)與會范圍較小，涉及人員較少時，為了提高信息的時效性和精準(zhǔn)度，可打電話一一進行詢問，口頭加以確認(rèn)。以電話形式通知參會領(lǐng)導(dǎo)時，一般只與參會領(lǐng)導(dǎo)所在辦公室聯(lián)系，而不直接與參會領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系。電話通知中遇有參會領(lǐng)導(dǎo)請假或另派人員參會時，承辦電話通知人應(yīng)及時向授意領(lǐng)導(dǎo)匯報，不得擅自準(zhǔn)假。電話確認(rèn)報到確認(rèn)大型代表大會、現(xiàn)場會等，適于以提前一天報到的方式確認(rèn)與會人員，核對實到人數(shù)。一、發(fā)送會議通知

無論以何種形式發(fā)送會議通知，都應(yīng)準(zhǔn)確、具體地向與會者傳遞以下信息：會議名稱（全稱），主辦方名稱，會議時間（報到時間、會議起止時間、會期），會議地點（會場所在地名、街區(qū)名稱、門牌號碼、樓層號、房間號、會場名稱等）會議內(nèi)容（包括會議的目的、議題，討論的提綱、議程等），與會人員名額與要求（如職務(wù)、級別、資格等）其他事項（如參加會議的費用、報名的方式和截止日期、有關(guān)論文撰寫和提交的要求、入場憑證以及組織者認(rèn)為必須說明的事項），聯(lián)系方式（地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名等）（三）會議通知發(fā)送的內(nèi)容一、發(fā)送會議通知

為便于籌備會議的其他相關(guān)工作，如排列座次、制發(fā)證件、準(zhǔn)備文件、安排食宿和交通工具、擬定分組等，應(yīng)根據(jù)實際需要，采用有效的方式進行確認(rèn)，于會前準(zhǔn)確掌握與會范圍內(nèi)的人員能否按時出席會議。（四）發(fā)送會議通知的注意事項提前發(fā)送要把握好通知的提前量，根據(jù)會議需要而定通知時間。一般來說，需與會者參加討論、發(fā)表意見、匯報工作的會議，應(yīng)適當(dāng)提前通知。傳達(dá)指示、部署工作，無需與會者準(zhǔn)備資料的會議，則不需過早通知，以讓與會者接到通知后能夠做足赴會準(zhǔn)備為宜。有的會議需要事先征求與會者的意見，收集與會者提出的議案，或者需要與會者先行提交論文、報告、匯報材料、交流資料等，則需要在正式通知發(fā)出之前先發(fā)送預(yù)備性通知，請與會者提前做好參加會議的準(zhǔn)備。當(dāng)面送達(dá)要盡可能當(dāng)面通知與會者，若由他人代為傳達(dá)通知，必須追蹤落實。認(rèn)真核對要對照已確定的與會者名單，逐一核對，避免漏發(fā)、錯發(fā)和重復(fù)通知而影響會議的正常進行。及時提醒要在重要會議臨召開前，再用電話及時提醒與會者，尤其是重要領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和發(fā)言者。二、準(zhǔn)備會議證件與物品

（一）準(zhǔn)備會議證件會議證件就是會議上標(biāo)明會議相關(guān)人員身份、權(quán)利和義務(wù)的憑證。會議證件的作用一是為了表明會議期間正式代表、列席代表、旁聽等各種不同人員的身份，便于與會者之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系，也便于會務(wù)工作人員辨識不同身份的與會者，進行會議管理；二是會議證件作為出入會場的憑證，便于保衛(wèi)人員檢查，以保證會議安全；三是會議證件人手一份，便于會務(wù)工作人員統(tǒng)計人數(shù)；四是一些有紀(jì)念意義的會議，會議證件還可以作為紀(jì)念品，留給與會者收藏留念。會議證件的含義與作用會議證件的內(nèi)容一般包括：會議名稱、會徽、會議日期、證件種類、姓名、性別、證件編號和持證須知。有些重要會議，還需要在證件上貼上與會者照片，并加蓋印章。制作會議證件應(yīng)注意在同一會議上使用的不同證件應(yīng)選擇不同的顏色加以區(qū)別，以便于辨認(rèn)會場內(nèi)不同人員的身份。此外，會議證件的顏色、風(fēng)格等設(shè)計要與會議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。會議證件的內(nèi)容與格式會議證件的種類（１）按會議證件的制作形式分：胸卡式，佩帶式。（２）按與會者參加會議的身份分：主席團證，出席證，列席證，旁聽證，工作人員證，記者證，嘉賓證，車輛通行證等。二、準(zhǔn)備會議證件與物品

（二）準(zhǔn)備會議物品記錄會議信息類。會場基本設(shè)施類。會場裝飾類。印刷通信類。生活衛(wèi)生用品類。其他專門用品類。會議物品的分類制訂計劃。充分準(zhǔn)備。專人負(fù)責(zé)。經(jīng)濟適用。準(zhǔn)備會議物品需注意的問題會前聯(lián)絡(luò)與溝通一、會前聯(lián)絡(luò)與溝通的意義（一）提高會議活動質(zhì)量的基礎(chǔ)保證通過會前聯(lián)絡(luò)與溝通，把會議主題、議程等內(nèi)容傳達(dá)給每一位參會者，讓其對會議欲討論和研究的問題做好準(zhǔn)備，將各方面意見充分表達(dá)出來，避免會上討論發(fā)言的盲目性，提升會議的互動性。這樣既能節(jié)省會議時間，又有利于解決問題。提升會議效果會前溝通有利于參會者提前知曉會議規(guī)則，從而加強對會議進程、會議時間等方面的控制以便按照規(guī)定時間開始和結(jié)束會議，使與會者準(zhǔn)時參會和退席；按照規(guī)定時限和順序開展相關(guān)議題的討論，使與會者適時發(fā)言；按照既定議程組織會議，保證會議方向不偏離。提高對會議的控制度提升會議執(zhí)行力通過有效溝通與交流，可以贏得有關(guān)方面的理解、支持和信任，正確認(rèn)識對上級下達(dá)的指令和安排的任務(wù)，激發(fā)開展工作和完成任務(wù)的決心和信心，是會議執(zhí)行力得以強化的基礎(chǔ)。一、會前聯(lián)絡(luò)與溝通的意義交換意見，提升解決問題的能力統(tǒng)一想法，提高解決問題的效率（二）提高籌備工作質(zhì)量的有效保障

在交流與溝通中，可以實現(xiàn)思想的碰撞，突破固有的慣性思維方式，克服在分析問題的過程中可能發(fā)生的個體偏差，防止在解決問題的過程中出現(xiàn)的思維盲點，獲得解決問題的新思路，找到解決問題的新途徑。

在交流與溝通中，可以激發(fā)情感的共鳴，鼓動有益的情緒，形成思想的共識，達(dá)成一致的目標(biāo)。在這一過程中，通過實現(xiàn)從每一名與會者到每一名會務(wù)工作人員的目標(biāo)一致、步調(diào)一致，最終達(dá)到會議效益的最大化。二、會前聯(lián)絡(luò)溝通的方式口頭溝通書面溝通三、會前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通———請示與匯報會議的關(guān)鍵要素應(yīng)始終本著為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的原則，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去考慮事情和分析問題，在策劃會議的時候，應(yīng)做到既盡量想在領(lǐng)導(dǎo)之前，又盡量替領(lǐng)導(dǎo)想得周全。向領(lǐng)導(dǎo)請示會議有關(guān)事項會議策劃和籌備者應(yīng)始終抱著為領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時就會議相關(guān)事項向領(lǐng)導(dǎo)提示和建議。向領(lǐng)導(dǎo)提示和建議有關(guān)事項三、會前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容

