企事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)測試答案?一、單選題1.答案：B-解析：檔案是直接形成的歷史記錄，這是檔案區(qū)別于其他文獻的本質(zhì)特性。A選項，原始記錄性強調(diào)的是檔案內(nèi)容的來源是直接的、未經(jīng)加工的；C選項，信息性是檔案的一個重要屬性，但不是本質(zhì)特性；D選項，知識性也是檔案的屬性之一，但不是定義檔案的關(guān)鍵。所以本題選B。2.答案：A-解析：檔案管理工作的基本原則是統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。統(tǒng)一領(lǐng)導是指檔案工作在黨和國家的統(tǒng)一領(lǐng)導下進行，保證檔案工作的方向正確；分級管理是指按照檔案形成單位的級別和檔案內(nèi)容的重要程度，實行分級管理，便于檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用。B選項，集中統(tǒng)一管理是基本原則的一部分，但不如統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理全面；C選項，分散管理不利于檔案的整合和利用；D選項，分類管理是檔案管理的一種方法，不是基本原則。故本題選A。3.答案：C-解析：企業(yè)檔案工作的基本任務是貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全企業(yè)檔案工作規(guī)章制度，統(tǒng)籌管理企業(yè)檔案，維護檔案的完整與安全，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項工作服務。A選項，收集檔案只是檔案工作的一個環(huán)節(jié)；B選項，整理檔案是對收集來的檔案進行分類、編目等處理；D選項，保管檔案是保證檔案安全和完整的重要措施，但不是基本任務的全部。所以本題選C。4.答案：D-解析：檔案管理的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。A選項，收集是檔案管理的起始環(huán)節(jié)；B選項，整理是對檔案進行系統(tǒng)化的過程；C選項，鑒定是判斷檔案價值的活動。本題問的是檔案管理的最后一個環(huán)節(jié)，開發(fā)利用是檔案管理的目的，也是將檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實價值的環(huán)節(jié)，所以選D。5.答案：A-解析：全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。B選項，案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位；C選項，系列是一種檔案分類的方式；D選項，門類是對檔案的一種宏觀分類，如文書檔案、科技檔案等。故本題選A。6.答案：B-解析：文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。A選項，20年不是文書檔案保管期限的常見分類；C選項，40年不屬于規(guī)定的保管期限；D選項，50年也不符合文書檔案保管期限的分類。所以本題選B。7.答案：C-解析：歸檔文件整理的原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。A選項，便于查閱是整理的目的之一，但不是原則；B選項，分類清楚是整理的要求；D選項，裝訂整齊是整理過程中的一個操作要求。故本題選C。8.答案：A-解析：檔案檢索工具是存儲與查找檔案信息的手段，它能幫助檔案管理人員快速、準確地找到所需檔案。B選項，檔案編研成果是對檔案內(nèi)容進行加工整理后的產(chǎn)物；C選項，檔案統(tǒng)計是對檔案工作相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、分析等活動；D選項，檔案鑒定是判斷檔案價值的工作。所以本題選A。9.答案：D-解析：電子檔案是指具有保存價值的已歸檔電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。A選項，紙質(zhì)文件不是電子檔案；B選項，照片檔案有其特定的管理方式，不屬于電子檔案；C選項，錄音檔案也有專門的管理范疇，不屬于電子檔案。故本題選D。10.答案：B-解析：檔案數(shù)字化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程。A選項，檔案信息化是一個更廣泛的概念，包含了數(shù)字化等多個方面；C選項，檔案電子化強調(diào)的是電子形式的檔案；D選項，檔案數(shù)據(jù)化表述不準確，沒有突出數(shù)字化的具體過程。所以本題選B。

