OA系統(tǒng)管理辦法試行?一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，實現信息資源的有效共享和協同辦公，結合公司實際情況，特制定本辦法。

（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及OA系統(tǒng)內涉及的相關業(yè)務流程。

（三）基本原則1.高效便捷原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化業(yè)務流程，確保信息傳遞及時、準確，減少溝通成本和時間損耗。2.安全保密原則：嚴格保護公司機密信息，防止信息泄露、篡改和非法訪問，確保OA系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確OA系統(tǒng)的操作規(guī)范和流程標準，確保各類信息錄入、處理和流轉的一致性和規(guī)范性。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極使用OA系統(tǒng)，充分發(fā)揮其協同辦公功能，形成良好的信息化工作氛圍。

二、職責分工（一）信息管理部門1.負責OA系統(tǒng)的日常維護、技術支持和安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對OA系統(tǒng)進行定期巡檢，及時處理系統(tǒng)故障和問題，保障用戶正常使用。3.根據公司業(yè)務發(fā)展和管理需求，對OA系統(tǒng)進行功能優(yōu)化和升級。

（二）系統(tǒng)管理員1.負責OA系統(tǒng)的用戶賬號創(chuàng)建、權限設置和維護管理。2.指導用戶正確使用OA系統(tǒng)，解答用戶在系統(tǒng)操作過程中遇到的問題。3.監(jiān)控系統(tǒng)運行情況，及時發(fā)現并處理異常情況，確保系統(tǒng)數據的完整性和準確性。

（三）各部門負責人1.負責組織本部門員工學習和使用OA系統(tǒng)，推動各項業(yè)務流程在OA系統(tǒng)上的順利開展。2.監(jiān)督本部門員工在OA系統(tǒng)中的操作行為，確保信息錄入的真實性、準確性和及時性。3.根據本部門業(yè)務需求，合理調整和優(yōu)化OA系統(tǒng)中的相關流程和權限設置。

（四）全體員工1.積極參與OA系統(tǒng)的使用，按照規(guī)定流程和要求在系統(tǒng)中處理各類工作事務。2.及時、準確地錄入和更新個人工作信息，確保系統(tǒng)數據的有效性。3.妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人，如發(fā)現賬號異常應及時通知系統(tǒng)管理員。

三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，由系統(tǒng)管理員根據其崗位和職責創(chuàng)建相應的OA系統(tǒng)賬號，并分配初始密碼。員工應在首次登錄系統(tǒng)后及時修改密碼，確保賬號安全。2.員工離職或崗位變動時，所在部門負責人應及時通知系統(tǒng)管理員進行賬號停用或權限調整操作。3.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。如因特殊原因需他人代為操作，應進行書面授權，并承擔相應責任。

（二）登錄與使用1.員工通過公司內部網絡或指定的外部訪問方式登錄OA系統(tǒng)。登錄時應使用本人賬號和密碼，不得冒用他人身份登錄。2.登錄系統(tǒng)后，應及時查看待辦事項、通知公告等信息，確保不遺漏重要工作任務。3.在使用OA系統(tǒng)過程中，應嚴格按照系統(tǒng)設定的流程和操作規(guī)范進行操作，不得隨意更改系統(tǒng)設置或破壞系統(tǒng)功能。4.對于系統(tǒng)中涉及的各類文件、資料和數據，應妥善保存和使用，不得擅自刪除、篡改或泄露。

（三）信息錄入與維護1.員工應根據工作實際情況，及時、準確地在OA系統(tǒng)中錄入各類信息，包括但不限于工作匯報、文件上傳、審批申請等。2.對于已錄入的信息，如需修改或補充，應按照系統(tǒng)規(guī)定的操作流程進行操作，并確保修改后的信息真實、準確。3.定期對個人在OA系統(tǒng)中的信息進行整理和維護，刪除無效或過期的信息，確保系統(tǒng)數據的整潔和有效。

（四）系統(tǒng)安全1.嚴格遵守國家有關計算機信息系統(tǒng)安全的法律法規(guī)，不得利用OA系統(tǒng)從事違法違規(guī)活動。2.注意防范網絡安全風險，如避免在系統(tǒng)中點擊來源不明的鏈接、下載可疑文件等，防止計算機病毒和惡意軟件的入侵。3.如發(fā)現系統(tǒng)存在安全漏洞或異常情況，應及時報告信息管理部門或系統(tǒng)管理員進行處理。

