單元2WPS文字處理-行政篇任務2.5批量發(fā)送會議通知主講：01任務描述任務描述公司組織產品規(guī)劃會議，劉小揚起草好會議通知后需要先發(fā)送給相關部門負責人，并根據負責人的修改意見完成會議通知的定稿，最后根據收件人名單批量制作和發(fā)送會議通知。02任務目標與要求素質目標技能目標知識目標掌握文檔審閱與處理審閱結果的方法掌握文檔添加批注與處理批注的方法掌握文檔拼寫檢查的方法掌握文檔權限設置的方法掌握郵件合并方法任務目標能夠設置和取消文檔修訂狀態(tài)、接受和拒絕修訂內容能夠給文檔內容添加批注并處理批注能夠對文檔的拼寫錯誤進行檢查與更改能夠通過設置限制編輯和文檔權限保護文檔的安全能夠使用郵件合并功能將數據源批量應用到主文檔中培養(yǎng)愛崗敬業(yè)精神，及責任意識、執(zhí)行意識與安全意識培養(yǎng)團隊合作、交流溝通、協作與分享能力培養(yǎng)收集信息并有效解決問題的能力培養(yǎng)遵守行業(yè)道德規(guī)范與行為規(guī)范的意識任務要求1.將會議通知的編輯權限設置為指定人；2.審閱會議通知并根據審閱意見修改；3.將會議通知制作為包含不同參會人員信息的多個會議通知

。03相關知識點相關知識點一、修訂文檔二、處理批注三、文檔檢查四、文檔安全五、郵件合并一、修訂文檔修訂文檔是一個便于審閱者與作者溝通交流的功能，啟用修訂功能后，WPS文字將自動記錄文檔中所有內容的變更痕跡，并將變更痕跡標記出來。作者是否接受審閱者的修訂可以根據需要選擇【接受】或【拒絕】。設置修訂狀態(tài)：單擊【審閱】選項卡中的【修訂】按鈕，啟用修訂文檔內容狀態(tài)。單擊【修訂】下拉按鈕中【修訂選項】命令可以設置修訂標記等。取消修訂狀態(tài)：再次單擊【審閱】選項卡中的【修訂】按鈕即可取消修訂狀態(tài)。一、修訂文檔接受/拒絕修訂：光標置于審閱者的修訂內容處，單擊【審閱】選項卡中【接受】下拉按鈕，單擊【接受修訂】，或單擊【拒絕】下拉按鈕，單擊【拒絕所選修訂】?；蛘咴诰庉媴^(qū)右側修訂狀態(tài)處直接單擊【√】按鈕接受修訂，單擊【×】按鈕拒絕修訂，如圖所示。√小提示：如果接受所有審閱者對文檔所做的修訂，單擊【接受】下拉按鈕中【接受對文檔所做的所有修訂】即可。二、處理批注審閱文檔時如果不需要直接修訂可以給文檔添加批注，使審閱者與作者的溝通更加清晰與方便。插入批注：將光標置于目標位置，單擊【審閱】選項卡中【插入批注】按鈕，在批注框中輸入批注內容。如圖所示。處理批注：作者根據審閱者給出的批注內容進行修改，處理完成可單擊【解決】或【刪除】。小提示：選中目標內容后單擊【審閱】選項卡中【插入批注】按鈕，可以明確批注具體針對的內容。三、文檔檢查