（二）與參會部門溝通———知會與傳達(dá)會議的基本信息在會議策劃過程中，有些會議要素的確定是領(lǐng)導(dǎo)直接下達(dá)指示的，如有些重要的會議在圈定部門參加人的級別和人數(shù)時，須由領(lǐng)導(dǎo)決定哪些部門是重點參會部門，必須一把手到位，哪些部門只需分管領(lǐng)導(dǎo)參會即可。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳達(dá)會議信息為了更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，增強會議的執(zhí)行力，會前一定時間，秘書要主動將會議主題、時間、地點、議程等相關(guān)信息及時準(zhǔn)確地傳遞給與會者，以便其有準(zhǔn)備地與會，或者向會務(wù)工作機構(gòu)反饋能否出席會議等重要信息。根據(jù)會議需要主動聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門三、會前聯(lián)絡(luò)溝通的內(nèi)容

（三）與保障部門溝通———部署與協(xié)調(diào)會議的后勤保障會議準(zhǔn)備工作是否充分，往往體現(xiàn)在一些會議細(xì)節(jié)問題的部署和協(xié)調(diào)上。這些細(xì)小的問題會直接影響與會者的感受，進而影響會議的效果。這就需要秘書在會議籌備階段，考慮周到、細(xì)致，主動與后勤服務(wù)部門協(xié)調(diào)溝通。內(nèi)部后勤服務(wù)的部署與協(xié)調(diào)有外來參會者的會議，需要考慮車輛和食宿等問題的安排與協(xié)調(diào)。此時既要考慮與會者的舒適度，也要考慮會議成本費用問題。同時，有關(guān)服務(wù)支持還應(yīng)與相關(guān)行業(yè)溝通后簽訂服務(wù)協(xié)議，以保障會議質(zhì)量。外部事務(wù)性協(xié)調(diào)四、會前聯(lián)絡(luò)溝通的要求準(zhǔn)確是指會議信息從發(fā)出到接收的過程中，無論運用什么載體，采取何種溝通方式；無論經(jīng)歷什么過程，出現(xiàn)何種客觀因素，都能始終保持信息的原意，不失真、不走樣、不偏頗、不錯傳、不漏傳、不重復(fù)傳遞。準(zhǔn)確高效指的是要保證會議聯(lián)絡(luò)和溝通的有效性。會議的聯(lián)絡(luò)溝通不是簡單的信息單向傳遞的過程，而是一個雙向互動的反饋和理解的過程，其終極目標(biāo)并非僅僅追求傳遞信息的量，而是選擇適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞剑寣Ψ嚼斫?、接受并?zhí)行。高效及時會議要素一經(jīng)確定，就要及時傳遞給參會領(lǐng)導(dǎo)、參會部門、后勤保障部門以及相關(guān)會務(wù)工作人員。及時程度因會而異，以讓參會者能做好充分的、必要的與會準(zhǔn)備為宜。五、會前聯(lián)絡(luò)溝通的注意事項成功舉辦分工合作因人而異換位思考思路清晰講究技巧分工合作會議的聯(lián)絡(luò)和溝通往往涉及多個層面，單靠一人之力很難做好，這就需要對聯(lián)絡(luò)和溝通的任務(wù)進行分解，化整為零，再按照不同的級別或職責(zé)范圍等進行合理分工，各自協(xié)調(diào)其對應(yīng)的事項，分頭行動，共同完成會前準(zhǔn)備工作。因人而異要達(dá)到理想的溝通效果，就要考慮溝通對象的角色。會議的聯(lián)絡(luò)和溝通所面對的對象來自各個層次、各個行業(yè)，在身份、地位、知識水平、專業(yè)經(jīng)驗、理解能力、職責(zé)分工、年齡閱歷、性格態(tài)度等方面都存在著差異，這種差異決定了其看待問題的角度和出發(fā)點不同，對同一信息的理解和看法也不同。換位思考有些會議涉及橫向部門溝通尤其是跨部門溝通時，要多設(shè)身處地為對方著想，站在對方的角度去理解和看待問題。在稱謂、語氣等方面，采用對方易于接受的方式進行交流，切忌態(tài)度傲慢；在具體事項上，盡量多了解對方的業(yè)務(wù)情況，切忌以自我為中心；在切入點上，以讓對方明白其所承擔(dān)工作的重要性為主，注意分析利弊，激發(fā)其責(zé)任感，爭取“雙贏”，切忌以勢壓人。思路清晰要實現(xiàn)溝通的有效性，就要事先做足準(zhǔn)備，對溝通的方式、陳述的順序等做好計劃。應(yīng)將會議的主要目的細(xì)致化，在表達(dá)意圖時，要有清晰的思維主線，有明確的主體目標(biāo)，使用簡潔的語言，突出談話的重點，將觀點闡述清楚，將理由分析透徹，避免被其他因素干擾而沖淡或偏離了溝通的主題。講究技巧010305020406認(rèn)真傾聽，及時反饋注重儀態(tài)，結(jié)合體態(tài)態(tài)度真誠，用語禮貌客觀中肯，有理有據(jù)適時提問，及時確認(rèn)選準(zhǔn)時機，回避干擾生活服務(wù)準(zhǔn)備熱情周到嚴(yán)保安全遵章守制合理適度一、會議生活服務(wù)的基本原則生活服務(wù)準(zhǔn)備二、會議生活服務(wù)的主要內(nèi)容01住宿安排02餐飲安排03交通安排04保健安排（一）住宿安排`12345876分配房間時，一般應(yīng)優(yōu)先照顧女性、年長者、職務(wù)較高者以及身體狀況不佳者。提前謀劃此住宿條件要符合會議規(guī)格，不盲目追求高標(biāo)準(zhǔn)、高規(guī)格。身份、職務(wù)相同的與會者，住房標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)大體一致。規(guī)格適度住宿地點的基本設(shè)施要齊全，消防安全性要高度可靠，衛(wèi)生環(huán)境要整潔、舒適、安靜，保安警衛(wèi)要規(guī)范配備。確保安全預(yù)訂房間時要適當(dāng)預(yù)留出機動房間以備臨時調(diào)劑之需。留有余地住宿房間價格同與會者的承受能力以及會議成本預(yù)算要相符。價位適中與會者的房間與后勤服務(wù)組不要過遠(yuǎn)，要便于二者的信息溝通與事務(wù)聯(lián)系。盡量集中住宿處要盡量與會場在同一酒店或賓館或選擇盡可能靠近會場之處，以方便與會者參會，避免其疲于奔波，影響參會的效果。遠(yuǎn)近適宜搭配合理（二）餐飲安排飲食安排（１）衛(wèi)生達(dá)標(biāo)，確保安全。（２）營養(yǎng)可口，兼顧特殊。（３）規(guī)格適中，節(jié)約為本。（４）提前預(yù)訂，事先設(shè)計。（二）餐飲安排飲水服務(wù)每次會議時，務(wù)必于會議正式召開前半小時做好會議用水準(zhǔn)備。具體選擇哪一種飲品，主要考慮同與會者的口味不發(fā)生沖突、在口感上具有普適性。（1）適量。（2）適時。（3）擺放整齊、規(guī)范。做好消毒工作。會議的交通安排主要是做好會議期間接送與會人員車輛的保障以及交通路線和乘車等事宜的安排。1.用車服務(wù)會議用車要安全和有序，保證會議期間正常使用。（１）建立嚴(yán)格的會議車輛管理制度。（２）建立嚴(yán)格的車輛安全檢查制度。（３）建立規(guī)范的駕駛員管理制度。（４）建立會議期間用車值班制度。（５）建立相對穩(wěn)定的租車渠道。（三）交通安排會議的交通安排主要是做好會議期間接送與會人員車輛的保障以及交通路線和乘車等事宜的安排。2.乘車服務(wù)涉及參觀、考察、調(diào)研等會議集體活動時，要做好車輛調(diào)度工作，做好與會人員的乘車服務(wù)。（１）提前擬定行車路線安排。（２）提前擬定出行時間安排。（３）提前擬定乘車方案。（三）交通安排（四）保健安排(1)配備專職醫(yī)務(wù)人員。(2)準(zhǔn)備應(yīng)急常用藥品。(3)了解與會者的身體狀況。大型會議的與會人員往往來自不同地方，極易因旅途勞頓、氣候變化、水土不服、節(jié)奏緊張等引發(fā)身體不適，加之人數(shù)較多且相對集中，因此，要安排好醫(yī)療保健工作，以確保與會人員的身體健康。生活服務(wù)準(zhǔn)備三、安排會議生活服務(wù)的注意事項統(tǒng)計精確，準(zhǔn)備充分提前統(tǒng)計事先準(zhǔn)備認(rèn)真檢查實地考察及時調(diào)整精簡高效的會風(fēng)創(chuàng)新形式節(jié)約為本思考與練習(xí)一、案例分析：案例1在涉密會議召開期間，某單位的一臺存有涉密文件的涉密筆記本電腦被盜。經(jīng)查，該單位工作人員在休會期間，未及時將放置在桌上的涉密筆記本電腦存放回保密柜中，導(dǎo)致筆記本電腦被人順手偷走。后經(jīng)有關(guān)部門全力偵查，筆記本電腦被追回。事件發(fā)生后，有關(guān)部門對該單位負(fù)有直接責(zé)任、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員進行了嚴(yán)肅處理。案例2某單位為傳達(dá)上級會議精神，決定召開工作會議，學(xué)習(xí)相關(guān)涉密文件。按照會議要求，只有正式與會者才可領(lǐng)取學(xué)習(xí)文件，會務(wù)工作人員不在發(fā)放范圍內(nèi)。但會議期間，會務(wù)工作人員郭某向文件保管人員徐某索要上述文件，徐某礙于情面答應(yīng)其要求。郭某后來將文件泄露給他人，幾經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)，造成泄密。事件發(fā)生后，有關(guān)部門給予郭某留黨察看、行政撤職處分，給予徐某行政記大過處分。案例3某涉密單位干部孫某參加涉密會議，會議要求涉密會議材料“會后收回”。孫某未按要求交回材料，而是將其帶入賓館，存放在更衣柜中。孫某外出時，涉密會議材料和個人財物被盜，經(jīng)多方查找未果。事件發(fā)生后，孫某受到黨紀(jì)政紀(jì)嚴(yán)肅處理。問題：1以上案例反映出當(dāng)前涉密會議管理工作中存在哪些問題？2隨著市場經(jīng)濟、社會和科技發(fā)展，涉密會議、活動場所選擇范圍不斷擴大，涉及服務(wù)人員更加復(fù)雜，技術(shù)防護難度加大，都使涉密會議管理成為單位保密工作中的重要課題。如何加強涉密會議管理工作，防止涉密會議成為“泄密通道”，切實保護國家秘密安全？二、閱讀以下材料，回答問題。

