楊家梁煤炭有限責任公司檔案管理制度匯編（試行）楊家梁煤礦二〇一三年十二月目錄第一章：總則第二章：檔案\o"煤礦管理"管理人員崗位責任制第三章：文件材料歸檔\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度第四章：檔案保管\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度第五章：檔案利用、借閱\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度第六章：檔案鑒定\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度第七章：檔案保密\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度第八章：檔案室\o"煤礦安全管理制度煤礦制度"管理制度

2、屬歸檔范圍的文件材料，任何個人不得據(jù)為己有。

3、反映本單位歷史面貌的大事記、報刊、雜志及其剪報等資料，也應(yīng)歸檔。

（二）歸檔時間

1、文書檔案：應(yīng)于工作結(jié)束后及時移交檔案管理人員。由檔案員統(tǒng)一立卷歸檔。

2、科技檔案：基建檔案應(yīng)以工程項目為單位，竣工驗收后立即歸檔；設(shè)備檔案應(yīng)于購買開箱后及時歸檔。

3、聲像檔案：可采用隨時歸檔的方法，不定期向檔案管理人員移交歸檔。

4、專門檔案：按專門檔案管理有關(guān)規(guī)定的時間進行歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須完整、準確、齊全。

2、每一會議、專題、事件、項目、課題的文件材料應(yīng)分別集中立卷。本級重要文件及其上級、同級直接針對性的文件應(yīng)合一立卷，永久保存；其他文件則分級立卷，長期或短期保存。

3、歸檔文件材料要求紙張完好，字跡清楚，不得使用鉛筆、圓珠筆或復寫紙書寫。

4、文書檔案、\o"煤炭科技技術(shù)"科技檔案、聲像檔案、專門檔案由檔案員按規(guī)范進行收集、整理、立卷、歸檔，并編寫案卷目錄及全引目錄。第四章檔案保管\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度

（一）本單位形成的各種門類、載體的檔案，由檔案室集中統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理人員對所保管的檔案要登記造冊，分門別類存放，并定期清點，防止丟失。

（三）加強檔案庫房、箱柜的管理，按照防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染、\o"防塵煤礦防塵"防塵等“八防”要求，確保檔案的完整安全。

（四）檔案管理人員必須嚴格遵守國家保密\o"煤礦法律法規(guī)"法規(guī)，防止檔案失落、泄密\o"事故管理煤礦事故"事故的發(fā)生。

（五）做好登記及統(tǒng)計工作。對檔案的收進、移出。保管、利用等情況進行完整、系統(tǒng)的登記和準確的統(tǒng)計。

（六）對超過保管期限的檔案，須按規(guī)定程序進行鑒定、銷毀。嚴禁擅自銷毀。

（七）檔案室由檔案員專人保管。檔案員請假外出時，須由領(lǐng)導指定代管人員。檔案員工作調(diào)動時，須辦理移交手續(xù)。

第五章檔案利用、借閱\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度

（一）檔案管理人員要編制檔案的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

（二）檔案管理人員要積極主動提供檔案信息，為本單位安全生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。

（三）本單位檔案原則上只供本單位查閱利用，外單位因工作需要查閱利用，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意。

（四）借閱檔案必須說明查閱目的，并按規(guī)定先填寫“檔案借閱登記簿”的有關(guān)欄目。

（五）查閱檔案時，要愛護檔案。嚴禁在檔案上任意勾劃、拆卷、撕頁、涂改，確保檔案的原貌與安全。

（六）查閱時，一般只看有關(guān)檔案內(nèi)容，若需復印，須經(jīng)檔案管理人員同意，并不得超出查閱范圍。

（七）檔案一般不外借，若特殊情況需外借，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并保證定期、完整歸還。

第六章檔案鑒定\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度

（一）根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》的精神，認真地進行檔案鑒定工作，使保存的檔案既精煉又完整，更好地發(fā)揮檔案的作用。

（二）根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，作為鑒定檔案保存價值的\o"煤礦標準安全標準"標準。結(jié)合本單位檔案的實際情況，對到期的檔案進行鑒定，確定存毀。

（三）鑒定工作在鑒定小級領(lǐng)導下定期進行，以保證檔案鑒定工作的質(zhì)量。

（四）采取直接鑒定法對檔案進行逐份鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，分別填寫檔案留存和銷毀消冊，注明鑒定日期，由鑒定人員簽名。

（五）凡要銷毀的檔案，都必須經(jīng)鑒定小組審查提出意見，連同銷毀清冊一并報批。方能銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

（六）要銷毀的檔案，應(yīng)另行妥善保管，采取“緩期執(zhí)行、以觀后效”的辦法。觀察一個時期，經(jīng)實踐證明確無保存價值后再銷毀。銷毀時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，指定二人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。

第七章檔案保密制度

（一）檔案室應(yīng)由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意進入。

（二）檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行《保密法》，嚴守黨和國家有關(guān)保密工作規(guī)定，嚴禁泄露檔案材料中的秘密。

（三）借閱檔案必須登記，外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信。無特殊原因，檔案一般不外借。

（四）經(jīng)鑒定，批準銷毀的檔案材料，應(yīng)按規(guī)定程序銷毀，不得當廢品處理。

（五）檔案員要嚴守崗位，外出時須保存好檔案資料，關(guān)好門窗。

（六）檔案員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)及時向領(lǐng)導和有關(guān)部門報告，及時采取\o"煤礦安全措施"措施，并追究有關(guān)人員責任。第八章檔案室\o"煤礦安全管理制度煤礦制度"管理制度１、按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。２、保持檔案室清潔、干燥和衛(wèi)生，切實做好防盜、防火、防潮、\o"防塵煤礦防塵"防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。３、嚴格執(zhí)行安全\o"煤礦管理制度煤礦安全制度"制度，檔案室內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品，經(jīng)常檢查檔案室消防器材。４、非經(jīng)允許，外人不得隨便進入檔案室。５、管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管檔案室鑰匙，確保檔案室安全。６、熟悉檔案室情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。對已破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時復制。７、有檔案室溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行\(zhòng)o"安全分析"分析，制定管理\