編輯文檔時不可避免會出現一些英文拼寫或語法錯誤，使用WPS文字中【拼寫檢查】功能可根據英文文本的拼寫和語法要求對選中的文本或全部文本內容做智能檢查，根據呈現的拼寫存疑內容會給予精確的表達推薦。拼寫檢查：選中文本或將光標置于文檔任意處，單擊【審閱】選項卡中【拼寫檢查】按鈕，打開【拼寫檢查】對話框，如圖2.107所示，根據檢查的結果和實際文檔需要單擊【更改】、【忽略】或者【添加到詞典】等按鈕，檢查完成后會彈出【拼寫檢查已經完成】提示框。四、文檔安全文檔安全可以通過WPS文字提供的限制編輯和文檔權限實現?！鞠拗凭庉嫛靠梢韵拗迫藛T對文檔特定部分進行編輯或設置格式，【文檔權限】可將文檔設置為私密文檔，僅由文檔擁有者和指定人查看或編輯。四、文檔安全設置限制編輯：單擊【審閱】選項卡中【限制編輯】按鈕，或者直接單擊右側任務窗格中【限制】按鈕，在【限制編輯】窗格中勾選【限制對選定的樣式設置格式】，單擊【設置】按鈕，打開【限制格式設置】對話框，根據需要選擇對選定的樣式進行限制格式設置。勾選【設置文檔的保護方式】，根據需要選擇文檔保護方式。單擊【啟動保護】按鈕打開【啟動保護】對話框，可設置保護密碼（可為空）。如圖所示。四、文檔安全設置文檔權限：單擊【安全】選項卡中【文檔權限】按鈕，打開【文檔權限】對話框，將【私密文檔保護】右側按鈕設置為開啟狀態(tài)后僅作者擁有對文檔的查看、編輯等權限。如設置其他人擁有文檔權限，單擊【添加指定人】按鈕，打開【添加指定人】對話框，可以通過微信、WPS帳號或邀請等方式添加指定人，如圖所示。如單擊【邀請】選項卡，設置文檔權限和邀請人數后，單擊【生成鏈接】，生成鏈接后會出現鏈接和【復制鏈接】按鈕，單擊【復制鏈接】按鈕，再將鏈接粘貼給指定人。四、文檔安全小提示：無論使用微信、WPS賬號或邀請任何一種方式添加指定人，都必須同步將文檔發(fā)送給指定人，指定人通過WPS軟件打開該文檔。再次單擊【文檔權限】之后，在【文檔權限】對話框中單擊【修改指定人】按鈕，打開【添加指定人】對話框，鼠標置于權限列表下某一個指定人處會出現按鈕，單擊即可刪除該指定人。四、文檔安全查看安全文檔詳情：文檔權限添加指定人后，鼠標指針移至WPS右上角頭像后單擊【我的通知】命令，打開【WPS辦公助手】對話框，可以看到安全文檔的信息，包括接受權限的人數和詳情等，如圖所示。五、郵件合并

郵件合并是WPS文字中一種可以將數據源批量應用到主文檔中的功能，常應用于特殊版式文檔的批量制作。制作主文檔和數據源表：編輯完成主文檔固定內容并保存，編輯數據列表形式的數據源表并

保存，數據源表格式可以為.docx格式或者.xlsx。打開并選擇數據源：打開主文檔，單擊【引用】選項卡中【郵件】按鈕，顯示【郵件合并】上下文選項卡，將光標置于主文檔中需引用數據源的位置，單擊【打開數據源】按鈕，打開【選取數據源】對話框，選擇需要引用的數據源后，單擊【打開】按鈕。如圖所示。五、郵件合并插入合并域/插入Next域：單擊【插入合并域】按鈕，打開【插入域】對話框，選擇需要插入的域類型（地址域、數據庫域），在域選項框中選擇要應用域的名稱，單擊【插入】按鈕，關閉【插入域】對話框。如需在不同位置插入不同的【域】重復以上操作。查看合并數據：插入域全部完成后，單擊【查看合并數據】按鈕，主文檔中插入域位置顯示數據源中真實數據。文檔輸出：檢查主文檔與合并數據后的效果，選擇合并方式，如單擊【合并到不同新文檔】按鈕，將生成與數據表中數據記錄相同的文檔數量，如單擊【合并到新文檔】，則生成一個總文檔，文檔中包含不同域值的內容。單擊【關閉】按鈕，關閉【郵件合并】選項卡。感謝聆聽單元2WPS文字處理-行政篇任務2.5批量發(fā)送會議通知主講：01任務實施第1步：制作會議通知主文檔與參會人員數據源表雙擊桌面上的【WPS文字】圖標，進入WPS文字首頁，單擊標簽欄【新建】按鈕，新建兩個WPS文字空白文檔，其中一個文檔為會議通知主文檔，另一個文檔為參加會議的員工信息數據源表，編輯內容并保存，如圖所示。第2步：設置會議通知編輯權限打開會議通知主文檔，單擊【安全】選項卡中【文件權限】按鈕，在【文件權限】對話框中啟動【私密文檔保護】，單擊【添加指定人】按鈕，單擊【邀請】選項卡，勾選【編輯】權限，邀請人數文本框中輸入3人，單擊【生成鏈接】按鈕，生成鏈接后單擊【復制鏈接】按鈕，將鏈接發(fā)給三位部門負責人，發(fā)送會議通知主文檔給三位部門負責人，如圖所示。第3步：審閱人對會議通知進行批注審閱人獲取鏈接并單擊鏈接，使用WPS軟件打開會議通知主文檔，在預修改位置單擊【審閱】選項卡中【插入批注】按鈕，輸入批注內容，單擊【快速訪問工具欄】中【保存】命令，單擊【文件】下拉菜單中【退出】命令，審閱人使用郵箱或其他通訊工具將做好批注的會議通知發(fā)回劉小揚。第4步：根據審閱人批注內容修改會議通知劉小揚通過郵箱或其他通訊工具接收審核人發(fā)回的主文檔，根據審閱人批注內容對主文檔進行修改，處理完成后單擊批注右側【刪除】，單擊【快速訪問工具欄】中【保存】命令保存主文檔。第5步：批量制作會議通知并發(fā)送（1）打開主文檔，單擊【引用】選項卡中【郵件】按鈕，將光標置于主文檔中需引用數據源的位置，單擊【郵件合并】上下文選項卡中【打開數據源】按鈕，打開【選取數據源】對話框，選擇需要引用的數據源“員工信息表.docx”，單擊【打開】按鈕。（2）光標置于主文檔中“部門”前空白處，單擊【郵件合并】上下文選項卡中【插入合并域】按鈕，打開【插入域】對話框，選中【數據庫域】選項，在域選項框中選擇【部門】，單擊【插入】按鈕，關閉【插入域】對話框。同樣方法在姓名空白處插入【姓名】域。如圖所示第5步：批量制作會議通知并發(fā)送（3）完成全部插入域操作，單擊【查看合并數據】按鈕，主文檔中插入域位置顯示數據源中真實數據，單擊【上一條】或【下一條】查看所有真實數據，如圖所示。第5步：批量制作會議通知并發(fā)送（4）檢查包含真實數據的會議通知主文檔，單擊【郵件合并】上下文選項卡中【合并到不同新文檔】按鈕，打開【合并到不同新文檔】對話框，如左圖所示。（5）在【以域名】右側選擇【姓名】作為新文檔的文件名，單擊【修改】按鈕重新設置文檔的保存位置，單擊【合并記錄】下【全部】選項，單擊【確定】按鈕，檢查保存位置下生成的多個文檔，如右圖所示。（6）將會議通知發(fā)送給參會人。第6步保存并關閉文檔（1）單擊【快速訪問工具欄】中【保存】按鈕；（2）單擊標簽欄最右側【關閉】按鈕。02任務評價任務評價各組展示作品，介紹任務完成過程，制作過程視頻，提交作品，進行自評、小組互相評價與教師評價，并進行任務反思，完成任務考核評價表任務2.2制作宣傳海報評價項目評價內容分值自評互評師評合計職業(yè)素養(yǎng)（30分）愛崗敬業(yè)，有責任意識、執(zhí)行意識、信息安全意識5