云南從源頭上減少會議經(jīng)費開支

壓減會議會期與參會人數(shù)

日前，云南省財政廳會同省機關(guān)事務(wù)管理局完善管理機制，突出“精簡、規(guī)范、節(jié)儉”三個原則，采取有效措施規(guī)范和加強省級機關(guān)會議費管理，對省級機關(guān)會議規(guī)模、辦會經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)、不得支出的項目做出了明確規(guī)定。

規(guī)定要求，從緊核定會議費的預(yù)算，從源頭上減少會議經(jīng)費開支。全面壓減一、二、三、四類會議會期與參會人數(shù)，各類會議會期不超過1天，參會人數(shù)分別控制在300人、150人、80人、50人以內(nèi)。一類會議從嚴(yán)限定工作人員人數(shù)，二、三類會務(wù)工作人員人數(shù)分別控制在會議代表人數(shù)的10%、5%以內(nèi)，四類會議不安排工作人員。壓減會議報到和離開時間，一、二、三類會議合計不得超過1天半，四類會議合計不得超過1天。嚴(yán)控會議次數(shù)，未列入會議年度計劃的原則上不得召開，一類會議需報省委、省政府主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，二、三類會議原則上單位每年召開不超過1次，四類會議從嚴(yán)審批管理。

要從嚴(yán)規(guī)范會議支出。明確會議召開優(yōu)先使用本單位場所，切實降低會議成本，如外出召開，場所實行政府采購定點管理；除召開現(xiàn)場會外，與會者以在昆單位為主的會議不得到昆明市以外地區(qū)召開；不得到黨中央、國務(wù)院明令禁止的風(fēng)景名勝區(qū)召開會議；會議原則上不配發(fā)文件袋、筆和筆記本；不得組織和參加旅游及與會議無關(guān)的參觀活動，嚴(yán)禁安排宴請；嚴(yán)禁以保障會務(wù)為由，違規(guī)使用會議費購置辦公設(shè)備，嚴(yán)禁列支公務(wù)接待費等與會議無關(guān)的任何費用。各單位自行組織召開的以會代訓(xùn)培訓(xùn)班、座談會、研討會、表彰會等其他會議，省財政一律不安排經(jīng)費。

經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)方面，線下會議費實行綜合定額控制。一、二、三、四類會議分別以每人每天600元、500元、400元、300元為開支上限，開支范圍包括住宿費、伙食費、會議場地租金、交通費、文件印刷費、醫(yī)藥費等，各項費用之間可以調(diào)劑使用，未實際發(fā)生的費用項目不得參與調(diào)劑。提倡各單位在符合保密和網(wǎng)絡(luò)信息安全要求的前提下采用線上會議形式。思考：為了落實好黨中央過緊日子要求，各地積極響應(yīng)，持續(xù)優(yōu)化會議管理，堅持勤儉辦會。請閱讀以上材料，談?wù)勀銓Α熬G色辦會”的理解，并深入思考，如何做到在保障服務(wù)質(zhì)量的同時，不因節(jié)儉而降低服務(wù)水準(zhǔn)，反而更加注重精細(xì)化、全流程、全要素保障。三、案例分析：

