公司采購內(nèi)控管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保公司采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司資產(chǎn)安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬子公司的采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。

（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正選擇供應(yīng)商。4.歸口管理原則：采購活動(dòng)實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購中的職責(zé)和權(quán)限。5.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，確保采購活動(dòng)安全可靠。

二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議采購戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、預(yù)算和采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。4.監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。

（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動(dòng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行采購決策機(jī)構(gòu)的決議。2.制定采購計(jì)劃和預(yù)算，組織實(shí)施采購活動(dòng)。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評(píng)估和管理。4.簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛。5.建立采購檔案，保管采購文件和資料。6.定期統(tǒng)計(jì)采購數(shù)據(jù)，分析采購成本和效益。

（三）需求部門公司各部門作為采購需求部門，其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出采購申請(qǐng)。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇和合同驗(yàn)收等工作。3.配合采購部門開展采購活動(dòng)，提供必要的支持和協(xié)助。

（四）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，支付采購款項(xiàng)，監(jiān)督采購資金使用情況。2.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。3.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同，提供法律咨詢和服務(wù)，處理采購法律糾紛。

三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性和預(yù)算金額進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)，并提交至采購部門。

（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)其完整性、合規(guī)性進(jìn)行初審。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門初審后提交采購決策委員會(huì)審批。3.采購決策委員會(huì)根據(jù)采購申請(qǐng)的內(nèi)容和公司實(shí)際情況進(jìn)行審議，做出審批決定。審批通過的，進(jìn)入采購實(shí)施階段；審批不通過的，采購部門將審批意見反饋給需求部門。

（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，制定采購方案，包括采購方式、采購時(shí)間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。2.選擇供應(yīng)商供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)于新的采購項(xiàng)目，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選或開發(fā)潛在供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)估：采購部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購部門選擇若干家合格的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書或招標(biāo)邀請(qǐng)書。3.采購談判與簽約采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。簽訂合同：采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核后，與供應(yīng)商簽訂合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。

（四）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目到貨前，采購部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.需求部門組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，填寫《采購驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如無法解決，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。

（五）采購付款1.采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，并附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。

（六）采購后評(píng)估1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行后評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括采購過程的合規(guī)性、采購成本、采購質(zhì)量、供應(yīng)商表現(xiàn)等。2.根據(jù)后評(píng)估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的采購活動(dòng)提供參考。

四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)方式：包括公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)。公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)；邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。3.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書：公開招標(biāo)項(xiàng)目通過指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目向選定的潛在供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。發(fā)售招標(biāo)文件：向潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取一定的費(fèi)用。開標(biāo)、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)開標(biāo)，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人，招標(biāo)人根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見確定中標(biāo)人。

（二）詢價(jià)采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規(guī)格型號(hào)單一、市場(chǎng)貨源充足的采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：選擇供應(yīng)商：采購部門從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇若干家合格的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書。供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商根據(jù)詢價(jià)通知書的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件。比較與選擇：采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。

（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目。2.談判程序：成立談判小組：采購部門組織成立談判小組，成員由采購代表和有關(guān)專家組成。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等。邀請(qǐng)供應(yīng)商：向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判過程中可以進(jìn)行多輪報(bào)價(jià)和協(xié)商，最終確定成交供應(yīng)商。

（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。2.采購程序：提出申請(qǐng)：采購部門填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明采用單一來源采購方式的理由和必要性，并提交采購決策委員會(huì)審批。公示：經(jīng)采購決策委員會(huì)審批通過后，在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于5個(gè)工作日。簽訂合同：公示無異議后，采購部門與單一供應(yīng)商簽訂采購合同。

五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門通過市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商自薦等多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)證明文件，以及供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。3.對(duì)于符合初步篩選標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評(píng)估其是否具備成為公司供應(yīng)商的條件。

（二）供應(yīng)商評(píng)估1.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的指標(biāo)。2.采購部門定期或不定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估方式可以采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評(píng)等多種方式。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰，并停止與其合作。

（三）供應(yīng)商選擇1.在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，從合格供應(yīng)商中選擇若干家供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。2.采購部門向候選供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書或招標(biāo)邀請(qǐng)書，要求其提供報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件。3.采購部門對(duì)候選供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果選擇成交供應(yīng)商。

（四）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門與供應(yīng)商建立良好的溝通機(jī)制，定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足公司的采購需求。3.采購部門與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范雙方的合作行為，保障雙方的合法權(quán)益。

六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門組織相關(guān)人員對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別內(nèi)容包括采購決策風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)、采購合同風(fēng)險(xiǎn)、采購驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、采購付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用風(fēng)險(xiǎn)清單法、流程圖法、頭腦風(fēng)暴法等方法對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，形成采購風(fēng)險(xiǎn)清單。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于重大采購風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。

（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.采購部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施有效執(zhí)行。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。

七、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.審計(jì)部門對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查采購項(xiàng)目的合規(guī)性、采購成本、采購質(zhì)量、供應(yīng)商選擇等方面的情況。

（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購資金