二、多選題1.答案：ABC-解析：檔案的作用包括憑證作用、參考作用、文化作用。憑證作用是指檔案是歷史的原始記錄，具有法律效力；參考作用是指檔案能為人們了解過去、研究問題、解決工作中的問題提供參考依據(jù)；文化作用是指檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。D選項，娛樂作用不是檔案的主要作用。所以本題選ABC。2.答案：ABCD-解析：檔案管理的具體內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、開發(fā)利用等。收集是獲取檔案的過程；整理是使檔案系統(tǒng)化的工作；鑒定是判斷檔案價值的活動；保管是保證檔案安全和完整的措施；編目與檢索方便檔案的查找；開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案價值的環(huán)節(jié)。所以本題選ABCD。3.答案：ACD-解析：企事業(yè)單位檔案的分類方法有年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等。年度分類法是按照文件形成的年度進行分類；組織機構(gòu)分類法是根據(jù)單位內(nèi)部的組織機構(gòu)進行分類；問題分類法是按照文件內(nèi)容所反映的問題進行分類。B選項，時間分類法表述不準確，一般常用年度分類法。故本題選ACD。4.答案：ABD-解析：檔案保管的基本要求是防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體等。C選項，防電一般不是檔案保管的直接重點要求，但要注意防止因電氣故障引發(fā)的火災等間接影響。所以本題選ABD。5.答案：ABC-解析：檔案檢索工具的類型有目錄、索引、指南等。目錄是對檔案內(nèi)容和形式特征進行著錄并按一定順序排列的檢索工具；索引是將檔案中具有檢索意義的內(nèi)容標識出來并按照一定順序排列的檢索工具；指南是對檔案內(nèi)容進行簡要介紹和說明的檢索工具。D選項，摘要不屬于常見的檔案檢索工具類型。故本題選ABC。6.答案：ABCD-解析：檔案編研工作的內(nèi)容包括編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、專題概要等。大事記是按照時間順序記載一定范圍內(nèi)重大事件和重要活動的參考資料；組織沿革是反映一個單位組織發(fā)展變化過程的資料；基礎(chǔ)數(shù)字匯集是將分散在檔案中的有關(guān)數(shù)據(jù)集中起來整理而成的資料；專題概要是以某一專題為對象，系統(tǒng)地匯集檔案資料的編研成果。所以本題選ABCD。7.答案：ABC-解析：電子檔案管理的特點包括信息存儲的高密度性、信息傳遞的快速性、信息共享的便捷性等。D選項，信息處理的復雜性是電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，而不是特點。所以本題選ABC。8.答案：ABCD-解析：檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括檔案信息資源建設(shè)、檔案信息技術(shù)應用、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息化人才隊伍建設(shè)等。檔案信息資源建設(shè)是基礎(chǔ)，要豐富檔案信息資源；檔案信息技術(shù)應用能提高檔案管理效率；檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)便于檔案信息的傳輸和共享；檔案信息化人才隊伍建設(shè)是保障檔案信息化工作順利開展的關(guān)鍵。所以本題選ABCD。9.答案：ABD-解析：檔案工作的性質(zhì)包括管理性、服務性、政治性等。管理性體現(xiàn)在對檔案的收集、整理、保管等一系列管理活動中；服務性是指檔案工作要為單位各項工作和社會利用提供服務；政治性是因為檔案涉及國家和單位的重要信息，具有一定的政治意義。C選項，經(jīng)營性不是檔案工作的本質(zhì)性質(zhì)。故本題選ABD。10.答案：ACD-解析：檔案鑒定工作的內(nèi)容包括判定檔案的保存價值、確定檔案的保管期限、剔除失去保存價值的檔案等。B選項，整理檔案是對檔案進行分類、編目等系統(tǒng)化處理，不屬于鑒定工作內(nèi)容。所以本題選ACD。

三、判斷題1.答案：×-解析：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。不僅包括過去形成的，也包括現(xiàn)在形成的。所以該說法錯誤。2.答案：√-解析：檔案管理工作的基本原則中統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，要求各單位檔案工作必須在單位黨組織的統(tǒng)一領(lǐng)導下，由檔案部門集中統(tǒng)一管理本單位的檔案。所以該說法正確。3.答案：×-解析：企業(yè)檔案工作的基本任務之一是積極開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項工作服務，而不是只為生產(chǎn)服務，表述過于片面。所以該說法錯誤。4.答案：√-解析：全宗內(nèi)檔案分類的方法有多種，年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法等，可根據(jù)實際情況靈活選用，也可結(jié)合使用。所以該說法正確。5.答案：×-解析：歸檔文件整理的裝訂要求是正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。所以該說法錯誤。6.答案：√-解析：檔案保管期限的劃分是根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值等因素確定的，永久保存的檔案是對國家和社會具有長遠利用價值的檔案。所以該說法正確。7.答案：×-解析：檔案檢索工具的作用是存儲與查找檔案信息，但它本身并不能直接提供檔案的內(nèi)容，只是幫助找到檔案所在位置。所以該說法錯誤。8.答案：√-解析：電子檔案的信息存儲具有高密度性，能夠用較少的物理空間存儲大量的檔案信息，便于長期保存和管理。所以該說法正確。9.答案：×-解析：檔案信息化建設(shè)的核心是檔案信息資源建設(shè)，只有豐富了檔案信息資源，才能更好地開展信息技術(shù)應用、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等工作。所以該說法錯誤。10.答案：√-解析：檔案工作的服務性體現(xiàn)在為單位各項工作提供檔案信息支持，幫助解決工作中的問題，促進單位的發(fā)展。所以該說法正確。