這次重要會議，省里非常重視，從各市抽調(diào)了一些年輕干部，一來幫助工作，二來鍛煉隊伍。小齊還是第一次被抽調(diào)來參加這么大規(guī)模的工作，激動得不得了。

會議開始前幾天，會議秘書組對工作人員進行了培訓(xùn)，剛開始小齊還認(rèn)真地聽、仔細(xì)地記，聽到臺上主持人反復(fù)強調(diào)紀(jì)律問題，就不耐煩地玩起了手機……

終于到了代表報到那天。一天緊張的忙碌過后，小齊回房間休息。夜已深，小齊寫了幾句感悟，配了自己在會場門口自拍的照片，發(fā)了條朋友圈就睡著了。

一大早，小齊的朋友圈就擠滿了“贊”，朋友們紛紛留言，夸小齊“?！?。

更讓小齊感到興奮的，還是和參會代表們的“親密”接觸——吃飯時，小齊見到了來自各市的領(lǐng)導(dǎo)們，有的還親切地和小齊打招呼，問候著“辛苦啦”。其中還有一位“網(wǎng)紅”局長，小齊跑去合了影，打算等晚上再把照片發(fā)到朋友圈。

會議正式開了起來。中午，小齊接到省城老同學(xué)打來的電話，對方半開玩笑地喊他“齊主任”，還責(zé)怪地說：“來開會也不通知大家一聲，好久沒見，甚是想念，晚上出來喝點兒！”

小齊趕忙拒絕：“不行不行，實在太忙了，每天都要忙到很晚?！?/p>

老同學(xué)馬上不樂意了：“哎呀，擺起架子了？不占你太多時間，就是小聚，吃點東西，你忙到多晚，我們就等到多晚！”

沒想到，小齊晚上剛整理完材料，就收到老同學(xué)的微信：“車已到賓館外，等你?！毙↓R心想，這實在不好拒絕，今晚也沒輪到自己值班，出去和老同學(xué)聚聚就趕回來，應(yīng)該問題不大。于是小齊連衣服都沒換，直接坐上老同學(xué)的車“小聚”去了。

酒桌上，大家你一言我一語恭維著小齊，有的還好奇地打探起了會議精神，小齊含含糊糊、神神秘秘地說了幾句。這晚小齊喝了不少酒，好在還有點酒量，才沒影響第二天的工作。

沒想到第二天，老同學(xué)又打來電話，請小齊無論如何都“幫個小忙”。原來，老同學(xué)經(jīng)營一家企業(yè)，但因為存在問題已經(jīng)好久沒開工了。老同學(xué)打探到主管這項工作的局長這次也來省里開會，就想讓小齊找機會直接去找一趟局長，說說這個問題。

小齊實在沒辦法推辭，于是從值班室找到會議服務(wù)手冊，記下了局長的房間號和電話。趁著晚飯后的休息時間，腦袋里裝著老同學(xué)發(fā)來的一套說辭，小齊按響了局長的門鈴……思考：黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央高度重視會風(fēng)會紀(jì)問題，從中央八項規(guī)定中“精簡會議活動，切實改進會風(fēng)”的要求，到十八屆三中全會提出改革會議公文制度，再到《黨政機關(guān)厲行節(jié)約反對浪費條例》《關(guān)于嚴(yán)禁黨政機關(guān)到風(fēng)景名勝區(qū)開會的通知》《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》等重要文件的印發(fā)施行，開會問題一直是黨中央狠抓作風(fēng)建設(shè)的一個重點。請分析：1案例中小齊的行為違反了哪些會風(fēng)會紀(jì)？2如果你是本次會務(wù)工作籌備負(fù)責(zé)人，如何在會前加強會風(fēng)會紀(jì)建設(shè)？第六章