四、業(yè)務流程管理（一）流程設計與優(yōu)化1.根據公司業(yè)務特點和管理需求，由信息管理部門會同相關部門共同設計OA系統(tǒng)中的業(yè)務流程。2.定期對現有業(yè)務流程進行評估和優(yōu)化，根據業(yè)務發(fā)展變化及時調整流程環(huán)節(jié)和審批權限，確保流程的科學性和合理性。3.在流程設計和優(yōu)化過程中，充分征求各部門和員工的意見和建議，提高流程的可操作性和認可度。

（二）流程發(fā)起與審批1.員工根據工作需要發(fā)起相應的業(yè)務流程，如請假申請、費用報銷、文件審批等。發(fā)起流程時應詳細填寫相關信息，確保流程內容完整、準確。2.流程發(fā)起后，按照預先設定的審批路徑依次提交給各級審批人進行審批。審批人應在規(guī)定時間內完成審批操作，并給出明確的審批意見。3.對于審批不通過的流程，審批人應注明原因，由發(fā)起人根據審批意見進行修改后重新提交審批。

（三）流程跟蹤與監(jiān)控1.發(fā)起人可以通過OA系統(tǒng)實時跟蹤業(yè)務流程的審批進度，及時了解流程所處狀態(tài)。2.信息管理部門負責對OA系統(tǒng)中的業(yè)務流程進行整體跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現流程運行過程中的異常情況，并協調相關部門進行處理。3.定期對業(yè)務流程的運行情況進行統(tǒng)計分析，為流程優(yōu)化和管理決策提供數據支持。

五、文件與資料管理（一）文件上傳1.員工根據工作需要，可在OA系統(tǒng)中上傳各類文件和資料，如報告、合同、規(guī)章制度等。上傳的文件應確保格式規(guī)范、內容完整、清晰可讀。2.對于重要文件，應進行必要的加密或權限設置，防止未經授權的訪問和下載。3.在上傳文件時，應準確填寫文件標題、摘要、關鍵詞等信息，以便于文件的分類檢索和查詢。

（二）文件分類與存儲1.OA系統(tǒng)應建立科學合理的文件分類體系，對上傳的文件進行分類存儲，便于用戶查找和使用。2.文件分類應遵循公司的組織架構、業(yè)務范疇和管理需求，確保文件存放位置清晰、有條理。3.定期對文件進行整理和歸檔，將過期或無用的文件進行清理，釋放系統(tǒng)存儲空間。

（三）文件共享與查閱1.根據工作需要，員工可將部分文件設置為共享狀態(tài)，供其他相關人員查閱和下載。共享文件應明確共享范圍和權限。2.在查閱共享文件時，應遵守相關的保密規(guī)定和使用權限，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。3.對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱和使用范圍。

六、系統(tǒng)培訓與支持（一）培訓計劃1.信息管理部門應制定OA系統(tǒng)培訓計劃，定期組織面向全體員工的系統(tǒng)操作培訓。2.培訓內容應涵蓋OA系統(tǒng)的基本功能、操作流程、業(yè)務應用等方面，根據員工的崗位需求和操作水平進行有針對性的培訓。3.培訓方式可采用集中授課、在線視頻教程、現場演示等多種形式，確保員工能夠熟練掌握OA系統(tǒng)的使用方法。

（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展培訓活動，確保培訓的按時、有序進行。培訓過程中應設置互動環(huán)節(jié)，及時解答員工提出的問題。2.為員工提供培訓資料和操作手冊，方便員工在培訓后進行復習和參考。3.對新入職員工或轉崗員工進行OA系統(tǒng)的專項培訓，使其盡快熟悉系統(tǒng)操作和相關業(yè)務流程。

（三）技術支持1.信息管理部門設立專門的技術支持熱線或郵箱，及時受理員工在OA系統(tǒng)使用過程中遇到的技術問題和操作疑問。2.對于一般性問題，應在規(guī)定時間內給予在線解答或遠程協助；對于復雜問題，應及時安排技術人員進行現場處理。3.定期收集員工對技術支持工作的反饋意見，不斷改進技術支持服務質量，提高問題解決效率。

七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息管理部門負責對OA系統(tǒng)的使用情況進行定期監(jiān)督檢查，重點檢查員工的賬號使用、信息錄入、流程操作、文件管理等方面是否符合規(guī)定。2.各部門負責人應加強對本部門員工OA系統(tǒng)使用情況的日常監(jiān)督，及時發(fā)現和糾正不規(guī)范行為。3.對于發(fā)現的違規(guī)行為，應及時進行記錄和通報，并要求相關責任人限期整改。

（二）考核評價1.將OA系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系，作為員工年度考核、評優(yōu)評先的參考依據之一。2.考核內容主要包括系統(tǒng)操作的熟練程度、信息錄入的準確性和及時性、流程審批的效率和質量、文件管理的規(guī)范性等方面。3.根據考核結果，對表現優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對存在問題