四、簡答題1.簡述檔案的定義及特點-定義：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。-特點：-原始記錄性：檔案內(nèi)容直接來源于當時的活動，是對歷史事實的原始記載，具有客觀性和真實性。-信息性：檔案包含著豐富的信息，是人類社會活動的知識結(jié)晶，能為人們提供各種有價值的情報。-知識性：它記錄了人類在各個領(lǐng)域的實踐經(jīng)驗和智慧成果，是一種重要的知識資源。-歷史性：檔案是在特定歷史時期形成的，反映了當時的社會狀況、發(fā)展水平和人們的思想觀念等，具有歷史研究價值。2.企事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則是什么企事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則是統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。-統(tǒng)一領(lǐng)導：-檔案工作必須在單位黨組織的統(tǒng)一領(lǐng)導下進行，確保檔案工作的方向正確，符合黨和國家的方針政策以及單位的整體利益。-統(tǒng)一領(lǐng)導有利于協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，保證檔案工作的順利開展，避免出現(xiàn)多頭管理、各自為政的現(xiàn)象。-分級管理：-根據(jù)檔案形成單位的級別和檔案內(nèi)容的重要程度，實行分級管理。-一般來說，上級單位對下級單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導，下級單位負責本單位檔案的具體管理工作，這樣便于檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用。3.簡述檔案收集工作的要求-豐富和優(yōu)化庫藏：-廣泛收集各種來源的檔案，包括單位內(nèi)部各部門形成的檔案、與單位業(yè)務相關(guān)的外部文件等，使庫藏檔案內(nèi)容豐富多樣。-注重收集重要的、有代表性的檔案，優(yōu)化檔案的質(zhì)量，提高庫藏檔案的整體價值。-保持全宗和全宗群的完整性：-全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體，要保證全宗內(nèi)檔案的齊全完整，不得遺漏重要文件。-同時，要關(guān)注全宗群的完整性，全宗群是由若干具有歷史聯(lián)系的全宗組成的群體，維護全宗群的完整性有助于全面反映一定時期、一定領(lǐng)域的歷史面貌。-加強館（室）外調(diào)查和指導：-檔案管理人員要走出館（室），深入單位各部門了解檔案形成情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案形成過程中存在的問題，指導文件的形成和積累。-與單位內(nèi)部各部門建立良好的溝通機制，宣傳檔案工作的重要性，提高各部門對檔案收集工作的重視程度，確保檔案的及時收集。4.簡述檔案整理工作的內(nèi)容和原則-內(nèi)容：-區(qū)分全宗：將檔案按形成單位或個人分開，一個全宗內(nèi)的檔案不得與其他全宗的檔案混淆。-分類：根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征，將全宗內(nèi)的檔案分成若干類別，便于管理和查找。-組卷：把具有一定聯(lián)系的文件組合成案卷，作為檔案保管的基本單位。-卷內(nèi)文件的排列：對卷內(nèi)文件進行系統(tǒng)排列，使其條理清晰。-編目：為每卷檔案和每份文件編制目錄，記錄其內(nèi)容和形式特征，便于檢索。-原則：-遵循文件的形成規(guī)律：按照文件在形成過程中的自然聯(lián)系進行整理，保持文件之間的有機邏輯關(guān)系。-保持文件之間的有機聯(lián)系：如時間聯(lián)系、來源聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系等，使整理后的檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映歷史活動的全貌。-區(qū)分不同價值：根據(jù)檔案對單位和社會的重要程度、歷史價值等，區(qū)分不同的保管期限和密級，便于重點保護和利用。-便于保管和利用：整理后的檔案要便于存放、查找和借閱，提高檔案管理和利用的效率。5.簡述檔案鑒定工作的意義-判定檔案的保存價值：-通過鑒定，確定哪些檔案對單位和社會具有長遠利用價值，哪些檔案價值較小或已失去保存價值，從而為檔案的保管和處置提供依據(jù)。-準確判定檔案保存價值，有助于合理分配檔案管理資源，集中精力保管重要檔案。-確定檔案的保管期限：-明確檔案需要保存的時間長度，對于永久保存、長期保存和短期保存的檔案進行分類管理。-合理的保管期限確定，既保證了檔案的完整性和可查性，又避免了過度保管造成資源浪費。-剔除失去保存價值的檔案：-清理那些已無保存必要的檔案，減少檔案存儲空間，降低管理成本。-防止無價值檔案占用資源，影響重要檔案的保管和利用，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

五、論述題試述如何加強企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢。加強檔案信息化建設(shè)對于提高檔案管理效率、提升檔案利用價值具有重要意義。以下從幾個方面論述如何加強企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)：

1.檔案信息資源建設(shè)-豐富檔案數(shù)字化資源：對單位現(xiàn)存的各類檔案進行全面數(shù)字化掃描，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等，確保檔案信息的完整收錄。同時，注重檔案資源的深度挖掘，將一些具有潛在價值的檔案信息進行整理和數(shù)字化，如會議紀要、重要文件的草稿等，豐富檔案信息庫。-建立檔案數(shù)據(jù)庫：構(gòu)建涵蓋各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，對檔案的內(nèi)容、形式特征、保管期限、密級等進行詳細著錄，實現(xiàn)檔案信息的結(jié)構(gòu)化存儲。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，方便對檔案信息進行分類檢索、統(tǒng)計分析等操作，提高檔案信息的利用效率。-加強檔案信息整合：打破檔案部門與其他業(yè)務部門之間的信息壁壘，實現(xiàn)檔案信息