會間服務(wù)工作

報到與簽到會議選舉與表決會議記錄會間危機管理會議主持工作會間文化活動的安排會間住宿安排會間餐飲服務(wù)茶歇與攝影報到與簽到報到工作報到是指與會者持會議通知和有關(guān)證件到會議報到處簽到并填寫個人信息表，辦理繳費、食宿登記等手續(xù)，領(lǐng)取會議文件的工作過程。查驗有關(guān)證件住宿安排預(yù)收費用分發(fā)會議文件與會人員信息登記與會者到達(dá)報到處后，會務(wù)工作人員要認(rèn)真查驗與會者的身份證件、會議通知、單位介紹信、票證以及其他相關(guān)證件。查驗的目的是確認(rèn)與會者的與會資格，確保會議的安全。會議如召開一天以上，都涉及住宿問題。會議住宿一般有兩種辦理方式：一是會議住宿由會務(wù)組統(tǒng)一安排。這種方式會務(wù)組工作量比較大，要考慮與會者的身份和要求、收費以及房間安排、與賓館結(jié)算等問題。二是會議住宿由會務(wù)組與賓館事先約定，由個人在會議所在賓館自行登記，會務(wù)組不介入個人住宿，只需賓館協(xié)助登記與會者的房間號，便于會議期間聯(lián)系。會議文件在會前準(zhǔn)備時已經(jīng)裝袋備用，在與會者信息登記完成之后，會務(wù)工作人員要將會議文件發(fā)至與會人員手中，以保障會議文件的準(zhǔn)確發(fā)放。會議文件如有保密級別，應(yīng)特別制作保密文件簽領(lǐng)表，專門登記發(fā)放和清退，以保障會議文件的安全。有些會議需要與會者支付會務(wù)費、食宿費、資料費等，這類會議報到時須安排專門的財務(wù)人員現(xiàn)場收費并開清收訖。登記信息即是請與會者在登記表上填寫個人有關(guān)信息，如姓名、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、電子郵箱等。信息登記可以幫助統(tǒng)計與會人員人數(shù)，了解與會者的具體情況，以便做好會議期間的各項服務(wù)工作。在會議結(jié)束前，會議登記表還可根據(jù)需要編制成通訊錄，發(fā)放給所有與會者。簽到工作簽到是指與會人員進入會場之前，要在事先準(zhǔn)備好的簿、表上簽上與會者姓名，表示到會的工作過程。簽到與報到有聯(lián)系又有區(qū)別：一般小型會議會期短，無須集中接待，報到與簽到同時、同場合進行；大型會議或隆重的、具有紀(jì)念意義的、保密的會議，會期長，會議活動多，需要集中接待，報到與簽到有先后之分，有些還在不同場合。與會者開會進入會場時則在會場門前簽到。有些重要會議或保密會議，與會者在每場會議入場前均要求簽到。在一些法定性會議上，簽到是一種法律行為。會議簽到是一項重要的會中會務(wù)工作，其作用有：一是及時、準(zhǔn)確統(tǒng)計與會人員人數(shù)，以便確定會議決議、表決和選舉的有效性；二是慶典儀式、紀(jì)念性活動用簽到簿簽到，這樣可以珍藏，留作永久紀(jì)念；三是檢查會議缺席情況；四是對于法定性會議，簽到作為第一手記錄，具有憑證的作用和法律效用。表式簽到表式簽到是采用事先設(shè)計好的表格簽到的方式。一般需要填寫的與會者信息包括：序號、姓名、性別、單位及地址、職務(wù)或職稱、聯(lián)系地址、電話、電子郵箱、住會房間號、備注等內(nèi)容。會議規(guī)模大、人數(shù)多的會議，如采用表式簽到，應(yīng)當(dāng)注意不能先將簽到表裝訂成冊，應(yīng)分成單張，讓與會者分頭簽到，會議結(jié)束后，再裝訂成冊。這樣能夠避免到會高峰期的擁擠和忙亂，準(zhǔn)確、快速地完成簽到工作。會務(wù)工作人員代為簽到會務(wù)工作人員代為簽到是指無須與會者親自簽到，會務(wù)工作人員在事先制定的參加會議的花名冊上標(biāo)記符號，以了解到會情況，統(tǒng)計到會人數(shù)的簽到方式。如以“√”表示到會，以“×”表示缺席，以“○”表示請假等。這種簽到方式簡便易行，但前提是會務(wù)工作人員必須認(rèn)識與會者。此外，當(dāng)人數(shù)多時，簽到統(tǒng)計也容易混亂，因此，此種簽到方式只適合小型內(nèi)部會議。座次表簽到座次表簽到是會務(wù)工作人員按照會議規(guī)模，事先編制好座次表，表上每個座位填上與會人員姓名和座位號碼。座次表的設(shè)計要體現(xiàn)整體性，按區(qū)域劃分座次，將同一地區(qū)、同一部門的與會者集中一起，既方便與會者查找自己的座位，也便于會務(wù)工作人員統(tǒng)計到會單位人數(shù)，同時，這能提高了會務(wù)組織工作效率。簿式簽到簿式簽到是指在會務(wù)工作人員事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽上自己的姓名，表示到會。一般慶典類、紀(jì)念性會議使用簿式簽到。簽到簿一般裝幀都非常精美，宜于收藏。簽到筆也較講究，一般可用油性簽到筆，以體現(xiàn)簽名的個性化，并留作永久紀(jì)念。簽到之前，會務(wù)工作人員要事先做好準(zhǔn)備，在簽到簿的封面或扉頁寫明會議的名稱、時間和地點，以便日后查考。一卡通簽到一卡通簽到是目前比較先進的一種簽到方式，適合中大型會議簽到使用。一卡通是將簽到卡、會員證、代表證以及食宿出入證組合在一起而制作的電子卡片。采用這種簽到方式，事前要做大量準(zhǔn)備工作。會務(wù)工作人員會前要匯總編輯與會者個人信息，將與會者的姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)或職稱、聯(lián)系電話、代表性質(zhì)、分組情況、證件編號以及座位編號等信息事先輸入電子卡和簽到機，簽到時與會者只需把簽到卡在簽到機上刷一下，即可以完成簽到工作。這種簽到方式方便、快捷、功能齊全，目前國內(nèi)外普遍使用。會議記錄會議記錄的含義與特點會議記錄過程中，會議發(fā)言人是主動者，而會議記錄人員是被動者。開會時，會議記錄人員事先基本無法了解發(fā)言人要講的內(nèi)容，講什么，講多長時間。會議記錄人員基本受發(fā)言人的支配，仔細(xì)聽、認(rèn)真記，從這點來看，會議記錄工作具有被動性。時間性被動性會議記錄是如實記錄會議的與會情況、報告和講話、會議決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用性文體，是會議實況的真實反映，是當(dāng)次會議的歷史的、原始的檔案。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄，可以提供會議活動的原始信息，為形成和編寫會議紀(jì)要和會議簡報打好基礎(chǔ)，為幫助會務(wù)工作人員會后更好地傳達(dá)會議精神，使會議的各項決議能在今后的工作中得到充分貫徹和執(zhí)行提供依據(jù)。同時還為以后檢查會議決議的執(zhí)行情況提供依據(jù)。技術(shù)性為更快更準(zhǔn)完成任務(wù)，會議記錄可借助速記技術(shù)以及其他現(xiàn)代化手段進行輔助。運用技術(shù)，保障了會議記錄的安全、快捷、全面和準(zhǔn)確，提高了會議記錄的質(zhì)量。會議記錄的時間性強，這一方面體現(xiàn)在記寫過程的時間性，也體現(xiàn)在會后形成會議正式文件的時間性。會議記錄是一種即時記寫的活動，是貫徹會議精神的基礎(chǔ)需要及時整理出來。會議記錄的內(nèi)容

會議的其他內(nèi)容

會議概況

會議內(nèi)容會議的概況包括會議名稱、屆次、時間、地點、主持人、出席人、列席人、缺席人、旁聽人、記錄人、記錄審核人等，有的要標(biāo)注職務(wù)，缺席的要注明缺席的原因。這些項目都應(yīng)在會議正式召開前詳細(xì)、清楚地填寫好，經(jīng)常性的例會可以制成表格。會議內(nèi)容是會議記錄的主體部分，包括會議議題、講話發(fā)言、形成的決議等。這部分記錄按會議議程和各項活動的先后次序記錄，發(fā)言人姓名要寫全，會議的決議要準(zhǔn)確，并寫明表決的方式，如口頭表決、鼓掌表決、舉手表決、無記名書面表決、電子計算機表決等，以及表決結(jié)果，如同意、反對、棄權(quán)的票數(shù)。一次未決，有多輪表決的情況，也要記錄在案。會議的其他情況是指會議期間會場內(nèi)發(fā)生的與會議進程和會議內(nèi)容有關(guān)的情況，需要記錄。會場情況可以幫助了解會議的氣氛以及與會者的態(tài)度和情緒，使讀者對會議有更全面的認(rèn)識。如與會者的掌聲、笑聲，與會者遲到、早退、中途退場以示不滿的情況等。會議記錄的方法與要求記什么即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。（一）會議記錄的方法記錄時有言必錄，對會議的全過程、所有發(fā)言人的發(fā)言、發(fā)言過程中的插話、會場情況等做原原本本的記錄。詳細(xì)記錄用于重要會議，并要求會議記錄人員掌握熟練的速記方法。摘要記錄法即除了會議概況必須詳細(xì)記錄之外，只需記錄會議的議題、議程、發(fā)言人姓名、發(fā)言的重點和要點、決議情況等的記錄方法。摘要記錄法適用于一般事務(wù)性會議，要求記錄人員應(yīng)當(dāng)在充分掌握會議內(nèi)容、議題的輕重、發(fā)言人的發(fā)言宗旨與意圖的情況下方可使用這種方法。詳細(xì)記錄法可使用現(xiàn)代速錄設(shè)備進行速記，或由幾個記錄人員同時記錄，會后共同核對整理，每個記錄人員都在整理稿上簽字。如領(lǐng)導(dǎo)同意，也可以使用錄音的辦法，會后根據(jù)錄音整理。摘要記錄法簡易記錄法會議記錄的方法與要求5（二）會議記錄的要求快速注意力集中、反應(yīng)迅速、判斷準(zhǔn)確規(guī)范用簽字筆記錄，會后要及時核對、整理、謄清并簽字真實高度的責(zé)任心和良好素養(yǎng)完整完整記錄，不要遺漏簡潔以清楚而簡潔的形式將會議內(nèi)容表達(dá)出來會議記錄的格式

