企業(yè)合同檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。

（二）適用范圍本辦法適用于公司各類合同檔案的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同、服務合同等。

（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：合同檔案應如實反映合同簽訂、履行過程中的各項內(nèi)容，保證檔案信息的真實性和準確性。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。

二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善合同檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管公司各類合同檔案，建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。4.負責合同檔案的查閱、借閱、復印等利用服務工作，并做好登記記錄。5.定期對合同檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和完整。

（二）合同承辦部門職責1.負責本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負責合同檔案的收集、整理和初步歸檔。2.在合同簽訂生效后[X]個工作日內(nèi)，將合同原件及相關資料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。

（三）合同審批部門職責1.對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，并簽署審批意見。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案中涉及審批環(huán)節(jié)相關資料的歸檔和管理工作。

三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本及附件。2.合同審批文件：如合同審批表、審批意見、會議紀要等。3.合同履行過程中的相關資料：如補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、交付憑證、驗收報告、結(jié)算單據(jù)等。4.與合同有關的其他資料：如招投標文件、談判記錄、意向書等。

（二）收集要求1.合同承辦部門應及時收集合同簽訂、履行過程中產(chǎn)生的各類資料，確保資料的齊全、完整。2.收集的合同資料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔形式的合同資料，應確保其真實、完整，并進行有效的備份存儲。

（三）整理原則1.遵循合同的形成規(guī)律，保持合同文件之間的有機聯(lián)系。2.按照合同類別、時間順序等進行分類整理，便于查找和管理。3.每份合同單獨裝訂成冊，并編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。

（四）整理方法1.合同文本及附件：按照合同編號順序排列，附件附在相應合同文本之后。2.合同審批文件：按照審批流程的先后順序排列，與對應的合同文本一并歸檔。3.合同履行資料：按照時間先后順序排列，與相關合同對應歸檔。4.對于同一合同的多次變更或補充協(xié)議，應按照時間順序依次排列，并在每份協(xié)議首頁注明與原合同的關聯(lián)關系。

四、合同檔案的歸檔（一）歸檔時間合同承辦部門應在合同履行完畢或終止后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。對于需長期保存或有重要價值的合同檔案，應提前歸檔。

（二）歸檔流程1.合同承辦部門填寫《合同檔案移交清單》，詳細列出移交合同檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由部門負責人簽字確認。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進行核對、清點，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與合同承辦部門溝通解決。3.核對無誤后，檔案管理部門在《合同檔案移交清單》上簽字接收，并將合同檔案存入專用檔案柜或檔案存儲系統(tǒng)。

五、合同檔案的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應配備專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，并建立檔案索引目錄；電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，進行備份管理，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

（二）保管期限1.合同檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，適用于一般性業(yè)務合同，如短期采購合同、服務合同等。中期保管期限為[X]年，適用于重要業(yè)務合同，如金額較大的銷售合同、租賃合同等。長期保管期限為[X]年以上，適用于涉及公司重大權(quán)益、長期資產(chǎn)或具有重要歷史價值的合同，如長期投資合同、土地租賃合同等。2.對于保管期限屆滿但仍具有查考利用價值的合同檔案，應繼續(xù)延長保管期限。

（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對合同檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結(jié)束后，應填寫《合同檔案清查登記表》，詳細記錄清查情況，并由清查人員簽字確認。

六、合同檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項或機密合同檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領導審批同意。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司合同檔案的，應提交單位介紹信、查閱申請函等相關證明材料，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，公司分管領導審批后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并做好記錄。

（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，如有違反，應承擔相應責任。4.借閱人員歸還合同檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并處理。

（三）復印要求1.因工作需要復印合同檔案的，應填寫《合同檔案復印申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復印手續(xù)。2.檔案管理部門應按照申請內(nèi)容進行復印，并在復印件上加蓋"與原件核對無誤"章，注明復印日期、份數(shù)等信息。3.復印后的合同檔案應按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。

七、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門、法律合規(guī)部門、財務部門等相關人員組成，負責對保管期限屆滿的合同檔案進行鑒定。

（二）鑒定標準1.根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的合同檔案，應提出銷毀意見；對于仍具有一定保存價值但保管期限已滿的合同檔案，可適當延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。

（三）銷毀程序1.合同檔案鑒定小組對擬銷毀的合同檔案進行逐一審核，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)公司分管領導審批同意后，檔案管理部門編制《合同檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀合同檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案管理部門組織專人對擬銷毀的合同檔案進行清點、核對，確保與《合同檔案銷毀清單》一致。4.銷毀合同檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并在《合同檔案銷毀清單》上簽