制定計劃能力強，工作態(tài)度嚴謹認真5

團隊合作，交流溝通、協作與分享能力強5

工作主動性強，能夠保質保量完成任務5

能夠采取多種手段收集信息，分析解決問題和解決問題能力強5

遵守行業(yè)道德規(guī)范與行業(yè)行為規(guī)范5

專業(yè)能力（60分）能夠設置和取消文檔修訂狀態(tài)、接受和拒絕修訂內容15

能夠給文檔內容添加批注并處理批注10

能夠對文檔的拼寫錯誤進行檢查與更改5

能夠通過設置限制編輯和文檔權限保護文檔的安全15

能夠使用郵件合并功能將數據源批量應用到主文檔中15

創(chuàng)新意識（10分）具有創(chuàng)新思維與創(chuàng)新行動10

合計100

總結與反思總結歸納：存在問題：解決方案：提升措施：交流與溝通感謝聆聽單元2WPS文字處理-行政篇任務2.1拓展任務制作并發(fā)送用戶信息反饋表主講：制作并發(fā)送用戶信息反饋表效果圖在任務三中劉小揚制作了用戶信息反饋表，現需要使用郵件合并的方式將客戶名稱、聯系地址、聯系人、聯系電話等信息自動插入到表中并發(fā)送給用戶。01任務實施第1步：制作用戶信息數據源表雙擊桌面上的【WPS文字】圖標，進入WPS文字首頁，單擊標簽欄【新建】按鈕，新建WPS空白文檔，參考右圖所示繪制用戶信息表，將整理的客戶名稱、聯系地址、聯系人、聯系電話等信息輸入到對應的單元格中，單擊【快速訪問工具欄】中【保存】命令，打開【另存文件】對話框，選擇保存的目標文件夾，輸入文件名“用戶信息表.docx”，單擊【快速訪問工具欄】中【保存】按鈕，單擊標簽欄右側【關閉】按鈕。第2步：批量制作用戶信息反饋表并發(fā)送（1）打開任務三中用戶信息反饋表并作為主文檔。雙擊桌面上的【WPS文字】圖標，進入WPS文字首頁，單擊主導航區(qū)【打開】按鈕，在【打開文件】對話框中選擇源文件所在文件夾及源文件“用戶信息反饋表.docx”，單擊【打開】按鈕。（2）單擊【引用】選項卡中【郵件】按鈕，單擊【郵件合并】上下文選項卡中【