簿式表格式標(biāo)題一種是通用標(biāo)題，一種是專用標(biāo)題。通用標(biāo)題適用于一般性會議。寫法是直接在會議記錄簿的空白頁正中寫上“會議記錄”四個字。會議名稱寫在首部。專用標(biāo)題適用于專項會議或重大會議。寫法是在會議記錄簿的空白頁正中寫上“會議名稱＋會議記錄”。首部會議記錄首部記錄會議的概況，內(nèi)容有：會議名稱、時間、地點、主持人、出席人、缺席與請假人、記錄人、主持人。主體會議記錄主體部分記錄會議的進程。內(nèi)容有：會議的議題、議程、發(fā)言人及發(fā)言情況、表決情況、會場情況、會議結(jié)果。尾部會議記錄的尾部用于簽署。內(nèi)容有：會議記錄人簽署、會議記錄審核人簽署、會議發(fā)言人簽署、簽署時間。簿式表格式會議選舉與表決選舉與表決會議選舉活動是各級各類法定性會議的重要內(nèi)容，包括候選人的推薦和確定、選舉人的登記和審查、選舉活動的安排和實施、選舉結(jié)果的統(tǒng)計和公布等一系列工作。表決是指具有表決權(quán)的會議成員通過投票、舉手等方式對特定的事項表達(dá)贊同、反對、棄權(quán)意志的行為過程，是通過決議或決策所使用的一種民主方式。選舉和表決是現(xiàn)代社會的兩種民主形式。通過會議選舉和表決可以極大地提高群眾的主人翁責(zé)任感和工作的積極性、創(chuàng)造性，有利于民主集中制的發(fā)揚，有利于克服官僚主義，改進工作作風(fēng)。隨著民主機制的不斷完善，選舉和表決越來越頻繁地出現(xiàn)在政治、經(jīng)濟和社會生活的各個領(lǐng)域，成為現(xiàn)代會議的一項重要內(nèi)容。表決方式表決03鼓掌表決02舉手表決01口頭表決舉手表決是最傳統(tǒng)、最基本的表決方式。主持人宣布決議，與會者舉右手表示贊同，不舉手表示不贊同，根據(jù)舉手人數(shù)的多少決定表決結(jié)果。0405投票選舉和表決按電子表決器選舉與表決的工作程序（一）制定選舉和表決規(guī)則選舉和表決規(guī)則是在選舉、評選和表決活動時，規(guī)范選舉和表決的程序以及規(guī)范組織者和選舉人、評選人、表決人的行為的各項法律、法規(guī)、規(guī)章、組織章程的總和。制定選舉和表決規(guī)則的目的，是為了防止少數(shù)人操縱選舉和表決的過程，保證選舉、表決的科學(xué)性、民主性和公正性。此外，也是為了避免當(dāng)事人在程序和技術(shù)上的分歧帶來選舉與表決造成的負(fù)面影響。選舉與表決的工作程序（二）投票選舉和表決的程序(1)會議執(zhí)行主席宣布選舉或表決開始，并向大會報告本次會議應(yīng)到人數(shù)和實到人數(shù)；(2)報告候選人產(chǎn)生的過程并介紹候選人的情況，必要時可安排候選人與代表見面或發(fā)表演說；(3)通過選舉或表決辦法，通過總監(jiān)票、計票、唱票人名單。一般采用舉手或鼓掌通過方式產(chǎn)生；(4)監(jiān)票人核查會議秘書處提交的選票或表決票；(5)監(jiān)票人當(dāng)眾檢查投票箱，然后當(dāng)眾密封；(6)工作人員分發(fā)選票并檢查實發(fā)選票或表決權(quán)票與實到人數(shù)是否相同；選舉與表決的工作程序（二）投票選舉和表決的程序(7)總監(jiān)票人宣讀填寫或表決票的注意事項以及投票的順序、路線；(8)正式填寫選票或表決票；(9)投票時，先由主席團成員投票，再由監(jiān)票人和計票工作人員中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；(10)當(dāng)場統(tǒng)計選票或表決票；(11)總監(jiān)票人宣讀選票或表決票的統(tǒng)計結(jié)果；(12)會議執(zhí)行主席宣布選舉或表決結(jié)果。選舉與表決的工作程序格式（三）制作選票和表決票標(biāo)題：由“會議名稱＋選舉的目標(biāo)職務(wù)＋選票”構(gòu)成；或由“獎項名稱＋選票”構(gòu)成。候選人名單候選人名單必須按一定規(guī)則排列，一般以姓氏筆畫排列。如果遴選候選人，也可以按前一輪推薦時的得票多少排列。候選人名單一般采用表格的形式，在設(shè)計候選人名單表格時，應(yīng)留出適當(dāng)空格，供選舉人填寫。注意事項選票的下方要求清楚寫明選舉要求和方法，內(nèi)容包括：明確等額選舉還是差額選舉，每張選票選出候選人的上限，是否可以另選他人，表達(dá)意見的方式及符號等。簽署選票末尾要標(biāo)明選舉機構(gòu)的名稱和選舉時間。有些選票還要求在選票簽署位置蓋選舉機構(gòu)的印章。選票和表決票是書面投票時選舉人和表決人表達(dá)意志的載體，具有憑證和保密的作用。選舉與表決的工作程序（四）制作投票箱投票箱的制作以簡單輕便、設(shè)計莊重和方便密封與開啟為原則。投票箱的數(shù)量要根據(jù)參加投票的人數(shù)多少而定。擺放投票箱要考慮會場布局、座次安排和投票的行進路線。選舉與表決的工作程序（五）推選監(jiān)票人監(jiān)票人應(yīng)當(dāng)在選舉之前經(jīng)大家推選產(chǎn)生。監(jiān)票人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé)，監(jiān)督整個選舉過程，并最終將選舉過程口頭向大會報告。會間危機管理會間危機管理的內(nèi)容與特點123會議期間突發(fā)事件發(fā)生的時間、地點、方式以及嚴(yán)重程度等是人們始料未及的，因此較難事先把握。突發(fā)性突發(fā)事件的發(fā)生是在人們的預(yù)料之外，且發(fā)生在會議進行之中，既關(guān)系到全體與會人員安危，也關(guān)系到社會和組織的安危，需緊急采取應(yīng)對措施，及時有效地加以處理。隨著事態(tài)的發(fā)展，事件所造成的損失也會越來越大，因此，須進行有效的危機管理，反應(yīng)要快、決策要準(zhǔn)、行動要迅速，把損失降到最低點。緊迫性嚴(yán)重性會間危機管理是指對開會期間突然發(fā)生事件的應(yīng)對與處理。會間危機管理的內(nèi)容包括：會議期間因照明、空調(diào)、會場容量等原因出現(xiàn)的場地問題，因組織協(xié)調(diào)原因出現(xiàn)的流程銜接不當(dāng)、信息不能及時傳遞的組織問題，因發(fā)言人的言語以及行為引起的會場騷亂，與會者突發(fā)危重病情，自然災(zāi)害等。會議期間突發(fā)事件造成的損害有直接損害和間接損害兩種。這些損害不僅體現(xiàn)在與會人員的傷亡、財產(chǎn)的損失和環(huán)境的破壞上，而且還體現(xiàn)在對個人心理和社會心理所造成的破壞性沖擊，進而滲透到社會生活的各個方面。會間應(yīng)急方案與應(yīng)對措施（教材p117表6-4）處理危機事件的要求123危機事件發(fā)生后，會務(wù)工作人員應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間將發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、危害程度等情況向領(lǐng)導(dǎo)報告，以便領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，全面指揮，力爭把危害降到最小。及時報告會前準(zhǔn)備工作中作了應(yīng)急方案，如與事件相符，應(yīng)首先啟動應(yīng)急方案，按方案中的措施、方式進行，從容地處理和解決危機問題。如事先未制定應(yīng)急方案，則應(yīng)按緊急和危險程度，分清工作主次先后，采取合適的應(yīng)急措施。啟動應(yīng)急方案要大膽、果斷，還要細(xì)致、穩(wěn)妥會議主持工作會議主持人的選擇會議主持人是會議進行中的核心角色，是會議進程的動力和導(dǎo)向。會議主持人一旦確定，需要建立權(quán)威性和唯一性，所有與會人員必須服從會議主持人的指揮和領(lǐng)導(dǎo)。成功的會議主持人能因勢利導(dǎo)，有效控制會議的進程，確保會議高效。因此，選擇合適的會議主持人是開好會議的關(guān)鍵因素。受領(lǐng)導(dǎo)委派，一些事務(wù)性會議、協(xié)調(diào)性會議可以由會議組織者主持。會議組織者主持會議能直接準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，知道召開會議要解決什么問題，達(dá)到什么目的，開會的目的性非常明確。選擇會議組織者如有商議并須形成決議的會議，一般選擇與會領(lǐng)導(dǎo)中地位最高的人主持會議。最高領(lǐng)導(dǎo)人能整合大家意見，從全局角度和更高層次看問題、分析問題，找出問題的癥結(jié)，從而化解矛盾，最終形成會議決議。選擇與會領(lǐng)導(dǎo)中地位最高的人以傳遞信息為主要目的的會議，一般選擇與會議議題密切相關(guān)的人主持會議。選擇與會議議題密切相關(guān)的人領(lǐng)導(dǎo)地位議題相關(guān)多方公認(rèn)會議組織選擇被多方公認(rèn)的人會議內(nèi)容如涉及多方利益，因利益和立場不同自然會形成幾方勢力，此種情況的會議，適合推選被多方公認(rèn)的人主持會議。會議主持工作三部曲準(zhǔn)時開會要培養(yǎng)準(zhǔn)時開會的良好會風(fēng)，不要因為某位領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓未按時到會而延遲開會，否則，不僅影響本次會議的進程，而且會形成不守時的不良會風(fēng)。進入程序結(jié)束程序推進程序?qū)⑴c會者引入會議狀態(tài)會議主持人在會議開始前，要先設(shè)法引領(lǐng)全體與會者進入會議狀態(tài)。開場白開場白是一段系統(tǒng)、簡潔、審慎并有明確宗旨的3-5分鐘的講話。其主要內(nèi)容包括開會的目的、已知的重要資訊及議事方式等。好的開場白不僅可以起到畫龍點睛的作用，也能活躍會議氣氛，引導(dǎo)與會者投入會議，激發(fā)與會者的思維和活力。會議主持工作三部曲控制會議進程會議時間有一定限度，無論短期、中期、長期會議，一般每一段會議最好不要超過2.5小時，這是由人的生理和心理特點決定的。進入程序結(jié)束程序推進程序防止冷場與沉默遇到這種情況，會議主持人要察言觀色，善于揣摩與會者心思，弄清會議冷場和沉默的原因。要有耐心，不要簡單粗魯行事，尤其不要以點名的方式處理，否則可能適得其反，事與愿違。正確的方法是主持人要善于抓時機或主動引出話題，激發(fā)與會者發(fā)言的欲望，增強他們的自信和勇氣。引導(dǎo)與會者實現(xiàn)會議目標(biāo)防止偏離目標(biāo)。阻止無序的發(fā)言。隨時澄清模糊的概念和理清混亂的思路。適時做簡短概括。會議主持工作三部曲會議結(jié)束的時機討論已經(jīng)完成，并且會議主持人已經(jīng)完成了議程上的所有事項。時間已經(jīng)到了。意見被一再重復(fù)而且沒有任何其他新的提議?，F(xiàn)有信息有限，還需要重新準(zhǔn)備才能繼續(xù)進行下去。進入程序結(jié)束程序推進程序總結(jié)會議主持人總結(jié)的內(nèi)容：通報會議取得的成果，已經(jīng)做出的決定和達(dá)成的協(xié)議等；用明確的語言指出分歧，估計它的影響，說明分歧是多數(shù)還是少數(shù)；指出下一步必須做的事情，明確今后的行動方案，指出哪些事情會后應(yīng)得到落實，負(fù)責(zé)人是誰。并非所有會議結(jié)束時都要做出決定，但所有會議在結(jié)束時都必須講求結(jié)束技巧。主持人總結(jié)的方式有：歸納式、號召鼓動式、啟發(fā)式。會間文化活動的安排安排會間文化活動的意義會議期間可適當(dāng)安排一些有益于身心健康的文化活動。這些文化活動不但可以活躍會議氣氛、豐富會議生活，同時還為與會者之間深層接觸與交流創(chuàng)造機會，促進大家和諧相處，增進相互了解。會間文化活動雖未直接作用于會議，但精心組織的文化活動對提高會議成效可起到積極的促進作用。組織會間文化活動的原則健康輕松安排會間文化活動的目的是調(diào)節(jié)與會者的狀態(tài)和會議生活的節(jié)奏，不同于平日組織的文藝活動或體育活動，因此，不宜組織體能消耗太大的文體活動，應(yīng)以輕松快樂為原則。從簡節(jié)約安全有序自覺自愿會間文化活動提倡大家參加，但絕不硬性要求，應(yīng)遵循自覺自愿的原則。因為與會者的年齡、身體狀況、興趣各有不同，對此應(yīng)予以尊重。1234安排會間文化活動的目的是調(diào)節(jié)與會者的狀態(tài)和會議生活的節(jié)奏，不同于平日組織的文藝活動或體育活動，因此，不宜組織體能消耗太大的文體活動，應(yīng)以輕松快樂為原則。由于會議的時間和經(jīng)費都是有限的，所以，會間文化活動時間不宜安排得過長，也不應(yīng)鋪張浪費。會務(wù)組對與會人員的人身安全負(fù)有一定責(zé)任，因此，一定不要組織一些帶危險性的活動。人數(shù)較多的會間活動，更應(yīng)當(dāng)集體組織安排，以免人多混亂，發(fā)生意外。會間文化活動的類型組織觀看電影或文藝演出組織外出參觀考察組織游覽活動組織戶內(nèi)文體活動戶內(nèi)文藝活動包括舞會、卡拉ＯＫ、自編自演文藝晚會、游泳、棋牌、游戲等多種形式。組織這種活動，要事先了解與會人員的興趣、愛好、性格、特長等，以便有針對性地組織活動。1234組織這類活動，時間可以安排在晚上，既不影響開會，也充實了與會者的晚間生活。組織者要事先統(tǒng)計好人數(shù)，提前訂票和訂位。如果是大型會議，人數(shù)多，可以跟影院協(xié)商包場，既可以節(jié)省費用，時間安排上也有協(xié)商的可能。外出參觀考察是指組織到會場以外的相關(guān)地區(qū)和單位學(xué)習(xí)、實地參觀考察。組織這類活動涉及的問題較多，因此不可隨意行事。事先要做出出行計劃，要與參觀學(xué)習(xí)的單位取得聯(lián)系，讓對方有所準(zhǔn)備，以便做好接待、介紹、講解等工作。人數(shù)多，出行不便時，可化整為零，編成一個個小組，每小組有專人負(fù)責(zé)。如果外出時間較長，還應(yīng)注意外出的飲水、食宿問題。游覽活動能展現(xiàn)會議所在地文化特點或有特色旅游景點。組織游覽活動既要考慮景點的代表性，還要考慮經(jīng)費和交通以及安全等問題。組織人員要事先安排好接送車輛，清楚標(biāo)記車號，出發(fā)前認(rèn)真清點人數(shù)，避免漏掉。。會間餐飲服務(wù)會議餐飲服務(wù)的工作程序010305020406制訂方案印制和發(fā)放就餐憑證統(tǒng)計就餐人數(shù)預(yù)訂餐廳就餐前檢查商定菜譜會議時間在一天或一天以上的會議，一般要安排會議用餐。餐飲是會議進程中的重要環(huán)節(jié)，也具有交流感情、融洽關(guān)系的重要作用。無論是普通的便餐，還是隆重的宴會，餐飲都體現(xiàn)會議的服務(wù)理念和公關(guān)理念，也反映會務(wù)工作人員的組織能力和禮儀水平。制定方案（１）就餐時間。就餐時間一般要服從會議的總體安排，分為早餐、午餐和晚餐。（２）就餐地點。應(yīng)根據(jù)人數(shù)的多少，適當(dāng)安排就餐地點。（３）就餐標(biāo)準(zhǔn)。就餐標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)會議的規(guī)格而定，分別按早、午、晚三餐計算。（４）就餐形式。就餐形式是指采用圍餐還是自助餐等。（５）就餐憑證，是指就餐時就餐人憑餐券還是會議證件就餐。（６）食品安全措施，是指保障食品安全的具體措施。比如控制食材的采購渠道、檢查食品生產(chǎn)環(huán)節(jié)的管理等。（７）其他事項。預(yù)訂餐廳一是餐廳的大小能否容納會議全體與會者；二是餐廳的衛(wèi)生條件是否達(dá)標(biāo)；三是飯菜的品種和質(zhì)量是否滿足要求；四是餐廳與會場或與會者駐地的距離是否適當(dāng)，出行是否方便；五是就餐的價格是否合理；六是服務(wù)品質(zhì)。統(tǒng)計就餐人數(shù)為了不造成浪費，會議就餐應(yīng)隨時統(tǒng)計就餐人數(shù)，特別是正餐和宴會。統(tǒng)計人數(shù)的方法可根據(jù)會議簽到進行統(tǒng)計，也可分組統(tǒng)計，最后匯總。商定菜譜制定菜譜是一項技術(shù)性工作。豐儉得當(dāng)、美味可口的飯菜是會務(wù)工作人員精到的點菜技巧的結(jié)果，與會者能從餐桌上的美味佳肴中感受到熱情、體貼和尊重。因此，要重視菜譜的制定。在菜式的選擇上要體現(xiàn)顧全大局、勤儉節(jié)約的原則，反對大吃大喝和鋪張浪費。擬定菜單既要注意通行的常規(guī)，又要照顧到地方特色，還要注意照顧東西南北各地口味，照顧不同國家和地區(qū)、不同民族的飲食習(xí)慣。在分量上，一般以每人每餐總食量400-500克為基本計算標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)地區(qū)或季節(jié)差異適當(dāng)增減。印制和發(fā)放就餐憑證就餐憑證一般有兩種：一種是印制專門的餐券，按會議實際召開的天數(shù)和餐數(shù)分別印制成單張餐券，在會議報到時放在文件袋中與會議文件一同發(fā)放，每次用餐時由工作人員或餐廳服務(wù)員收取，會務(wù)組憑所收餐票結(jié)賬；另一種是憑會議證進入餐廳，結(jié)算按事先報告的人數(shù)計算。就餐前檢查為確保與會人員就餐的安全和衛(wèi)生，會務(wù)工作人員要在每餐餐前對飯菜質(zhì)量、份數(shù)、衛(wèi)生狀況等進行必要檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。宴會種類正式宴會是按一定規(guī)格和要求、鄭重其事地擺設(shè)的宴席。國宴是最高級別的正式宴會，其他正式宴會規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)低于國宴，在服務(wù)程序和禮儀要求方面相對寬松。按規(guī)格分按就餐形式分按食物分便宴是一種非正式宴會。便宴形式簡便，除安排與會的主要嘉賓坐在一起外，其他與會者可以不排座次。餐前一般沒有儀式，會議主要負(fù)責(zé)人可作簡短非正式講話，也可不作講話。菜肴可酌情增減，氣氛比較隨和。工作餐是現(xiàn)代會議為提高效率而采用的一種非正式宴請方式。工作餐適合一天以內(nèi)的短期會議，從會議規(guī)?？?，既適合小型會議，也適合中大型會議。其他正式宴會一般在就餐前安排簡短的儀式，由最高領(lǐng)導(dǎo)人致辭，有時也安排樂隊奏席間樂，出席者均按正式宴會要求著裝，按身份排位就座。宴會對餐具、酒水、菜肴道數(shù)、陳設(shè)以及服務(wù)人員裝束、禮儀等方面均有嚴(yán)格規(guī)定。宴會種類圍餐以宴會桌為中心圍坐就餐。事先會務(wù)工作人員制定好菜譜，餐廳服務(wù)員按菜譜上菜。中式、西式宴會都可以采取這種形式。宴會桌可以是圓桌，也可以是方桌和長方桌。按規(guī)格分按就餐形式分按食物分自助餐是一種餐具、食品和飲料由與會人員自己取用的用餐方式。自助餐可以設(shè)在室內(nèi)，也可以設(shè)在室外，一般不排席位，自由入座而食，活動自由，取食隨意，便于與會者之間進行深度交流，是會議拓展和延伸的另一種方式。分餐是由服務(wù)人員事先將食物按人頭分裝在個人的食器中，直接端給就餐者用餐的一種方式。西式宴會一般多采用分餐式。宴會種類普通宴會以冷盤、熱菜、湯、甜食為主要食物的宴會，可以是圍餐，也可以是自助餐。按規(guī)格分按就餐形式分按食物分雞尾酒會酒水為主，略備小吃，不設(shè)桌椅，可隨意走動、自由交談的一種靈活簡便的聚餐方式，目前在世界范圍內(nèi)較為流行。主要在各種開幕、開張、簽字儀式和慶典活動中使用。茶會以飲茶為主，略備特色茶點和時令水果，圍坐，形式自由靈活，氣氛輕松活潑。目前一些學(xué)術(shù)性、論壇性會議常采用茶話會招待與會者。會間住宿安排會議住宿的要求與考慮因素01房間總數(shù)和類別承接會議時，會議組織者必須弄清楚酒店能為該會議提供的客房的準(zhǔn)確數(shù)量和類型。02客房管理水平如何可通過自己的觀察和體驗來判斷一家酒店管理水平的高低，以確定是否可以合作。可以通過觀察公共區(qū)域的客房管理來確定整個酒店的服務(wù)水平。03房間條件如何會議組織者應(yīng)主要關(guān)心家具是否完好，有無現(xiàn)代